Was ist Smart-Messaging?

Smart-Messaging ist ein erweitertes, mehrkanaliges Patientenkommunikations-Modul der Dr. Flex Plattform, mit dem Arzt- und Zahnarztpraxen automatisiert und kontextsensitiv mit ihren Patienten kommunizieren können – über E-Mail, SMS und den gesicherten Termin-Infobereich. Synonym werden auch die Begriffe Smart-Patient-Messaging, Multi-Channel-Messaging oder automatisierte Patientenkommunikation Plus verwendet.

Im Unterschied zu den automatisierten Nachrichten (Terminbestätigung und Standard-Erinnerungen über bestehende Versandzeitpunkte, im Kerntarif inklusive) bietet Smart-Messaging zusätzliche Funktionen: Aktivierung der Termin-Kommunikation auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine, personalisierte Nachrichten je Terminart sowie Versand von PDFs, Links und Videos. Ein KI-gestützter Recall-Service auf dieser Basis ist in Entwicklung (Stand auf der Roadmap). Praxen konfigurieren die Trigger und Inhalte selbst im Praxis-Konfigurator.

Smart-Messaging kostet 39 €/Monat plus 0,12 € je erfolgreich versendeter Terminnachricht (SMS oder WhatsApp) – Patienten-Chats und Antworten darin sind kostenfrei. Monatlich kündbar, ohne Vertragslaufzeit.

Smart-Messaging arbeitet in drei Stufen:

1. Trigger-Definition – die Praxis legt im Praxis-Konfigurator fest, wann Nachrichten verschickt werden. Wichtig: Smart-Messaging nutzt die bestehenden Versandzeitpunkte der Plattform (Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, SMS am Tag des Termins) und vermeidet so einen Spam-Effekt. Zusätzlich erlaubt das Add-on, Termin-Kommunikation auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine zu aktivieren – also auch für Termine, die das Praxisteam direkt im PVS anlegt.
2. Mehrkanaliger Versand – SMS-Bestätigungen, SMS-Erinnerungen und E-Mail-Erinnerungen werden mit dem Praxisnamen als Absender versendet. Patienten erhalten den Hinweis „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar" und gelangen über einen Einmal-Link in den Termin-Infobereich.
3. Reaktion und Selbstverwaltung – Patienten können über den gesicherten Termin-Infobereich ihre Termine direkt verwalten (verschieben, absagen), Anamnesen ausfüllen oder Vorbereitungshinweise lesen.

Nachrichten lassen sich pro Terminart, Behandler, Versicherungsstatus und Patientenstatus (Bestand/Neu) unterschiedlich gestalten – eine Implantatberatung erhält andere Vorbereitungsinhalte als eine Routinekontrolle. Auch PDFs, Bilder, Videos und Links können direkt eingebunden werden, etwa für digitale Anamnesebögen oder Erklärvideos.

Smart-Messaging hebt die Patientenkommunikation auf ein neues Niveau und entlastet das Praxisteam spürbar:

• Erweiterung auf telefonisch gebuchte Termine – auch Termine, die am Empfang oder am Telefon vergeben werden, bekommen die strukturierten Termin-Inhalte
• Bessere Patientenvorbereitung – PDF, Video oder Link direkt im Termin-Infobereich
• Personalisierte Kommunikation je Terminart, Behandler, Versicherungs- und Patientenstatus
• Versand von Anamnese-Links – etwa von Drittanbietern wie Nelly Solutions
• Selbstverwaltung – Patienten verschieben/absagen ohne Telefonat über den Termin-Infobereich
• Vollständig DSGVO-konform – verschlüsselte Übermittlung, kein externer Tracker
• Transparenter Preis – 39 €/Monat + 0,12 € je erfolgreich versendeter Terminnachricht (SMS oder WhatsApp), Patienten-Chats und Antworten darin kostenfrei
• Im Kerntarif inklusive: automatisierte Nachrichten zu allen über Dr. Flex gebuchten Terminen – Smart-Messaging erweitert dieses Fundament
• Ausblick: ein KI-gestützter Recall-Service (automatische Wiedervorlage, z. B. 6 Monate nach dem Termin) ist in Entwicklung – Stand auf der Roadmap

Verwandte Begriffe und Themen rund um Smart-Messaging:

• Automatisierte Nachrichten – das Basismodul, im Kerntarif inklusive
• Termin-Infobereich – der gesicherte Bereich, in dem Patienten Nachrichten und Termine verwalten
• SMS-Reminder-Service – SMS-Terminerinnerungen ohne Smart-Messaging-Add-on
• Recall-Service – KI-gestützte Wiedervorlage von Patienten (in Entwicklung)
• Online-Terminvergabe – die Plattform, in der Smart-Messaging integriert ist
• Praxis-Konfigurator – dort werden Smart-Messaging-Trigger und Inhalte konfiguriert
• Booking-Manager – ermöglicht individuelle Nachrichten zu spezifischen Buchungen

Smart-Messaging aktivieren Sie als Erweiterung zur Dr. Flex Online-Terminvergabe. Gemeinsam mit unserem Support-Team konfigurieren wir Trigger, Templates und Workflows passend zu Ihrer Praxis. 39 €/Monat + 0,12 € je erfolgreich versendeter Terminnachricht – Patienten-Chats und Antworten kostenfrei, monatlich kündbar. Der Kerntarif mit den automatisierten Standard-Nachrichten ist davon unberührt und bleibt inklusive.

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