Automatisierte Nachrichten

Automatisierte Nachrichten sind die Basis-Schicht der Patientenkommunikation bei Dr. Flex – eine Inhalts-Schicht ohne separaten Versandkanal. Synonyme: automatische Patientennachrichten, automatische Termin-Kommunikation, Standard-Patientenkommunikation.

Der entscheidende Unterschied zu klassischen Erinnerungssystemen: Automatisierte Nachrichten versenden keine zusätzlichen Nachrichten, sondern nutzen die bestehenden, etablierten Versandzeitpunkte der Dr. Flex Plattform – Buchungsbestätigung sofort, Terminerinnerung rechtzeitig vor dem Termin und eine SMS am Tag des Termins. So wird der Patient nicht mit Nachrichten überflutet (kein Spam-Effekt), aber jede ausgehende Nachricht enthält alle für den Termin relevanten Hinweise – gebündelt im Patienten-Hub.

In der E-Mail/SMS steht ein kurzer Hinweis: „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar." Über einen Einmal-Link gelangt der Patient in den geschützten Patienten-Hub, wo er fünf Inhaltskategorien gebündelt vorfindet: Vorbereitungen, Allgemeine Hinweise, Bitte mitbringen, Kosten und Anamnese (mit Direktlink zur digitalen Anamnese).

Automatisierte Nachrichten arbeiten regelbasiert und an die bestehenden Versandzeitpunkte angedockt:

1. Inhalte einmal pflegen – im Praxis-Konfigurator legt das Praxisteam pro Terminart (Kontrolle, PZR, Implantatberatung, Erstvorstellung), pro Behandler, pro Versicherungsstatus (GKV/Privat) und pro Patientenstatus (Bestands- oder Neupatient) Inhalte in fünf Kategorien an: Vorbereitungen, Allgemeine Hinweise, Bitte mitbringen, Kosten, Anamnese.
2. An bestehenden Versandzeitpunkten andocken – die Nachrichten gehen mit der Buchungsbestätigung, der Terminerinnerung vor dem Termin und der SMS am Tag des Termins raus. Es werden keine zusätzlichen Versandzeitpunkte erzeugt – die etablierten Zeitpunkte sind so gewählt, dass die Nachrichten zuverlässig wahrgenommen werden.
3. Patient interagiert im Patienten-Hub – über einen Einmal-Link gelangt der Patient in den verschlüsselten Patienten-Hub. Dort liest er die hinterlegten Inhalte, füllt die digitale Anamnese aus, sieht was er mitbringen muss und kann den Termin verschieben oder absagen.

Beispiel Implantatberatung Privatpatient (Neupatient): Vorbereitung „Planen Sie 60 Minuten ein", Hinweis zu möglicher 3D-Diagnostik, Bitte-mitbringen-Liste mit Medikamentenplan und Röntgenbildern, Kosten-Klärung „Erstberatung kostenfrei, Zusatzdiagnostik separat", Direktlink zur digitalen Anamnese.

Beispiel PZR Bestandspatient (GKV): Vorbereitung „Bitte 2 Stunden vor dem Termin keine feste Nahrung", Hinweis „PZR dauert ca. 45 Minuten", Kosten-Hinweis „Abrechnung über GKV". Anamnese-Aufforderung entfällt, weil Bestandspatient.

Alle Inhalte werden ausschließlich im geschützten Patienten-Hub bereitgestellt – die E-Mail/SMS selbst enthält nur den Verweis, kein sensibler Inhalt geht offen über das Netz. DSGVO-konform.

Automatisierte Nachrichten sind eine der wirkungsvollsten Funktionen zur Entlastung des Praxisteams – und ihr Mehrwert wächst mit der Patient-Interaktion:

• Kein Spam-Effekt – nur die bestehenden Versandzeitpunkte werden genutzt, jeder Patient erhält nur das, was für seinen Termin relevant ist
• Vier Konfigurations-Dimensionen – Inhalte pro Terminart, Behandler, Versicherungsstatus und Patientenstatus (Bestands- oder Neupatient) individuell anpassbar
• Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen – die Praxis kann über individuelle Nachrichten und konfigurierbare Eskalationsstufen verhindern, dass Patienten ohne triftigen Grund kurzfristig verschieben
• Höhere Termintreue – klare Kommunikation und aktive Patient-Interaktion mit dem Termin stärken die Verbindlichkeit
• Weniger Rückfragen – Patienten haben alle Termin-Details schwarz auf weiß im Patienten-Hub
• Bessere Vorbereitung – PDFs, Anamnese-Link, Vorbereitungshinweise senken Behandlungsverzögerungen
• Datensicher – sensible Inhalte ausschließlich im verschlüsselten Patienten-Hub
• Statistik & Verlauf – jede versendete Nachricht und jede Terminverschiebung/Absage ist im Dr. Flex Backend nachvollziehbar (Hinweis: Dr. Flex erfasst Terminverschiebungen und Absagen, jedoch kein dezidiertes Tracking dazu, ob ein Patient tatsächlich zum Termin erschienen ist)
• Erweiterbar mit Smart Messaging – ergänzt VoiceAI oder WebAI, für Termine, die das Praxisteam direkt im PVS anlegt (Telefonbuchung, Empfang); jederzeit abwählbar. Kanäle: SMS und E-Mail.