Automatisierte Nachrichten für Arzt- und Zahnarztpraxen

Strukturierte Termininhalte für jeden Patienten – Buchungsbestätigung, Erinnerung und Termin-Infobereich werden automatisch und ohne Mehraufwand für das Praxisteam ausgespielt. Im Dr. Flex Kerntarif inklusive.

Buchungsbestätigung & Termin-Erinnerung: per E-Mail und SMS an smart gewählten Versandzeitpunkten – ohne Spam für den Patienten
Termin-Infobereich: gebündelte Vorbereitungs-, Anamnese-, Mitbring- und Kosten-Hinweise im verschlüsselten Patientenbereich, regelbasiert pro Terminart, Behandler, Versicherungs- und Patientenstatus
No-Show-Reduktion nachweislich rund 32 % – mit konfigurierbarer Eskalationslogik bei kurzfristigen Verschiebungen

Sie suchen die Kommunikation auch für telefonisch oder am Empfang angelegte Termine? → Smart Messaging – Feature von WebAI und VoiceAI, 12 Cent pro Nachricht, abwählbar. Aktuell Beta; Rollout sukzessive ab Oktober.

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Was sind automatisierte Nachrichten bei Dr. Flex?

Automatisierte Nachrichten sind die Basis-Schicht der Patientenkommunikation in der Dr. Flex Plattform für Arzt- und Zahnarztpraxen. Sie versenden keine zusätzlichen Nachrichten, sondern nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte rund um einen Termin: Buchungsbestätigung sofort nach der Buchung, Terminerinnerung rechtzeitig vor dem Termin und eine SMS am Tag des Termins. Diese Versandzeitpunkte sind smart gewählt und sorgen für maximale Wahrnehmung – ohne den Patienten mit Spam zu überfordern.

In jeder Nachricht steht der Hinweis: „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar.“ Über einen Einmal-Link gelangt der Patient in den Termin-Infobereich – einen gesicherten, verschlüsselten Patientenbereich, der kein Konto und kein Passwort benötigt. Dort findet er gebündelt alle relevanten Hinweise in fünf klaren Kategorien: Vorbereitungen, Allgemeine Hinweise, Bitte mitbringen, Kosten und Anamnese mit Direktlink zur digitalen Anamnese.

Die Inhalte werden im Praxis-Konfigurator regelbasiert gepflegt – zugeschnitten auf vier Dimensionen: Terminart, Behandler, Versicherungsstatus (GKV oder Privat) und Patientenstatus (Bestands- oder Neupatient).

Zusätzlich erlauben die automatisierten Nachrichten der Praxis, kurzfristige Terminverschiebungen gezielt zu steuern: Die Praxis definiert selbst, was „kurzfristig“ heißt. Ab dieser Schwelle werden Patienten beim Versuch, online zu verschieben oder abzusagen, mit einer individuellen Nachricht auf mögliche Konsequenzen hingewiesen – oder die Verschiebefunktion wird ganz gesperrt.

Wirksamkeit messbar belegt: Praxen mit Dr. Flex senken die No-Show-Quote nachweislich um rund 32 % (Datenbasis: anonymisierte Auswertung über alle angeschlossenen Praxen). Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits. DSGVO-konform und BSI C5-testiert; Hosting auf BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Im Kerntarif ab 39 €/Monat inklusive, keine Mehrkosten je Nachricht.

Wenn Sie Termine telefonisch oder am Empfang vergeben und die strukturierten Nachrichten auch für diese (im PVS angelegten) Termine aktivieren möchten, nutzen Sie Smart Messaging – ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI, 12 Cent pro Nachricht, abwählbar. Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt.

Automatisierte Nachrichten: Struktur statt Rückfragen

Automatisierte Nachrichten strukturieren alle Inhalte zu einem Termin und stellen sie im sicheren Termin-Infobereich bereit. Pro Terminart, Behandler, Versicherungsstatus und Patientenstatus (Bestand/Neu) legt das Praxisteam einmal fest, welche Hinweise, Vorbereitungen, Kosten oder Anamnesen ausgespielt werden – der Patient sieht nach Klick auf den Einmal-Link und Eingabe seines Geburtsdatums genau die für seinen Termin relevanten Inhalte.

Die Funktion nutzt die bestehenden Versandzeitpunkte der Buchungsbestätigung, Terminerinnerung und SMS am Tag des Termins: Es werden keine zusätzlichen Nachrichten versendet, kein Spam-Effekt beim Patienten. Inhalte können PDFs, Links, Videos und Bilder enthalten – etwa für Vorbereitungshinweise, die digitale Anamnese oder Erklärvideos.

Für welche Termine? Für alle Termine, die der Patient online über Dr. Flex gebucht hat. Im Dr. Flex Tarif inklusive, ohne Zusatzkosten.

Inhalte pro Terminart, Behandler oder weiteren Kriterien steuerbar

Strukturierte Kategorien: Allgemeine Hinweise, Vorbereitung, Bitte mitbringen, Kosten, Anamnese

Anhänge möglich: PDF, Link, Video, Bild

Eskalation: ungelesene E-Mails werden automatisch per SMS nachgesendet

Patient-Zugang über Einmal-Link + Geburtsdatum, kein Patientenkonto nötig

Keine Zusatznachrichten – integriert in bestehende Versandzeitpunkte

Im Tarif inklusive – ohne Zusatzkosten

Illustration Automatisierte Nachrichten im Termin-Infobereich – Smartphone mit Patientenfragen und System-Antworten

Automatisierte Nachrichten: Struktur statt Rückfragen

Inhalte pro Terminart, Behandler oder weiteren Kriterien steuerbar

Strukturierte Kategorien: Allgemeine Hinweise, Vorbereitung, Bitte mitbringen, Kosten, Anamnese

Anhänge möglich: PDF, Link, Video, Bild

Eskalation: ungelesene E-Mails werden automatisch per SMS nachgesendet

Patient-Zugang über Einmal-Link + Geburtsdatum, kein Patientenkonto nötig

Keine Zusatznachrichten – integriert in bestehende Versandzeitpunkte

Im Tarif inklusive – ohne Zusatzkosten

Häufig gestellte Fragen zu automatisierten Nachrichten

Antworten rund um Terminbestätigung, Erinnerung und Termin-Infobereich im Kerntarif – und die Abgrenzung zu Smart Messaging.

Was ist im Basis-Tarif von Dr. Flex an automatisierter Patientenkommunikation enthalten?

Im Basis-Tarif sind enthalten: Terminbestätigung per E-Mail und SMS direkt nach der Buchung, Standard-Terminerinnerung über den SMS-Reminder-Service 24 h vor Termin, Änderungs- und Stornierungsbestätigungen sowie Ablehnungs-Nachrichten bei Buchungsablehnung durch das Praxisteam. Alles individuell konfigurierbar im Praxis-Konfigurator.

Was ist der Unterschied zwischen automatisierten Nachrichten und Smart-Messaging?

Automatisierte Nachrichten sind im Kerntarif inklusive: Sie nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte (Buchungsbestätigung, Erinnerung, SMS am Tag des Termins) und reichern sie mit Inhalten an, die der Patient über den Termin-Infobereich abruft – keine zusätzlichen Nachrichten. Smart Messaging ist ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI: Sobald eines der beiden KI-Produkte aktiv ist, ist es Teil davon – und lässt sich bei Bedarf deaktivieren. Es erweitert die Kommunikation auf telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine, personalisierte Inhalte pro Terminart, Versand von PDFs/Videos/Links und die Steuerung kurzfristiger Terminverschiebungen. Aktuell ist Smart Messaging in der Beta-Phase und wird sukzessive ab Oktober ausgerollt. 12 Cent pro Nachricht, Kanäle: SMS, WhatsApp, Push.

Was kostet automatisierte Patientenkommunikation bei Dr. Flex?

Automatisierte Nachrichten (Terminbestätigung, Standard-Erinnerung) sind in allen Tarifen ab 39 €/Monat inklusive. Smart Messaging ist ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI – sobald eines der beiden aktiv ist, ist es Teil davon und lässt sich bei Bedarf deaktivieren. Es kostet 12 Cent pro Nachricht. Aktuell ist Smart Messaging in der Beta-Phase; das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt. Für ein konkretes Gespräch: Jetzt kostenlose Beratung anfordern.

Illustration Zahnrad mit Fragezeichen – FAQ, Dr. Flex

Automatisierte Nachrichten aktivieren

Automatisierte Nachrichten sind in jedem Dr. Flex Tarif ab 39 €/Monat freigeschaltet – Sie können das Feature heute gemeinsam mit Ihrem Praxisteam einrichten und nutzen. Unser Support unterstützt Sie bei der Konfiguration der Termininhalte pro Terminart, Behandler, Versicherungs- und Patientenstatus.

Für die Kommunikation auch bei telefonisch oder am Empfang gebuchten Terminen gibt es Smart Messaging – ein Feature von WebAI und/oder VoiceAI, 12 Cent pro Nachricht, bei Bedarf abwählbar. Aktuell sind wir bei Smart Messaging noch in der Beta-Phase. Das Feature wird sukzessive ab Oktober ausgerollt. Kombinierbar mit der Online-Terminvergabe und der VoiceAI im Combi-Tarif.

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BSI C5-Testat

Testierte Cloud-Sicherheit (mit integriertem ISMS) für den verantwortungsvollen Umgang mit Gesundheitsdaten.

Sichere Übertragung

Datenübertragung verschlüsselt nach BSI C5-Standard.

DSGVO-konform

Vollständig DSGVO-konform, mit BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Ohne Tracking-Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für die sichere Terminvergabe.

Dr. Flex VoiceAI – Ihr Telefon-Team rund um die Uhr

Dr. Flex VoiceAI beantwortet Patientenanrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache, bucht Termine direkt ins PVS und entlastet das Praxistelefon um bis zu 90 %. Rund 74 % der Anrufe löst die VoiceAI vollautomatisch. Alle Features wie Anruf-Transparenz, 24/7-Erreichbarkeit, Anrufer-Klassifikation und PVS-Schreibrecht sind unter dem Dach des KI-Telefonassistenten vereint.

Illustration Roboter mit Mikrofon im Studio – KI-Telefonassistent VoiceAI

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