Was ist eine Terminerinnerung?

Eine Terminerinnerung ist eine automatische Nachricht per SMS oder E-Mail, die Patienten rechtzeitig vor dem Termin an Datum, Uhrzeit und Vorbereitung erinnert und es erlaubt, den Termin ohne Anruf zu verschieben oder abzusagen. In Arzt- und Zahnarztpraxen ist die Praxis der Absender; die Termindaten kommen aus dem Kalender des Praxisverwaltungssystems (PVS). Synonyme: SMS-Terminerinnerung, E-Mail-Erinnerung, Reminder, automatische Erinnerung.

Bei Dr. Flex übernimmt das Smart Messaging die Terminerinnerung für jeden Termin im PVS – online gebucht, telefonisch über die VoiceAI angenommen oder vom Team eingetragen. Die No-Show-Quote sinkt mit Dr. Flex nachweislich um rund 32 %. Dr. Flex ist die KI-Rezeption für Arzt- und Zahnarztpraxen: KI-Telefonassistent am Telefon, Online-Rezeption auf der Website, direkt im PVS.

Die Terminerinnerung hängt am Termin im Praxisverwaltungssystem, nicht an der Buchungsstrecke. So läuft sie bei Dr. Flex ab:

1. Termin steht im PVS – online über die Online-Terminvergabe gebucht, am Telefon über die VoiceAI angenommen oder vom Team am Empfang eingetragen. Direkt danach geht die Terminbestätigung raus.
2. Erinnerung rechtzeitig vor dem Termin – per SMS und E-Mail, mit Datum, Uhrzeit, Behandler und den hinterlegten Vorbereitungshinweisen. Ein Einmal-Link führt in den gesicherten Patienten-Hub, in dem der Patient Unterlagen und Anamnese findet.
3. Verschieben oder Absagen ohne Anruf – direkt aus der Nachricht; die Änderung landet in Echtzeit im PVS, der frei gewordene Termin geht an die digitale Nachrückerliste.

Welche Inhalte mitgeschickt werden, legt die Praxis im Praxis-Konfigurator fest – pro Terminart, Behandler und Patientengruppe. Wer keine Erinnerungen wünscht, meldet sich per Opt-out-Link ab; das Praxisteam pflegt zusätzlich eine Sperrliste.

Begriffe, die im Praxisalltag oft durcheinandergehen:

• Terminbestätigung – geht sofort nach der Buchung raus und bestätigt, dass der Termin im Kalender steht. Sie erinnert nicht, sie belegt.
• Terminerinnerung – kommt rechtzeitig vor dem Termin und soll das Erscheinen sichern; sie setzt einen gebuchten Termin voraus.
• Recall – erinnert an einen Termin, der noch gar nicht gebucht ist: Prophylaxe nach sechs Monaten, Kontrolle nach einem Jahr. Bei Dr. Flex ist der Recall-Service in Entwicklung.
• Smart Messaging – bei Dr. Flex der Teil der WebAI, der Bestätigung, Terminerinnerung, Vorbereitung und Terminverwaltung als eine Kommunikationskette für jeden PVS-Termin ausspielt, per SMS und E-Mail. Die Terminerinnerung ist ein Glied dieser Kette. Siehe Smart Messaging und die Produktseite Terminerinnerung per SMS und E-Mail.
• Automatisierte Nachrichten – die Basisschicht im Kerntarif: Terminbestätigung und Standard-Erinnerung für online gebuchte Termine. Smart Messaging erweitert sie auf telefonisch und am Empfang gebuchte Termine. Siehe Automatisierte Nachrichten.

• Weniger Terminausfälle: Mit automatischen Bestätigungen und Erinnerungen sinkt die No-Show-Quote mit Dr. Flex nachweislich um rund 32 % – bei einer durchschnittlichen No-Show-Quote von rund 9 % in deutschen Praxen.
• Weniger Telefon: Verschieben und Absagen laufen aus der Nachricht heraus; das Team telefoniert nicht hinterher.
• Freie Termine werden nachbesetzt: Eine Absage aus der Erinnerung heraus gibt den Termin rechtzeitig frei – die digitale Nachrückerliste besetzt ihn mit wartenden Patienten.
• Vorbereitete Patienten: Nüchtern erscheinen, Unterlagen mitbringen, Bonusheft dabei – die Hinweise stehen in der Erinnerung und im Patienten-Hub.
• Für jeden Termin, nicht nur für Online-Buchungen: Mit Smart Messaging gilt die Erinnerung auch für telefonisch und am Empfang eingetragene Termine.
• Datenschutz: Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland. Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte vertrauen Dr. Flex.

Verwandte Begriffe und Themen rund um die Terminerinnerung in Arzt- und Zahnarztpraxen:

• Smart Messaging – die Kommunikationskette von Dr. Flex, in der die Terminerinnerung steckt; Produktseite: Terminerinnerung per SMS und E-Mail
• Automatisierte Nachrichten – Bestätigung und Standard-Erinnerung im Kerntarif
• SMS-Reminder-Service – die reine SMS-Erinnerung als Basisvariante
• Recall-Service – Erinnerung an noch nicht gebuchte Folgetermine; bei Dr. Flex in Entwicklung
• No-Show-Quote – die Kennzahl, die die Terminerinnerung senkt
• Patienten-Hub – gesicherter Bereich für Termindetails, Unterlagen und Anamnese
• Digitale Nachrückerliste – besetzt Termine, die über die Erinnerung abgesagt wurden
• Ratgeber: No-Shows reduzieren

Mit Smart Messaging von Dr. Flex erinnert Deine Praxis jeden Patienten automatisch per SMS und E-Mail – rechtzeitig vor dem Termin, für online, telefonisch und am Empfang vereinbarte Termine, mit Verschieben und Absagen ohne Anruf. Smart Messaging befindet sich aktuell in der Beta-Phase und wird sukzessive ausgerollt. Jetzt Demo vereinbaren – wir zeigen Dir die Kommunikationskette im Zusammenspiel mit Deinem PVS, kostenfrei und in 15 Minuten. Mehr zum Feature: Terminerinnerung per SMS und E-Mail – Smart Messaging.