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KI-Telefonassistent für Arzt- & Zahnarztpraxen – die KI-Rezeption am Telefon
Dr. Flex VoiceAI ist die KI-Rezeption am Telefon: Sie nimmt Patientenanrufe rund um die Uhr entgegen, beantwortet Fragen aus Ihrem Praxiswissen und bucht, verschiebt und storniert Termine direkt im Praxisverwaltungssystem (PVS) – ohne einen Handschlag Ihres Teams.
- Rund 74 % der Patientenanrufe löst die KI vollautomatisch
- Bis zu 90 % weniger Telefonaufkommen – Ihr Empfang hat den Rücken frei
- Rund 32 % weniger No-Shows – weniger Leerlauf, besser ausgelastete Behandlungsstühle
- Trainierbare KI – über die Training Section beantwortet sie Ihre häufigen Praxisfragen direkt
- Strukturierte Vorgänge – Rezeptwunsch, Überweisung & Co. landen dokumentiert im Reception Manager
- 24/7 erreichbar – auch bei Schmerz- und Akutanliegen außerhalb der Sprechzeit
Die Dr. Flex VoiceAI ist live und täglich im Praxisalltag im Einsatz – keine Beta.
Jetzt Demo vereinbaren – die KI-Rezeption live erleben
- Ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar
- Ab 39 €/Monat
- 15-Minuten-Demo mit Live-Call der KI
Die Dr. Flex VoiceAI ist live und täglich im Praxisalltag im Einsatz – keine Beta.
bis zu 90 %
weniger Telefonate fürs Praxisteam
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15,89 Std.
Telefonzeit pro Woche zurück ans Praxisteam
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100 %
erreichbar – rund um die Uhr, auch außerhalb der Sprechzeiten
1.200+
Praxen setzen auf Dr. Flex VoiceAI
Was ist der Dr. Flex KI-Telefonassistent?
Der Dr. Flex KI-Telefonassistent – unter dem Produktnamen VoiceAI – ist die KI-Rezeption am Telefon für Arzt- und Zahnarztpraxen. Synonyme: Voice-AI, Sprach-KI, KI-Rezeption, Telefon-KI. Das System nimmt Patientenanrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache entgegen, erkennt die Anliegen, bucht Termine direkt ins Praxisverwaltungssystem (PVS) – ohne einen Handschlag Ihres Teams – und entlastet Ihre Anmeldung um bis zu 90 %.
VoiceAI ist eine eigene Local-AI, ausschließlich auf zertifizierter Infrastruktur in Deutschland gehostet – kein externes US-Cloud-Sprachmodell, kein Cloud-Dienst außerhalb der EU. Im Live-Betrieb löst die KI rund 74 % aller eingehenden Patientenanliegen vollautomatisch, mit einer Antwortlatenz von unter einer Sekunde.
Die wichtigsten Eigenschaften im Überblick:
- Vollautomatisches Terminmanagement – Terminbuchung, Verschiebung, Absage und häufige Fragen ohne menschlichen Eingriff, nach sicherer Authentifizierung des Patienten.
- Echtzeit-PVS-Buchung – gebuchte Termine landen sekundengenau im richtigen Behandlerkalender.
- Natürliche Stimme & Dialog – die KI versteht Mundart, Akzente und Unterbrechungen, bleibt freundlich und konsistent.
- 24/7 erreichbar – kein Anruf geht verloren, auch nachts, am Wochenende oder während der Sprechzeit.
- Zwei Hauptmodi mit entsprechenden Untermodi – Full Assist und Smart Assist passen den Automatisierungsgrad exakt an Ihren Praxisalltag an. Mehr zu den Assistenz-Modi →
- Feste Sicherheitslogik für Notfälle – die KI erkennt akute Beschwerden zuverlässig und verweist im Ernstfall direkt an den Rettungsdienst (112); Diagnosen stellt sie nicht.
- Kombitermine möglich – z. B. Kontrolle + Prophylaxe in einer Buchung.
- DSGVO-konform, BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS) – ein Prüfstandard auf Augenhöhe mit ISO 27001 und in Teilen strenger – mit Hosting in Deutschland.
- Anbindung an 27+ PVS – Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, medatixx, Doc Cirrus inSuite, Dentport, Quincy by Frey und weitere.
Damit die VoiceAI Ihre Praxis wirklich versteht, pflegen Sie über die Training Section eigenes Praxiswissen – von Öffnungszeiten bis Kostenfragen –, das die KI direkt am Telefon beantwortet. Anliegen, die Ihr Team übernehmen soll – Rezeptwünsche, Befund- und Rechnungsanfragen, Rückrufbitten –, dokumentiert sie strukturiert im Tickets- und Anliegen-System; bearbeitet wird im zentralen Arbeitskanal, dem Reception Manager (heute als Booking Manager live), nach den Regeln Ihrer Praxis.
Zwei Zugänge, eine Rezeption: Die VoiceAI ist der Telefon-Zugang zur KI-Rezeption von Dr. Flex – die Dr. Flex WebAI übernimmt dieselben Aufgaben auf Ihrer Praxiswebsite, mit demselben Praxiswissen und denselben Prozessen. Die WebAI ist aktuell in der Beta-Phase und für Dr. Flex Kunden grundsätzlich bereits erhältlich.
Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits – wie das im Praxisalltag aussieht, zeigen die Erfolgsgeschichten echter Dr. Flex Kunden. Einrichtung in 15–90 Minuten, ab 39 €/Monat, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar.
Vorher / Nachher: So entlastet VoiceAI Ihren Empfang
Alle VoiceAI-Updates & Releases auf einen Blick
Transparent, chronologisch und mit Datum – sehen Sie, was die Dr. Flex VoiceAI laufend Neues kann.
Was die VoiceAI in Ihrer Praxis leistet
Kein Anrufbeantworter – eine vollwertige KI-Rezeption für Ihren Praxisalltag.
Full Assist & Smart Assist
Zwei Modi: Full Assist: die KI übernimmt komplett. Smart Assist – die KI unterstützt im Hintergrund, Ihr Team behält die Kontrolle. Umschaltbar je nach Tageszeit oder Bedarf.
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Eigene Buchungsstrecke
Die VoiceAI hat eine separate, konfigurierbare Buchungsstrecke – getrennt von der Online-Terminbuchung. So behalten Sie volle Kontrolle über telefonische vs. Online-Termine.
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Natürliche Gesprächsführung
Schnelle, flüssige Sprachausgabe ohne Roboter-Klang. Streaming-fähig mit <1 Sek. Latenz. Stabile Namens- und Spracherkennung. Patienten interagieren direkt im Anruf – buchen, ändern, stornieren ohne Medienbruch.
.svg "Illustration: Natürliche Gesprächsführung – Dr. Flex VoiceAI")
FAQ & Anliegen aufnehmen
Beantwortet häufige Patientenfragen automatisch (Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen). Nimmt Anliegen strukturiert auf als Ticket. Rufweiterleitung mit Rückruf-Logik bei dringenden Fällen.
.svg "Illustration: FAQ und Patientenanliegen aufnehmen – Dr. Flex")
PVS Live-Schnittstelle
Echtzeit-Abgleich mit Dampsoft, charly, CGM Z1, ivoris, Evident, Medical Office und 21 weiteren Systemen. Keine Doppelbuchungen, keine Doppel-Patientenanlagen.
.svg "Illustration: PVS Live-Schnittstelle – Dr. Flex")
Erweiterte Statistiken
Auswertung aller VoiceAI-Aktionen: Buchungsquoten, Anrufvolumen, Ticketaufkommen. Vergleich der Buchungsquellen (Portal, Widget, Google, VoiceAI) auf einen Blick.
.svg "PMA-Visual Erweiterte Statistiken – Dr. Flex Praxis-Konfigurator")
Spürbar weniger Telefonaufkommen am Empfang
Die 6 Bausteine rund um VoiceAI – Ihr KI-Telefonassistent
VoiceAI ist die KI-Stimme am Telefon – plus die Bausteine, die jeden KI-Anruf in einen gebuchten Termin im PVS und eine bestätigte Patientenkommunikation verwandeln.
Training Section
Hinterlegen Sie eigenes Praxiswissen – die VoiceAI beantwortet häufige Fragen direkt, bevor ein Ticket entsteht.
Tickets & Anliegen
Rezept, Überweisung, Rückruf & Co.: Anliegen werden als bearbeitbares Ticket fürs Praxisteam erfasst.
PVS-Connector
VoiceAI bucht Termine in Echtzeit direkt ins Praxisverwaltungssystem – 27+ PVS angebunden, kein zweiter Kalender.
Smart-Messaging
Nach jedem KI-Anruf bestätigt Smart Messaging den Termin automatisch per SMS, WhatsApp oder Push – ein Feature von VoiceAI und WebAI, jederzeit abwählbar.
Booking-Manager
Alle von VoiceAI gebuchten Termine landen transparent im Dashboard Ihres Praxisteams – inklusive Anruftranskript.
Digitale Warteliste
VoiceAI füllt freigewordene Slots automatisch mit wartenden Patienten – weniger Leerlauf, mehr Versorgung.
So trainieren Sie die VoiceAI auf Ihre Praxis
Die Dr. Flex VoiceAI ist nicht starr: Über die Training Section im Praxiskonfigurator hinterlegen Sie eigenes Praxiswissen – von Öffnungszeiten über Anfahrt bis zu Kostenfragen. Häufige Patientenfragen samt Antwort tragen Sie einmal ein und geben sie frei; die KI beantwortet sie danach direkt am Telefon, bevor überhaupt ein Ticket oder eine Weiterleitung nötig wird.
Ein Teil der Fragen wird automatisch aus Ihren Praxis-, Team- und Standortprofilen erzeugt, und je Frage sehen Sie Häufigkeit und Erfolgsquote – so verbessern Sie die Antworten gezielt. Je besser dieser FAQ-Layer gepflegt ist, desto weniger Anliegen landen in der manuellen Bearbeitung.
Volle Kontrolle – Sie bestimmen, wie VoiceAI arbeitet
Jede Praxis ist anders. VoiceAI passt sich Ihrem Alltag an – nicht umgekehrt.
Nur außerhalb der Sprechzeiten
VoiceAI übernimmt Anrufe optional nur nach Praxisöffnungszeiten. Tagsüber nimmt Ihr Team ganz normal ab. Idealer Einstieg für Praxen, die schrittweise starten wollen.
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Multi-Standort & Praxisregeln
Mehrere Standorte über eine Telefonnummer steuerbar. Standortspezifische Terminarten, Öffnungszeiten und Regeln. Automatische Berücksichtigung von Feiertagen. Notfall- und Vertretungsansagen.
Self-Service Training
Trainieren Sie VoiceAI selbst: FAQ-Antworten anpassen, Workflows definieren, Sonderfälle konfigurieren. Ohne Warten auf Support – direkt in Ihrem Dashboard.
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Automatisches Verschieben & Absagen
Die VoiceAI kann Termine automatisch verschieben oder absagen – auf Patientenwunsch per Telefon. Direkte PVS-Aktualisierung. Weniger No-Shows, weniger Aufwand für Ihr Team.
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Auch Sonderzeiten sind abgedeckt: Schließtage, Feiertage, Notdienst & Bereitschaftsdienst
Schließtage & Vertretung
Urlaub, Brückentage, Praxisferien: Die VoiceAI nennt Ihre Schließzeiten und die hinterlegte Vertretung mit Adresse und Nummer – die Ansage startet automatisch zwei Werktage vorher.
Feiertage
Regional passende Feiertage sind bereits vorbereitet; per Schalter aktivieren Sie sie. An Feiertagen informiert die KI automatisch über die Schließung.
Notdienst
Hat Ihre Praxis selbst Notdienst, leitet die VoiceAI Anrufe in dieser Zeit direkt auf die hinterlegte Hotline weiter.
Bereitschaftsdienst
Im Bereitschaftsdienst weist die KI in der Begrüßung darauf hin, liest bei einem Notfall die hinterlegte Definition vor und nennt die angegebene Notfallnummer – ergänzend zur 112 bei lebensbedrohlichen Notfällen.
Funktioniert mit Ihrer und weiteren 27+ Schnittstellen!
Echtzeit-Integration in über 27 PVS-Systeme – Termine landen direkt im Kalender.
DS-WIN by Dampsoft
ivoris ®
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CGM Z1
charly by solutio
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Evident
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Quincy by Frey
Medical Office
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Dentport
Dr. Flex VoiceAI im Praxisalltag – Stimmen aus Arzt- und Zahnarztpraxen
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Zahnarztpraxis Zahnkunst Neuhausen
www.zahnkunst.dentist | Dr. Flex- und charly-Kunde
VoiceAI ist unsere Rettung, ohne Dr. Flex könnten wir unseren Patientenansturm nicht bewältigen. Jeder Patient fühlt sich trotz Personalmangel bestens aufgehoben und verstanden. Es wird uns ermöglicht, ohne Stress und gut vorbereitet den Patienten zu kontaktieren. Die VoiceAI bringt Ruhe und Struktur in unsere Praxis, nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank auch an die gute Betreuung und Unterstützung des gesamten Dr. Flex Teams. - Raphael Klumpp
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um den Dr. Flex KI-Telefonassistenten VoiceAI in Arzt- und Zahnarztpraxen – Funktionsweise, Assistenz-Modi, PVS-Anbindung, Einrichtung, Datenschutz und Kosten.
Was ist ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?
Ein KI-Telefonassistent ist eine künstliche Intelligenz, die Patientenanrufe vollautomatisch entgegennimmt, das Anliegen versteht und passende Aktionen auslöst – z. B. einen Termin im Praxisverwaltungssystem (PVS) buchen, eine Absage verarbeiten oder eine Rückruf-Notiz hinterlassen.
Der Dr. Flex KI-Telefonassistent (Produktname VoiceAI) ist auf die Sprache und Anliegen-Vielfalt in deutschen Arzt- und Zahnarztpraxen spezialisiert: natürliche Stimme, DSGVO-konform, direkt mit 27+ Praxisverwaltungssystemen verbunden und 24/7 erreichbar.
Wie hoch ist die Automatisierungsrate?
Im Schnitt löst die Dr. Flex VoiceAI ca. 74 % aller Patientenanrufe vollautomatisch – also ohne dass ein Praxisteammitglied eingreifen muss. Dazu zählen unter anderem:
- Terminbuchung mit Auswahl von Behandler, Terminart und Wunschzeit.
- Terminänderungen und Absagen.
- Häufige Fragen zu Sprechzeiten, Adresse, Notfall-Hotline.
- Triage bei nicht-medizinischen Anliegen (z. B. Rechnungsfragen).
Komplexere oder sensible Anliegen werden korrekt an Ihr Praxisteam weitergeleitet, mit einem klaren Rückruf-Slot oder einer Rückruf-Notiz im PVS.
Wie funktioniert die PVS-Synchronisation?
Die VoiceAI ist über den Dr. Flex PVS-Connector direkt mit Ihrem Praxisverwaltungssystem verbunden. Während des Telefonats:
- liest die KI freie Slots im Behandlerkalender Ihres PVS
- bucht den Termin sekundengenau beim richtigen Behandler in der richtigen Terminart
- speichert die Patientenstammdaten korrekt im PVS (nach Bestätigung durch den Anrufer)
- verschickt auf Wunsch eine automatische Bestätigung an den Patienten – per SMS, WhatsApp oder Push über das Feature Smart Messaging, das bei VoiceAI mitgeliefert und jederzeit abwählbar ist
Verfügbar für 27+ PVS, darunter Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris (Computer konkret), Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, medatixx, Medical Office, Doc Cirrus inSuite und weitere.
Was kostet der Dr. Flex KI-Telefonassistent?
Der Dr. Flex KI-Telefonassistent ist ab 39 €/Monat als Erweiterung Ihres Dr. Flex Tarifs verfügbar. Ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar.
In der 15-Minuten-Demo zeigen wir Ihnen anhand Ihres Anrufaufkommens und Ihrer Sprechstundenstruktur eine konkrete Kostenkalkulation und ROI-Schätzung – typischerweise rechnet sich die VoiceAI bereits ab dem ersten Monat über eingesparte Personalkosten an der Anmeldung.
Fordern Sie Ihre Demo über das Formular auf dieser Seite an.
Wie unterscheidet sich der KI-Telefonassistent von der Online-Terminvergabe?
Die Dr. Flex Online-Terminvergabe wickelt schriftliche Terminbuchungen über Ihre Praxiswebsite, Google und das Dr. Flex Portal ab – in unter 30 Sekunden, rund um die Uhr.
Der Dr. Flex KI-Telefonassistent (VoiceAI) wickelt telefonische Terminbuchungen und häufige Fragen ab – ebenfalls rund um die Uhr, mit natürlicher Stimme.
Beide Produkte sind direkt mit Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) verbunden und arbeiten Hand in Hand: Patienten wählen den Kanal, der ihnen am liebsten ist (Online oder Telefon), und ihre Termine landen in jedem Fall im richtigen Behandlerkalender.
Ist der KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Ja. Der Dr. Flex KI-Telefonassistent ist DSGVO-konform und nach BSI C5 testiert (mit integriertem ISMS). Alle Telefonate werden in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet, die zertifizierten Sicherheits- und Datenschutz-Standards folgen.
Für die KI-Verarbeitung kommen ausschließlich DSGVO-konforme Modelle zum Einsatz, die in einem Auftragsverarbeitungsverhältnis nach Art. 28 DSGVO mit Dr. Flex betrieben werden. Wir liefern alle erforderlichen Dokumente (AV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Datenschutz-Folgenabschätzung) und unterstützen bei der Information Ihrer Patienten.
Was ist Dr. Flex VoiceAI und wie unterscheidet sich der KI-Telefonassistent von einem klassischen Anrufbeantworter?
Dr. Flex VoiceAI ist ein KI-Telefonassistent für Arzt- und Zahnarztpraxen, der Patientenanrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache führt, Anliegen versteht und Termine direkt im PVS bucht. Anders als ein Anrufbeantworter ist VoiceAI dialogfähig, löst 74 % aller Anliegen vollautomatisch und legt komplexere Fälle als Ticket für das Praxisteam an. Die Latenz liegt unter einer Sekunde.
Was bedeuten die Modi Full Assist, Smart Assist und On Demand?
VoiceAI kennt drei Modi: Full Assist – die KI nimmt sämtliche Anrufe an und entlastet das Praxisteam vollständig. Smart Assist – die KI übernimmt Standard-Anliegen, leitet bei Sonderfällen ans Team weiter. On Demand – die KI springt nur in Stoßzeiten, bei Personalausfall oder außerhalb der Sprechzeiten ein. In allen Modi versteht „Lena" Terminarten kontextbasiert und fachrichtungs-spezifisch (Semantik-Layer, Mai 2026) – nicht rein keyword-basiert wie klassische Voicebots. Konfiguration im Praxis-Konfigurator.
Wie schnell ist die Einrichtung von VoiceAI in einer Praxis?
15–90 Minuten je nach Komplexität der Terminstrukturen Ihres PVS – gemeinsam mit dem Dr. Flex Support-Team. Wir trainieren die KI auf Ihre Praxisspezifika (häufige FAQs, Sonderfälle, Behandler-Profile), verbinden VoiceAI über den PVS-Connector mit Ihrem Praxisverwaltungssystem und wählen den passenden Assistenz-Modus aus. Die laufende Pflege erfolgt selbstständig über die Training Section im Praxis-Konfigurator.
An welche Praxisverwaltungssysteme ist VoiceAI angebunden?
Über den PVS-Connector ist VoiceAI mit 27+ PVS in Echtzeit verbunden – humanmedizinisch: Medical Office, Medatixx, Quincy by Frey, DocCirrus, CGM Praxistimer; dental: DS-Win von Dampsoft, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, Dentport u. v. m. Termine landen direkt im PVS-Kalender, ohne paralleles Listenmanagement.
Kann VoiceAI mehrere Praxisstandorte zentral steuern?
Ja. Für Mehrstandort-Praxen, MVZs und Praxisverbünde steuert VoiceAI über eine zentrale Telefonnummer alle Standorte. Die KI ordnet Anrufe standortspezifisch zu, kennt unterschiedliche Sprechzeiten, Behandler und Terminarten je Standort. Konfiguration im Praxis-Konfigurator.
Bereit für 24/7-Erreichbarkeit ohne zusätzliches Personal?
Fordern Sie jetzt Ihre kostenfreie 15-Minuten-KI-Demo an. Wir zeigen Ihnen die VoiceAI live an einem echten Telefonat, kalibrieren sie kurz auf Ihre Sprechstunde und erstellen eine konkrete Kostenkalkulation auf Basis Ihres Anrufaufkommens.
→ Zwei Flanken, ein Empfang: WebAI – die KI-Rezeption auf Ihrer Website →. Alle Anliegen aus Telefon und Website laufen im Reception Manager → zusammen – und zur klassischen Online-Terminvergabe →
→ Terminbestätigungen und Erinnerungen übernimmt Smart Messaging → – ein Feature von VoiceAI und WebAI, jederzeit abwählbar.
→ Aktueller Systemstatus der Dr. Flex VoiceAI – die Verfügbarkeit ist jederzeit transparent einsehbar.
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