Online-Terminvergabe + KI-Telefonassistent für DS-Win von Dampsoft

Dr. Flex bietet ein einfaches Abo-Modell, das jederzeit kündbar ist und keine Vertragslaufzeit hat – also kein Risiko.

Es gibt zwei Tarifklassen, zwischen denen monatlich gewechselt werden kann:

• Starter-Tarif ab 39 €/Monat – Pay-per-Use, ideal für Einsteiger: Sie zahlen pro Online-Terminbuchung.
• Flat-Tarif ab 99 €/Monat – alle Online-Buchungen inklusive, ideal für Praxen mit hohem Buchungsvolumen.

Mehr zu Preisen, enthaltenen Leistungen und Add-ons (z. B. Smart Messaging, VoiceAI) auf der Preis-Seite. Oder direkt eine kostenlose Beratung anfordern.

Dr. Flex hat keine Vertragslaufzeiten und kann jederzeit gekündigt werden.

Die Einrichtung dauert inklusive Einweisung, je nach Komplexität der Terminstrukturen in Ihrem Praxisverwaltungssystem, zwischen 15 und 90 Minuten. Eine zusätzliche Personalschulung ist nicht notwendig. Die Einrichtung erfolgt persönlich durch unseren technischen Support – mehr dazu in der FAQ „Wie läuft die Installation von Dr. Flex ab?“.

Die Integration des Dr. Flex Booking-Widgets auf Ihrer Praxis-Website erfolgt durch Ihren Webdesigner oder Ihre Agentur. Eine entsprechende Integrationsanleitung, auch für das Dr. Flex WordPress-Plugin, wird Ihnen vorab zugeschickt.

Gerne unterstützt unser Webintegrationsteam Ihren Webdesigner oder Ihre Agentur bei der Umsetzung. Das Booking-Widget wird in Ihren Praxisfarben über gut sichtbare Buttons an den Schlüsselstellen Ihrer Website (Header, Footer, Kontakt/Service und Startseite) platziert.

Die Verbindung zu Dr. Flex sollte nur nach Rücksprache mit unserem Support deaktiviert werden.

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Unser Support-Team hilft Ihnen persönlich von Montag bis Freitag von 08:00–17:00 Uhr unter folgendem Kontakt weiter:

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Darüber hinaus können Sie rund um die Uhr unsere Dr. Flex VoiceAI (KI-Telefonassistenz) oder unseren E-Mail-Service nutzen.

Der Datenschutz bei Dr. Flex ist fester Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert mit integriertem ISMS (Informationssicherheits-Managementsystem). Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland gehostet. Es findet keine Datenweitergabe an externe Cloud-Dienste außerhalb der EU statt.

Unser Datenschutzkonzept wurde obendrein von der Stiftung Warentest mit der Note 1,6 zum Thema “Basisschutz persönlicher Daten” (Arzttermin-Portale im Test 01/2021) ausgezeichnet – wir sind unter den kommerziellen Anbietern Testsieger.

Ausführliche, fachliche Erklärung mit Aufschlüsselung des BSI C5-Testats, der ISO 27001-Verknüpfung und der konkreten DSGVO-Mechanismen: Datenschutz bei Dr. Flex – BSI C5, ISO 27001-Hosting.

Ja. Die Online-Terminvergabe von Dr. Flex gewährleistet einen 24/7-Service für Ihre Patienten – unabhängig davon, ob Sie am Wochenende oder im Urlaub sind. Patienten buchen weiterhin in unter 30 Sekunden über das Booking-Widget oder das Dr. Flex Portal; die Termine landen über den PVS-Connector automatisch in Ihrem Praxiskalender, sobald die Praxisrechner wieder eingeschaltet sind.

Nein. Sie benötigen als Praxis ein Praxisprofil und können dort alle Behandler verwalten und mit den Terminbüchern Ihres Praxisverwaltungssystems (PVS) verknüpfen.

Ja – Dr. Flex synchronisiert online gebuchte Termine in Echtzeit mit Ihrem Praxisverwaltungssystem (z. B. Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, Quincy by Frey u. v. m.). Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle: Sie entscheiden, welche Terminarten online buchbar sind, welche Behandler freigegeben werden und ob ein Termin bestätigt oder zurückgewiesen wird. Insgesamt sind 27+ Praxisverwaltungssysteme über den PVS-Connector angebunden.

Für die meisten der 27+ unterstützten Praxisverwaltungssysteme (Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, medatixx, Quincy by Frey, Doc Cirrus inSuite u. v. m.) benötigen Sie keine separate Freischaltung – die PVS-Schnittstelle wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Sie benötigen lediglich ein Dr. Flex Profil.

Die passende PVS-spezifische Anleitung finden Sie auf der Praxissoftware-Übersicht. Für individuelle Fragen wenden Sie sich an unser Support-Team unter 030 555 707 380 oder info@dr-flex.de.

Eine Übersicht der übermittelten Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Grundsätzlich werden ausschließlich die für die Terminbuchung erforderlichen Patientendaten verarbeitet (Name, Kontaktdaten, gewünschte Terminart, optional Versichertenstatus). Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Fachliche Aufschlüsselung der Sicherheits-Standards (BSI C5-Domains, ISMS-Integration, ISO 27001-Mapping): Datenschutz bei Dr. Flex.

Nein. Sie geben vor, welche Terminarten online gebucht werden können, und Patienten bekommen ausschließlich die freien Terminvorschläge angezeigt – zu keiner Zeit wird Ihr Praxisverwaltungssystem oder Ihr Terminbuch online einsehbar. Die Konfiguration steuern Sie zentral im Praxis-Konfigurator.

Online-Buchungen über Dr. Flex werden in den meisten Praxisverwaltungssystemen visuell gekennzeichnet – z. B. mit einem Dr. Flex Symbol in Dampsoft DS-Win oder mit Farb-Markern in charly, ivoris, Evident u. a. Die genaue Darstellung hängt vom jeweiligen PVS ab. Eine Übersicht aller unterstützten Praxisverwaltungssysteme mit ihren spezifischen Integrationen finden Sie auf der Praxissoftware-Übersicht.

Jeder Patient kann seine Termine selbstständig ändern, indem er auf den Link in der SMS oder E-Mail klickt, den er über die Buchungsbestätigung erhalten hat. Dieser Link führt zum persönlichen Termin-Info-Bereich. Um sich dort einzuloggen, muss das korrekte Geburtsdatum angegeben werden. Im Info-Bereich kann der Termin dann abgesagt oder verschoben werden. Der Patient erhält danach eine Bestätigungsnachricht über den Vorgang und der Termin wird automatisch im digitalen Kalender des Patienten sowie im Praxisverwaltungssystem (PVS) Ihrer Praxis aktualisiert.

Wie kann ich darauf Einfluss nehmen?

1. Benachrichtigungen: Die Praxis erhält, sofern gewünscht, eine zusätzliche Benachrichtigung über jede Terminänderung. Sie können diese Änderung bestätigen oder ablehnen, falls sie nicht passend ist. Der Patient wird dann automatisch über die Entscheidung informiert.
2. Einschränkungen bei kurzfristigen Änderungen: Terminänderungen können,. sofern von der Praxis gewünscht, ab einer gewissen Zeit vor dem Termin nicht mehr online durchgeführt werden. In diesem Fall müssen sich die Patienten persönlich bei der Praxis melden, um die Gründe für die kurzfristige Änderung zu besprechen.

Durch diese Maßnahmen bleibt die Kontrolle über die Terminverwaltung stets bei der Praxis, während den Patienten eine einfache und flexible Möglichkeit zur Terminänderung geboten wird.

Nein. Die Dr. Flex Online-Terminvergabe funktioniert ohne herstellerspezifische OTM-Zusatzmodule (z. B. DS-WIN-OTM von Dampsoft). Der PVS-Connector spricht direkt mit Ihrem Praxisverwaltungssystem über unsere eigene Echtzeit-Schnittstelle. Übersicht aller 27+ unterstützten PVS: Praxissoftware-Hub.

Die Aktivierung erfolgt in Ihrem Praxisverwaltungssystem – die genauen Schritte unterscheiden sich je PVS. Anleitungen pro PVS finden Sie auf der Praxissoftware-Übersicht.

Beispiel Dampsoft DS-Win:

1. DS-WIN-Termin öffnen auf Ihrem Computer.
2. Im Hauptmenü auf Verwaltung klicken.
3. Nach unten scrollen und Dr. Flex wählen.
4. Häkchen bei Dr. Flex Schnittstelle aktivieren setzen.
5. Mit OK bestätigen.

Sie haben noch keinen Dr. Flex Account?

• Per E-Mail: info@dr-flex.de
• Telefonisch: 030 555 707 380
• Oder direkt eine kostenlose Beratung anfordern.

Mehr zur Dampsoft-Integration: DS-Win-Landingpage.

Die Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent für Dampsoft-Praxen. Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr automatisch entgegen, löst rund 74 % der Patientenanrufe (Termine buchen, verschieben, absagen) vollautomatisch und trägt Buchungen über die Echtzeit-Schnittstelle direkt in das DS-Win-Terminbuch ein – ohne Medienbruch, ohne Zweitkalender. Praxisteams werden um bis zu 90 % beim Telefonaufkommen entlastet. VoiceAI ist eine eigene, in Deutschland gehostete Lokal-AI – keine Cloud-Drittlösung.

Ja. Smart-Messaging erweitert die Dr. Flex Termin-Kommunikation auf alle Termine im DS-Win-Terminbuch – also auch auf solche, die das Praxisteam direkt am Empfang oder telefonisch in DS-Win anlegt. SMS- und E-Mail-Erinnerungen werden mit dem Praxisnamen als Absender versendet, der Patient gelangt über einen Einmal-Link in den Termin-Infobereich und kann dort verschieben, absagen oder die digitale Anamnese ausfüllen. Smart-Messaging ist ein kostenpflichtiges Add-on (0,12 € je Benachrichtigung).

Ja. Die digitale Nachrückerliste (auch: Wartepatienten-Liste) füllt frei werdende DS-Win-Termine automatisch wieder auf: Sobald ein Patient einen Termin absagt, werden passende Wartepatienten ermittelt (Behandler-Match, Terminart, zeitliche Verfügbarkeit) und automatisch über SMS oder E-Mail zur Nachrückung eingeladen. Der erste Patient, der bestätigt, bekommt den Termin – inkl. Rück-Synchronisation in DS-Win. Aus einer Absage am Vormittag wird häufig ein neuer Termin am Nachmittag.

Der Recall-Service automatisiert Folgetermine für PZR, Bleaching-Auffrischung, Implantatkontrolle, KFO-Folgetermine und andere wiederkehrende Behandlungen. Die Praxis legt im Praxis-Konfigurator einmal die Recall-Regeln pro Terminart fest – anschließend verschickt das System zum richtigen Zeitpunkt automatisch personalisierte Erinnerungen mit Buchungslink. Der Patient wählt direkt einen Slot, der Termin landet via Echtzeit-Schnittstelle in DS-Win, kein manueller Aufwand für das Praxisteam.

Ja. Praxen mit mehreren Standorten und einer gemeinsamen oder mehreren DS-Win-Installationen können Dr. Flex zentral betreiben – jede Filiale hält ihre eigene Online-Terminvergabe über das Booking-Widget und ein eigenes Profil im Dr. Flex Portal. Patienten finden den richtigen Standort über die Standortauswahl im Booking-Widget. Behandler, Terminarten, Sprechstundenzeiten und Recall-Regeln können pro Standort individuell konfiguriert werden – auch in großen MVZ-Strukturen mit Dampsoft.

Ja. Die Dr. Flex Schnittstelle zu Dampsoft DS-Win ist vollständig DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Hosting erfolgt ausschließlich auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland; übermittelt werden nur die für die Terminvergabe benötigten Daten (verschlüsselte Übertragung). VoiceAI verarbeitet Audio-Daten lokal und löscht sie automatisch nach Transkription. Für die Praxis bedeutet das: keine Cloud-Drittanbieter, keine Datenweitergabe in Drittländer.