Automatisierte Nachrichten für Arzt- und Zahnarztpraxen

Was sind automatisierte Nachrichten bei Dr. Flex?

Automatisierte Nachrichten sind die Basis-Schicht der Patientenkommunikation in der Dr. Flex Plattform für Arzt- und Zahnarztpraxen. Sie versenden keine zusätzlichen Nachrichten, sondern nutzen die bestehenden Versandzeitpunkte rund um einen Termin: Buchungsbestätigung sofort nach der Buchung, Terminerinnerung rechtzeitig vor dem Termin und eine SMS am Tag des Termins. Diese Versandzeitpunkte sind smart gewählt und sorgen für maximale Wahrnehmung – ohne den Patienten mit Spam zu überfordern.

In jeder Nachricht steht der Hinweis: „Neue Informationen zu Ihrem Termin sind verfügbar." Über einen Einmal-Link gelangt der Patient in den Termin-Infobereich – einen gesicherten, verschlüsselten Patientenbereich, der kein Konto und kein Passwort benötigt. Dort findet er gebündelt alle relevanten Hinweise in fünf klaren Kategorien: Vorbereitungen (z. B. „Bitte 2 Stunden vor dem Termin keine feste Nahrung"), Allgemeine Hinweise (z. B. erwartete Behandlungsdauer), Bitte mitbringen (Medikamentenplan, Röntgenbilder, Versichertenkarte), Kosten (GKV vs. Privat, Zusatzleistungen) und Anamnese mit Direktlink zur digitalen Anamnese.

Die Inhalte werden im Praxis-Konfigurator regelbasiert gepflegt – zugeschnitten auf vier Dimensionen: Terminart (Kontrolle, PZR, Implantatberatung, Erstvorstellung etc.), Behandler (welcher Arzt nimmt den Termin wahr), Versicherungsstatus (GKV oder Privat) und Patientenstatus (Bestands- oder Neupatient). So überspringen Bestandspatienten z. B. die Anamnese-Aufforderung, während Neupatienten zusätzlich Erstberatungs-Hinweise und Versicherungs-Klärung erhalten.

Zusätzlich erlauben die automatisierten Nachrichten der Praxis, kurzfristige Terminverschiebungen gezielt zu steuern: Die Praxis definiert selbst, was „kurzfristig" heißt (z. B. weniger als 24 oder 48 Stunden vor dem Termin). Ab dieser Schwelle werden Patienten beim Versuch, online zu verschieben oder abzusagen, mit einer individuellen Nachricht auf mögliche Konsequenzen hingewiesen – oder die Verschiebefunktion wird ganz gesperrt. Eine konfigurierbare Eskalationslogik dahinter (Hinweis → Warnung → Sperrung) senkt die Rate kurzfristiger Änderungen ohne triftigen Grund.

Wirksamkeit messbar belegt: Praxen mit Dr. Flex senken die No-Show-Quote nachweislich um rund 32 % (Datenbasis: anonymisierte Auswertung über alle angeschlossenen Praxen). In der Praxis-Live-Statistik sind heute schon Terminverschiebungen, Absagen und kurzfristige Änderungen transparent einsehbar; die direkte Sichtbarkeit der No-Show-Quote pro Praxis im Praxis-Konfigurator wird perspektivisch live geschaltet.

Im Kerntarif ab 39 €/Monat inklusive, keine Mehrkosten je Nachricht. Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte nutzen Dr. Flex bereits. DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Wenn Sie Termine telefonisch oder am Empfang vergeben und die strukturierten Nachrichten auch für diese (im PVS angelegten) Termine aktivieren möchten – inklusive KI-gestützter Recall-Workflows, individualisierter Reminder und dynamischer Inhalte – nutzen Sie die Erweiterung Smart Messaging (verbrauchsabhängig ab 0,12 € je Nachricht) oder buchen Sie beide Bausteine im Combi-Tarif zusammen mit der Online-Terminvergabe und dem KI-Telefonassistent.

Automatisierte Nachrichten sind in jedem Dr. Flex Tarif ab 39 €/Monat freigeschaltet – Sie können das Feature heute gemeinsam mit Ihrem Praxisteam einrichten und nutzen. Unser Support unterstützt Sie bei der Konfiguration der Termininhalte pro Terminart, Behandler, Versicherungs- und Patientenstatus.

Für die Erweiterung auf telefonisch oder am Empfang gebuchte Termine, KI-gestützte Recall-Workflows und individualisierte Reminder gibt es das Add-on Smart Messaging. Beide Bausteine kombinierbar mit der Online-Terminvergabe und dem KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI im Combi-Tarif.

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Verwandte Hauptprodukte und Funktionen:

• Smart Messaging – KI-gestützte Erweiterung für individualisierte Patientenkommunikation, Recall, dynamische Inhalte (Add-on, ab 0,12 € je Nachricht)
• Termin-Infobereich – gesicherter Patientenbereich, der die Inhalte der automatisierten Nachrichten dem Patienten zugänglich macht
• Online-Terminvergabe – das Hauptprodukt, das die Buchungsbestätigung und die Termin-Erinnerung auslöst
• KI-Telefonassistent Dr. Flex VoiceAI – Termine vollautomatisch am Telefon entgegennehmen, in Kombination mit Smart Messaging beantwortet er Telefon-Termine und versendet die Bestätigung gleich strukturiert mit
• Combi-Tarif Online-Terminvergabe + VoiceAI – beide Hauptprodukte zusammen mit vergünstigten Konditionen

Tiefer-Erklärungen im Glossar:

• Automatisierte Nachrichten – Basis-Kommunikation im Kerntarif
• Patientenkommunikation – Schirmbegriff für alle Kanäle
• Smart Messaging Glossar – das KI-gestützte Add-on im Detail
• SMS-Reminder-Service – die SMS-Auslieferungsschicht
• Recall-Service – automatische Wiedervorlage von Patienten
• Termin-Infobereich – gesicherter Patientenbereich für Selbstverwaltung
• Praxis-Konfigurator – wo Templates und Trigger gepflegt werden
• No-Show-Quote – KPI, die durch automatisierte Nachrichten nachweislich um rund 32 % sinkt

Ausführliche Guides:

• KI-Telefonassistent für die Arztpraxis – Guide
• Online-Terminvergabe Zahnarzt – Guide für Praxisteams

Praktische Ratgeber:

• Praxistelefon entlasten – sechs Hebel gegen die Anrufflut
• No-Shows reduzieren – Anti-No-Show-Cluster mit automatisierten Nachrichten als Herzstück