Automatisierte Nachrichten für Arzt- und Zahnarztpraxen

Was sind automatisierte Nachrichten bei Dr. Flex?

Automatisierte Nachrichten sind die Basis-Schicht der Patientenkommunikation in der Dr. Flex Plattform für Arzt- und Zahnarztpraxen. Sie versenden keine zusätzlichen Nachrichten, sondern nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte rund um einen Termin: Buchungsbestätigung sofort nach der Buchung, Terminerinnerung rechtzeitig vor dem Termin und eine SMS am Tag des Termins. Diese Versandzeitpunkte sind smart gewählt und sorgen für maximale Wahrnehmung – ohne den Patienten mit Spam zu überfordern.

In jeder Nachricht steht der Hinweis: „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar.“ Über einen Einmal-Link gelangt der Patient in den Patienten-Hub – einen gesicherten, verschlüsselten Patientenbereich, der kein Konto und kein Passwort benötigt. Dort findet er gebündelt alle relevanten Hinweise in fünf klaren Kategorien: Vorbereitungen, Allgemeine Hinweise, Bitte mitbringen, Kosten und Anamnese mit Direktlink zur digitalen Anamnese.

Die Inhalte werden im Praxis-Konfigurator regelbasiert gepflegt – zugeschnitten auf vier Dimensionen: Terminart, Behandler, Versicherungsstatus (GKV oder Privat) und Patientenstatus (Bestands- oder Neupatient).

Zusätzlich erlauben die automatisierten Nachrichten der Praxis, kurzfristige Terminverschiebungen gezielt zu steuern: Die Praxis definiert selbst, was „kurzfristig“ heißt. Ab dieser Schwelle werden Patienten beim Versuch, online zu verschieben oder abzusagen, mit einer individuellen Nachricht auf mögliche Konsequenzen hingewiesen – oder die Verschiebefunktion wird ganz gesperrt.

Wirksamkeit messbar belegt: Praxen mit Dr. Flex senken die No-Show-Quote nachweislich um rund 32 % (Datenbasis: anonymisierte Auswertung über alle angeschlossenen Praxen). Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits. DSGVO-konform und BSI C5-testiert; Hosting auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Im Kerntarif ab 39 €/Monat inklusive, keine Mehrkosten je Nachricht.

Wenn Sie Termine telefonisch oder am Empfang vergeben und die strukturierten Nachrichten auch für diese (im PVS angelegten) Termine aktivieren möchten, nutzen Sie Smart Messaging – ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI, 12 Cent pro Nachricht, abwählbar. Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt.

Automatisierte Nachrichten sind in jedem Dr. Flex Tarif ab 39 €/Monat freigeschaltet – Sie können das Feature heute gemeinsam mit Ihrem Praxisteam einrichten und nutzen. Unser Support unterstützt Sie bei der Konfiguration der Termininhalte pro Terminart, Behandler, Versicherungs- und Patientenstatus.

Für die Kommunikation auch bei telefonisch oder am Empfang gebuchten Terminen gibt es Smart Messaging – ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI, 12 Cent pro Nachricht, bei Bedarf abwählbar. Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt. Kombinierbar mit der Online-Terminvergabe und der VoiceAI im Combi-Tarif.

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Verwandte Produkte und Funktionen:

• Smart Messaging – Feature von WebAI und VoiceAI für individualisierte Patientenkommunikation (12 Cent pro Nachricht, abwählbar; aktuell Beta, Rollout sukzessive ab Oktober)
• Patienten-Hub – gesicherter Patientenbereich, der die Inhalte der automatisierten Nachrichten dem Patienten zugänglich macht
• Online-Terminvergabe – der Termin-Kern der KI-Rezeption
• VoiceAI – die KI-Rezeption am Telefon
• WebAI – digitale KI-Rezeption auf der Praxiswebsite
• Tarif-Übersicht

Tiefer-Erklärungen im Glossar:

• Automatisierte Nachrichten
• Patientenkommunikation
• Smart Messaging Glossar
• SMS-Reminder-Service
• Patienten-Hub
• Praxis-Konfigurator
• No-Show-Quote

Ausführliche Guides:

• KI-Telefonassistent für die Arztpraxis – Guide
• Online-Terminvergabe Zahnarzt – Guide für Praxisteams

Praktische Ratgeber:

• Praxistelefon entlasten
• No-Shows reduzieren