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Digitale Warteliste für Arzt- und Zahnarztpraxen: Terminlücken automatisch nachbesetzen
Die digitale Nachrückerliste (auch digitale Warteliste) füllt kurzfristig frei werdende Termine in Ihrer Praxis automatisch wieder auf. Patienten werden bei passenden Slots automatisch benachrichtigt, Sie als Praxis sparen Anrufe und sichern Honorar.
Automatisierte Versandoptimierung
Die digitale Nachrückerliste von Dr. Flex (auch digitale Warteliste genannt) ist eine Funktion der Online-Terminvergabe, die kurzfristig frei werdende Termine automatisch wieder besetzt. Wenn ein Patient absagt, prüft das System in Echtzeit, welche bereits gebuchten Patienten Interesse an einem früheren Termin haben, und schlägt diesen den passenden Personen automatisch per E-Mail vor.
Patienten melden sich mit einem einzigen Klick während des regulären Buchungsprozesses für die Nachrückerliste an – ohne weiteres Konto und ohne Registrierung. Eine intelligente Priorisierung berücksichtigt das bisherige Antwortverhalten, sodass die Praxis möglichst schnell eine Bestätigung erhält und der Tagesplan lückenlos läuft.
Für die Praxis bedeutet das: weniger Honorarausfälle bei Absagen, eine höhere Auslastung, weniger Telefonarbeit beim Nachbesetzen und zufriedenere Stammpatienten, die früher einen Termin bekommen. Die Nachrückerliste ist im Flat-Paket von Dr. Flex inklusive; im Starter-Paket fallen je erfolgreich nachbesetztem Termin 3,99 € an.
Die Nachrückerliste arbeitet nahtlos mit dem Booking Widget, dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI und dem PVS-Connector zusammen. Online und telefonisch über VoiceAI gebuchte Termine werden gleichermaßen berücksichtigt – ohne paralleles Listenmanagement, ohne zusätzlichen Kalender. Ab 39 €/Monat, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar.
Was ist die Dr. Flex digitale Warteliste?
Die Dr. Flex digitale Warteliste – auch digitale Nachrückerliste genannt – ist eine Funktion der Online-Terminvergabe, die kurzfristig frei werdende Termine in Arzt- und Zahnarztpraxen automatisch wieder belegt. Synonyme: digitale Warteliste, automatische Wartelistenverwaltung, smart waiting list. Patienten melden sich mit einem Klick im Buchungsprozess an – ohne Konto, ohne App. Sobald ein Termin abgesagt wird, prüft das System in Echtzeit, welche Patienten Interesse an einem früheren Termin haben, und benachrichtigt sie per E-Mail mit direktem Buchungslink (Latenz ca. 30 Minuten). Eine intelligente Priorisierung berücksichtigt das Antwortverhalten.
In Kombination mit Automatisierten Nachrichten und dem Termin-Infobereich wird die digitale Warteliste zum zentralen Anti-No-Show-Baustein: Wenn ein Patient kurzfristig absagt, wird der Slot über die Warteliste meist innerhalb derselben Stunde wieder besetzt. Praxen mit Dr. Flex senken so die No-Show-Quote nachweislich um rund 32 % und sichern die wirtschaftliche Auslastung des Kalenders – ohne dass das Praxisteam manuell hinterhertelefonieren muss.
Häufig kombiniert mit dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI: Patienten, die telefonisch absagen oder einen früheren Termin anfragen, werden direkt durch die KI in die digitale Warteliste aufgenommen und passende Slots automatisch per Anruf besetzt – ohne dass das Praxisteam manuell nachtelefonieren muss.
Im Flat-Paket inklusive, im Starter-Paket 3,99 € je nachbesetztem Termin. Teil der Dr. Flex Plattform mit 27+ PVS-Schnittstellen (Dampsoft, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, medatixx, Quincy by Frey, Doc Cirrus inSuite, Dentport u. v. m.), ab 39 €/Monat, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar. Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits. DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland.
Terminlücken? Nicht mit uns.
Kurzfristige Absagen und starre Terminpläne belasten Ihre Praxis. Leerzeiten und lange Wartezeiten sind ineffizient. Mit der digitalen Warteliste von Dr. Flex sorgen Sie für volle Kalender und zufriedene Patienten.
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Terminlücken? Nicht mit uns.
Kurzfristige Absagen und starre Terminpläne belasten Ihre Praxis. Leerzeiten und lange Wartezeiten sind ineffizient. Mit der digitalen Warteliste von Dr. Flex sorgen Sie für volle Kalender und zufriedene Patienten.
Die digitale Warteliste: Einfach, effizient, flexibel
Mit der digitalen Warteliste füllen Sie Terminlücken automatisch. Frei werdende Termine? Das System benachrichtigt passende Patienten sofort. So bleibt Ihr Kalender optimal ausgelastet – ganz ohne Extraaufwand.
Automatische Benachrichtigungen bei freien Terminen
Flexible Online-Terminbuchung für Ihre Patienten
Mehr Effizienz und Zeitersparnis für Ihre Praxis
Die digitale Warteliste: Einfach, effizient, flexibel
Mit der digitalen Warteliste füllen Sie Terminlücken automatisch. Frei werdende Termine? Das System benachrichtigt passende Patienten sofort. So bleibt Ihr Kalender optimal ausgelastet – ganz ohne Extraaufwand.
Automatische Benachrichtigungen bei freien Terminen
Flexible Online-Terminbuchung für Ihre Patienten
Mehr Effizienz und Zeitersparnis für Ihre Praxis
So funktioniert die digitale Warteliste
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Anmelden für Termin-Ticker
Nach der Online-Terminbuchung können sich Patienten direkt für die digitale Warteliste anmelden – entweder während des Buchungsprozesses oder später über den Termin-Infobereich.
Automatische Nachricht
Sobald ein früherer Termin verfügbar ist, informiert unser System die Patienten automatisch per E-Mail. Die Benachrichtigungen erfolgen nach einem intelligenten Prioritätsalgorithmus, der auf den individuellen Präferenzen und bisherigen Interaktionen basiert.
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Flexible Terminbuchung
Patienten können den freien Termin sofort buchen oder alternative Optionen auswählen, die ihren Verfügbarkeiten entsprechen.
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Intelligente Priorisierung
Das System priorisiert die Benachrichtigungen basierend auf der Interaktion und dem Buchungsverhalten der Patienten mit früheren E-Mails und ihren Verfügbarkeiten, um die bestmögliche Terminvergabe zu gewährleisten.
Vorteile für Ihre Arztpraxis
Erfahren Sie mehr über die einzelnen Funktionen der Dr. Flex Online-Terminvergabe.
Maximale Effizienz
Mit der digitalen Warteliste werden Terminlücken automatisch gefüllt – ohne zusätzlichen Aufwand für das Praxispersonal.
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Einnahmensicherung
Vermeiden Sie Honorarausfälle durch automatische Neubelegung von kurzfristig abgesagten Terminen.
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Zeitersparnis
Dank automatisierter Benachrichtigungen und Terminbuchungen entfällt das zeitintensive Nachfassen durch das Praxispersonal.
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Optimierte Kalenderauslastung
Patienten wählen selbst, wann sie Zeit haben, und Sie profitieren von optimal gefüllten Kalendern.
.svg "Illustration Kalender mit Haken – optimale Kalenderauslastung, Dr. Flex")
Mehr Flexibilität für Ihre Patienten
Mit der digitalen Warteliste von Dr. Flex haben Ihre Patienten die Kontrolle über ihre Termine. Sie können ihre Buchungen einfach anpassen und genießen maximale Flexibilität bei der Terminplanung.
Selbstbestimmte Terminplanung: Patienten können ihre Termine flexibel vorverlegen.
Individuelle Verfügbarkeit: Termine werden nur für passende Zeiten angeboten.
Komfortable Buchung: Einfache Anmeldung und Buchung in wenigen Schritten.
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Mehr Flexibilität für Ihre Patienten
Mit der digitalen Warteliste von Dr. Flex haben Ihre Patienten die Kontrolle über ihre Termine. Sie können ihre Buchungen einfach anpassen und genießen maximale Flexibilität bei der Terminplanung.
Selbstbestimmte Terminplanung: Patienten können ihre Termine flexibel vorverlegen.
Individuelle Verfügbarkeit: Termine werden nur für passende Zeiten angeboten.
Komfortable Buchung: Einfache Anmeldung und Buchung in wenigen Schritten.
Verwandte Begriffe rund um die digitale Warteliste
+14.100
medizinische / dentale Fachkräfte
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rund 32 %
weniger No-Shows
bis zu 90 %
weniger Telefonate fürs Praxisteam
27+
Sichere PVS-Schnittstellen
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Warteliste
Antworten zur automatischen Nachbesetzung kurzfristig frei werdender Termine in Arzt- und Zahnarztpraxen.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Warteliste und Nachrückerliste?
Sprachlich werden die Begriffe oft synonym verwendet. Klassisch ist die Warteliste eine Liste von Patienten, die noch keinen Termin haben. Die digitale Nachrückerliste ist eine spezielle Form: bereits gebuchte Patienten signalisieren Interesse an einem früheren Termin und werden automatisch benachrichtigt, sobald ein passender Slot frei wird.
Wie melden sich Patienten für die digitale Warteliste an?
Mit einem Klick im Buchungsprozess: Wenn Patienten über das Booking-Widget buchen, setzen sie einen Haken „Ich würde auch einen früheren Termin nehmen“. Ohne Konto, ohne Registrierung, ohne App. Auch über den KI-Telefonassistenten VoiceAI können sich Patienten telefonisch eintragen lassen.
Wie schnell erfolgt die Benachrichtigung an Patienten, wenn ein Slot frei wird?
Sobald ein Termin abgesagt wird, prüft das System in Echtzeit, ob der freie Slot zu einem Patienten auf der Nachrückerliste passt. Die Benachrichtigung erfolgt mit einer Latenz von ca. 30 Minuten per E-Mail – schnell genug, um auch sehr kurzfristige Absagen sinnvoll nachzubesetzen.
Wie priorisiert die digitale Warteliste die Patienten?
Der Algorithmus priorisiert nach Antwortverhalten: Patienten, die in der Vergangenheit Termine über die Nachrückerliste angenommen haben, werden bevorzugt. Patienten, die mehrfach nicht reagieren, werden temporär ausgesetzt. Praxen können zusätzlich pro Terminart oder Patientengruppe eigene Prioritäten konfigurieren – z. B. für Akut- oder Schmerzpatienten.
Was passiert mit dem ursprünglich gebuchten Termin?
Sobald ein Patient über die Nachrückerliste einen früheren Termin annimmt, wird der ursprüngliche Termin automatisch storniert und kann wieder neu gebucht werden – ggf. erneut über die Nachrückerliste. So bleibt der Praxiskalender lückenlos.
Können Patienten die Warteliste auch selbst kontrollieren?
Ja. Über den gesicherten Termin-Infobereich sehen Patienten ihre Wartelisten-Einträge, können sich abmelden oder neue Präferenzen setzen – ohne Konto, ohne App, über den verschlüsselten Link aus der Buchungsbestätigung.
Für welche Fachrichtungen lohnt sich die digitale Warteliste besonders?
Besonders für Praxen mit hoher Auslastung und langen Wartezeiten: Zahnarztpraxen (Prophylaxe, Implantatberatung), Frauenheilkunde (Vorsorge), Orthopädie (Schmerz-, Stoßwellen-Slots), Implantologie (OP-Termine) und Hausarztpraxen (Akutsprechstunde). Wer kurzfristig frei werdende Slots schnell besetzen will, gewinnt spürbar an Auslastung.
Wie sicher und DSGVO-konform ist die digitale Warteliste?
Vollständig DSGVO-konform. Die Wartelisten-Funktion ist Teil der Dr. Flex Plattform, die in Deutschland gehostet und BSI C5-testiert ist. Es werden ausschließlich die nötigen Patientendaten (Name, Kontakt, Wunschterminart) verarbeitet, die Anmeldung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar.
Brauchen wir zusätzliche Software oder einen separaten Kalender?
Nein. Die digitale Warteliste arbeitet nahtlos mit Ihrem bestehenden Praxisverwaltungssystem über den PVS-Connector. Frei werdende Slots und nachbesetzte Termine erscheinen in Echtzeit im PVS-Kalender. Kein paralleler Kalender, keine doppelte Pflege.
Was kostet die digitale Warteliste?
Für Patienten ist die Nutzung kostenlos. Für die Praxis: Im Flat-Paket inklusive, im Starter-Paket 3,99 € je erfolgreich nachbesetztem Termin – das rechnet sich oft schon ab dem ersten nachbesetzten Termin pro Tag. Für ein konkretes Angebot zu Mehrbehandler-Praxen: Jetzt kostenlose Beratung anfordern.
Verwandte Produkte:
- KI-Telefonassistent Dr. Flex VoiceAI – Kombinieren Sie die digitale Warteliste mit dem KI-Telefonassistenten: Lücken werden automatisch per Anruf besetzt.
- Online-Terminvergabe – die digitale Warteliste ist ein integrierter Baustein der Dr. Flex Online-Terminvergabe.
Tiefer-Erklärungen rund um die digitale Warteliste und die verbundenen Funktionen:
- Digitale Nachrückerliste – Definition, Algorithmus, Kosten
- Online-Terminvergabe – die Anmeldung erfolgt aus dem Buchungsprozess
- Booking-Widget – wo Patienten sich mit einem Klick anmelden
- KI-Telefonassistent – nimmt auch telefonisch Patienten in die Liste auf
- Termin-Infobereich – hier sehen Patienten ihre Wartelisten-Einträge
- Recall-Service – KI-gestützte proaktive Wiedervorlage (in Entwicklung, Stand auf der Roadmap)
- Automatisierte Nachrichten – informiert Patienten über freie Slots aus der Warteliste
- Patientenkommunikation – Schirmbegriff für alle Kanäle
- PVS-Connector – sorgt dafür, dass nachbesetzte Termine direkt im PVS landen
- No-Show-Quote – KPI, die durch die Warteliste plus Anti-No-Show-Cluster nachweislich um rund 32 % sinkt
- Praxisautomatisierung – Überbegriff für die digitale Praxis
Ausführlicher Guide:
- KI-Telefonassistent für die Arztpraxis – Guide – Funktionen, Kosten, PVS-Integration
Praktische Ratgeber:
- No-Shows reduzieren – Anti-No-Show-Cluster mit der digitalen Warteliste als wirtschaftlichem Sicherheitsnetz
- Praxistelefon entlasten – sechs Hebel gegen die Anrufflut
Patientenkommunikation automatisiert
Automatisierte Nachrichten liefern angereicherte Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und den Termin-Infobereich mit smart gewählten Versandzeitpunkten – senken No-Shows nachweislich um rund 32 %. Im Kerntarif enthalten.
No-Shows reduzieren – der Anti-No-Show-Cluster
Automatisierte Nachrichten, Termin-Infobereich, Steuerung kurzfristiger Verschiebungen und die Digitale Nachrückerliste senken die No-Show-Quote nachweislich um rund 32 %.
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