Wie können wir Dir helfen?

Die Installation erfolgt persönlich durch unseren technischen Support: Die Dr. Flex Clients kommen auf die Rechner, an denen Buchungen bearbeitet werden (meist Empfang und Backoffice), der PVS-Connector auf den Praxisserver. Dafür brauchen wir TeamViewer- und Zugangsdaten, die Dein IT-Betreuer bereithalten sollte.

Wir richten Behandler- und Praxisprofile sowie die Einstellungen für Online-Terminvergabe und Patientenfragen ein, machen Probebuchungen und prüfen die Konfiguration gemeinsam mit Dir. Der Installations-Termin dauert 15 bis 90 Minuten, in der Regel taggleich nutzbar – je nach PVS und Terminstruktur. Eine zusätzliche Personalschulung ist nicht notwendig.

Nein. Bei Dr. Flex sind Einrichtung und Beratung kostenlos. Unser Support-Team übernimmt Installation und Einrichtung persönlich für Dich.

Windows: ja – mit dem Dr. Flex Client ab Windows 10 oder im Browser; der Windows-Client ist über unseren Support erhältlich. macOS: ja, im Browser mit stabiler Internetverbindung. Linux: nein, dafür bietet Dr. Flex keine Applikation an. Der PVS-Connector läuft auf dem Praxisserver (Windows oder Mac).

Deinstalliere auf dem betroffenen Praxisrechner zuerst die alte Version über Systemsteuerung → Programme & Funktionen, lade dann den aktuellen Desktop-Client herunter (Link vom Support oder aus Deiner Dr. Flex E-Mail) und führe die Installationsdatei aus. Nach der Installation startet der Praxis-Konfigurator automatisch, alle Einstellungen bleiben erhalten.

Ausführliche Anleitung: Dr. Flex Desktop-Client installieren oder aktualisieren

Unter Praxis → Team → „Behandler hinzufügen“: Name und Anrede eintragen, mit „Hinzufügen“ zwischenspeichern und oben rechts auf „Speichern“ klicken. Du brauchst als Praxis ein Praxisprofil und verwaltest dort alle Behandler; die Terminbücher Deines PVS verknüpfst Du anschließend in der Schnittstellen-Einstellung.

Ausführliche Anleitung: Behandler hinzufügen – Praxis → Team im Praxis-Konfigurator

Arbeitszeiten legst Du vorzugsweise im PVS fest; wo das nicht geht, direkt in Dr. Flex unter Praxis → Arbeitszeiten: Behandler wählen, „+ Neue Arbeitszeit“ mit Wochentagen und Uhrzeiten anlegen, „Fertig“ und oben rechts „Speichern“. Abwesenheiten trägst Du über „+ Neue Abwesenheit“ ein – ganztägig oder zu Uhrzeiten, bei Bedarf für mehrere Behandler („Reichweite ändern“) und mit gesperrter Terminvergabe für den Zeitraum.

Ausführliche Anleitung: Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Urlaub) in Dr. Flex hinterlegen

Prüfe drei Dinge der Reihe nach:

1. Vergabezeitraum: Unter Buchungsablauf → Terminangebot anpassen den Zeitraum für die Terminvergabe prüfen und anpassen.
2. Abwesenheiten: Unter Praxis → Arbeitszeiten ungewollte Abwesenheiten entfernen.
3. Verbindung: Blocker oder Pausenzeiten im PVS können die Anzeige blockieren; ist dr-flex.de vom betroffenen Gerät aus nicht erreichbar, liegt ein Verbindungsproblem vor.

Wir empfehlen möglichst wenige Blockierungen in Dr. Flex und im PVS. Hilft das nicht, erreichst Du den Support unter 030 555 707 380.

Ausführliche Anleitung: Keine Termine im Booking Widget angezeigt – Ursachen und Lösung

Unter Buchungsablauf → Terminangebot anpassen legst Du je Behandlergruppe und Terminart fest, wie weit im Voraus Termine online angeboten werden (Vergabezeitraum), in welchem Raster gebucht werden kann und an welchen Wochentagen oder Uhrzeiten eine Terminart online buchbar ist. Bestimmte Sprechstunden kannst Du dem Telefon oder Deinem Team vorbehalten. Generell raten wir von starken Einschränkungen des Terminangebots ab.

Ausführliche Anleitung: Terminangebot anpassen: Vergabezeitraum, Vergaberaster und Behandlergruppen

Dr. Flex ist über den PVS-Connector in Echtzeit mit 27+ Praxisverwaltungssystemen verbunden – dental zum Beispiel Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1 und Dentport, humanmedizinisch medatixx, Medical Office, ETERNO Cloud Core (bisher Doc Cirrus inSuite), CGM Praxistimer, Quincy by Frey und T2med. Für die meisten Systeme brauchst Du keine separate Freischaltung beim Hersteller – Du benötigst lediglich ein Dr. Flex Profil. Die Besonderheiten je System stehen auf der Praxissoftware-Übersicht.

Ja, in Echtzeit: Jede Buchung, Verschiebung und Absage wird über den PVS-Connector direkt in Deinen Praxiskalender geschrieben. Online-Buchungen sind in den meisten Systemen gekennzeichnet – zum Beispiel mit einem Dr. Flex Symbol in Dampsoft DS-Win oder mit Farb-Markern in charly, ivoris oder Evident. Trägt Dein Team selbst einen Termin ein, ist der Slot online sofort gesperrt.

Ja. Patienten buchen weiter – Dr. Flex arbeitet mit dem letzten Terminstand, den der Connector vor dem Abschalten gelesen hat, und überträgt die Buchungen, sobald der Server wieder läuft. Der Connector startet mit dem Server automatisch neu.

Nein. Die Online-Terminvergabe von Dr. Flex funktioniert ohne herstellerspezifische Zusatzmodule. Der PVS-Connector spricht direkt mit Deinem Praxisverwaltungssystem über unsere eigene Echtzeit-Schnittstelle.

Die Warteliste schaltest Du im Praxis-Konfigurator unter Buchungsablauf → erweiterte Einstellungen mit dem Schalter „Warteliste für frühere Termine“ ein oder aus – sie gilt für alle online buchbaren Terminarten. Welche Zeiten angeboten werden, steuern Dein Vergabezeitraum je Terminart und die Frist, bis zu der Patienten online verschieben dürfen. Unter Buchungen siehst Du, wer auf der Warteliste steht, mit Filter und Export.

Ausführliche Anleitung: Nachrückerliste (digitale Warteliste) einschalten, steuern oder deaktivieren

Im Praxis-Konfigurator unter Buchungen → Booking Manager → Nachrichtenvorlagen wählst Du die Vorlage (Terminbestätigung, Terminabsage, Terminablehnung, SMS bei Terminverschiebung) und passt den Text an oder legst eine neue Vorlage an. Übersetzungen in die aktivierten Sprachen entstehen automatisch und lassen sich manuell anpassen.

Für online über Dr. Flex gebuchte Termine gehen Terminbestätigung und Standard-Erinnerung in jedem Tarif – das sind die automatisierten Nachrichten. Smart Messaging erweitert die Kette auf Termine, die am Telefon oder am Empfang entstehen oder vom Team im PVS nachgetragen werden; Du entscheidest je Terminart, ob erinnert wird. Absender ist Dr. Flex, der Name Deiner Praxis steht in der Nachricht. Smart Messaging ergänzt VoiceAI oder WebAI.

Patienten öffnen den Link aus SMS oder E-Mail, bestätigen ihr Geburtsdatum und verschieben oder sagen im Patienten-Hub ab; die Änderung steht sofort im PVS. Du bestimmst je Terminart, ob das erlaubt ist, ab welcher Frist kurzfristige Änderungen nur noch telefonisch laufen und ob Du über jede Änderung benachrichtigt werden willst – Änderungen kannst Du bestätigen oder ablehnen, der Patient wird automatisch informiert.

Über einen kurzen Code-Snippet oder das Dr. Flex WordPress-Plugin – eingebaut von Deinem Webdesigner oder Deiner Agentur, mit unserem Webintegrationsteam an der Seite. Das Widget erscheint in Deinen Praxisfarben über gut sichtbare Buttons an den Schlüsselstellen der Website: Header, Footer, Kontakt und Startseite. Alle technischen Details stehen im Hilfebereich für Agenturen und Webdesigner.

Ja, mit Deep-Links: Ein Button öffnet das Booking Widget direkt mit vorausgewählter Sprechstunde, vorausgewähltem Behandler oder einer Kombination – zum Beispiel „Kontrolltermin buchen“ oder „Termin bei Dr. Müller“. Die Filter heißen consultationFilter, therapistFilter und therapistIdFilter; die Anleitung steht im Artikel Deep-Links.

Ausführliche Anleitung: Deep-Links: Terminart und Behandler im Booking Widget vorauswählen (consultationFilter, therapistFilter)

Kopiere den individuellen Dr. Flex Buchungslink Deiner Praxis (aus der E-Mail von Dr. Flex, Form https://dr-flex.de/[PraxisID]), melde Dich bei business.google.com an, wechsle zu „Buchungen“, klicke „Link hinzufügen“, füge den Link als Buchungs-URL ein und speichere. Nach kurzer Zeit erscheint der Buchungsbutton in Deinem Google Unternehmensprofil.

Ausführliche Anleitung: Buchungsbutton im Google Unternehmensprofil hinterlegen – Schritt für Schritt

Ja. Ein Button auf Deiner Praxiswebsite kann die WebAI direkt öffnen – zum Beispiel fürs Rezept, für eine Überweisung oder fürs Terminbuchen; Terminart und Behandler lassen sich vorauswählen. Häufige Anliegen stellst Du im Praxis-Konfigurator als Deeplink-Menü zusammen, das sich über dem WebAI-Button aufschiebt. Die Einbindung bleibt wie gewohnt, auch für WordPress.

Ja. Du wählst den Modus – Full Assist, Smart Assist oder On Demand – und legst je Anliegen fest, was die KI übernimmt und wohin sie weiterleitet. Über die Wartezeit bis zur Anrufannahme klingelt es zuerst an Deinem Praxistelefon; erst danach übernimmt die KI. Du kannst mit dem reinen Terminmanagement starten und weitere Anliegen später freischalten.

Unter KI-Rezeption → Anliegen im Praxis-Konfigurator legst Du je Anliegen und je Kanal fest, was passiert: als Vorgang erfassen – die KI fragt die nötigen Angaben ab – oder mit Hinweis abschließen, zum Beispiel „Rechnungen bitte per E-Mail an die Abrechnung“. Am Telefon legst Du zusätzlich fest, an welche Nummer die VoiceAI je Anliegen verbindet – Rechnung, Backoffice, Notfall. Die Vorgänge landen im Reception Manager.

In der Training Section des Praxis-Konfigurators (VoiceAI → Training Section): Frage und Antwort in freiem Text eintragen und freigeben – ohne Programmieren. Ein Teil der Fragen entsteht automatisch aus Praxis-, Team- und Standortprofil; der Button „Ergänzen“ führt in fehlende Felder. VoiceAI und WebAI antworten aus demselben Wissen; jede Frage zeigt, wie oft sie gestellt und erfolgreich beantwortet wurde.

Der Reception Manager ist das Ticketsystem der KI-Rezeption: Alle Anliegen aus VoiceAI und WebAI laufen dort als Vorgänge mit Herkunft, Kategorie, KI-Zusammenfassung und Priorität auf einer Kontaktkarte je Patient zusammen. Dein Team verteilt, priorisiert und erledigt sie – Termine bleiben in Deinem PVS. Der Reception Manager ist für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI verfügbar.

Dr. Flex hat keine Vertragslaufzeiten und kann jederzeit gekündigt werden; zwischen den Tarifen der Online-Terminvergabe kannst Du monatlich wechseln. Alle Tarife, enthaltenen Leistungen und Erweiterungen stehen auf der Preisseite. In einer kurzen Demo rechnen wir das Setup für Deine Praxis durch.

Die Verbindung zu Dr. Flex sollte nur nach Rücksprache mit unserem Support deaktiviert werden, damit nichts ungewollt unterbrochen wird: per E-Mail an info@dr-flex.de oder telefonisch unter 030 555 707 380. Gekündigt werden kann jederzeit, ohne Vertragslaufzeit.

Unser Support-Team hilft Dir persönlich von Montag bis Freitag von 08:00–17:00 Uhr: per E-Mail an info@dr-flex.de oder telefonisch unter 030 555 707 380. Nenne Praxisname und PVS, dann geht es schneller.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert, die Übertragung ist verschlüsselt, das Hosting erfolgt in Deutschland. Übermittelt wird nur, was die Terminvergabe braucht: freie Zeiten, Terminarten, Behandler sowie Name, Kontaktdaten und Terminart der gebuchten Patienten; Befunde, Abrechnungs- und Behandlungsdaten bleiben im PVS. Den Auftragsverarbeitungsvertrag findest Du unter AVV, die fachliche Aufschlüsselung im Glossar Datenschutz bei Dr. Flex.