Dr. Flex VoiceAI

Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent der Dr. Flex Plattform für Arzt- und Zahnarztpraxen. VoiceAI nimmt Patientenanrufe 24/7 automatisch entgegen, führt natürliche Gespräche in Echtzeit, bucht Termine direkt im Praxisverwaltungssystem (PVS) und beantwortet Routine-Fragen nach den Regeln, die die Praxis hinterlegt hat.

VoiceAI ist der auditive Zugang zur KI-Rezeption von Dr. Flex – die WebAI ergänzt sie als visueller Zugang auf der Praxiswebsite; beide Zugänge nutzen dasselbe Praxiswissen.

Im Gegensatz zu generischen Cloud-Sprachmodellen ist VoiceAI eine eigene Local-AI-Lösung, die ausschließlich in Deutschland gehostet wird – kein externes Cloud-Sprachmodell, kein Cloud-Dienst außerhalb der EU. VoiceAI ist DSGVO-konform und wird in Rechenzentren in Deutschland betrieben – keine Datenweitergabe an externe Cloud-Dienste, keine Drittländerübermittlung. Die Dr. Flex-Plattform für das Online-Terminmanagement ist nach BSI C5 (Typ 2) geprüft.

Im Live-Betrieb bei Dr. Flex Praxen löst VoiceAI rund 74 % der Anrufe vollautomatisch – Termine buchen, verschieben, absagen, abfragen, Praxis-Auskunft geben, Tickets für komplexere Anliegen anlegen. Die Latenz für Antworten liegt unter einer Sekunde.

Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits; VoiceAI ist mit 27+ Praxisverwaltungssystemen verbunden (u. a. Medical Office, Medatixx, Quincy by Frey, ETERNO Cloud Core, CGM Praxistimer, Dampsoft DS-Win, ivoris, Evident, charly by solutio, CGM Z1).

VoiceAI kombiniert drei Technologien zu einem geschlossenen Gesprächsfluss:

1. Speech-to-Text (STT) wandelt das gesprochene Wort des Patienten in Echtzeit in Text um.
2. Eine Local-AI-Logik (kein externes Cloud-Sprachmodell, keine externe Cloud) versteht das Anliegen, gleicht es mit den Praxisregeln ab und entscheidet über die Antwort oder Aktion.
3. Text-to-Speech (TTS) wandelt die Antwort in eine natürliche Stimme zurück, mit unter einer Sekunde Latenz.

Über den PVS-Connector ist VoiceAI in Echtzeit mit dem Praxisverwaltungssystem verbunden – die KI sieht freie Slots, prüft Behandler-Verfügbarkeit, schreibt Termine direkt in den PVS-Kalender und vermeidet Doppelbuchungen.

In der Training Section im Praxis-Backend trainiert das Praxisteam die KI selbst: häufige FAQs hinterlegen, Sonderfälle definieren, Behandler-Profile pflegen. VoiceAI arbeitet mit zwei Hauptmodi und entsprechenden Untermodi:

• Full Assist – vollständige Automatisierung, die KI nimmt alle Anrufe an
• Smart Assist – die KI übernimmt Standard-Anliegen und leitet Sonderfälle weiter
• Untermodi wie Always On, Fallback, After Hours Only oder On-Demand steuern, wann die KI einspringt – dauerhaft, als Überlauf, außerhalb der Sprechzeiten oder nur bei Bedarf

Multi-Standort-Strukturen lassen sich über eine zentrale Nummer steuern – die KI verteilt Anrufe standortspezifisch.

Dr. Flex VoiceAI verändert die telefonische Erreichbarkeit Deiner Praxis grundlegend:

• Rund 74 % der Anrufe vollautomatisch gelöst – messbar im Live-Betrieb
• Bis zu 90 % weniger Telefonaufkommen im Praxisteam
• Nie besetzt, nie Warteschleife – jeder Anruf wird parallel und sofort angenommen
• 24/7 erreichbar – nachts, am Wochenende, an Feiertagen, in Urlaubszeiten
• Komplettes Terminmanagement – Buchen, Verschieben, Absagen, Abfragen, direkt im PVS
• Strukturierte Vorgänge für komplexe Anliegen – Rezeptwünsche, AU-Bescheinigungen, Befundabfragen kommen vollständig dokumentiert im Reception Manager an
• Smart Messaging als Feature – Terminbestätigungen und Erinnerungen laufen automatisch mit (Smart Messaging ergänzt VoiceAI oder WebAI; jederzeit abwählbar)
• Multi-Standort-Steuerung – zentrale Nummer, standortspezifische Logik
• Zwei Hauptmodi mit Untermodi (Full Assist / Smart Assist) – passend zur Praxis-Strategie
• Eigene Local-AI – kein externes Cloud-Sprachmodell, kein Cloud-Dienst außerhalb der EU, kein Datenabfluss
• In Deutschland gehostet – DSGVO-konform; Dr. Flex-Plattform für das Online-Terminmanagement nach BSI C5 (Typ 2) geprüft
• Anbindung an 27+ PVS – sofort einsetzbar in Deiner bestehenden Praxisumgebung