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Smart Messaging: KI-gestützte Patientenkommunikation für Arzt- und Zahnarztpraxen
Individualisierte SMS- und E-Mail-Nachrichten für alle Termine im Praxisverwaltungssystem – auch wenn das Praxisteam sie telefonisch oder am Empfang anlegt. Mit dem Praxisnamen als Absender, dynamischen Inhalten je Terminart und der Möglichkeit, Termine direkt aus der Nachricht zu verschieben oder abzusagen.
- Auch für telefonisch und am Empfang gebuchte Termine: Smart Messaging erweitert die Automatisierten Nachrichten auf den gesamten PVS-Kalender
- KI-gestützte Recall-Workflows & individualisierte Reminder: Versicherungsstatus, Behandler, Terminart und Patienten-Persona dynamisch eingespielt
- Verbrauchsabhängig ab 0,12 € je Nachricht – keine Grundgebühr, monatlich kündbar
Im Combi-Tarif kombinierbar mit der Online-Terminvergabe und dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI.
Was ist Smart Messaging bei Dr. Flex?
Smart Messaging ist die KI-gestützte Erweiterung der Patientenkommunikation in der Dr. Flex Plattform für Arzt- und Zahnarztpraxen. Es greift dort, wo die Automatisierten Nachrichten – das Basis-Modul für Termininhalte rund um Online-Termine – aufhören: bei Terminen, die das Praxisteam direkt im Praxisverwaltungssystem anlegt – also Telefonbuchungen, Empfangsbuchungen und Folgetermine direkt nach der Behandlung.
Smart Messaging versendet SMS-Bestätigungen, SMS-Erinnerungen und E-Mail-Erinnerungen mit dem Praxisnamen als Absender. Patienten gelangen über einen Einmal-Link in den Termin-Infobereich, können ihren Termin verschieben, absagen oder die Kommunikation per Opt-out für manuelle Termine abbestellen. Die Inhalte sind regelbasiert und individualisiert zugeschnitten auf vier Dimensionen: Terminart (Kontrolle, PZR, Implantatberatung, Erstvorstellung u. a.), Behandler, Versicherungsstatus (GKV/Privat) und Patientenstatus (Bestand/Neu).
KI-gestützte Workflows ergänzen die Termin-Kommunikation um aktive Patientenbindung: Recall-Service (automatische Wiedervorlage für Prophylaxe, DMP, Vorsorge, Implantat-Nachsorge), dynamische Inhalte (z. B. saisonale Behandlungsempfehlungen, Geburtstagsgrüße, individuelle Vorbereitungs-Hinweise) und Verzahnung mit dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI – telefonisch gebuchte Termine landen direkt im Smart-Messaging-Versand und der Patient bekommt Bestätigung und Erinnerung sofort strukturiert mit.
Synonyme: „automatisierte Patientenkommunikation", „SMS-Reminder-Service", „automatisierte SMS- und E-Mail-Erinnerungen". Smart Messaging arbeitet direkt auf Ihrem Praxisverwaltungssystem über den Dr. Flex PVS-Connector – kein paralleler Kalender, keine doppelte Datenpflege, kein zusätzliches Login. DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland.
Wirksamkeit messbar: In Kombination mit den Automatisierten Nachrichten senken Praxen mit Dr. Flex die No-Show-Quote nachweislich um rund 32 % (anonymisierte Auswertung über alle angeschlossenen Praxen). Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits.
Preis: Smart Messaging wird verbrauchsabhängig ab 0,12 € je tatsächlich versendeter Nachricht abgerechnet – keine Grundgebühr, monatlich kündbar. Die Plattform-Basis Online-Terminvergabe startet ab 39 €/Monat, ohne Vertragslaufzeit. Im Combi-Tarif kombinierbar mit dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI.
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10.000+
Dentale Fachkräfte nutzen Automatisierte Nachrichten bereits
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0 €
Automatisierte Nachrichten sind im Tarif enthalten
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0,12 €
je Smart-Messaging-Benachrichtigung – verbrauchsabhängig, kein Abo
27+
PVS in Echtzeit angebunden – Dampsoft, charly, ivoris, Evident, CGM Z1 u. a.
Smart Messaging: Auch für Termine, die das Team direkt im PVS anlegt
Patienten können Termine direkt aus der Nachricht verschieben oder absagen – Änderungen landen automatisch zurück im PVS. Wer keine SMS/E-Mails zu manuell angelegten Terminen wünscht, klickt den Opt-out-Link in der Nachricht. Das Praxisteam pflegt zusätzlich eine Sperrliste für gezielten Ausschluss.
Die meisten Termine in einer Arzt- oder Zahnarztpraxis entstehen nicht online, sondern am Telefon oder am Empfang. Smart Messaging schließt genau diese Lücke: Termine, die das Praxisteam direkt im Praxisverwaltungssystem anlegt, erhalten ab sofort dieselben automatischen Bestätigungen und Erinnerungen wie online gebuchte Termine – per SMS und E-Mail.
Patienten können den Termin direkt aus der Nachricht aufrufen, online verschieben oder absagen und gelangen wie gewohnt über einen Einmal-Link und Geburtsdatum in den Termin-Info-Bereich mit allen Details. Wer keine Kommunikation für manuell angelegte Termine wünscht, klickt den Opt-out-Link in der SMS oder wird vom Praxisteam in der Sperrliste hinterlegt.
Smart Messaging ist DSGVO-konform, BSI C5-testiert und wird in Deutschland gehostet. Abrechnung: 0,12 € pro tatsächlich versendeter Benachrichtigung, verbrauchsabhängig, kein Abo.
Funktioniert für alle PVS-Termine – online gebuchte und manuell angelegte
Patienten können verschieben, absagen oder Termin-Details abrufen
Opt-out per Link in jeder SMS möglich, Sperrliste durch Praxis pflegbar
DSGVO-konform, BSI C5-testiert, gehostet in Deutschland
Datenminimierung: keine medizinischen Inhalte werden verarbeitet
0,12 € pro Benachrichtigung – verbrauchsabhängig, kein Abo
Aktivierung pro Praxis im Praxis-Konfigurator, jederzeit deaktivierbar
Automatische SMS- und E-Mail-Bestätigung bei jeder Termineintragung im PVS
Smart Messaging: Auch für Termine, die das Team direkt im PVS anlegt
Patienten können Termine direkt aus der Nachricht verschieben oder absagen – Änderungen landen automatisch zurück im PVS. Wer keine SMS/E-Mails zu manuell angelegten Terminen wünscht, klickt den Opt-out-Link in der Nachricht. Das Praxisteam pflegt zusätzlich eine Sperrliste für gezielten Ausschluss.
Die meisten Termine in einer Arzt- oder Zahnarztpraxis entstehen nicht online, sondern am Telefon oder am Empfang. Smart Messaging schließt genau diese Lücke: Termine, die das Praxisteam direkt im Praxisverwaltungssystem anlegt, erhalten ab sofort dieselben automatischen Bestätigungen und Erinnerungen wie online gebuchte Termine – per SMS und E-Mail.
Patienten können den Termin direkt aus der Nachricht aufrufen, online verschieben oder absagen und gelangen wie gewohnt über einen Einmal-Link und Geburtsdatum in den Termin-Info-Bereich mit allen Details. Wer keine Kommunikation für manuell angelegte Termine wünscht, klickt den Opt-out-Link in der SMS oder wird vom Praxisteam in der Sperrliste hinterlegt.
Smart Messaging ist DSGVO-konform, BSI C5-testiert und wird in Deutschland gehostet. Abrechnung: 0,12 € pro tatsächlich versendeter Benachrichtigung, verbrauchsabhängig, kein Abo.
Funktioniert für alle PVS-Termine – online gebuchte und manuell angelegte
Patienten können verschieben, absagen oder Termin-Details abrufen
Opt-out per Link in jeder SMS möglich, Sperrliste durch Praxis pflegbar
DSGVO-konform, BSI C5-testiert, gehostet in Deutschland
Datenminimierung: keine medizinischen Inhalte werden verarbeitet
0,12 € pro Benachrichtigung – verbrauchsabhängig, kein Abo
Aktivierung pro Praxis im Praxis-Konfigurator, jederzeit deaktivierbar
Automatische SMS- und E-Mail-Bestätigung bei jeder Termineintragung im PVS
Telefonische Terminbearbeitung – auch für manuell angelegte Termine
Mit aktivem Smart Messaging in Kombination mit dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI können Patienten ihre Termine vollständig telefonisch bearbeiten – nicht nur online über Dr. Flex gebuchte, sondern auch manuell im Praxisverwaltungssystem angelegte Termine.
Die telefonische Authentifizierung kombiniert mehrere Sicherheitsfaktoren: die erkannte Anrufernummer als Besitzfaktor, das Geburtsdatum als Wissensfaktor und einen weiteren Faktor. Einfach für den Patienten, sicher in der Logik. Geänderte Termine werden direkt zurück ins Praxisverwaltungssystem geschrieben.
So entsteht ein durchgängiges System: Online-Buchung, telefonische Bearbeitung über VoiceAI und manuell ins PVS eingetragene Termine laufen in derselben Termin- und Kommunikationslogik – ohne Medienbruch, ohne Doppelerfassung.
Auch manuell im PVS angelegte Termine telefonisch bearbeitbar
Patient kann verschieben, absagen und Termininfos abrufen
Sichere Authentifizierung über mehrere Faktoren
Änderungen werden direkt zurück ins Praxisverwaltungssystem geschrieben
Bestätigung der Änderung per SMS an die anrufende Mobilnummer
Voraussetzung: aktives Smart Messaging und Dr. Flex VoiceAI in der Praxis
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Telefonische Terminbearbeitung – auch für manuell angelegte Termine
Mit aktivem Smart Messaging in Kombination mit dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI können Patienten ihre Termine vollständig telefonisch bearbeiten – nicht nur online über Dr. Flex gebuchte, sondern auch manuell im Praxisverwaltungssystem angelegte Termine.
Die telefonische Authentifizierung kombiniert mehrere Sicherheitsfaktoren: die erkannte Anrufernummer als Besitzfaktor, das Geburtsdatum als Wissensfaktor und einen weiteren Faktor. Einfach für den Patienten, sicher in der Logik. Geänderte Termine werden direkt zurück ins Praxisverwaltungssystem geschrieben.
So entsteht ein durchgängiges System: Online-Buchung, telefonische Bearbeitung über VoiceAI und manuell ins PVS eingetragene Termine laufen in derselben Termin- und Kommunikationslogik – ohne Medienbruch, ohne Doppelerfassung.
Auch manuell im PVS angelegte Termine telefonisch bearbeitbar
Patient kann verschieben, absagen und Termininfos abrufen
Sichere Authentifizierung über mehrere Faktoren
Änderungen werden direkt zurück ins Praxisverwaltungssystem geschrieben
Bestätigung der Änderung per SMS an die anrufende Mobilnummer
Voraussetzung: aktives Smart Messaging und Dr. Flex VoiceAI in der Praxis
Wann lohnt sich Smart Messaging für Ihre Praxis?
Telefonbuchungen & Empfangstermine – Praxen mit hohem Telefonanteil oder Walk-ins profitieren am stärksten: Smart Messaging bringt alle im PVS angelegten Termine in dieselbe automatisierte Kommunikationslogik wie die Automatisierten Nachrichten – ohne dass das Team manuell SMS schreibt. Kombiniert mit dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI entsteht ein Closed-Loop: VoiceAI bucht den Termin, Smart Messaging versendet sofort Bestätigung und Erinnerung mit Praxisname als Absender.
Recall-Workflows – Prophylaxe, DMP (Diabetes, KHK, Asthma, COPD), Vorsorgetermine, Kontroll-Termine nach Implantation, Folgetermine nach Behandlung: Smart Messaging triggert automatisch die richtige Nachricht zum richtigen Zeitpunkt – mit individualisiertem Inhalt je Patient.
Dynamische, individualisierte Inhalte – Versicherungsstatus, Behandler, Patienten-Persona und Terminart fließen direkt in die Nachricht ein: Privatpatienten bekommen andere Vorbereitungs-Hinweise als GKV-Patienten, Neupatienten erhalten Anamnese-Aufforderungen und Erstberatungs-Hinweise, die Bestandspatienten überspringen.
Geburtstagsgrüße, saisonale Aktionen, Bewertungs-Anfragen – Patientenbindungs-Touchpoints, die manuell unmöglich sind, laufen mit Smart Messaging automatisch und mit Praxisname als Absender (kein generischer No-Reply-Sender).
Steuerung kurzfristiger Verschiebungen – Smart Messaging weist Patienten beim Versuch, einen Termin online zu verschieben oder abzusagen, mit individuellen Konsequenz-Hinweisen darauf hin oder sperrt die Funktion ab einer praxisdefinierten Schwelle. Die konfigurierbare Eskalationslogik (Hinweis → Warnung → Sperrung) reduziert kurzfristige Änderungen ohne triftigen Grund.
So funktioniert Smart Messaging in 3 Schritten
Aktivierung im Praxis-Konfigurator
Eine Praxis aktiviert Smart Messaging einmalig im Praxis-Konfigurator. Ab diesem Moment werden Termine, die das Team manuell ins Praxisverwaltungssystem einträgt, automatisch erkannt und in die Termin-Kommunikation aufgenommen.
Automatische Bestätigung & Erinnerung
Bei jedem neuen Termin im Praxisverwaltungssystem werden Bestätigung und Erinnerung automatisch per SMS und E-Mail versendet. Der Patient öffnet den Link in der Nachricht, authentifiziert sich mit seinem Geburtsdatum und sieht den Termin samt allen hinterlegten Inhalten im sicheren Termin-Info-Bereich.
Verwaltung durch Patient & Praxis
Patienten können Termine direkt aus der Nachricht verschieben oder absagen – Änderungen landen automatisch zurück im PVS. Wer keine SMS/E-Mails zu manuell angelegten Terminen wünscht, klickt den Opt-out-Link in der Nachricht. Das Praxisteam pflegt zusätzlich eine Sperrliste für gezielten Ausschluss.
Häufig gestellte Fragen zu automatisierter Patientenkommunikation
Antworten zu automatisierten Nachrichten, Smart Messaging und SMS-Reminder – Funktionsweise, Kosten und Pflege.
Was ist im Basis-Tarif von Dr. Flex an automatisierter Patientenkommunikation enthalten?
Im Basis-Tarif sind enthalten: Terminbestätigung per E-Mail und SMS direkt nach der Buchung, Standard-Terminerinnerung über den SMS-Reminder-Service 24 h vor Termin, Änderungs- und Stornierungsbestätigungen sowie Ablehnungs-Nachrichten bei Buchungsablehnung durch das Praxisteam. Alles individuell konfigurierbar im Praxis-Konfigurator.
Was ist der Unterschied zwischen automatisierten Nachrichten und Smart-Messaging?
Automatisierte Nachrichten sind im Kerntarif inklusive: Sie nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte (Buchungsbestätigung, Erinnerung, SMS am Tag des Termins) und reichern sie mit Inhalten an, die der Patient über den Termin-Infobereich abruft – keine zusätzlichen Nachrichten. Smart-Messaging ist die kostenpflichtige Erweiterung und fügt hinzu: Aktivierung auch für telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine, personalisierte Inhalte pro Terminart, Versand von PDFs/Videos/Links, Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen (Hinweis → Warnung → Sperrung) sowie Recall- und Nachsorge-Workflows.
Was bedeutet „Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen“ bei Smart-Messaging?
Smart-Messaging erlaubt der Praxis zu definieren, was „kurzfristig“ heißt (z. B. weniger als 24 oder 48 Stunden vor dem Termin) und welche Konsequenz für eine kurzfristige Verschiebung gilt. Vom freundlichen Hinweis im Termin-Infobereich („Bitte versuchen Sie, Termine frühzeitig zu verschieben“) über eine Warnung bis zur kompletten Sperrung der Verschiebefunktion innerhalb des Karenz-Fensters – inklusive optionaler Konsequenz-Nachricht an den Patienten. So bleibt das Messaging freundlich, aber die Quote kurzfristiger Änderungen sinkt spürbar.
Können wir Inhalte pro Terminart individuell gestalten?
Ja. Smart-Messaging erlaubt individuelle Nachrichten pro Terminart. Eine Implantatberatung kann andere Vorbereitungsinhalte, Anamnese-Links oder Aufklärungsvideos enthalten als ein Routinetermin. Die Konfiguration erfolgt im Praxis-Konfigurator. Alle Templates können Variablen wie Patientenname, Terminzeit, Behandler und Standort enthalten.
Können wir digitale Anamnese-Boegen über Smart-Messaging versenden?
Ja. Über Smart-Messaging können Sie Links zu digitalen Anamnese-Boegen (z. B. von Drittanbietern wie Nelly Solutions) sowie PDF-Formulare versenden – ideal zur Vorbereitung auf den Termin. Patienten erhalten Anamnese-Links via E-Mail/SMS und füllen sie über den Termin-Infobereich bequem vorab aus.
Welche Recall-Workflows lassen sich automatisieren?
Über den Recall-Service: Sie definieren pro Terminart einen Recall-Rhythmus (z. B. PZR alle 6 Monate, Krebsvorsorge jährlich, Implantat-Recall jährlich, Check-up 35 alle 3 Jahre). Das System verschickt zum richtigen Zeitpunkt automatisch eine Erinnerung per E-Mail/SMS mit direktem Buchungslink. Optional ruft VoiceAI proaktiv an.
Was kostet automatisierte Patientenkommunikation bei Dr. Flex?
Automatisierte Nachrichten (Terminbestätigung, Standard-Erinnerung) sind in allen Tarifen ab 39 €/Monat inklusive. Smart-Messaging als Add-on: 0,12 € je Benachrichtigung, verbrauchsabhängig, ohne Abo. SMS werden zusätzlich pro versendeter Nachricht abgerechnet. Für ein konkretes Angebot: Jetzt kostenlose Beratung anfordern.
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BSI C5-Testat
Testierte Cloud-Sicherheit (mit integriertem ISMS) für den verantwortungsvollen Umgang mit Gesundheitsdaten.
Sichere Übertragung
Datenübertragung verschlüsselt nach BSI C5-Standard.
DSGVO-konform
Vollständig DSGVO-konform, mit ISO 27001-Servern in Deutschland.
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Smart Messaging aktivieren
Smart Messaging befindet sich aktuell in der finalen Vorbereitung und ist als Add-on zur Online-Terminvergabe ab 0,12 € je versendeter Nachricht kombinierbar. Wenn Sie die Erweiterung mit Priorität für Ihre Praxis aktivieren möchten, lassen Sie uns das wissen – wir informieren Sie, sobald Smart Messaging bereitsteht und konfigurieren mit Ihrem Team die Workflows pro Terminart.
Kostenlose Beratung anfordern · Direkt mit dem Support sprechen
Verwandte Hauptprodukte und Funktionen:
- Automatisierte Nachrichten – das Basis-Modul für Termininhalte rund um Online-Termine, im Kerntarif inklusive
- Termin-Infobereich – gesicherter Patientenbereich für alle terminbezogenen Informationen, in den Smart Messaging Bestätigungen und Erinnerungen verlinken
- Online-Terminvergabe – das Hauptprodukt, ab 39 €/Monat ohne Vertragslaufzeit
- KI-Telefonassistent Dr. Flex VoiceAI – Telefon-Termine vollautomatisch entgegennehmen, in Verzahnung mit Smart Messaging entsteht ein Closed-Loop aus Anruf, Buchung und SMS-Bestätigung
- Combi-Tarif Online-Terminvergabe + VoiceAI – beide Hauptprodukte zusammen mit vergünstigten Konditionen
Tiefer-Erklärungen im Glossar:
- Smart Messaging Glossar – das KI-gestützte Add-on im Detail
- Patientenkommunikation – Schirmbegriff für alle Kanäle
- SMS-Reminder-Service – die SMS-Auslieferungsschicht
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- Termin-Infobereich Glossar – gesicherter Patientenbereich für Selbstverwaltung im Detail
- No-Show-Quote – KPI, die mit automatisierten Nachrichten + Smart Messaging nachweislich um rund 32 % sinkt
Praktische Ratgeber:
- No-Shows reduzieren – Anti-No-Show-Cluster mit Smart Messaging als Eskalations-Layer
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