🧠 Dr. Flex VoiceAI - Entwicklungsstatus & Roadmap

Nach der Aktivierung finden Sie die VoiceAI im Praxis-Konfigurator unter Buchungsablauf → Voice AI. Dort steht Ihre Voice-AI-Telefonnummer bereit, an die Sie Ihre Praxis-Hotline weiterleiten. Zusätzlich muss eine zweite Rückrufnummer hinterlegt werden – wichtig: Diese darf nicht identisch mit der Praxis-Hotline sein, da eine Rückleitung technisch sonst nicht möglich ist. Im Konfigurator können Sie außerdem festlegen, wie die KI mit verschiedenen Anfragekategorien umgehen soll (z. B. Rezepte, Befunde, Krankschreibungen): abweisen, dokumentieren (als Ticket im Buchungsmanager) oder direkt an die Praxis weiterleiten.

Für die Nutzung der VoiceAI benötigen Sie lediglich eine Telefonanlage, über die Ihre Praxis-Hotline auf die von uns bereitgestellte Voice-AI-Nummer weitergeleitet werden kann. Zusätzlich muss eine zweite, stets erreichbare Rückrufnummer der Praxis hinterlegt werden – wichtig: Diese darf nicht identisch mit der Praxis-Hotline sein. Alle weiteren Einstellungen wie Praxisname, Ansagetexte und Handlungsanweisungen für Anfragekategorien (z. B. Rezepte oder Befunde) nehmen Sie direkt im Praxis-Konfigurator vor.

Nein, die Voice AI funktioniert nur in Kombination mit der Dr. Flex Online-Terminvergabe, da sie direkt auf deren konfigurierten Daten aufbaut.

Ca. 2-5 Minuten. Nach der Aktivierung im Praxis-Konfigurator (Praxis → Tarife & Features) ist die Voice-AI-Nummer sofort einsatzbereit. Sie müssen lediglich Ihre Praxis-Hotline auf diese Nummer weiterleiten, eine separate Rückrufnummer im Bereich Buchungsablauf → VoiceAI hinterlegen und die gewünschten Handlungsanweisungen für Anfragen einstellen.

Nein, für die Nutzung der VoiceAI ist kein spezielles Equipment erforderlich. Sie benötigen lediglich eine funktionierende Telefonanlage mit Weiterleitungsfunktion sowie eine stabile Internetverbindung. Headsets oder zusätzliche Hardware sind nicht notwendig.

Ja, die Voice AI funktioniert auch bei einem Internetausfall in Ihrer Praxis. Da sie über unsere Systeme läuft, bleibt sie erreichbar und kann weiterhin Anrufe entgegennehmen und bearbeiten. Lediglich der Zugriff auf den Praxis-Konfigurator ist in diesem Fall vorübergehend nicht möglich.

Die VoiceAI ersetzt keine Mitarbeiter, sondern unterstützt das Praxisteam. Sie übernimmt Standardanfragen und Terminanfragen automatisch, entlastet so die Telefonzentrale und gibt dem Team mehr Zeit für persönliche Betreuung der Patienten.

Die VoiceAI kann nicht einfach „ausgeschaltet“ werden, Sie haben aber volle Flexibilität: Über die Anrufverzögerung (z. B. 10 Sekunden) können Sie selbst ans Telefon gehen, bevor die KI übernimmt. Eingehende Rückrufe kann die KI zudem dokumentieren, inklusive Telefonnummer, sodass Sie jederzeit zurückrufen können. Alternativ lassen sich Anrufer direkt an die hinterlegte zweite Rufnummer durchstellen oder über eine separate Rufnummer erreichen.

Ja, alle Anliegen der VoiceAI erscheinen wie gewohnt im Booking-Manager und können vom Team individuell bearbeitet werden. Im Praxisverwaltungssystem werden die Termine als Dr. Flex Buchungen gekennzeichnet und lassen sich bei Bedarf auch stornieren oder ablehnen – Patienten mit Mobilnummer erhalten dann automatisch eine SMS/E-Mail, bei Festnetznummern informiert das Praxisteam selbst. Zukünftig wird auch diese Benachrichtigung bei Festnetznummern von der KI übernommen.

Die VoiceAI fragt bei undeutlicher oder unklarer Sprache mehrfach nach, bis eine verständliche Antwort vorliegt. Bleibt eine valide Antwort aus, entschuldigt sie sich und beendet schließlich das Gespräch – ähnlich wie ein menschlicher Mitarbeiter.

Aktuell kann die VoiceAI nur Deutsch. Zukünftig wird sie jedoch automatisch in weitere, von der Praxis freigeschaltete Sprachen wechseln können, sodass die Kommunikation auch in anderen Sprachen möglich ist.

Die Stimme ist derzeit auf „Lena“ (weiblich, angenehm, menschenähnlich) festgelegt, künftig folgen weitere Stimmvarianten. Die Ansprache können Sie im Praxis-Konfigurator individuell gestalten, indem Sie unter Patientenfragen → Allgemeiner Hinweistext einen eigenen Begrüßungstext hinterlegen, den die VoiceAI verwendet.

Die VoiceAI ist so konzipiert, dass Patienten sich wie bei einem menschlichen Gesprächspartner gut aufgehoben fühlen: Sie fragt bei Unklarheiten nach, leitet Anrufer auf Wunsch an das Praxisteam weiter und dokumentiert alle Anliegen zuverlässig. Durch individuelle Ansprache und praxisnahe Einstellungen im Konfigurator bleibt die Betreuung persönlich und vertrauensvoll.

Ja, Sie können die VoiceAI als Testversion nutzen. Für 1 € im Monat erhalten Sie eine eigene Voice-AI-Nummer und können alle Funktionen direkt mit Ihrer Praxis ausprobieren – inklusive Buchungen und Anfragen. Die Freischaltung erfolgt entweder über unseren Support (info@dr-flex.de) oder zukünftig im Praxis-Konfigurator unter Praxis → Tarife & Features.

Über die geplante Trainings-Section im Praxis-Konfigurator können Praxen ihre Voice AI künftig individuell trainieren und mit eigenen Informationen versorgen. So lassen sich allgemeine Fragen zu Behandlungen oder zum Rechnungswesen abbilden.

Bei individuellen Rechnungen hat die VoiceAI aktuell keinen Zugriff auf Patientendaten. Sie nimmt konkrete Rechnungsanfragen aber schon jetzt entgegen, legt diese als Ticket im Booking-Manager ab und ermöglicht so eine asynchrone Bearbeitung durch die Praxis (Rückruf oder SMS an den Patienten). Eine direkte Beantwortung spezifischer Rechnungsfragen durch die KI ist als Feature geplant, wird jedoch voraussichtlich Ende 2026 / 2027 verfügbar sein.

Für HKPs (Heil- und Kostenpläne) wird die VoiceAI zukünftig umfangreiche Funktionen bieten: Terminverwaltung und -verschiebungen innerhalb eines HKPs, automatische Erinnerungen per Telefon, SMS oder E-Mail sowie eine vollständige Nachverfolgung der einzelnen HKP-Termine. Diese Erweiterungen sind für den Zeitraum 2026/2027 vorgesehen.

Die VoiceAI ist auf medizinische Fachbegriffe und gängige Abkürzungen trainiert und erkennt diese in der Regel zuverlässig. Bei seltenen oder sehr speziellen Begriffen fragt sie zur Sicherheit nach, um Missverständnisse zu vermeiden.

Leichte Dialekte oder Akzente stellen für die Voice AI in der Regel kein Problem dar. Bei sehr starken Dialekten oder undeutlicher Aussprache kann es jedoch zu Verständnisfragen kommen – in solchen Fällen fragt die KI nach, bis eine klare Antwort vorliegt, oder leitet das Gespräch bei Bedarf an die Praxis weiter.

Terminerinnerungen und Recall werden als zukünftiges Feature von der VoiceAI übernommen. Die KI ruft Patienten aktiv an, erklärt den Anlass (z. B. Nachsorge, Kontrolltermin) und ermöglicht eine direkte Buchung oder Änderung des Termins. Dies funktioniert sowohl über Festnetz- als auch über Mobilnummern – je nach Einstellung der Praxis und Wunsch des Patienten.

Nein, die VoiceAII tritt nicht in Konkurrenz zur Online-Terminvergabe, sondern ergänzt diese optimal. Beide Systeme arbeiten eng zusammen: Die VoiceAI nutzt die gleichen Daten aus dem Praxis-Konfigurator und kann Anrufern jederzeit passende Termine anbieten. Auch außerhalb der Sprechzeiten geht kein Hinweis verloren – Patienten werden automatisch auf die Online-Buchung hingewiesen, sodass Termine weiterhin rund um die Uhr gebucht werden können.

Patienten, die digital affin sind, entscheiden sich bewusst für die Online-Buchung und werden dort direkt abgeholt. Patienten, die lieber telefonieren – häufig ältere oder auditiv orientierte Menschen – wählen bewusst den Anruf über die Voice AI. So wird jeder Patient in seinem bevorzugten Medium betreut.

Die VoiceAI wird vollständig in Deutschland auf ISO-27001- und C5-zertifizierten Servern betrieben. Es findet kein Datentransfer in Drittländer statt, alle Vorgaben der DSGVO werden eingehalten. Zudem entsprechen die Ansagetexte den Anforderungen des EU AI Acts und sind durch eine Risikoeinschätzung geprüft. So sind Patientendaten beim Telefonat bestmöglich geschützt.

Gespräche mit der Voice AI werden nicht als Transkript gespeichert. Erfasst und gespeichert werden ausschließlich die für die jeweilige Anfrage zwingend erforderlichen Daten (z. B. Termininformationen oder Kontaktdaten). Dieses Prinzip der Datenminimierung entspricht den Vorgaben der DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. c). Die gespeicherten Daten werden für maximal zwölf Monate vorgehalten und anschließend automatisch gelöscht. Grundlage hierfür ist das berechtigte Interesse der Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), insbesondere die Nachvollziehbarkeit von bereits vereinbarten oder vergangenen Terminen sowie die Verwaltung von Folgeterminen. Eine sofortige Löschung wäre für die Praxis nicht praktikabel, da dadurch keinerlei Nachvollziehbarkeit mehr gegeben wäre.

Alle Prozesse erfüllen die Anforderungen der DSGVO und berücksichtigen zudem die Leitlinien des EU AI Acts, sodass die Verarbeitung rechtlich sauber und datenschutzkonform erfolgt.

In den kommenden sechs bis zwölf Monaten sind mehrere neue Funktionen für die VoiceAI geplant:

Siehe unter Folgenden Link: Status & Roadmap

Wenn die VoiceAI ein Anliegen nicht direkt lösen kann, wird es asynchron dokumentiert und an die Praxis weitergegeben. Zusätzlich kann jede Praxis sich entscheiden unter welchen Bedingungen die Weiterleitung abläuft. Im Praxis-Konfigurator bestimmen Sie je Anrufkategorie (z. B. Rezeptwünsche oder sonstige Anliegen), ob eine direkte Weiterleitung erfolgen soll. So behalten Sie die volle Kontrolle. Die Nummer an die zurückgeleitet wird, sollte während der Sprechzeiten möglichst immer erreichbar sein. Ist die Leitung besetzt oder niemand erreichbar, informiert die KI den Patienten und nimmt das Anliegen für einen späteren Rückruf auf.

Ja, die VoiceAI kann – wie auch die Online-Terminvergabe – Termine direkt ins Praxisverwaltungssystem (z. B. Charly, DS-WIN) eintragen. Möglich wird das durch unsere Echtzeitschnittstellen mit vollständiger Patientenidentifikation. Auch Terminverschiebungen und Absagen sind vorgesehen: Aktuell werden diese als Anfrage aufgenommen, in einer kommenden Ausbaustufe jedoch direkt im PVS umgesetzt.

Für die Nutzung der Voice AI reicht eine gängige Telefonanlage, die Anrufweiterleitungen unterstützt. Die Praxis-Hotline muss auf die von Dr. Flex bereitgestellte Voice-AI-Nummer weitergeleitet werden können. Zusätzlich ist eine zweite, separate Rückrufnummer erforderlich, über die Patienten bei Bedarf direkt mit der Praxis verbunden werden. Weitere spezielle Hardware oder Software wird nicht benötigt.

Ja, Termine werden direkt und automatisch im PVS-Kalender eingetragen. Eine Nachbearbeitung ist nicht nötig.

In der Beta-Phase erfolgt die Einrichtung schrittweise. Sobald Ihr Zugang zur Konfiguration freigeschaltet ist, können Sie im Praxis-Konfigurator die Einstellungen selbst vornehmen.

Alle Einstellungen finden Sie im Praxis-Konfigurator unter Buchungsablauf → Voice AI. Dort lassen sich Ansagen, Handlungsanweisungen und die Rückrufnummer festlegen.

Nein. Sobald die Praxis-Hotline direkt an die Voice AI weitergeleitet wird, wird der Anrufbeantworter übersprungen und ist damit nicht mehr aktiv. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt die VoiceAI sämtliche Aufgaben, die sonst der Anrufbeantworter erfüllt hätte – wie das Erfassen von Anfragen oder das Weiterleiten relevanter Informationen. Eine parallele Nutzung von Anrufbeantworter und Voice AI ist daher nicht vorgesehen.

Aktuell verweist die Voice AI Patienten auf den Termin-Info-Bereich, der über den individuellen Link in der Bestätigungs-SMS oder -E-Mail erreichbar ist. Dort finden Patienten alle Details zu ihrem Termin und können Änderungen direkt selbst vornehmen. Zukünftig wird zusätzlich eine vorgeschaltete Authentifizierung eingeführt. Damit kann die Voice AI den Termin nach erfolgreicher Identifikation des Patienten direkt am Telefon nennen.

Ja, bei Unklarheiten oder phonetischen Ähnlichkeiten wird eine Rückfrage gestellt oder eine Auswahlmöglichkeit angeboten.

Dialekte werden grundsätzlich erkannt, bei starkem Akzent kann es vereinzelt Rückfragen geben. Schweizerdeutsch wird in den meisten Fällen verstanden, notfalls fragt die KI nach.

Ja, Erinnerungen und Recall können in Zukunft auch mehrsprachig erfolgen. Englisch wird Standard sein, weitere Sprachen lassen sich freischalten.

Vertriebs- oder Werbeanrufe werden in der Regel nicht als Patientenanliegen erkannt. Diese Anrufe können direkt abgewiesen oder an die Praxis weitergeleitet werden.

Nein, die VoiceAI hat keinen Einblick in Behandlungs- oder Dokumentationsakten. Sie arbeitet ausschließlich mit Termin- und Praxisdaten.

Der Recall-Service wird grundsätzlich alle im PVS eingetragenen Termine abdecken – unabhängig davon, ob sie online oder manuell gebucht wurden.

Ja, jede Reaktion des Patienten (Bestätigung, Absage, Wunsch nach Verschiebung) wird dokumentiert und ist für die Praxis im Booking Manage sowie PVS einsehbar.

Im Praxis-Konfigurator können individuelle Ansagen, Handlungsanweisungen und FAQ-Inhalte hinterlegt werden. Mit dem kommenden VoiceAI Trainer wird die Anpassung noch flexibler.

Ja, sobald das Faeture zur Verfügung steht, können Sie mit dem neuen VoiceAI Trainer eigene Inhalte einpflegen, z. B. zu Abläufen, Behandlungen oder Rechnungsfragen.

Ja. Sie können genau festlegen, welche Terminarten oder Behandler über die VoiceAI buchbar sind (z. B. nur PZR oder Hauptbehandler). Die Einstellungen werden automatisch aus Ihren Einstellungen für die Online-Terminvergabe übernommen – ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand.