AI Reception Manager – ein Posteingang für alle Patientenanliegen

Der zentrale, KI-gestützte Arbeitskanal Ihrer Praxis: Alle Anliegen aus Telefon-KI und Website laufen strukturiert an einem Ort zusammen – Ihr Team bearbeitet sie, wenn es in den Praxisalltag passt.

Kein Telefonzettel geht verloren – jeder Vorgang vollständig dokumentiert
KI-Zusammenfassung und Kategorie zu jedem Anliegen – auf einen Blick erfassbar
Asynchron statt Reaktionsdruck – aus Unterbrechungen wird planbare Arbeit
Ihre Regeln – je Anliegen entscheidet die Praxis: dokumentieren, abweisen oder weiterleiten
Heute als Booking Manager live – in Entwicklung zum KI-priorisierten Posteingang mit Kontaktkarten

Ihr PVS bleibt führend für Patienten- und Termindaten – der Arbeitskanal ergänzt es, er ersetzt es nicht

AI Reception Manager von Dr. Flex – ein Posteingang für alle Patientenanliegen

4.9

Home Produkt AI Reception Manager: Ein Posteingang für Ihre Praxis

Was ist der AI Reception Manager?

Der AI Reception Manager ist der zentrale, KI-gestützte Arbeitskanal für Patientenanliegen in der KI-Rezeption von Dr. Flex – und bewusst kein gewöhnliches Ticketsystem. Alle Anliegen, die die VoiceAI am Telefon und die WebAI auf der Praxiswebsite strukturiert aufnehmen – Rezeptwünsche, Befund- und Unterlagenanfragen, Rechnungsfragen, Rückrufbitten und mehr – laufen an einem Ort zusammen.

Heute live – als Booking Manager: Jeder Vorgang kommt mit KI-Zusammenfassung, Anrufkategorie, Patientenwunsch und Kontaktdaten an. Ihr Team bearbeitet nach den eigenen Regeln – dokumentieren, abweisen oder weiterleiten –, antwortet dem Patienten über das gewählte Medium (z. B. per SMS) und schließt den Vorgang sauber dokumentiert ab. Asynchron statt Reaktionsdruck: bearbeitet wird, wenn es in den Praxisalltag passt – kein Anliegen geht verloren.

In Entwicklung – der nächste Schritt: Der Booking Manager wird aktuell zum AI Reception Manager weiterentwickelt. Dann bündelt der Posteingang mehrere Kontaktversuche eines Patienten zu einer Kontaktkarte, die KI erstellt Zusammenfassungen über Vorgänge hinweg, priorisiert nach den Regeln Ihrer Praxis und unterstützt die Teamarbeit mit Bearbeitern, Status, Notizen und Wiedervorlagen.

Wichtig zur Einordnung: Der AI Reception Manager ergänzt Ihr Praxisverwaltungssystem – er ersetzt es nicht. Ihr PVS bleibt führend für Patientendaten, Termine und Kalender; Terminbuchungen und -änderungen schreibt Dr. Flex über den PVS-Connector ohnehin direkt dorthin. Der Arbeitskanal übernimmt das, was heute auf Telefonzetteln, Mailboxen und in E-Mail-Postfächern verloren geht.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert, mit Hosting in Deutschland. Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte vertrauen Dr. Flex – überzeugen Sie sich in einer persönlichen Demo.

Was der zentrale Arbeitskanal heute übernimmt

📥

Alle Anliegen an einem Ort

Vorgänge aus VoiceAI und Website laufen strukturiert zusammen – statt auf Telefonzetteln und in Postfächern.

🧠

KI-Zusammenfassung je Vorgang

Kategorie, Patientenwunsch und Kontaktdaten auf einen Blick – ohne Abhören, ohne Rätselraten.

⚙️

Ihre Regeln je Anliegen

Dokumentieren, abweisen oder weiterleiten – die Praxis entscheidet, die KI hält sich daran.

💬

Antwort über das gewählte Medium

Patienten erhalten die Rückmeldung z. B. per SMS – erledigte Vorgänge bleiben sauber dokumentiert.

In Entwicklung: Kontaktkarten und KI-Priorisierung

Der Booking Manager wird zum AI Reception Manager weiterentwickelt. Die nächsten Bausteine sind in Entwicklung und noch nicht verfügbar – ein Ausblick:

Kontaktkarten: mehrere Kontaktversuche eines Patienten werden zeitraumbasiert gebündelt

KI-Priorisierung nach den Regeln Ihrer Praxis – nachvollziehbar begründet

Bearbeiter, Status, Notizen und Wiedervorlagen für echte Teamarbeit

Zusammenhänge über Vorgänge hinweg – die KI erkennt, was zusammengehört

Illustration Patientenprofil-Suche am Bildschirm – Patienten-Lookup

In Entwicklung: Kontaktkarten und KI-Priorisierung

Der Booking Manager wird zum AI Reception Manager weiterentwickelt. Die nächsten Bausteine sind in Entwicklung und noch nicht verfügbar – ein Ausblick:

Kontaktkarten: mehrere Kontaktversuche eines Patienten werden zeitraumbasiert gebündelt

KI-Priorisierung nach den Regeln Ihrer Praxis – nachvollziehbar begründet

Bearbeiter, Status, Notizen und Wiedervorlagen für echte Teamarbeit

Zusammenhänge über Vorgänge hinweg – die KI erkennt, was zusammengehört

Häufige Fragen zum AI Reception Manager

Antworten rund um den zentralen Arbeitskanal für Patientenanliegen – heute und in der Weiterentwicklung.

Ist der AI Reception Manager ein Ticketsystem?

Nein – er ist der zentrale Arbeitskanal der KI-Rezeption. Anders als ein generisches Ticketsystem versteht er Patientenanliegen: Jeder Vorgang kommt bereits mit KI-Zusammenfassung, Kategorie und allen nötigen Angaben an, und die Weiterentwicklung bündelt zusammengehörige Kontakte zu Kontaktkarten (in Entwicklung) – statt einzelne Nachrichten zu stapeln.

Ersetzt der AI Reception Manager unser PVS?

Nein. Ihr PVS bleibt das führende System für Patientendaten, Termine und Kalender – Buchungen und Änderungen schreibt Dr. Flex über den PVS-Connector direkt dorthin. Der Arbeitskanal organisiert das, was daneben anfällt: Rezeptwünsche, Befund- und Rückrufanfragen, Rechnungsfragen und weitere organisatorische Anliegen.

Was ist heute schon verfügbar?

Der Booking Manager ist live und bei Dr.-Flex-Praxen im Einsatz: alle Anliegen aus VoiceAI und Website strukturiert an einem Ort, mit KI-Zusammenfassung, Antwort per SMS und sauber dokumentierter Historie. Die Weiterentwicklung zum AI Reception Manager – mit Kontaktkarten, KI-Priorisierung, Status, Notizen und Wiedervorlagen – ist in Entwicklung.

Behält unser Team die Kontrolle?

Ja – vollständig. Die KI nimmt Anliegen strukturiert auf und bereitet sie vor; bearbeitet wird nach den Regeln Ihrer Praxis: dokumentieren, abweisen oder weiterleiten, je Anliegen konfigurierbar. Ihr Team entscheidet, die Antwort an den Patienten geht über das gewählte Medium.

Was kostet der AI Reception Manager?

Der Booking Manager ist heute Bestandteil der Dr.-Flex-Plattform. Die Konditionen der ausgebauten Version kommunizieren wir mit ihrer Verfügbarkeit – einen Überblick über die aktuellen Tarife finden Sie auf der Preisseite, oder Sie lassen sich in einer Demo das passende Setup zeigen.