Termin-Kommunikation für Arzt- und Zahnarztpraxen

Automatisierte Nachrichten sind die Kernfunktion in jedem Dr. Flex Tarif: Sie strukturieren Termininhalte (Vorbereitung, Anamnese, Kosten, mitbringen, Hinweise) im sicheren Termin-Info-Bereich – für Termine, die der Patient online über Dr. Flex bucht. Versandzeitpunkte sind die bestehenden Bestätigungs- und Erinnerungsmails, es entstehen keine zusätzlichen Nachrichten.

Smart Messaging ist eine kostenpflichtige Erweiterung: Sie bringt automatische Bestätigungen und Erinnerungen auch für Termine, die das Praxisteam manuell im Praxisverwaltungssystem anlegt – also auch für Telefon- und Empfangsbuchungen. Patienten können diese Termine online verschieben, absagen, oder per Opt-out-Link die Kommunikation abbestellen. Abrechnung: 0,12 € pro Benachrichtigung.

Automatisierte Nachrichten sind in jedem Tarif immer aktiv – Sie nutzen sie automatisch. Die Frage ist nur: Brauchen Sie zusätzlich Smart Messaging?

Wenn der Großteil Ihrer Termine online über Dr. Flex läuft, reichen die Automatisierten Nachrichten meist aus. Wenn Sie zusätzlich viele Termine am Telefon oder am Empfang vergeben (in den meisten Praxen die Mehrheit aller Termine), schließt Smart Messaging die Lücke: Auch diese Termine erhalten dann automatisch Bestätigung und Erinnerung – sonst gibt es für diese Termine weder Nachricht noch Online-Verschiebelink für den Patienten.

Jede SMS und E-Mail im Rahmen von Smart Messaging enthält einen Opt-out-Link. Wer ihn klickt, wird automatisch in der Sperrliste der Praxis eingetragen und erhält keine SMS/E-Mails mehr zu Terminen, die das Team manuell anlegt. Der Opt-out wirkt nur auf manuelle Termine; Online-Buchungen über Dr. Flex laufen wie gewohnt weiter. Das Praxisteam kann die Sperrliste jederzeit einsehen, ergänzen, ändern oder Einträge entfernen.

Dr. Flex ist DSGVO-konform, BSI C5-testiert und wird ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt. Es werden ausschließlich die für die Termin-Organisation nötigen Daten verarbeitet – Behandler, Diagnosen oder andere medizinische Inhalte werden nicht gespeichert.

Mit aktivem Smart Messaging können Patienten ihre Termine über den KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI vollständig telefonisch bearbeiten – verschieben, absagen oder Termindetails abrufen, auch für Termine, die das Praxisteam manuell im PVS anlegt. Die Authentifizierung funktioniert sicher über mehrere Faktoren. Ohne Smart Messaging funktioniert die telefonische Bearbeitung über VoiceAI weiterhin für online über Dr. Flex gebuchte Termine.

Im sicheren Termin-Info-Bereich sehen Patienten alle Informationen, die die Praxis pro Terminart hinterlegt hat – strukturiert nach den Kategorien Allgemeine Hinweise, Vorbereitung, Anamnese, Kosten und Mitbringen. Inhalte können Texte, PDFs, Videos, Bilder und Links enthalten (z. B. Link zur digitalen Anamnese). Patienten erreichen den Bereich über einen Einmal-Link in der Bestätigungs- oder Erinnerungsnachricht und authentifizieren sich mit ihrem Geburtsdatum.

Die Aktivierung erfolgt im Praxis-Konfigurator und ist in wenigen Klicks erledigt. Die Praxis bestätigt einmalig die Weisung an Dr. Flex, kann eine Sperrliste hinterlegen (sofern bereits Patienten ausgeschlossen werden sollen) und legt fest, welche Terminarten Bestätigungen und Erinnerungen erhalten. Ab Aktivierung werden neu im PVS angelegte Termine automatisch in die Termin-Kommunikation aufgenommen. Auf Wunsch begleitet unser Support die Einrichtung gemeinsam mit Ihrem Team. Smart Messaging ist jederzeit wieder deaktivierbar.