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Reception Manager – eine Inbox für alles, was Patienten wollen
Die Inbox der KI-Rezeption. Ein Patient ruft an, ein anderer schreibt über die Website, der nächste schickt ein Dokument hinterher. VoiceAI, WebAI und Patienten-Hub laufen im Ticket-Management zusammen – Dein Team sieht an einer Stelle, was ein Patient braucht, was die KI geklärt hat und wo noch etwas zu tun ist.
- Ein Patient, eine Karte – Anliegen, KI-Zusammenfassung, offene Punkte und Dokumente auf einer Patientenkarte
- Egal, wo das Anliegen beginnt – Telefon, Website und Patienten-Hub schreiben auf dieselbe Karte
- Die KI klärt vor, das Team übernimmt – ein Vorgang entsteht erst, wenn etwas offen bleibt
- Ohne Aufpreis für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI
Dein PVS bleibt führend für Patienten- und Termindaten – die Inbox ergänzt es
Was ist der Reception Manager?
Der Reception Manager ist die Inbox der KI-Rezeption: das Ticket-Management, in dem alle Patientenanliegen aus der VoiceAI am Telefon, der WebAI auf der Praxiswebsite und dem Patienten-Hub zusammenlaufen – eine Karte je Patient, ohne Aufpreis für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI.
Ein Patient ruft an, ein anderer schreibt über die Website, der nächste schickt ein Dokument hinterher. Bisher waren das verschiedene Kanäle und verschiedene Ablagen. Im Reception Manager sieht Dein Team an einer Stelle, was ein Patient braucht, was die KI schon geklärt hat und wo noch etwas zu tun ist. Auf der Karte steht auch, woher ein Vorgang kommt: VoiceAI, WebAI oder Patienten-Hub.
Die KI geht so weit, wie das Praxiswissen trägt – Öffnungszeiten, Anfahrt, Mitbringen beantwortet sie direkt. Ein Vorgang entsteht erst, wenn etwas offen bleibt oder eine Entscheidung nötig ist. Dein Team steigt ein, wo ein Mensch entscheiden muss, nicht bei jeder Frage, die ein Merkzettel auch beantwortet hätte.
Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland. Der Reception Manager ist ein Update der KI-Rezeption, kein neues Produkt und keine zweite Rechnung.
Ein Patient, eine Karte
Worum geht es
Jedes Anliegen auf einen Blick. Ein Folgerezept und eine Rechnungsfrage bleiben zwei Anliegen – getrennt erfasst, aber gemeinsam auf der Karte desselben Patienten.
Was die KI geklärt hat
Die Zusammenfassung zeigt, was VoiceAI oder WebAI schon beantwortet haben und was noch offen ist. Dein Team sieht den Menschen, nicht einen Stapel Eingänge.
Wo das Team übernimmt
Offene Punkte stehen markiert auf der Karte. Dein Team antwortet im Chat, bearbeitet das Anliegen und markiert es als erledigt – Erledigtes wandert in die Historie.
Welche Dokumente dazugehören
Anamnese, Aufklärung, hochgeladene Unterlagen oder das Foto der Medikamentenpackung liegen beim passenden Anliegen – nicht in einem E-Mail-Postfach.
Egal, wo das Anliegen beginnt
Telefon, Website und Patienten-Hub werden ein Prozess: VoiceAI, WebAI und Hub schreiben auf dieselbe Patientenkarte – die Herkunft bleibt sichtbar.
Der Patient ruft an
Die VoiceAI beantwortet, was im Praxiswissen steht. Muss das Team übernehmen, wird daraus ein Vorgang in der Inbox. Die Weiterleitung je Anliegen bleibt wie gewohnt: Rechnungsfrage in die Abrechnung, Backoffice an die Verwaltung, Notfall an die hinterlegte Nummer.
Derselbe Patient schreibt über die Website
Meldet er sich über die WebAI, gibt es kein zweites System. Das Anliegen landet auf derselben Karte – mit sichtbarer Herkunft, ohne Doppelvorgang neben dem Anruf vom Morgen.
Der Patient arbeitet im Hub weiter
Im Patienten-Hub sieht er Termine und Anliegen, chattet, lädt Dokumente hoch und füllt Formulare aus. Antworten aus dem Ticket-Management erscheinen dort im selben Verlauf.
Und das Foto von der Medikamentenpackung?
Dokumente gehören zum Anliegen, nicht in ein separates Postfach. Im Patienten-Hub füllt der Patient aus, unterschreibt und lädt hoch – „An die Praxis senden“ legt alles auf die Patientenkarte beim passenden Anliegen:
Anamnese oder Aufklärung ausfüllen und unterschreiben – direkt im Patienten-Hub
Unterlagen hochladen, auch das Foto der Medikamentenpackung – „An die Praxis senden“ legt es beim passenden Anliegen ab
Kein Heraussuchen aus dem E-Mail-Postfach – Dein Team sieht das Dokument auf der Patientenkarte und antwortet dort
Auch umgekehrt: Dokumente aus der Inbox an den Patienten senden, auch ohne Vorgang – die Historie zeigt, wann sie abgerufen wurden
Und das Foto von der Medikamentenpackung?
Dokumente gehören zum Anliegen, nicht in ein separates Postfach. Im Patienten-Hub füllt der Patient aus, unterschreibt und lädt hoch – „An die Praxis senden“ legt alles auf die Patientenkarte beim passenden Anliegen:
Anamnese oder Aufklärung ausfüllen und unterschreiben – direkt im Patienten-Hub
Unterlagen hochladen, auch das Foto der Medikamentenpackung – „An die Praxis senden“ legt es beim passenden Anliegen ab
Kein Heraussuchen aus dem E-Mail-Postfach – Dein Team sieht das Dokument auf der Patientenkarte und antwortet dort
Auch umgekehrt: Dokumente aus der Inbox an den Patienten senden, auch ohne Vorgang – die Historie zeigt, wann sie abgerufen wurden
Eine Inbox statt noch eines Postfachs
Der Reception Manager ist kein weiteres Postfach neben E-Mail, Fax und Rückrufliste. Der Anruf bleibt, nur nimmt ihn die VoiceAI an. Die Website bleibt, nur führt die WebAI durch. Der Patienten-Hub ist der Ort, an dem der Patient danach weiterarbeitet. Sortiert wird nur noch an einer Stelle.
Welche Anliegen die KI aufnimmt und an welche Nummer je Anliegen verbunden wird, stellst Du wie bisher unter KI-Rezeption → Anliegen ein. Die Inbox ist der Ort, an dem das Angekommene liegt. Für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI ist der Reception Manager ohne Aufpreis dabei – wer beides nutzt, führt Telefon, Website und Hub in dieselbe Karte.
Mehr zum Zusammenspiel von Weiterleitung, Hub und Ticket-Management: Tickets- und Anliegen-System. Was sich sonst in der KI-Rezeption ändert: KI-Rezeption Newsticker.
Häufige Fragen zum Reception Manager
Antworten rund um die Inbox der KI-Rezeption: Patientenkarte, Kanäle, Dokumente, Kosten und Freischaltung.
Ist der Reception Manager ein Ticketsystem?
Er ist das Ticket-Management der KI-Rezeption, gebaut für Patientenanliegen: Jeder Vorgang kommt mit seiner Herkunft (VoiceAI, WebAI oder Patienten-Hub) und der Zusammenfassung dessen an, was die KI schon geklärt hat. Statt einzelne Nachrichten zu stapeln, bündelt die Patientenkarte, was eine Person gerade von der Praxis will – unterschiedliche Anliegen bleiben dabei getrennt.
Ersetzt der Reception Manager unser PVS?
Nein. Dein PVS bleibt das führende System für Patientendaten, Termine und Kalender – Buchungen und Änderungen schreibt Dr. Flex über den PVS-Connector direkt dorthin. Die Inbox organisiert, was daneben anfällt: Folgerezepte, Rechnungsfragen, Rückrufbitten, Dokumente und weitere Anliegen.
Wann bekomme ich den Reception Manager?
Wann antwortet die KI direkt, und wann entsteht ein Vorgang?
Kennt die KI die Antwort aus dem Praxiswissen – Öffnungszeiten, Anfahrt, Mitbringen –, antwortet sie direkt. Ein Vorgang entsteht erst, wenn etwas offen bleibt oder eine Entscheidung nötig ist. Dann öffnet Dein Team die Karte, liest die Zusammenfassung, antwortet im Chat, bearbeitet und markiert erledigt. Erledigtes wandert in die Historie und bleibt auffindbar.
Was kostet der Reception Manager?
Nichts extra. Für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI ist der Reception Manager ohne Aufpreis dabei – ein Update der KI-Rezeption, kein neues Produkt und keine zweite Rechnung. Wer beides nutzt, führt Telefon, Website und Patienten-Hub in dieselbe Karte.
Wo stelle ich ein, welche Anliegen aufgenommen werden?
Unter KI-Rezeption → Anliegen legst Du fest, welche Anliegen die KI als Vorgang aufnimmt und an welche Nummer je Anliegen verbunden wird – Rechnungsfrage in die Abrechnung, Backoffice an die Verwaltung, Notfall an die hinterlegte Nummer. Die Inbox ist der Ort, an dem das Angekommene liegt.
Was passiert mit Dokumenten, die der Patient hochlädt?
Sie landen auf der Patientenkarte beim passenden Anliegen – Anamnese, Aufklärung, Unterlagen oder das Foto der Medikamentenpackung. Umgekehrt sendest Du Dokumente aus der Inbox an den Patienten, auch ohne Vorgang; er findet sie im Patienten-Hub, und die Historie zeigt, wann sie abgerufen wurden.
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