Was ist Smart-Messaging?

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Smart-Messaging ist ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI – kein eigenständiges Produkt. Sobald eines der beiden KI-Produkte aktiv ist, ist Smart Messaging Teil davon und lässt sich bei Bedarf deaktivieren. Arzt- und Zahnarztpraxen kommunizieren damit automatisiert und kontextsensitiv mit ihren Patienten – per SMS, WhatsApp und Push-Benachrichtigung. Synonym werden auch die Begriffe Smart-Patient-Messaging oder automatisierte Patientenkommunikation Plus verwendet.

Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt.

Im Unterschied zu den automatisierten Nachrichten (Terminbestätigung und Standard-Erinnerungen über bestehende Versandzeitpunkte, im Kerntarif inklusive) erweitert Smart Messaging die Kommunikation auf telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine, personalisierte Nachrichten je Terminart sowie Versand von PDFs, Links und Videos. Praxen konfigurieren die Trigger und Inhalte selbst im Praxis-Konfigurator.

Smart Messaging kostet 12 Cent pro Nachricht. Keine Grundgebühr. Monatlich kündbar, ohne Vertragslaufzeit.

Wie funktioniert Smart-Messaging?

Smart-Messaging arbeitet in drei Stufen:

Trigger-Definition – die Praxis legt im Praxis-Konfigurator fest, wann Nachrichten verschickt werden. Smart Messaging nutzt die bestehenden Versandzeitpunkte der Plattform (Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, Nachricht am Tag des Termins) und vermeidet so einen Spam-Effekt. Zusätzlich lässt sich die Termin-Kommunikation auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine aktivieren – also auch für Termine, die das Praxisteam direkt im PVS anlegt.
Versand über die gewählten Kanäle – Bestätigungen und Erinnerungen gehen per SMS, WhatsApp oder Push-Benachrichtigung, mit dem Praxisnamen als Absender. Patienten erhalten den Hinweis „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar" und gelangen über einen Einmal-Link in den Patienten-Hub.
Reaktion und Selbstverwaltung – Patienten können über den gesicherten Patienten-Hub ihre Termine direkt verwalten (verschieben, absagen), Anamnesen ausfüllen oder Vorbereitungshinweise lesen.

Nachrichten lassen sich pro Terminart, Behandler, Versicherungsstatus und Patientenstatus (Bestand/Neu) unterschiedlich gestalten. Auch PDFs, Bilder, Videos und Links können direkt eingebunden werden.

Welche Vorteile bietet Smart-Messaging?

Smart Messaging entlastet das Praxisteam und macht die Patientenkommunikation klarer:

Erweiterung auf telefonisch gebuchte Termine – auch Termine am Empfang oder am Telefon bekommen die strukturierten Inhalte
Bessere Patientenvorbereitung – PDF, Video oder Link direkt im Patienten-Hub
Personalisierte Kommunikation je Terminart, Behandler, Versicherungs- und Patientenstatus
Versand von Anamnese-Links – etwa von Drittanbietern wie Nelly Solutions
Selbstverwaltung – Patienten verschieben/absagen ohne Telefonat über den Patienten-Hub
Vollständig DSGVO-konform – verschlüsselte Übermittlung, kein externer Tracker
12 Cent pro Nachricht – ohne Grundgebühr; Feature von WebAI und/oder VoiceAI, abwählbar
Im Kerntarif inklusive: automatisierte Nachrichten zu allen über Dr. Flex gebuchten Terminen – Smart Messaging erweitert dieses Fundament
Status: aktuell Beta; das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt

Smart-Messaging in Ihrer Praxis einsetzen?

Smart Messaging ist ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI – sobald eines der beiden aktiv ist, ist es Teil davon und lässt sich bei Bedarf deaktivieren. Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt. Gemeinsam mit unserem Support-Team konfigurieren wir Trigger, Templates und Workflows passend zu Ihrer Praxis. 12 Cent pro Nachricht. Der Kerntarif mit den automatisierten Standard-Nachrichten ist davon unberührt und bleibt inklusive.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Smart-Messaging.

Was ist der Unterschied zwischen Smart-Messaging und automatisierten Nachrichten?

Automatisierte Nachrichten sind im Dr. Flex Kerntarif inklusive – sie nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte (Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, SMS am Tag des Termins) und führen den Patienten in den Patienten-Hub, in dem alle relevanten Inhalte gebündelt liegen. Smart Messaging ist ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI und fügt hinzu: Aktivierung auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine, personalisierte Inhalte pro Terminart, Versand von PDFs/Videos/Links sowie Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen. 12 Cent pro Nachricht, abwählbar. Aktuell Beta; Rollout sukzessive ab Oktober. Kanäle: SMS, WhatsApp, Push.

Was bedeutet „Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen“ bei Smart-Messaging?

Smart-Messaging erlaubt der Praxis zu definieren, was „kurzfristig“ heißt (z. B. weniger als 24 oder 48 Stunden vor dem Termin) und welche Konsequenz für eine kurzfristige Verschiebung gilt. Vom freundlichen Hinweis im Patienten-Hub über eine Warnung bis zur kompletten Sperrung der Verschiebefunktion – inklusive optionaler Konsequenz-Nachricht an den Patienten. So bleibt das Messaging freundlich, aber die Quote kurzfristiger Änderungen sinkt spürbar.

Können wir Inhalte pro Terminart unterschiedlich gestalten?

Ja. Smart-Messaging erlaubt individuelle Nachrichten pro Terminart. Eine Implantatberatung kann andere Vorbereitungsinhalte, Anamnese-Links oder Aufklärungsvideos enthalten als ein Routinetermin. Die Konfiguration erfolgt im Praxis-Konfigurator.

Was kostet Smart-Messaging?

Smart Messaging ist ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI – kein eigenständiges Add-on. Sobald eines der beiden KI-Produkte aktiv ist, ist es Teil davon und lässt sich bei Bedarf deaktivieren. 12 Cent pro Nachricht, ohne Grundgebühr. Kanäle: SMS, WhatsApp, Push. Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt. Für ein Gespräch passend zur Praxis: kostenlose Beratung.

Können wir digitale Anamnesebögen über Smart-Messaging versenden?

Ja. Über Smart-Messaging können Sie Links zu digitalen Anamnesebögen (z. B. von Drittanbietern wie Nelly Solutions) sowie PDF-Formulare versenden – ideal zur Vorbereitung auf den Termin. Eine direkte Übermittlung von Röntgenbildern ist derzeit nicht vorgesehen.

Automatisierte Nachrichten

Patientenkommunikation automatisiert

Automatisierte Nachrichten liefern angereicherte Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und den Patienten-Hub mit smart gewählten Versandzeitpunkten – senken No-Shows nachweislich um rund 32 %. Im Kerntarif enthalten.

Illustration Smartphone mit Smart-Messaging-Inbox und fliegenden Nachrichten – Dr. Flex

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