Glossar

Der PVS-Connector ist der Kern-Service von Dr. Flex. Er wird auf dem Server der Arztpraxis installiert und bildet die Schnittstelle zur Praxis-Verwaltungs-Software (PVS) der Praxis. Der PVS-Connector sorgt für die Kommunikation zwischen PVS und Booking-Widget und regelt den Echtzeit-Austausch von freien Terminen im PVS und Termin-Buchungen über das Booking-Widget. Dr. Flex bietet als einziger Anbieter von Online-Terminvergaben Schnittstellen zu über 27 verschiedenen, marktführenden PVS an. Für Arztpraxen ist Dr. Flex dadurch ein smartes Add-On, welches einfach einzurichten ist und den bestehenden Praxis-Kalender im PVS zu einem Online-Terminplaner aufwertet.

Im Praxis-Konfigurator kann die Arztpraxis alle wichtigen Einstellungen, wie z.B. zum “Standort-Profil”, “Ärzte/Behandler”, “Patientenfragen”, “Tarife und Belege” oder “Terminarten” sowie die Konfiguration der jeweiligen Schnittstelle zum PVS für Ihre Arztpraxis vornehmen. Der Dr. Flex Kalender wir nur bei Schnittstellen angezeigt, die ausschließlich eine lesende Funktion besitzen und dient der Feineinstellung von Terminslots und Terminarten pro Arzt/Behandler bzw. Ärztin/Behandlerin für die Online-Terminvergabe. Diese Einstellungen bilden die Grundlage für die angezeigten Daten im Booking-Widget und der Praxis-Profilseite im Dr. Flex Portal. Darüber hinaus kann die Praxis alle online-gebuchten Termine einsehen, löschen, absagen oder verschieben. Weiterhin werden über eine Statistik im Verlaufsdiagramm Buchungszahlen der vergangenen Monate angezeigt. Das erste Setup des Praxis-Konfigurators findet gemeinsam mit einem unserer Support-Mitarbeiter:innen im Rahmen des Installations-Termins statt.

Mit dem Booking-Widget können Patient:innen ohne Registrierung Termine bei der Arztpraxis online buchen. Das Booking-Widget präsentiert den Patient:innen buchbare Terminslots je Standort, Terminart und Behandler:innen. Die Daten stammen vom Praxis-Konfigurator und dem PVS-Connector. Der Buchungsprozess ist in Großteilen konfigurierbar. Die Einstellungen dazu können im Praxis-Konfigurator vorgenommen werden.

Die Fragen im Buchungsprozess an die Patient:innen erscheinen Step-by-Step; das erhöht die Bereitschaft die Terminbuchung durchzuführen. Die Authentifizierung der Patient:innen erfolgt zum Ende der Buchung über ein SMS-Code(TAN)-Verfahren. Nach erfolgreicher Buchung wird dem/der Patient:in eine Erfolgsmeldung und Zusammenfassung der wichtigsten Termininfos angezeigt. Der Termin kann hier auch als iCal direkt in den digitalen Kalender des/der Patient:in übertragen werden.

Der Booking-Manager läuft zusammen mit dem Praxis-Konfigurator auf einem PC in der Arztpraxis (meistens an der Anmeldung) und zeigt alle eingehenden Buchungen an, die Patient:innen über das Booking-Widget in der Praxis tätigen. Die Arztpraxis behält so die Übersicht und auch die letzte Kontrolle. Bevor die Buchung mit den jeweiligen Buchungsdaten in das PVS händisch oder automatisch* übertragen wird, muss die Arztpraxis die Buchung annehmen oder ablehnen. Der/die Patient:in wird automatisch per SMS über die Entscheidung informiert. Die SMS-Texte können von der Arztpraxis individuell festgelegt und als Vorlage abgespeichert werden. Die automatische Terminübertragung ist nur bei Reimport-Schnittstellen, z.Z. charly, Dampsoft, ivoris, PraxisTimer und Quincy, möglich.

Das Dr. Flex Portal zeigt aktuell Arztpraxen, die Dr. Flex-Kunde sind, in einem Map- oder Grid-View an. Die Resultate können alphabetisch oder nach Entfernung sortiert werden. Patient:innen können in das präferierte Zielgebiet über die Karte oder die freie Suche navigieren und sich dort über die Dr. Flex Praxis-Profilseite informieren und/oder einen Termin online buchen.

Jede Arztpraxis hat eine Praxis-Profilseite auf dem Dr. Flex Portal, auf dem das Booking-Widget eingebunden ist sowie weitere Informationen, wie z.B. Standort, Praxis-Team, angebotenes Leistungsspektrum oder Bilder der Praxis abgebildet werden können. Die Praxis-Profilseite ist SE-Optimiert und erhöht die Auffindbarkeit der Praxis für Patient:innen im Internet. Deshalb muss bei der Einrichtung der jeweiligen Praxis-Profilseite SE-optimierter Content eingepflegt werden.

Mit dem SMS-Reminder-Service kann die Arztpraxis vollautomatisiert SMS-Erinnerungen an alle ihre Patient:innen senden. D.h. Patient:innen, die in den Praxis-Kalender mit Termin eingetragen werden, erhalten automatisch (ohne das die Praxis etwas tun muss) 24 h vor Terminbeginn eine Erinnerungs-SMS von der jeweiligen Praxis. Der Service ist z.Z. nur für charly-Praxen in der ersten Ausbaustufe verfügbar. Perspektivisch soll der Reminder-Service auf alle Partner-Schnittstellen (z.Z. ivoris, Dampsoft, Quincy) ausgerollt werden. Der Reminder-Service lässt sich durch unseren Support aus dem Dr. Flex Support Backend aktivieren. Dabei wird die Praxis-Telefonnummer oder 11 Zeichen als Absender hinterlegt. Damit Dr. Flex die Berechtigung zum versenden von SMS an Patient:innen erhält, gibt es in charly eine Checkbox, die durch die jeweilige Praxis gepflegt wird. Hat die Praxis die Einwilligung der Patient:innen über die Weiterleitung der Daten an Dr. Flex erhalten, setzt das Praxis-Team diese Checkbox auf “Ja”.

Das Gütesiegel für exzellente Patientenkommunikation wurde entwickelt, um die Kund:innen von Dr. Flex auf ihrer Digitalisierungsreise zu unterstützen. Das Gütesiegel wird vergeben, wenn eine Arztpraxis das Booking-Widget optimal auf ihrer Website integriert und ein patientenfreundliches Setup des Booking-Widgets gewährleistet.

• Patientenfreundliches Setup bedeutet dabei:
• Einfach & übersichtlich strukturierte und moderne Website
• Übersichtliches Sprechstundenangebot
• Gute Sichtbarkeit des “Termin buchen”-Buttons auf der Website

Mit dem Dr. Flex Linkbaum kann die Arztpraxis auf eine Vielzahl von Links zu verschiedenen Seiten und Themen verweisen und unter dem Link in der Instagram-Bio hinterlegen. Im Vergleich zu vielen anderen Anbietern ist der Linkbaum von Dr. Flex eine datenschutzfreundliche Lösung und in den Farben der jeweilige Arztpraxis gehalten.

Das offizielle WordPress Plugin lässt sich schnell und einfach in Ihren Webauftritt integrieren und dient gleichzeitig als ein Add-on für Ihre Praxissoftware.

• Individuell gestaltbarer Kalender
• Echtzeit-Schnittstelle zum PVS inklusive
• DSGVO-konforme Übertragung

Der Termin-Infobereich von Dr. Flex ermöglicht Patient:innen, ihre Termine eigenständig zu verwalten, indem sie diese absagen oder verschieben können. Dies geschieht über einen sicheren, verschlüsselten Zugang. Ein wesentliches Feature ist das integrierte Benachrichtigungssystem, das eine direkte Kommunikation zwischen Praxen und Patient:innen erleichtert, einschließlich der Möglichkeit, wichtige Informationen und Handlungsanweisungen per E-Mail und SMS zu senden. Dadurch wird die Terminverwaltung flexibler und benutzerfreundlicher.