Glossar · Patientenkommunikation

Smart-Messaging

Was ist Smart-Messaging?

Smart Messaging ergänzt VoiceAI oder WebAI und ist jederzeit abwählbar; es kommuniziert auch Termine, die die VoiceAI am Telefon annimmt. Arzt- und Zahnarztpraxen kommunizieren damit automatisiert und kontextsensitiv mit ihren Patienten – per SMS und E-Mail. Synonym werden auch die Begriffe Smart-Patient-Messaging oder automatisierte Patientenkommunikation Plus verwendet.

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Auf einen Blick

Themenfeld: Patientenkommunikation
Auch genannt: Smart-Patient-Messaging oder automatisierte Patientenkommunikation Plus
Produkt bei Dr. Flex: Smart Messaging
Im Eintrag: 2 Abschnitte · 5 Fragen und Antworten

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Was ist Smart-Messaging?

Im Unterschied zu den automatisierten Nachrichten (Terminbestätigung und Standard-Erinnerungen über bestehende Versandzeitpunkte) erweitert Smart Messaging die Kommunikation auf telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine (nach Einwilligung des Patienten) sowie auf Vorbereitungsinhalte, PDFs, Links und Videos im Patienten-Hub. Welche Terminarten erinnert werden, legt die Praxis im Praxis-Konfigurator fest; Bestätigung und Erinnerung gehen per SMS und E-Mail, jeweils mit dem Praxisnamen in der Nachricht und dem Link in den Patienten-Hub.

Absender der Nachrichten ist Dr. Flex, der Praxisname steht in der Nachricht; Smart Messaging ist jederzeit abwählbar.

Wie funktioniert Smart-Messaging?

Smart-Messaging arbeitet in drei Stufen:

Terminarten festlegen – die Praxis legt im Praxis-Konfigurator fest, welche Terminarten erinnert werden. Die Versandzeitpunkte sind automatisiert und anhand großer Datenmengen ermittelt: Bestätigung kurz nach dem Eintrag, Erinnerung per E-Mail 48 Stunden und per SMS 6 Stunden vor dem Termin – so entsteht kein Spam-Effekt. Die Termin-Kommunikation gilt auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine – also auch für Termine, die das Praxisteam direkt im PVS anlegt, nach Einwilligung des Patienten.
Versand per SMS und E-Mail – Bestätigung und Erinnerung gehen per SMS und E-Mail; Absender ist Dr. Flex, der Praxisname steht in der Nachricht; Patienten erhalten den Hinweis „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar" und gelangen über einen Einmal-Link in den Patienten-Hub.
Reaktion und Selbstverwaltung – Patienten können über den gesicherten Patienten-Hub ihre Termine direkt verwalten (verschieben, absagen), Anamnesen ausfüllen oder Vorbereitungshinweise lesen.

Die Praxis entscheidet je Terminart, ob erinnert wird. Vorbereitungshinweise, PDFs, Bilder, Videos und Links findet der Patient hinter dem Link im Patienten-Hub.

Welche Vorteile bietet Smart-Messaging?

Smart Messaging entlastet das Praxisteam und macht die Patientenkommunikation klarer:

Erweiterung auf telefonisch gebuchte Termine – auch Termine am Empfang oder am Telefon bekommen die strukturierten Inhalte
Bessere Patientenvorbereitung – PDF, Video oder Link direkt im Patienten-Hub
Erinnerung je Terminart – die Praxis entscheidet, welche Terminarten erinnert werden
Versand von Anamnese-Links – etwa von Drittanbietern wie Nelly Solutions
Selbstverwaltung – Patienten verschieben/absagen ohne Telefonat über den Patienten-Hub
DSGVO-konform – verschlüsselte Übermittlung, kein externer Tracker
Ergänzt VoiceAI oder WebAI – jederzeit abwählbar; Kanäle: SMS und E-Mail
Baut auf den automatisierten Nachrichten auf – Terminnachrichten zu allen über Dr. Flex gebuchten Terminen; Smart Messaging erweitert dieses Fundament

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Smart-Messaging.

Was ist der Unterschied zwischen Smart-Messaging und automatisierten Nachrichten?

Automatisierte Nachrichten nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte (Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, SMS am Tag des Termins) und führen den Patienten in den Patienten-Hub, in dem alle relevanten Inhalte gebündelt liegen. Smart Messaging ergänzt VoiceAI oder WebAI und fügt hinzu: Bestätigung und Erinnerung (E-Mail 48 Stunden, SMS 6 Stunden vor dem Termin) auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine – nach Einwilligung des Patienten –, die Wahl je Terminart, ob erinnert wird, Vorbereitungsinhalte, PDFs, Videos und Links im Patienten-Hub sowie Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen. Jederzeit abwählbar. Kanäle: SMS und E-Mail.

Was bedeutet „Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen“ bei Smart-Messaging?

Smart-Messaging erlaubt der Praxis zu definieren, was „kurzfristig“ heißt (z. B. weniger als 24 oder 48 Stunden vor dem Termin) und welche Konsequenz für eine kurzfristige Verschiebung gilt. Vom freundlichen Hinweis im Patienten-Hub über eine Warnung bis zur kompletten Sperrung der Verschiebefunktion – inklusive optionaler Konsequenz-Nachricht an den Patienten. So bleibt das Messaging freundlich, aber die Quote kurzfristiger Änderungen sinkt spürbar.

Können wir Inhalte pro Terminart unterschiedlich gestalten?

Ja. Je Terminart legst Du fest, ob erinnert wird; die Vorbereitungsinhalte findet der Patient hinter dem Link im Patienten-Hub – eine Implantatberatung kann dort andere Hinweise, Anamnese-Links oder Aufklärungsvideos haben als ein Routinetermin. Die Konfiguration erfolgt im Praxis-Konfigurator.

Was kostet Smart-Messaging?

Smart Messaging ergänzt VoiceAI oder WebAI und ist jederzeit abwählbar – kein eigenständiges Produkt. Bestätigung und Erinnerung gehen per SMS und E-Mail; Absender ist Dr. Flex, der Praxisname steht in der Nachricht. Welche Terminarten erinnert werden, legt die Praxis im Praxis-Konfigurator fest. Aktuelle Preise stehen auf der Preisseite. Für ein Gespräch passend zur Praxis: Beratung anfordern.

Können wir digitale Anamnesebögen über Smart-Messaging versenden?

Ja. Links zu digitalen Anamnesebögen (z. B. von Drittanbietern wie Nelly Solutions) sowie PDF-Formulare stellst Du im Patienten-Hub bereit – Bestätigung und Erinnerung führen den Patienten per Link dorthin, ideal zur Vorbereitung auf den Termin. Eine direkte Übermittlung von Röntgenbildern ist nicht vorgesehen.

Smart Messaging in Deiner Praxis sehen?

In einer kurzen Demo zeigen wir Dir, wie Terminnachrichten per SMS und E-Mail bei Deinen Patienten ankommen – auch für Termine, die Dein Team im PVS anlegt – zugeschnitten auf Deine Praxis.

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