KI in der Arztpraxis – der Ratgeber für Arzt- und Zahnarztpraxen

Die Grenze ist klar und gewollt: KI in der Praxisorganisation stellt keine Diagnose, behandelt nicht und gibt keinen medizinischen Rat – sie organisiert den Zugang zur Praxis – Termine, organisatorische Fragen, Erinnerungen – und übergibt alles Medizinische an das Team.

• Keine Diagnose, keine Therapieempfehlung. Schildert ein Patient Beschwerden, ordnet die KI das Anliegen nur ein – zum Beispiel als Schmerztermin oder Rückrufwunsch – und übergibt an die Praxis. Die Entscheidung trifft der Behandler.
• Kein Ersatz für die MFA. Die KI nimmt dem Team Routine ab: den großen Anteil der Termin-Anrufe und die immer gleichen Fragen. Patienten vor Ort, Akutfälle, Abrechnung und Behandlungsassistenz bleiben beim Praxisteam.
• Keine Dokumentations-KI. Software, die Arztgespräche mitschreibt oder Befunde formuliert, ist ein eigenes Feld mit eigenen Anforderungen. Dieser Ratgeber und die KI-Rezeption von Dr. Flex behandeln die Praxisorganisation, nicht die Dokumentation.
• Kein Handeln ohne Kontrolle. Welche Terminarten die KI eigenständig bucht, wann sie ans Telefon geht und was sie über die Praxis sagt, legt die Praxis im Praxis-Konfigurator fest – und kann es jederzeit ändern.
• Keine Rechtsberatung. Was eine Praxis ihren Patienten zur KI-Nutzung mitteilt, klärt sie mit ihrem Datenschutzbeauftragten; die Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.

Ja – wenn drei Dinge stimmen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, Datensparsamkeit und ein Hosting-Standort in Deutschland mit geprüfter Sicherheit.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Das Hosting erfolgt auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland. Verarbeitet werden nur die Daten, die für die Terminvergabe und die Beantwortung des Anliegens nötig sind – etwa Behandler, Terminart und Verfügbarkeit. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Daten werden nur so lange gespeichert, wie der Zweck es erfordert oder gesetzliche Vorgaben gelten.

Für die Praxis heißt das: Die KI-Rezeption setzt nur auf den Kalender- und Stammdaten-Layer des PVS auf; bestehende Praxis-Workflows bleiben unverändert. Welche Informationen Patienten zur KI-Nutzung erhalten, legt die Praxis gemeinsam mit ihrem Datenschutzbeauftragten fest. Eine ausführliche Einordnung steht unter Datenschutz bei Dr. Flex.

Die Einführung ist kein IT-Projekt. Drei Schritte reichen, um KI in der Arztpraxis produktiv zu nutzen.

Schritt 1 – Eine Aufgabe wählen. Zähle eine Woche lang, welche Anliegen das Telefon blockieren. In den meisten Praxen sind es Termin-Anrufe und die immer gleichen Fragen. Genau dort startet die KI – zum Beispiel zuerst nur mit Terminverschiebungen und Absagen, später mit Neubuchungen.

Schritt 2 – Praxiswissen pflegen. Öffnungszeiten, Anfahrt, Vorbereitungshinweise, Spezialsprechstunden, Terminarten mit Dauer und Behandler: Was die Praxis im Praxiswissen und im Praxis-Konfigurator hinterlegt, beantwortet die KI am Telefon und auf der Website in derselben Qualität. Mit den Assistenz-Modi legt die Praxis fest, wann die KI übernimmt: dauerhaft, als Überlauf bei besetzter Leitung, nur außerhalb der Sprechzeiten oder in bestimmten Zeitfenstern.

Schritt 3 – Installationstermin. Nach Beauftragung wird kurzfristig ein Installationstermin vereinbart – je nachdem, wann es in der Praxis am besten passt. Der Termin dauert je nach Komplexität der Terminstrukturen Deines PVS zwischen 15 und 90 Minuten, danach ist die KI-Rezeption live. Anschließend sieht das Team jeden Vorgang im Reception Manager und justiert Praxiswissen und Modi nach Bedarf.

Was kostet KI in der Arztpraxis? Der konkrete Umfang hängt davon ab, welche Bausteine die Praxis nutzt; eine Tarifempfehlung gibt es im kostenfreien 15-Minuten-Beratungsgespräch – hier anfordern.