KI-Telefonassistent für Deine Praxis mit Dampsoft DS-Win

Dr. Flex bietet ein einfaches Abo-Modell, das jederzeit kündbar ist und keine Vertragslaufzeit hat – also kein Risiko.

Es gibt zwei Tarifklassen für die Online-Terminvergabe, zwischen denen monatlich gewechselt werden kann:

• Starter-Tarif ab 39 €/Monat – Pay-per-Use, ideal für Einsteiger: Du zahlst pro Online-Terminbuchung.
• Flat-Tarif ab 99 €/Monat – alle Online-Buchungen inklusive, ideal für Praxen mit hohem Buchungsvolumen.

Die WebAI – die KI-Rezeption auf Deiner Praxiswebsite – ist aktuell in der Beta-Phase (Teilnahme kostenlos); danach kostet sie 99 €/Monat zusätzlich zum Booking-Tarif, 250 Nachrichten pro Monat inklusive. Mehr zu Preisen, enthaltenen Leistungen und Erweiterungen (z. B. VoiceAI, Smart Messaging – Teil der WebAI) auf der Preis-Seite. Oder direkt eine kostenlose Beratung anfordern.

Dr. Flex hat keine Vertragslaufzeiten und kann jederzeit gekündigt werden.

Die Einrichtung dauert inklusive Einweisung, je nach Komplexität der Terminstrukturen in Deinem Praxisverwaltungssystem, zwischen 15 und 90 Minuten. Eine zusätzliche Personalschulung ist nicht notwendig. Die Einrichtung erfolgt persönlich durch unseren technischen Support – mehr dazu in der FAQ „Wie läuft die Installation von Dr. Flex ab?“.

Die Integration des Dr. Flex Booking-Widgets auf Deiner Praxis-Website erfolgt durch Deinen Webdesigner oder Deine Agentur. Eine entsprechende Integrationsanleitung, auch für das Dr. Flex WordPress-Plugin, wird Dir vorab zugeschickt.

Gerne unterstützt unser Webintegrationsteam Deinen Webdesigner oder Deine Agentur bei der Umsetzung. Das Booking-Widget wird in Deinen Praxisfarben über gut sichtbare Buttons an den Schlüsselstellen Deiner Website (Header, Footer, Kontakt/Service und Startseite) platziert.

Die Verbindung zu Dr. Flex sollte nur nach Rücksprache mit unserem Support deaktiviert werden.

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Unser Support-Team hilft Dir persönlich von Montag bis Freitag von 08:00–17:00 Uhr unter folgendem Kontakt weiter:

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Darüber hinaus kannst Du rund um die Uhr unsere Dr. Flex VoiceAI (KI-Telefonassistenz) oder unseren E-Mail-Service nutzen.

Der Datenschutz bei Dr. Flex ist fester Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert mit integriertem ISMS (Informationssicherheits-Managementsystem) – ein Prüfstandard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, in Prüftiefe mindestens gleichwertig zur ISO 27001. Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. Es findet keine Datenweitergabe an externe Cloud-Dienste außerhalb der EU statt.

Unser Datenschutzkonzept wurde obendrein von der Stiftung Warentest mit der Note 1,6 zum Thema “Basisschutz persönlicher Daten” (Arzttermin-Portale im Test 01/2021) ausgezeichnet – wir sind unter den kommerziellen Anbietern Testsieger.

Ausführliche, fachliche Erklärung mit Aufschlüsselung des BSI C5-Testats und der konkreten DSGVO-Mechanismen: Datenschutz bei Dr. Flex.

Ja. Die Online-Terminvergabe von Dr. Flex gewährleistet einen 24/7-Service für Deine Patienten – unabhängig davon, ob Du am Wochenende oder im Urlaub bist. Patienten buchen weiterhin in unter 30 Sekunden über das Booking-Widget oder das Dr. Flex Portal; die Termine landen über den PVS-Connector automatisch in Deinem Praxiskalender, sobald die Praxisrechner wieder eingeschaltet sind.

Nein. Du benötigst als Praxis ein Praxisprofil und kannst dort alle Behandler verwalten und mit den Terminbüchern Deines Praxisverwaltungssystems (PVS) verknüpfen.

Ja – Dr. Flex synchronisiert online gebuchte Termine in Echtzeit mit Deinem Praxisverwaltungssystem (z. B. Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, Quincy by Frey u. v. m.). Du behältst dabei jederzeit die Kontrolle: Du entscheidest, welche Terminarten online buchbar sind, welche Behandler freigegeben werden und ob ein Termin bestätigt oder zurückgewiesen wird. Insgesamt sind 27+ Praxisverwaltungssysteme über den PVS-Connector angebunden.

Für die meisten der 27+ unterstützten Praxisverwaltungssysteme (Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, medatixx, Quincy by Frey, Doc Cirrus inSuite u. v. m.) benötigst Du keine separate Freischaltung – die PVS-Schnittstelle wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Du benötigst lediglich ein Dr. Flex Profil.

Die passende PVS-spezifische Anleitung findest Du auf der Praxissoftware-Übersicht. Für individuelle Fragen wende Dich an unser Support-Team unter 030 555 707 380 oder info@dr-flex.de.

Eine Übersicht der übermittelten Daten findest Du in unserer Datenschutzerklärung. Grundsätzlich werden ausschließlich die für die Terminbuchung erforderlichen Patientendaten verarbeitet (Name, Kontaktdaten, gewünschte Terminart, optional Versichertenstatus). Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Fachliche Aufschlüsselung der Sicherheits-Standards (BSI C5-Domains, ISMS-Integration): Datenschutz bei Dr. Flex.

Nein. Du gibst vor, welche Terminarten online gebucht werden können, und Patienten bekommen ausschließlich die freien Terminvorschläge angezeigt – zu keiner Zeit wird Dein Praxisverwaltungssystem oder Dein Terminbuch online einsehbar. Die Konfiguration steuerst Du zentral im Praxis-Konfigurator.

Online-Buchungen über Dr. Flex werden in den meisten Praxisverwaltungssystemen visuell gekennzeichnet – z. B. mit einem Dr. Flex Symbol in Dampsoft DS-Win oder mit Farb-Markern in charly, ivoris, Evident u. a. Die genaue Darstellung hängt vom jeweiligen PVS ab. Eine Übersicht aller unterstützten Praxisverwaltungssysteme mit ihren spezifischen Integrationen findest Du auf der Praxissoftware-Übersicht.

Jeder Patient kann seine Termine selbstständig ändern, indem er auf den Link in der SMS oder E-Mail klickt, den er über die Buchungsbestätigung erhalten hat. Dieser Link führt zum persönlichen Patienten-Hub. Um sich dort einzuloggen, muss das korrekte Geburtsdatum angegeben werden. Im Patienten-Hub kann der Termin dann abgesagt oder verschoben werden. Der Patient erhält danach eine Bestätigungsnachricht über den Vorgang und der Termin wird automatisch im digitalen Kalender des Patienten sowie im Praxisverwaltungssystem (PVS) Deiner Praxis aktualisiert.

Wie kann ich darauf Einfluss nehmen?

1. Benachrichtigungen: Die Praxis erhält, sofern gewünscht, eine zusätzliche Benachrichtigung über jede Terminänderung. Du kannst diese Änderung bestätigen oder ablehnen, falls sie nicht passend ist. Der Patient wird dann automatisch über die Entscheidung informiert.
2. Einschränkungen bei kurzfristigen Änderungen: Terminänderungen können,. sofern von der Praxis gewünscht, ab einer gewissen Zeit vor dem Termin nicht mehr online durchgeführt werden. In diesem Fall müssen sich die Patienten persönlich bei der Praxis melden, um die Gründe für die kurzfristige Änderung zu besprechen.

Durch diese Maßnahmen bleibt die Kontrolle über die Terminverwaltung stets bei der Praxis, während den Patienten eine einfache und flexible Möglichkeit zur Terminänderung geboten wird.

Nein. Die Dr. Flex Online-Terminvergabe funktioniert ohne herstellerspezifische OTM-Zusatzmodule (z. B. DS-WIN-OTM von Dampsoft). Der PVS-Connector spricht direkt mit Deinem Praxisverwaltungssystem über unsere eigene Echtzeit-Schnittstelle. Übersicht aller 27+ unterstützten PVS: Praxissoftware-Hub.

Die Aktivierung erfolgt in Deinem Praxisverwaltungssystem – die genauen Schritte unterscheiden sich je PVS. Anleitungen pro PVS findest Du auf der Praxissoftware-Übersicht.

Beispiel Dampsoft DS-Win:

1. DS-WIN-Termin öffnen auf Deinem Computer.
2. Im Hauptmenü auf Verwaltung klicken.
3. Nach unten scrollen und Dr. Flex wählen.
4. Häkchen bei Dr. Flex Schnittstelle aktivieren setzen.
5. Mit OK bestätigen.

Du hast noch keinen Dr. Flex Account?

• Per E-Mail: info@dr-flex.de
• Telefonisch: 030 555 707 380
• Oder direkt eine kostenlose Beratung anfordern.

Mehr zur Dampsoft-Integration: DS-Win-Landingpage.

Die Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent für Dampsoft-Praxen. Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr automatisch entgegen, löst rund 74 % der Patientenanrufe (Termine buchen, verschieben, absagen) vollautomatisch und trägt Buchungen über die Echtzeit-Schnittstelle direkt in das DS-Win-Terminbuch ein – ohne Medienbruch, ohne Zweitkalender. Praxisteams werden um bis zu 90 % beim Telefonaufkommen entlastet. VoiceAI ist eine eigene, in Deutschland gehostete Lokal-AI – keine Cloud-Drittlösung.

Ja. Smart Messaging ist Teil der WebAI und erweitert die Dr. Flex Termin-Kommunikation auf alle Termine im DS-Win-Terminbuch – also auch auf solche, die das Praxisteam direkt am Empfang oder telefonisch in DS-Win anlegt. Nachrichten gehen per SMS und E-Mail, mit dem Praxisnamen als Absender. Der Patient gelangt über einen Einmal-Link in den Patienten-Hub und kann dort verschieben, absagen oder die digitale Anamnese ausfüllen. Nachrichten aus dem WebAI-Kontingent (250 pro Monat inklusive), danach 9 Cent pro Nachricht, abwählbar. Aktuell Beta; Rollout sukzessive ab Oktober.

Ja. Die digitale Nachrückerliste (auch: Wartepatienten-Liste) füllt frei werdende DS-Win-Termine automatisch wieder auf: Sobald ein Patient einen Termin absagt, werden passende Wartepatienten ermittelt (Behandler-Match, Terminart, zeitliche Verfügbarkeit) und automatisch über SMS oder E-Mail zur Nachrückung eingeladen. Der erste Patient, der bestätigt, bekommt den Termin – inkl. Rück-Synchronisation in DS-Win. Aus einer Absage am Vormittag wird häufig ein neuer Termin am Nachmittag.

Ein KI-gestützter Recall-Service – die automatische Wiedervorlage für PZR, Implantatkontrolle, KFO-Folgetermine und andere wiederkehrende Behandlungen – ist aktuell in Entwicklung; den Stand findest Du auf der Roadmap. Schon heute hältst Du Patienten im Rhythmus: eigene Terminarten-Logik im Praxis-Konfigurator, automatische Smart-Messaging-Erinnerungen für jeden in DS-Win angelegten Termin und die digitale Nachrückerliste. Gebuchte Folgetermine landen via Echtzeit-Schnittstelle direkt in DS-Win.

Ja. Praxen mit mehreren Standorten und einer gemeinsamen oder mehreren DS-Win-Installationen können Dr. Flex zentral betreiben – jede Filiale hält ihre eigene Online-Terminvergabe über das Booking-Widget und ein eigenes Profil im Dr. Flex Portal. Patienten finden den richtigen Standort über die Standortauswahl im Booking-Widget. Behandler, Terminarten, Sprechstundenzeiten und Erinnerungs-Einstellungen können pro Standort individuell konfiguriert werden – auch in großen MVZ-Strukturen mit Dampsoft.

Ja. Die Dr. Flex Schnittstelle zu Dampsoft DS-Win ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Hosting erfolgt ausschließlich auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland; übermittelt werden nur die für die Terminvergabe benötigten Daten (verschlüsselte Übertragung). VoiceAI verarbeitet Audio-Daten lokal und löscht sie automatisch nach Transkription. Für die Praxis bedeutet das: keine Cloud-Drittanbieter, keine Datenweitergabe in Drittländer.