Was ist der Reception Manager?

Der Reception Manager ist die Inbox der KI-Rezeption: das Ticket-Management, in dem alle Patientenanliegen der KI-Rezeption von Dr. Flex zusammenlaufen – aus der VoiceAI am Telefon, der WebAI auf der Praxiswebsite und dem Patienten-Hub. Eine Patientenkarte bündelt je Patient, worum es geht, was die KI geklärt hat, wo das Team übernimmt und welche Dokumente dazugehören; unterschiedliche Anliegen bleiben getrennt erfasst, die Herkunft bleibt sichtbar. Statt Telefonzetteln, Mailbox-Abhören und verstreuten E-Mails arbeitet das Team eine Liste ab – wenn es in den Praxisablauf passt.

Der Reception Manager geht aus dem Booking Manager hervor, in dem Anliegen aus der VoiceAI heute als Vorgang mit Kategorie, KI-Zusammenfassung und Patientendaten landen. Die Freischaltung für Praxen mit VoiceAI oder WebAI läuft im Oktober, Schritt für Schritt und ohne Aufpreis.

Der heutige Booking Manager bündelt die Anliegen, die die KI-Rezeption strukturiert aufnimmt:

• Strukturierte Vorgänge – jedes Anliegen erhält eine Kategorie (z. B. Termin, Folgerezept, Befundanfrage, Rechnung, Rückrufwunsch) und eine KI-Zusammenfassung des Gesprächs, inklusive Patientendaten.
• Direkt antworten – per SMS (Mobilnummer) oder Rückruf (Festnetz), ohne Medienbruch.
• Abschließen und nachvollziehen – erledigte Vorgänge werden markiert; die Historie bleibt einsehbar.
• Live-Sicht auf Online-Buchungen – neue Buchungen, Verschiebungen und Absagen erscheinen in Echtzeit.

Wichtig für die Einordnung: Die KI nimmt strukturiert auf – entschieden und bearbeitet wird in der Praxis, nach deren Regeln. Patienten- und Termindaten bleiben dabei im führenden System, dem PVS.

Mit der Freischaltung kommt die Patientenkarte; weitere Funktionen für Teamarbeit sind in Entwicklung und Bestandteil des weiteren Ausbaus der KI-Rezeption:

• Patientenkarte – mehrere Anliegen und Kontakte eines Patienten (Anruf, Chat auf der Website, Nachricht oder Dokument aus dem Patienten-Hub) liegen auf einer Karte, getrennt erfasst, statt fünf einzelne Telefonzettel zu erzeugen.
• KI-Priorisierung nach Praxisregeln (in Entwicklung) – die Praxis beschreibt in eigenen Worten, was wichtig ist; die KI stuft jedes Anliegen ein und begründet die Einstufung sichtbar (z. B. „Priorisiert wegen: Termin morgen“). Manuelles Übersteuern bleibt jederzeit möglich.
• Arbeitsfunktionen (in Entwicklung) – Status (Offen / In Bearbeitung / Wartet / Erledigt), Bearbeiter-Zuweisung, Notizen mit Vorlagen und Wiedervorlagen direkt aus dem Vorgang.

Den aktuellen Stand findest Du auf der Dr. Flex Roadmap, die Produktseite unter Reception Manager.

• Ein Posteingang statt vieler Kanäle – Telefonzettel, Mailbox und E-Mail-Postfach werden durch eine strukturierte Liste ersetzt.
• Asynchron statt Reaktionsdruck – das Team bearbeitet Anliegen, wenn es passt, statt jede Unterbrechung sofort zu bedienen.
• Nichts geht verloren – jedes Anliegen ist dokumentiert, kategorisiert und nachvollziehbar.
• Kontrolle beim Team – die KI sortiert und fasst zusammen; entscheiden bleibt Aufgabe der Praxis.
• Kein PVS-Ersatz, kein gewöhnliches Ticketsystem – der Reception Manager ergänzt das PVS um den Kommunikations-Arbeitsbereich; Patienten- und Termindaten bleiben im PVS.

Verwandte Begriffe und Themen rund um den Reception Manager:

• Booking-Manager – der heute live verfügbare Arbeitsbereich, aus dem der Reception Manager hervorgeht
• Dr. Flex VoiceAI – die KI-Rezeption am Telefon, deren Anliegen im Posteingang landen
• WebAI – die KI-Rezeption auf der Praxiswebsite, der zweite Zulieferer des Posteingangs
• KI-Rezeptionist – die KI als digitale Empfangskraft
• Praxisautomatisierung – der übergeordnete Rahmen: wiederkehrende Prozesse digitalisieren
• Praxisverwaltungssystem (PVS) – das führende System, das der Reception Manager ergänzt, aber nie ersetzt
• Smart-Messaging – der ausgehende Kommunikationslayer rund um jeden PVS-Termin

Produktseite: Reception Manager – ein Posteingang für Deine Praxis

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