Online-Terminvergabe + KI-Telefonassistent für Medical Office

Dr. Flex unterstützt alle drei MEDICAL OFFICE-Lizenzversionen der Indamed: Light (Privat-/Kleinstpraxen bis 250 Fälle/Quartal), Professional (Facharzt- und Gemeinschaftspraxen mit KV/Privat/BG) und Enterprise (MVZs, Ambulanzen, Kliniken mit Multi-Standort-Verwaltung). Die Schnittstelle läuft über den Dr. Flex PVS-Connector unabhängig von der Lizenzvariante.

Seit dem Major-Update April 2026 steht in MEDICAL OFFICE-Praxen die komplette Feature-Palette von Dr. Flex zur Verfügung: vollständige Echtzeit-Synchronisation mit dem MO-Kalender, Rückschreiben gebuchter Termine ohne manuelle Eingriffe, voller Zugriff auf Praxis-Konfigurator und KI-Telefonassistent VoiceAI. Die Schnittstelle läuft spürbar flüssiger und stabiler als zuvor.

Ja. Das MEDICAL OFFICE TI-Gateway (cloudbasierte Telematikinfrastruktur für KIM, eAU, eRezept, ePA) und die Dr. Flex Schnittstelle laufen unabhängig voneinander. Dr. Flex benötigt das TI-Gateway nicht, blockiert es aber auch nicht – Praxen, die das TI-Gateway nutzen, können Dr. Flex parallel ohne Konflikt einsetzen.

Ja, für echte Multi-Standort-Verwaltung mit zentraler Steuerung ist die MEDICAL OFFICE Enterprise-Lizenz erforderlich. Dr. Flex konfiguriert dann pro Standort eigene Termin-Slots, Behandler und Online-Buchungs-Regeln im Praxis-Konfigurator – zentral steuerbar für MVZs und Ambulanzen mit mehreren Praxisstandorten.

Ab 39 €/Monat als Teil der Dr. Flex Plattform, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar. Keine Setup-Gebühren für die MEDICAL-OFFICE-Schnittstelle. Für Enterprise- oder Multi-Standort-Setups erstellen wir ein individuelles Angebot – Jetzt kostenlose Beratung anfordern.

Die Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent für humanmedizinische Praxen mit Medical Office. Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr automatisch entgegen, löst rund 74 % der Patientenanrufe (Termine buchen, verschieben, absagen) vollautomatisch und trägt Buchungen über die Echtzeit-Schnittstelle direkt in den Medical Office-Terminkalender ein – ohne Medienbruch, ohne Zweitkalender. Praxisteams werden um bis zu 90 % beim Telefonaufkommen entlastet. VoiceAI ist eine eigene, in Deutschland gehostete Lokal-AI – keine Cloud-Drittlösung. Bereits über 14.100 medizinische Fachkräfte arbeiten erfolgreich mit Dr. Flex.

Ja. Smart Messaging erweitert die Dr. Flex Termin-Kommunikation auf alle Termine im Medical Office-Kalender – also auch auf solche, die das Praxisteam direkt am Empfang oder telefonisch in Medical Office anlegt. SMS- und E-Mail-Erinnerungen werden mit dem Praxisnamen als Absender versendet, der Patient gelangt über einen Einmal-Link in den Termin-Infobereich und kann dort verschieben, absagen oder die digitale Anamnese ausfüllen. Smart Messaging kostet 39 €/Monat + 0,12 € je erfolgreich versendeter Terminnachricht – Patienten-Chats und Antworten kostenfrei.

Ja. Die digitale Nachrückerliste (auch: Wartepatienten-Liste) füllt frei werdende Medical Office-Termine automatisch wieder auf: Sobald ein Patient einen Termin absagt, werden passende Wartepatienten ermittelt (Behandler-Match, Terminart, Versicherungsstatus, zeitliche Verfügbarkeit) und automatisch über SMS oder E-Mail zur Nachrückung eingeladen. Der erste Patient, der bestätigt, bekommt den Termin – inkl. Rück-Synchronisation in Medical Office. Aus einer Absage am Vormittag wird häufig ein neuer Termin am Nachmittag.

Ein KI-gestützter Recall-Service – die automatische Wiedervorlage für Vorsorge, Impfungen, DMP- und Kontrolltermine – ist aktuell in Entwicklung; den Stand finden Sie auf der Roadmap. Schon heute halten Sie Patienten im Rhythmus: eigene Terminarten-Logik im Praxis-Konfigurator, automatische Smart-Messaging-Erinnerungen für jeden in Medical Office angelegten Termin und die digitale Nachrückerliste. Gebuchte Folgetermine landen via Echtzeit-Schnittstelle direkt in Medical Office.

Ja. Ärztliche Praxen mit mehreren Standorten, MVZ-Strukturen oder Hausarztpraxen mit Filialen und einer gemeinsamen oder mehreren Medical Office-Installationen können Dr. Flex zentral betreiben – jede Filiale hält ihre eigene Online-Terminvergabe über das Booking-Widget und ein eigenes Profil im Dr. Flex Portal. Patienten finden den richtigen Standort über die Standortauswahl im Booking-Widget. Behandler, Terminarten (z. B. Akuttermine, DMP, Vorsorge, Impfsprechstunde), Sprechstundenzeiten und Erinnerungs-Einstellungen können pro Standort individuell konfiguriert werden.

Ja. Die Dr. Flex Schnittstelle zu Medical Office ist vollständig DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Hosting erfolgt ausschließlich auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland; übermittelt werden nur die für die Terminvergabe benötigten Daten (verschlüsselte Übertragung). VoiceAI verarbeitet Audio-Daten lokal und löscht sie automatisch nach Transkription. Diagnose- oder Befunddaten werden nicht übertragen – nur Patient-ID, Name und gewählte Terminart. Für die Praxis bedeutet das: keine Cloud-Drittanbieter, keine Datenweitergabe in Drittländer.

Dr. Flex bietet ein einfaches Abo-Modell, das jederzeit kündbar ist und keine Vertragslaufzeit hat – also kein Risiko.

Es gibt zwei Tarifklassen, zwischen denen monatlich gewechselt werden kann:

• Starter-Tarif ab 39 €/Monat – Pay-per-Use, ideal für Einsteiger: Sie zahlen pro Online-Terminbuchung.
• Flat-Tarif ab 99 €/Monat – alle Online-Buchungen inklusive, ideal für Praxen mit hohem Buchungsvolumen.

Die WebAI – die KI-Rezeption auf Ihrer Praxiswebsite – ist in der Basisvariante ohne Aufpreis enthalten. Mehr zu Preisen, enthaltenen Leistungen und Erweiterungen (z. B. VoiceAI, Smart Messaging) auf der Preis-Seite. Oder direkt eine kostenlose Beratung anfordern.

Dr. Flex hat keine Vertragslaufzeiten und kann jederzeit gekündigt werden.

Die Integration des Dr. Flex Booking-Widgets auf Ihrer Praxis-Website erfolgt durch Ihren Webdesigner oder Ihre Agentur. Eine entsprechende Integrationsanleitung, auch für das Dr. Flex WordPress-Plugin, wird Ihnen vorab zugeschickt.

Gerne unterstützt unser Webintegrationsteam Ihren Webdesigner oder Ihre Agentur bei der Umsetzung. Das Booking-Widget wird in Ihren Praxisfarben über gut sichtbare Buttons an den Schlüsselstellen Ihrer Website (Header, Footer, Kontakt/Service und Startseite) platziert.

Die Verbindung zu Dr. Flex sollte nur nach Rücksprache mit unserem Support deaktiviert werden.

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Unser Support-Team hilft Ihnen persönlich von Montag bis Freitag von 08:00–17:00 Uhr unter folgendem Kontakt weiter:

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Darüber hinaus können Sie rund um die Uhr unsere Dr. Flex VoiceAI (KI-Telefonassistenz) oder unseren E-Mail-Service nutzen.

Der Datenschutz bei Dr. Flex ist fester Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert mit integriertem ISMS (Informationssicherheits-Managementsystem) – ein Prüfstandard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, in Prüftiefe mindestens gleichwertig zur ISO 27001. Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. Es findet keine Datenweitergabe an externe Cloud-Dienste außerhalb der EU statt.

Unser Datenschutzkonzept wurde obendrein von der Stiftung Warentest mit der Note 1,6 zum Thema “Basisschutz persönlicher Daten” (Arzttermin-Portale im Test 01/2021) ausgezeichnet – wir sind unter den kommerziellen Anbietern Testsieger.

Ausführliche, fachliche Erklärung mit Aufschlüsselung des BSI C5-Testats und der konkreten DSGVO-Mechanismen: Datenschutz bei Dr. Flex.

Eine Übersicht der übermittelten Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Grundsätzlich werden ausschließlich die für die Terminbuchung erforderlichen Patientendaten verarbeitet (Name, Kontaktdaten, gewünschte Terminart, optional Versichertenstatus). Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Fachliche Aufschlüsselung der Sicherheits-Standards (BSI C5-Domains, ISMS-Integration): Datenschutz bei Dr. Flex.

Ja! Die Online-Terminvergabe von Dr. Flex gewährleistet einen Rund-um-die-Uhr-Service für Ihre Patienten - egal, ob Sie im Wochenende oder im Urlaub sind.

Dr. Flex speichert immer den letzten Stand der Termin-Slots aus Ihren freigegebenen Terminübüchern, bevor Sie die Rechner/Server abschalten und verwaltet diese über die Zeit Ihrer Abwesenheit. Werden die Rechner/Server wieder angeschaltet, gleicht Dr. Flex sofort den Terminstand mit Ihrer Praxismanagement-Software ab und überträgt die online-gebuchten Termine in Ihren Praxiskalender.

Sie benötigen als Praxis ein Profil und können dort alle Behandler verwalten und mit ihrem Praxiskalender verknüpfen.

Ja – jede Online-Buchung wird in Echtzeit über den PVS-Connector in den Praxiskalender Ihres Praxisverwaltungssystems eingetragen (Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, Quincy by Frey, Doc Cirrus inSuite u. v. m. – insgesamt 27+ Schnittstellen). Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle: Sie entscheiden, welche Terminarten online buchbar sind, welche Behandler freigegeben werden und ob ein Termin bestätigt oder zurückgewiesen wird.

Dies bestimmen Sie - Ihr Terminangebot lässt sich je Terminart und Tag auf einen gewünschten Zeitraum eingrenzen. Generell raten wir jedoch von einer Einschränkung des Terminangebotes ab.

Die Einrichtung dauert inklusive Einweisung je nach Komplexität der Terminstrukturen im Praxiskalender zwischen 15 und 90 Minuten. Eine zusätzliche Personalschulung ist nicht notwendig.

Jeder Patient kann seine Termine selbstständig ändern, indem er auf den Link in der SMS oder E-Mail klickt, den er über die Buchungsbestätigung erhalten hat. Dieser Link führt zum persönlichen Termin-Infobereich. Um sich dort einzuloggen, muss das korrekte Geburtsdatum angegeben werden. Im Termin-Infobereich kann der Termin dann abgesagt oder verschoben werden. Der Patient erhält eine Bestätigungsnachricht über den Vorgang, und der Termin wird automatisch im Praxisverwaltungssystem (PVS) Ihrer Praxis aktualisiert.

Wie kann ich darauf Einfluss nehmen?

1. Benachrichtigungen: Die Praxis erhält – sofern gewünscht – eine zusätzliche Benachrichtigung über jede Terminänderung. Sie können die Änderung bestätigen oder ablehnen, falls sie nicht passend ist. Der Patient wird dann automatisch über die Entscheidung informiert.
2. Einschränkungen bei kurzfristigen Änderungen: Terminänderungen können, sofern von der Praxis gewünscht, ab einer gewissen Zeit vor dem Termin nicht mehr online durchgeführt werden. In diesem Fall melden sich Patienten persönlich bei der Praxis, um den Grund für die kurzfristige Änderung zu besprechen.

Durch diese Steuerungs-Mechanismen bleibt die Kontrolle über die Terminverwaltung stets bei der Praxis, während Patienten eine einfache und flexible Selbstverwaltung erhalten.