Online-Terminvergabe & KI-Telefonassistent für Hausarztpraxen

Was ist Dr. Flex für Hausarztpraxen?

Dr. Flex ist die KI-Rezeption für Allgemeinmedizin, Hausarztpraxen, Internisten und MVZs – eine deutsche Plattform, die Terminmanagement und Patientenkommunikation direkt auf Ihrem Praxisverwaltungssystem automatisiert. Zwei Zugänge, eine Rezeption: Am Telefon nimmt die VoiceAI Anrufe vollautomatisch entgegen, auf Ihrer Praxiswebsite führt die WebAI Patienten durch Buchung und Anliegen – den Termin-Kern bildet die Online-Terminvergabe. Alles landet in Echtzeit im PVS-Kalender. Über 14.100 medizinische Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits.

Wie läuft die Integration in Ihre Hausarztpraxis?

Das Fundament ist der PVS-Connector: eine Echtzeit-Schnittstelle zu 27+ Praxisverwaltungssystemen – inklusive der humanmedizinischen Marktführer medatixx, Doc Cirrus inSuite, Quincy by Frey, Medical Office, CGM Praxistimer. Nach Beauftragung wird kurzfristig ein Installationstermin vereinbart – je nach Komplexität Ihrer Terminstrukturen zwischen 15 und 90 Minuten, danach ist die Online-Terminvergabe live. Patienten buchen über Ihre Praxiswebsite, das öffentliche Dr. Flex Portal und Buchungsbuttons im Google-Unternehmensprofil. Die digitale Nachrückerliste besetzt freie Slots automatisch mit wartenden Patienten, und der Praxis-Konfigurator bildet DMP-, HzV- und Spezialsprechstunden-Strukturen 1:1 ab.

Vorteile für Hausarztpraxen und Patienten

• Telefonaufkommen sinkt um bis zu 90 % – inklusive Akutsprechstunde, Vorsorge (Check-up 35, Hautkrebs-Screening, U-Untersuchungen), DMP (Diabetes, KHK, Asthma, COPD), Impfungen und Rezeptanfragen – automatisiert über VoiceAI und WebAI
• No-Show-Reduktion rund 32 % durch automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen mit smart gewählten Versandzeitpunkten
• Patienten buchen in unter 30 Sekunden Akut-, Vorsorge- oder Routinetermine – ohne App und ohne Registrierung – und verschieben oder sagen selbst ab, ohne einen Handschlag Ihres Teams
• Smart-Slots für Saisonbedarf (Erkältung, Grippe-Impfung) entlasten das Team; in Entwicklung: ein KI-gestützter Recall-Service für DMP-Folgetermine, Impfungen und Vorsorge
• Telefonische Anliegen, die nicht von der VoiceAI gelöst werden, landen als strukturiertes Ticket im Booking Manager und werden dort vom Team bearbeitet

Sicher, transparent, monatlich kündbar

DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS), gehostet in Deutschland – keine Patientendaten in Drittländern, verschlüsselte Übertragung, EU-AVV-Bereitstellung. Ab 39 €/Monat ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar – alle Bausteine sind im Combi-Tarif kombinierbar. Smart Messaging als Erweiterung für die automatische Terminkommunikation zu jedem PVS-Termin (39 €/Monat + 0,12 € je erfolgreich versendeter Terminnachricht), digitale Nachrückerliste und Termin-Infobereich im Kerntarif inklusive.

Tiefer-Erklärungen zu den Dr. Flex Funktionen, die in einer Hausarztpraxis besonders relevant sind:

• Online-Terminvergabe – wie Patienten 24/7 Termine selbst buchen
• Booking Widget – Buchungskalender direkt in der Praxiswebsite, wird schrittweise Teil der WebAI
• KI-Telefonassistent – KI nimmt Anrufe vollautomatisch entgegen
• Dr. Flex VoiceAI – die Marken-Bezeichnung des Dr. Flex KI-Telefonassistenten
• PVS-Connector – Echtzeit-Schnittstelle zu medatixx, Doc Cirrus inSuite, Quincy by Frey, Medical Office, CGM Praxistimer
• Digitale Nachrückerliste – automatische Nachbesetzung kurzfristiger Absagen
• Recall-Service – KI-gestützte Vorsorge- und Impf-Wiedervorlage (in Entwicklung)
• Automatisierte Nachrichten – angereicherte Terminbestätigungen mit smart gewählten Versandzeitpunkten
• Termin-Infobereich – Patienten-Selbstverwaltung & digitale Anamnese
• Smart Messaging – automatische Terminkommunikation für jeden PVS-Termin
• Booking Manager – der zentrale Arbeitsbereich, wird zum Reception Manager weiterentwickelt
• Praxis-Profilseite – SEO-Profilseite im Dr. Flex Portal

Die Bausteine der KI-Rezeption:

• WebAI – die KI-Rezeption auf Ihrer Praxiswebsite, inklusive Online-Terminvergabe
• VoiceAI – die KI-Rezeption am Telefon
• Online-Terminvergabe – der Termin-Kern der Plattform
• Combi-Tarif: ab 39 €/Monat – Bausteine kombinieren, monatlich kündbar

Ausführlicher Guide:

• KI-Telefonassistent für die Arztpraxis – Guide – Funktionen, Kosten und PVS-Integration rund um VoiceAI

Praktische Ratgeber für häufige Praxisprobleme:

• Praxistelefon entlasten – sechs Hebel gegen die Anrufflut in der Hausarztpraxis
• No-Shows reduzieren – Anti-No-Show-Cluster aus automatisierten Nachrichten, Termin-Infobereich und Nachrückerliste

Akutsprechstunde – Kurzfristig verfügbarer Slot bei akuten Beschwerden. 10–15 Minuten.

Check-up 35 / Vorsorge – Gesundheitsuntersuchung mit Labor und Anamnese. 30–45 Minuten.

Impfung / Reise-Impfberatung – Standard-, COVID-, Grippe-Impfungen und Reisemedizin. 10–15 Minuten.

DMP-Verlauf (Diabetes, KHK, Asthma, COPD) – Quartalsbesuch mit Befunderhebung. 20–30 Minuten.

Rezeptanforderung / Wiederholungsrezept – Kurzgespräch und Verordnung. 5–10 Minuten.

Beratung HzV / Hausarztsprechstunde – Hausarztzentrierte Versorgung, Verlaufskontrolle. 15–20 Minuten.

Wundkontrolle / kleinere Eingriffe – Naht-Entfernung, Wundverband, Verlaufskontrolle. 15 Minuten.

IGeL / Privatleistungen – Erweiterte Vorsorge, Reisemedizin, Beratung Selbstzahler. 30–45 Minuten.

Dr. Flex bildet diese Termintypen direkt in Ihrem PVS (CGM, medatixx, Medical Office, Quincy by Frey, Doc Cirrus inSuite, CGM Praxistimer) ab – inklusive eigener Slot-Längen pro Behandler und akutspezifischer Sprechstunden-Zeitfenster.