KI-Telefonassistent für Arzt- & Zahnarztpraxen – die KI-Rezeption am Telefon

Dr. Flex VoiceAI ist die KI-Rezeption am Telefon: Sie nimmt Patientenanrufe rund um die Uhr entgegen, beantwortet Fragen aus Deinem Praxiswissen und bucht, verschiebt und storniert Termine direkt im Praxisverwaltungssystem (PVS) – ohne einen Handschlag Deines Teams.


  • Rund 74 % der Patientenanrufe löst die KI vollautomatisch
  • Bis zu 90 % weniger Telefonaufkommen – Dein Empfang hat den Rücken frei
  • Rund 32 % weniger No-Shows – weniger Leerlauf, besser ausgelastete Behandlungsstühle
  • Trainierbare KI – über die Training Section beantwortet sie Deine häufigen Praxisfragen direkt
  • Strukturierte Vorgänge – Rezeptwunsch, Überweisung & Co. landen dokumentiert im Reception Manager
  • 24/7 erreichbar – auch bei Schmerz- und Akutanliegen außerhalb der Sprechzeit
  • Frei wählbar – vom reinen Terminmanagement bis zu weiteren Anliegen. Alles ist konfigurierbar

Die Dr. Flex VoiceAI ist live und täglich im Praxisalltag im Einsatz – keine Beta.

Jetzt Demo vereinbaren – die KI-Rezeption live erleben

  • Ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar
  • Ab 39 €/Monat
  • 15-Minuten-Demo mit Live-Call der KI

Die Dr. Flex VoiceAI ist live und täglich im Praxisalltag im Einsatz – keine Beta.

KPI-Visual: 14.100+ medizinische und dentale Fachkräfte arbeiten mit Dr. Flex – gestapelte Profil-Avatare

bis zu 90 %

weniger Telefonate fürs Praxisteam

Illustration: wiederkehrende Patientenanliegen gezielt steuern – Dr. Flex

15,89 Std.

Telefonzeit pro Woche zurück ans Praxisteam

Illustration Online-Terminvergabe als Selfservice – Smartphone-Buchung wandert in den Praxiskalender

100 %

erreichbar – rund um die Uhr, auch außerhalb der Sprechzeiten

Illustration Dr. Flex Roboterkopf mit Headset – Marken-Avatar

1.200+

Praxen setzen auf Dr. Flex VoiceAI

Was ist der Dr. Flex KI-Telefonassistent?

Der Dr. Flex KI-Telefonassistent – unter dem Produktnamen VoiceAI – ist die KI-Rezeption am Telefon für Arzt- und Zahnarztpraxen. Synonyme: Voice-AI, Sprach-KI, KI-Rezeption, Telefon-KI. Das System nimmt Patientenanrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache entgegen, erkennt die Anliegen, bucht Termine direkt ins Praxisverwaltungssystem (PVS) – ohne einen Handschlag Deines Teams – und entlastet Deine Anmeldung um bis zu 90 %.

VoiceAI ist eine eigene Local-AI, ausschließlich auf zertifizierter Infrastruktur in Deutschland gehostet – kein externes US-Cloud-Sprachmodell, kein Cloud-Dienst außerhalb der EU. Im Live-Betrieb löst die KI rund 74 % aller eingehenden Patientenanliegen vollautomatisch, mit einer Antwortlatenz von unter einer Sekunde.

Die wichtigsten Eigenschaften im Überblick:

  • Vollautomatisches Terminmanagement – Terminbuchung, Verschiebung, Absage und häufige Fragen ohne menschlichen Eingriff, nach sicherer Authentifizierung des Patienten.
  • Echtzeit-PVS-Buchung – gebuchte Termine landen sekundengenau im richtigen Behandlerkalender.
  • Natürliche Stimme & Dialog – die KI versteht Mundart, Akzente und Unterbrechungen, bleibt freundlich und konsistent.
  • 24/7 erreichbar – kein Anruf geht verloren, auch nachts, am Wochenende oder während der Sprechzeit.
  • Zwei Hauptmodi mit entsprechenden Untermodi – Full Assist und Smart Assist passen den Automatisierungsgrad exakt an Deinen Praxisalltag an. Mehr zu den Assistenz-Modi →
  • Feste Sicherheitslogik für Notfälle – die KI erkennt akute Beschwerden zuverlässig und verweist im Ernstfall direkt an den Rettungsdienst (112); Diagnosen stellt sie nicht.
  • Kombitermine möglich – z. B. Kontrolle + Prophylaxe in einer Buchung.
  • DSGVO-konform, Hosting in Deutschland – die Dr. Flex-Plattform für das Online-Terminmanagement ist nach BSI C5 (Typ 2) geprüft (mit integriertem ISMS), ein Prüfstandard auf Augenhöhe mit ISO 27001 und in Teilen strenger.
  • Anbindung an 27+ PVS – Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, medatixx, Doc Cirrus inSuite, Dentport, Quincy by Frey und weitere.

Damit die VoiceAI Deine Praxis wirklich versteht, pflegst Du über die Training Section eigenes Praxiswissen – von Öffnungszeiten bis Kostenfragen –, das die KI direkt am Telefon beantwortet. Anliegen, die Dein Team übernehmen soll, gehen ins Ticket-Management. Der Patient führt denselben Fall im Patienten-Hub weiter.

Routing ist live. Unter KI-Rezeption → Anliegen hinterlegst Du je Anliegen die Weiterleitungsnummer: Rechnung, Backoffice, Notfall. Die VoiceAI verbindet dorthin, die WebAI nutzt dasselbe Ziel. Der Reception Manager ist für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI verfügbar, automatisch und ohne Aufpreis. Der Patienten-Hub mit KI-Chat folgt bis Ende des Jahres, schrittweise.

Zwei Zugänge, eine Rezeption – der dritte folgt: Die VoiceAI ist der Telefon-Zugang zur KI-Rezeption von Dr. Flex – die Dr. Flex WebAI übernimmt dieselben Aufgaben auf Deiner Praxiswebsite, mit demselben Praxiswissen und denselben Prozessen. Die WebAI ist aktuell in der Beta-Phase und für Dr. Flex Kunden grundsätzlich bereits erhältlich. Als dritter Zugang kommt bis Ende des Jahres der Patienten-Hub hinzu: ein geschützter Bereich, in dem Patienten mit der KI-Assistenz Deiner Praxis chatten, Termine und Dokumente verwalten und Anliegen übermitteln.

Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits – wie das im Praxisalltag aussieht, zeigen die Erfolgsgeschichten echter Dr. Flex Kunden. Einrichtung in 15–90 Minuten, ab 39 €/Monat, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar. Du entscheidest, welchen Umfang die VoiceAI bekommt. Alles ist konfigurierbar.

Vorher / Nachher: So entlastet VoiceAI Deinen Empfang

KI-Rezeption Newsticker

VoiceAI und WebAI werden laufend erweitert. Hier siehst Du, was gerade neu dazukommt.

Was die VoiceAI in Deiner Praxis leistet

Kein Anrufbeantworter – eine vollwertige KI-Rezeption für Deinen Praxisalltag.

Full Assist & Smart Assist

Zwei Modi: Full Assist: die KI übernimmt komplett. Smart Assist – die KI unterstützt im Hintergrund, Dein Team behält die Kontrolle. Umschaltbar je nach Tageszeit oder Bedarf.

PMA-Visual Full Assist & Smart Assist – Dr. Flex VoiceAI

Eigene Buchungsstrecke

Die VoiceAI hat eine separate, konfigurierbare Buchungsstrecke – getrennt von der Online-Terminbuchung. So behältst Du volle Kontrolle über telefonische vs. Online-Termine.

Illustration: Eigene Buchungsstrecke – Dr. Flex

Natürliche Gesprächsführung

Schnelle, flüssige Sprachausgabe ohne Roboter-Klang. Streaming-fähig mit <1 Sek. Latenz. Stabile Namens- und Spracherkennung. Patienten interagieren direkt im Anruf – buchen, ändern, stornieren ohne Medienbruch.

Illustration: Natürliche Gesprächsführung – Dr. Flex VoiceAI

FAQ & Anliegen aufnehmen

Beantwortet häufige Patientenfragen automatisch (Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen). Nimmt Anliegen strukturiert auf als Ticket. Rufweiterleitung mit Rückruf-Logik bei dringenden Fällen.

Illustration: FAQ und Patientenanliegen aufnehmen – Dr. Flex

PVS Live-Schnittstelle

Echtzeit-Abgleich mit Dampsoft, charly, CGM Z1, ivoris, Evident, Medical Office und 21 weiteren Systemen. Keine Doppelbuchungen, keine Doppel-Patientenanlagen.

Erweiterte Statistiken

Auswertung aller VoiceAI-Aktionen: Buchungsquoten, Anrufvolumen, Ticketaufkommen. Vergleich der Buchungsquellen (Portal, Widget, Google, VoiceAI) auf einen Blick.

PMA-Visual Erweiterte Statistiken – Dr. Flex Praxis-Konfigurator
PMA-Visual Full Assist & Smart Assist – Dr. Flex VoiceAI

Spürbar weniger Telefonaufkommen am Empfang

Die 6 Bausteine rund um VoiceAI – Dein KI-Telefonassistent

VoiceAI ist die KI-Stimme am Telefon – plus die Bausteine, die jeden KI-Anruf in einen gebuchten Termin im PVS und eine bestätigte Patientenkommunikation verwandeln.

So trainierst Du die VoiceAI auf Deine Praxis

Die Dr. Flex VoiceAI ist nicht starr: Über die Training Section im Praxiskonfigurator hinterlegst Du eigenes Praxiswissen – von Öffnungszeiten über Anfahrt bis zu Kostenfragen. Häufige Patientenfragen samt Antwort trägst Du einmal ein und gibst sie frei; die KI beantwortet sie danach direkt am Telefon, bevor überhaupt ein Ticket oder eine Weiterleitung nötig wird.

Ein Teil der Fragen wird automatisch aus Deinen Praxis-, Team- und Standortprofilen erzeugt, und je Frage siehst Du Häufigkeit und Erfolgsquote – so verbesserst Du die Antworten gezielt. Je besser dieser FAQ-Layer gepflegt ist, desto weniger Anliegen landen in der manuellen Bearbeitung.

→ Mehr zur Training Section →

Volle Kontrolle – Du bestimmst, wie VoiceAI arbeitet

Jede Praxis ist anders. VoiceAI passt sich Deinem Alltag an – nicht umgekehrt.

Nur außerhalb der Sprechzeiten

VoiceAI übernimmt Anrufe optional nur nach Praxisöffnungszeiten. Tagsüber nimmt Dein Team ganz normal ab. Idealer Einstieg für Praxen, die schrittweise starten wollen.

Illustration: Nur außerhalb der Sprechzeiten – Dr. Flex

Multi-Standort & Praxisregeln

Mehrere Standorte über eine Telefonnummer steuerbar. Standortspezifische Terminarten, Öffnungszeiten und Regeln. Automatische Berücksichtigung von Feiertagen. Notfall- und Vertretungsansagen.

Illustration: Multi-Standort & Praxisregeln – Dr. Flex

Self-Service Training

Trainiere VoiceAI selbst: FAQ-Antworten anpassen, Workflows definieren, Sonderfälle konfigurieren. Ohne Warten auf Support – direkt in Deinem Dashboard.

PMA-Visual Self-Service Training – Dr. Flex

Automatisches Verschieben & Absagen

Die VoiceAI kann Termine automatisch verschieben oder absagen – auf Patientenwunsch per Telefon. Direkte PVS-Aktualisierung. Weniger No-Shows, weniger Aufwand für Dein Team.

Hero-Visual Termine in ivoris bearbeiten – Dr. Flex Hilfe
Illustration: Nur außerhalb der Sprechzeiten – Dr. Flex

Auch Sonderzeiten sind abgedeckt: Schließtage, Feiertage, Notdienst & Bereitschaftsdienst

🏖️

Schließtage & Vertretung

Urlaub, Brückentage, Praxisferien: Die VoiceAI nennt Deine Schließzeiten und die hinterlegte Vertretung mit Adresse und Nummer – die Ansage startet automatisch zwei Werktage vorher.

📅

Feiertage

Regional passende Feiertage sind bereits vorbereitet; per Schalter aktivierst Du sie. An Feiertagen informiert die KI automatisch über die Schließung.

🚑

Notdienst

Hat Deine Praxis selbst Notdienst, leitet die VoiceAI Anrufe in dieser Zeit direkt auf die hinterlegte Hotline weiter.

🌙

Bereitschaftsdienst

Im Bereitschaftsdienst weist die KI in der Begrüßung darauf hin, liest bei einem Notfall die hinterlegte Definition vor und nennt die angegebene Notfallnummer – ergänzend zur 112 bei lebensbedrohlichen Notfällen.

Funktioniert mit Deiner und weiteren 27+ Schnittstellen!

Echtzeit-Integration in über 27 PVS-Systeme – Termine landen direkt im Kalender.
Dampsoft Logo – Zahnarztsoftware-Partner von Dr. Flex

DS-WIN by Dampsoft

Zahnarztsoftware
ivoris Logo – Praxissoftware-Partner von Dr. Flex

ivoris ®

Zahnarztsoftware
CGM Z1 Logo (horizontal) – Zahnarztsoftware-Partner von Dr. Flex

CGM Z1

Zahnarztsoftware
solutio GmbH Logo – Hersteller der Praxisverwaltung charly, Dr. Flex Partner

charly by solutio

Zahnarztsoftware
Evident Logo (horizontal) – Zahnarztsoftware-Partner von Dr. Flex

Evident

Zahnarztsoftware
USP-Icon Quincy by Frey – Praxissoftware-Partner von Dr. Flex

Quincy by Frey

Arztsoftware
Medical Office Logo (horizontal) – Praxissoftware-Partner von Dr. Flex

Medical Office

Praxissoftware
Dentport Logo (horizontal) – Zahnarztsoftware-Partner von Dr. Flex

Dentport

Zahnarztsoftware

Dr. Flex VoiceAI im Praxisalltag – Stimmen aus Arzt- und Zahnarztpraxen

Porträtfoto Raphael Klumpp – Dr. Flex VoiceAI Testimonial

Zahnarztpraxis Zahnkunst Neuhausen

www.zahnkunst.dentist | Dr. Flex- und charly-Kunde

VoiceAI ist unsere Rettung, ohne Dr. Flex könnten wir unseren Patientenansturm nicht bewältigen. Jeder Patient fühlt sich trotz Personalmangel bestens aufgehoben und verstanden. Es wird uns ermöglicht, ohne Stress und gut vorbereitet den Patienten zu kontaktieren. Die VoiceAI bringt Ruhe und Struktur in unsere Praxis, nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank auch an die gute Betreuung und Unterstützung des gesamten Dr. Flex Teams. - Raphael Klumpp

Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten

Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um den Dr. Flex KI-Telefonassistenten VoiceAI in Arzt- und Zahnarztpraxen – Funktionsweise, Assistenz-Modi, PVS-Anbindung, Einrichtung, Datenschutz und Kosten.

Was ist ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?

Ein KI-Telefonassistent ist eine künstliche Intelligenz, die Patientenanrufe vollautomatisch entgegennimmt, das Anliegen versteht und passende Aktionen auslöst – z. B. einen Termin im Praxisverwaltungssystem (PVS) buchen, eine Absage verarbeiten oder eine Rückruf-Notiz hinterlassen.

Der Dr. Flex KI-Telefonassistent (Produktname VoiceAI) ist auf die Sprache und Anliegen-Vielfalt in deutschen Arzt- und Zahnarztpraxen spezialisiert: natürliche Stimme, DSGVO-konform, direkt mit 27+ Praxisverwaltungssystemen verbunden und 24/7 erreichbar.

Wie hoch ist die Automatisierungsrate?

Im Schnitt löst die Dr. Flex VoiceAI ca. 74 % aller Patientenanrufe vollautomatisch – also ohne dass ein Praxisteammitglied eingreifen muss. Dazu zählen unter anderem:

  • Terminbuchung mit Auswahl von Behandler, Terminart und Wunschzeit.
  • Terminänderungen und Absagen.
  • Häufige Fragen zu Sprechzeiten, Adresse, Notfall-Hotline.
  • Triage bei nicht-medizinischen Anliegen (z. B. Rechnungsfragen).

Komplexere oder sensible Anliegen werden korrekt an Dein Praxisteam weitergeleitet, mit einem klaren Rückruf-Slot oder einer Rückruf-Notiz im PVS.

Wie funktioniert die PVS-Synchronisation?

Die VoiceAI ist über den Dr. Flex PVS-Connector direkt mit Deinem Praxisverwaltungssystem verbunden. Während des Telefonats:

  • liest die KI freie Slots im Behandlerkalender Deines PVS
  • bucht den Termin sekundengenau beim richtigen Behandler in der richtigen Terminart
  • speichert die Patientenstammdaten korrekt im PVS (nach Bestätigung durch den Anrufer)
  • verschickt auf Wunsch eine automatische Bestätigung an den Patienten – per SMS oder E-Mail über das Feature Smart Messaging, das bei VoiceAI mitgeliefert und jederzeit abwählbar ist; RCS und WhatsApp folgen im Laufe des Jahres als Alternative, die Patienten selbst wählen können

Verfügbar für 27+ PVS, darunter Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris (Computer konkret), Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, medatixx, Medical Office, Doc Cirrus inSuite und weitere.

Was kostet der Dr. Flex KI-Telefonassistent?

Der Dr. Flex KI-Telefonassistent ist ab 39 €/Monat als Erweiterung Deines Dr. Flex Tarifs verfügbar. Ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar.

In der 15-Minuten-Demo zeigen wir Dir anhand Deines Anrufaufkommens und Deiner Sprechstundenstruktur eine konkrete Kostenkalkulation und ROI-Schätzung – typischerweise rechnet sich die VoiceAI bereits ab dem ersten Monat über eingesparte Personalkosten an der Anmeldung.

Fordere Deine Demo über das Formular auf dieser Seite an.

Wie unterscheidet sich der KI-Telefonassistent von der Online-Terminvergabe?

Die Dr. Flex Online-Terminvergabe wickelt schriftliche Terminbuchungen über Deine Praxiswebsite, Google und das Dr. Flex Portal ab – in unter 30 Sekunden, rund um die Uhr.

Der Dr. Flex KI-Telefonassistent (VoiceAI) wickelt telefonische Terminbuchungen und häufige Fragen ab – ebenfalls rund um die Uhr, mit natürlicher Stimme.

Beide Produkte sind direkt mit Deinem Praxisverwaltungssystem (PVS) verbunden und arbeiten Hand in Hand: Patienten wählen den Kanal, der ihnen am liebsten ist (Online oder Telefon), und ihre Termine landen in jedem Fall im richtigen Behandlerkalender.

Ist der KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Ja. Der Dr. Flex KI-Telefonassistent ist DSGVO-konform und wird in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Die Dr. Flex-Plattform für das Online-Terminmanagement ist nach BSI C5 (Typ 2) geprüft (mit integriertem ISMS). Alle Telefonate werden in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet, die zertifizierten Sicherheits- und Datenschutz-Standards folgen.

Für die KI-Verarbeitung kommen ausschließlich DSGVO-konforme Modelle zum Einsatz, die in einem Auftragsverarbeitungsverhältnis nach Art. 28 DSGVO mit Dr. Flex betrieben werden. Wir liefern die erforderlichen Dokumente (AV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen) und unterstützen bei der Information Deiner Patienten.

Was ist Dr. Flex VoiceAI und wie unterscheidet sich der KI-Telefonassistent von einem klassischen Anrufbeantworter?

Dr. Flex VoiceAI ist ein KI-Telefonassistent für Arzt- und Zahnarztpraxen, der Patientenanrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache führt, Anliegen versteht und Termine direkt im PVS bucht. Anders als ein Anrufbeantworter ist VoiceAI dialogfähig, löst 74 % aller Anliegen vollautomatisch und legt komplexere Fälle als Ticket für das Praxisteam an. Die Latenz liegt unter einer Sekunde.

Was bedeuten die Modi Full Assist, Smart Assist und On Demand?

VoiceAI kennt drei Modi: Full Assist – die KI nimmt sämtliche Anrufe an und entlastet das Praxisteam vollständig. Smart Assist – die KI übernimmt Standard-Anliegen, leitet bei Sonderfällen ans Team weiter. On Demand – die KI springt nur in Stoßzeiten, bei Personalausfall oder außerhalb der Sprechzeiten ein. In allen Modi versteht „Rosa" Terminarten kontextbasiert und fachrichtungs-spezifisch (Semantik-Layer, Mai 2026) – nicht rein keyword-basiert wie klassische Voicebots. Konfiguration im Praxis-Konfigurator.

Wie schnell ist die Einrichtung von VoiceAI in einer Praxis?

15–90 Minuten je nach Komplexität der Terminstrukturen Deines PVS – gemeinsam mit dem Dr. Flex Support-Team. Wir trainieren die KI auf Deine Praxisspezifika (häufige FAQs, Sonderfälle, Behandler-Profile), verbinden VoiceAI über den PVS-Connector mit Deinem Praxisverwaltungssystem und wählen den passenden Assistenz-Modus aus. Die laufende Pflege erfolgt selbstständig über die Training Section im Praxis-Konfigurator.

An welche Praxisverwaltungssysteme ist VoiceAI angebunden?

Über den PVS-Connector ist VoiceAI mit 27+ PVS in Echtzeit verbunden – humanmedizinisch: Medical Office, Medatixx, Quincy by Frey, DocCirrus, CGM Praxistimer; dental: DS-Win von Dampsoft, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, Dentport u. v. m. Termine landen direkt im PVS-Kalender, ohne paralleles Listenmanagement.

Kann VoiceAI mehrere Praxisstandorte zentral steuern?

Ja. Für Mehrstandort-Praxen, MVZs und Praxisverbünde steuert VoiceAI über eine zentrale Telefonnummer alle Standorte. Die KI ordnet Anrufe standortspezifisch zu, kennt unterschiedliche Sprechzeiten, Behandler und Terminarten je Standort. Konfiguration im Praxis-Konfigurator.

Kann die VoiceAI nur das Terminmanagement übernehmen?

Nein. Du kannst mit dem reinen Terminmanagement starten: Termine buchen, verschieben und absagen. Weitere Anliegen schaltest Du frei, wenn Du sie der KI übergeben willst. Die Online-Terminvergabe reicht auch ganz ohne KI-Telefonassistent. Du zahlst die VoiceAI nur, wenn Du sie aktivierst. Die Übersicht steht unter Preise und Tarife.

Icon FAQ-Fragezeichen – Default-Visual für Häufige-Fragen-Sektionen, Dr. Flex

Bereit für 24/7-Erreichbarkeit ohne zusätzliches Personal?

Fordere jetzt Deine kostenfreie 15-Minuten-KI-Demo an. Wir zeigen Dir die VoiceAI live an einem echten Telefonat, kalibrieren sie kurz auf Deine Sprechstunde und erstellen eine konkrete Kostenkalkulation auf Basis Deines Anrufaufkommens.

→ Jetzt Demo vereinbaren

→ Zwei Flanken, ein Empfang: WebAI – die KI-Rezeption auf Deiner Website →. Alle Anliegen aus Telefon und Website laufen im Reception Manager → zusammen – und zur klassischen Online-Terminvergabe →

→ Terminbestätigungen und Erinnerungen übernimmt Smart Messaging → – Teil der WebAI, jederzeit abwählbar.

→ Aktueller Systemstatus der Dr. Flex VoiceAI – die Verfügbarkeit ist jederzeit transparent einsehbar.

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