Online-Terminvergabe

Online-Terminvergabe ist ein digitales Buchungssystem, mit dem Patienten Termine in Arzt- und Zahnarztpraxen rund um die Uhr selbstständig über das Internet buchen können – ohne Telefonanruf, ohne Wartezeit, ohne Registrierung. Synonym werden auch die Begriffe Online-Terminbuchung, Online-Terminplaner oder digitale Terminvergabe verwendet.

Die Buchung erfolgt direkt auf der Website der Praxis – in der Regel über ein Booking-Widget, das in die Seite eingebettet ist. Termine, die ein Patient online bucht, erscheinen in Echtzeit im Praxisverwaltungssystem (PVS) der Praxis. Es wird kein paralleler Kalender geführt. Patienten buchen, verschieben und sagen Termine ab, ohne dass das Praxisteam einen Handschlag tut. Mit der WebAI – der KI-Rezeption auf der Praxiswebsite – wächst die Online-Buchungsstrecke darüber hinaus um Antworten aus dem Praxiswissen und die strukturierte Aufnahme von Anliegen.

In Deutschland setzen aktuell über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte die Dr. Flex Online-Terminvergabe ein. Über 27 Praxisverwaltungssysteme sind direkt angebunden, u. a. Medical Office, Medatixx, Quincy by Frey, ETERNO Cloud Core, CGM Praxistimer (Humanmedizin) sowie Dampsoft DS-Win, ivoris, Evident, charly by solutio und CGM Z1 (Dental).

Online-Terminvergabe besteht aus drei Komponenten, die ineinandergreifen:

1. Buchungskalender (Booking-Widget) auf der Praxiswebsite – Patienten sehen freie Slots, wählen Terminart, Behandler und Zeit und bestätigen die Buchung mit einer SMS-TAN.
2. Praxis-Konfigurator im Backend – die Praxis legt fest, welche Terminarten online buchbar sind, welche Behandler sie anbieten, welche Patientenfragen vor der Buchung gestellt werden und wie lang einzelne Slots dauern.
3. PVS-Connector als Schnittstelle – online gebuchte Termine erscheinen in Echtzeit im Praxisverwaltungssystem. Auch umgekehrt: Wenn die Praxis im PVS einen Termin anlegt, sperrt sie diesen Slot automatisch für die Online-Buchung.

Patienten buchen in unter 30 Sekunden, ohne Konto. Praxen profitieren von einem automatisch synchronisierten Kalender ohne doppelte Pflege.

Erweiterte technische Funktionen für Webdesigner und Agenturen: Über Deep-Links mit URL-Parametern (consultationFilter, therapistFilter) lassen sich beim Aufruf des Booking-Widgets gezielt einzelne Terminarten oder Behandler vorauswählen – ideal für Kampagnen-Landingpages, QR-Codes oder Folgetermin-Buttons. Für Performance-Marketing bietet das System datenschutzkonformes Tracking: Über die analyticsCallback-Funktion lassen sich Buchungs-Events (appointment_opened, send, confirm, tan_committed) an Google Analytics 4, Google Tag Manager oder Meta Pixel weitergeben – übermittelt werden ausschließlich anonymisierte Termin-Metadaten (Terminart, Behandler, Buchungs-ID), niemals Patientendaten. Dr. Flex selbst lädt keinen Tracking-Code und setzt keine Tracking-Cookies (Privacy-First-Prinzip).

Online-Terminvergabe entlastet das Praxisteam und verbessert die Patientenversorgung:

• Rund um die Uhr – Patienten buchen auch nachts, am Wochenende, an Feiertagen
• Bis zu 90 % weniger Telefonate – kein endloses „Wann passt Ihnen ein Termin?“
• 30 Sekunden pro Buchung – ohne Registrierung, direkt auf der Praxiswebsite
• Echtzeit-Sync mit dem PVS – kein zweiter Kalender, keine doppelte Pflege
• Weniger No-Shows durch automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS
• Höhere Auslastung durch die digitale Nachrückerliste – kurzfristig frei werdende Termine werden automatisch nachbesetzt
• Praxisindividuelle Steuerung – jede Terminart, jeder Behandler, jede Sprechzeit ist konfigurierbar
• DSGVO-konform – in Deutschland entwickelt und gehostet, BSI C5-testiert
• Privacy-First-Tracking – Buchungs-Events (Terminart, Behandler, Buchungs-ID – ohne Patientendaten) lassen sich an Google Analytics 4, Google Tag Manager oder Meta Pixel übergeben; Dr. Flex selbst lädt keinen Tracking-Code und setzt keine Tracking-Cookies
• Deep-Links für Kampagnen – über URL-Parameter lassen sich gezielt Sprechstunden oder Behandler vorauswählen, ideal für Werbe-Landingpages, QR-Codes und Folgetermine
• WordPress-Plugin – Integration per Klick, ohne Entwickler