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Was ist ein Recall-Service?
Ein Recall-Service ist ein automatisiertes System, das Patienten an wiederkehrende Termine in Arzt- und Zahnarztpraxen erinnert – etwa an die jährliche Kontrolluntersuchung, an die professionelle Zahnreinigung (PZR), an Vorsorgeuntersuchungen oder an Recall-Termine nach einer Behandlung. Synonyme: Recall-System, Patienten-Recall, automatische Wiedervorlage, Vorsorge-Recall.
In Dr. Flex wird der Recall-Service über Smart-Messaging und den KI-Telefonassistenten VoiceAI umgesetzt: Die Praxis definiert pro Terminart einen Recall-Rhythmus (z. B. 6 Monate, 12 Monate), und das System verschickt zum richtigen Zeitpunkt eine Erinnerung. Patienten können den nächsten Termin direkt online buchen oder telefonisch über VoiceAI vereinbaren.
Der Recall-Service erhöht die Stammpatienten-Bindung, füllt den Praxiskalender lückenlos und entlastet das Praxisteam von manueller Nachverfolgung.
Wie funktioniert der Recall-Service?
Der Recall-Service funktioniert in drei Schritten:
- Regel-Definition im Praxis-Konfigurator – die Praxis legt fest, welche Terminarten einen Recall auslösen (PZR alle 6 Monate, Kontrolle jährlich, Impfung gemäß Schema) und welche Patientengruppen erfasst sind.
- Automatische Erinnerung – zum richtigen Zeitpunkt verschickt Smart-Messaging eine Erinnerung per E-Mail und/oder SMS – inklusive Eskalationslogik, falls die E-Mail nicht gelesen wird. Optional kann VoiceAI den Patienten anrufen und proaktiv einen Folgetermin anbieten.
- Direkte Buchung – die Erinnerung enthält einen Buchungslink. Der Patient wählt einen passenden Slot und der Termin landet sofort im PVS. Die Praxis hat null manuelle Arbeit.
Die Recall-Logik läuft im Hintergrund und kann pro Patientengruppe, Behandler oder Sprechstunde individualisiert werden.
Welche Vorteile bietet der Recall-Service?
Der Recall-Service ist eine der wirksamsten Maßnahmen für Auslastung und Patientenbindung:
- Lückenlose Auslastung – Folgetermine entstehen automatisch, nicht zufällig
- Stärkere Stammpatienten-Bindung – Patienten werden aktiv betreut, vergessen Termine nicht
- Weniger manuelle Nachverfolgung – das Praxisteam muss keine Liste mehr pflegen
- Multi-Kanal – E-Mail, SMS, optional VoiceAI-Anruf
- Individuell pro Terminart konfigurierbar (z. B. PZR alle 6 Monate, Implantat-Recall jährlich)
- Direkte Buchung über Smart-Messaging-Link in das Booking-Widget
- VoiceAI-Recall – die KI kann zusätzlich aktiv anrufen und einen Termin vereinbaren
- Statistik & Auswertung – Recall-Rates und Buchungskonversion direkt im Dr. Flex Backend
- DSGVO-konform – in Deutschland gehostet, verschlüsselte Kommunikation
Verwandte Begriffe
Verwandte Begriffe und Themen rund um den Recall-Service:
- Smart-Messaging – die Multi-Channel-Kommunikation, die den Recall ausspielt
- KI-Telefonassistent – ermöglicht proaktive Recall-Anrufe
- SMS-Reminder-Service – reine SMS-Erinnerung als Basisvariante
- Online-Terminvergabe – die Buchungs-Plattform für Recall-Termine
- Booking-Widget – hier landen Patienten via Recall-Link
- Praxis-Konfigurator – Definition der Recall-Regeln
- Termin-Infobereich – Patienten verwalten Recall-Termine eigenständig
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die häufigsten Fragen rund um den Recall-Service.
Für welche Terminarten lohnt sich ein Recall-Service?
Besonders für wiederkehrende Routine-Termine wie professionelle Zahnreinigung (PZR alle 6 Monate), jährliche Kontrolle, Implantat-Recall, Vorsorgeuntersuchungen, KFO-Verlaufskontrolle oder Impftermine. Aber auch für Nachsorge nach Behandlungen (z. B. nach OP, Implantation) ist Recall sehr wirksam.
Wie individuell kann ich die Recall-Intervalle einstellen?
Vollständig individuell. Pro Terminart, pro Behandler und ggf. pro Patientengruppe können Sie Recall-Intervalle definieren (z. B. PZR-Recall nach 6 Monaten, Implantat-Recall nach 12 Monaten, Kontrolltermin nach 6 oder 12 Monaten). Die Konfiguration erfolgt im Praxis-Konfigurator.
Können Patienten den Recall-Termin direkt aus der Erinnerung heraus buchen?
Ja. Jede Recall-Erinnerung enthält einen direkten Buchungslink – mit einem Klick öffnet sich das Booking-Widget mit den passenden Slots. Termin gebucht, fertig. Auch eine Selbstverwaltung über den Termin-Infobereich ist möglich.
Kann der KI-Telefonassistent VoiceAI Patienten für Recall-Termine anrufen?
Ja. Über Outbound-VoiceAI kann die KI auf Wunsch der Praxis aktiv Patienten anrufen und einen Folgetermin anbieten. Patienten können den Termin direkt am Telefon vereinbaren – ideal für Patienten, die E-Mail/SMS seltener nutzen. Die Anrufe folgen klar definierten Praxisregeln (Uhrzeiten, Tonalität, Maximalanzahl).
Was kostet der Recall-Service?
Der Recall-Service ist Teil der Dr. Flex Plattform. Die Recall-Logik selbst ist im Tarif inklusive. Die Auslieferung erfolgt entweder über den im Kerntarif inkludierten SMS-Reminder-Service (zum Preis pro SMS) oder über Smart-Messaging (0,12 € je Benachrichtigung). VoiceAI-Outbound-Recall-Anrufe werden separat verrechnet. Für ein konkretes Angebot: Jetzt Beratung anfordern.
Recall-Service in Ihrer Praxis einsetzen?
Der Dr. Flex Recall-Service läuft über Smart-Messaging und optional VoiceAI. Gemeinsam mit unserem Support-Team konfigurieren wir die Recall-Regeln passend zu Ihrer Praxis – PZR alle 6 Monate, Implantat-Recall jährlich, individuelle Nachsorge-Intervalle. Ab 39 €/Monat als Teil der Dr. Flex Plattform, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar.
Jetzt kostenlose Beratung anfordern – wir richten den Recall-Service gemeinsam mit Ihnen ein.
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