Was ist der Reception Manager?

Der Reception Manager ist der KI-Posteingang der Praxis: der zentrale Arbeitsbereich, in dem alle Anliegen der KI-Rezeption von Dr. Flex zusammenlaufen – aus der VoiceAI am Telefon und der WebAI auf der Praxiswebsite. Statt Telefonzetteln, Mailbox-Abhören und verstreuten E-Mails arbeitet das Team eine strukturierte Liste ab – asynchron, wenn es in den Praxisablauf passt.

Heute live ist dieser Arbeitsbereich als Booking Manager: Jedes Anliegen aus der VoiceAI landet dort als strukturierter Vorgang mit Kategorie, KI-Gesprächszusammenfassung und Patientendaten; das Team antwortet per SMS oder Rückruf und schließt den Vorgang ab. Der Booking Manager wird aktuell zum Reception Manager weiterentwickelt – die erweiterten Funktionen sind in Entwicklung.

Der heutige Booking Manager bündelt die Anliegen, die die KI-Rezeption strukturiert aufnimmt:

• Strukturierte Vorgänge – jedes Anliegen erhält eine Kategorie (z. B. Termin, Folgerezept, Befundanfrage, Rechnung, Rückrufwunsch) und eine KI-Zusammenfassung des Gesprächs, inklusive Patientendaten.
• Direkt antworten – per SMS (Mobilnummer) oder Rückruf (Festnetz), ohne Medienbruch.
• Abschließen und nachvollziehen – erledigte Vorgänge werden markiert; die Historie bleibt einsehbar.
• Live-Sicht auf Online-Buchungen – neue Buchungen, Verschiebungen und Absagen erscheinen in Echtzeit.

Wichtig für die Einordnung: Die KI nimmt strukturiert auf – entschieden und bearbeitet wird in der Praxis, nach deren Regeln. Patienten- und Termindaten bleiben dabei im führenden System, dem PVS.

Der Reception Manager erweitert den Posteingang um Funktionen für echte Teamarbeit – alle aktuell in Entwicklung und Bestandteil des weiteren Ausbaus der KI-Rezeption:

• Kontaktkarten – mehrere Kontaktversuche eines Patienten (Anrufe, abgebrochene Anrufe, Buchungen, Absagen, Nachrichten) werden zu einem Vorgang mit Zeitverlauf gebündelt, statt fünf einzelne Telefonzettel zu erzeugen.
• KI-Priorisierung nach Praxisregeln – die Praxis beschreibt in eigenen Worten, was wichtig ist; die KI stuft jedes Anliegen ein und begründet die Einstufung sichtbar (z. B. „Priorisiert wegen: Termin morgen“). Manuelles Übersteuern bleibt jederzeit möglich.
• Arbeitsfunktionen – Status (Offen / In Bearbeitung / Wartet / Erledigt), Bearbeiter-Zuweisung, Notizen mit Vorlagen, Wiedervorlagen und SMS-Vorlagen direkt aus dem Vorgang.

Den aktuellen Stand finden Sie auf der Dr. Flex Roadmap, die Produktseite unter Reception Manager.

• Ein Posteingang statt vieler Kanäle – Telefonzettel, Mailbox und E-Mail-Postfach werden durch eine strukturierte Liste ersetzt.
• Asynchron statt Reaktionsdruck – das Team bearbeitet Anliegen, wenn es passt, statt jede Unterbrechung sofort zu bedienen.
• Nichts geht verloren – jedes Anliegen ist dokumentiert, kategorisiert und nachvollziehbar.
• Kontrolle beim Team – die KI sortiert und fasst zusammen; entscheiden bleibt Aufgabe der Praxis.
• Kein PVS-Ersatz, kein gewöhnliches Ticketsystem – der Reception Manager ergänzt das PVS um den Kommunikations-Arbeitsbereich; Patienten- und Termindaten bleiben im PVS.

Verwandte Begriffe und Themen rund um den Reception Manager:

• Booking-Manager – der heute live verfügbare Arbeitsbereich, aus dem der Reception Manager hervorgeht
• Dr. Flex VoiceAI – die KI-Rezeption am Telefon, deren Anliegen im Posteingang landen
• WebAI – die KI-Rezeption auf der Praxiswebsite, der zweite Zulieferer des Posteingangs
• KI-Rezeptionist – die KI als digitale Empfangskraft
• Praxisautomatisierung – der übergeordnete Rahmen: wiederkehrende Prozesse digitalisieren
• Praxisverwaltungssystem (PVS) – das führende System, das der Reception Manager ergänzt, aber nie ersetzt
• Smart-Messaging – der ausgehende Kommunikationslayer rund um jeden PVS-Termin

Produktseite: Reception Manager – ein Posteingang für Ihre Praxis

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