Online-Terminvergabe + KI-Telefonassistent für charly Zahnarztsoftware

Dr. Flex bietet ein einfaches Abo-Modell, das jederzeit kündbar ist und keine Vertragslaufzeit hat – also kein Risiko.

Es gibt zwei Tarifklassen, zwischen denen monatlich gewechselt werden kann:

• Starter-Tarif ab 39 €/Monat – Pay-per-Use, ideal für Einsteiger: Sie zahlen pro Online-Terminbuchung.
• Flat-Tarif ab 99 €/Monat – alle Online-Buchungen inklusive, ideal für Praxen mit hohem Buchungsvolumen.

Mehr zu Preisen, enthaltenen Leistungen und Add-ons (z. B. Smart-Messaging, VoiceAI) auf der Preis-Seite. Oder direkt eine kostenlose Beratung anfordern.

Dr. Flex hat keine Vertragslaufzeiten und kann jederzeit gekündigt werden.

Die Integration des Dr. Flex Booking-Widgets auf Ihrer Praxis-Website erfolgt durch Ihren Webdesigner oder Ihre Agentur. Eine entsprechende Integrationsanleitung, auch für das Dr. Flex WordPress-Plugin, wird Ihnen vorab zugeschickt.

Gerne unterstützt unser Webintegrationsteam Ihren Webdesigner oder Ihre Agentur bei der Umsetzung. Das Booking-Widget wird in Ihren Praxisfarben über gut sichtbare Buttons an den Schlüsselstellen Ihrer Website (Header, Footer, Kontakt/Service und Startseite) platziert.

Die Verbindung zu Dr. Flex sollte nur nach Rücksprache mit unserem Support deaktiviert werden.

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Unser Support-Team hilft Ihnen persönlich von Montag bis Freitag von 08:00–17:00 Uhr unter folgendem Kontakt weiter:

Mail: info@dr-flex.de Telefon: 030 555 707 380

Darüber hinaus können Sie rund um die Uhr unsere Dr. Flex VoiceAI (KI-Telefonassistenz) oder unseren E-Mail-Service nutzen.

Der Datenschutz bei Dr. Flex ist fester Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert mit integriertem ISMS (Informationssicherheits-Managementsystem). Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland gehostet. Es findet keine Datenweitergabe an externe Cloud-Dienste außerhalb der EU statt.

Unser Datenschutzkonzept wurde obendrein von der Stiftung Warentest mit der Note 1,6 zum Thema “Basisschutz persönlicher Daten” (Arzttermin-Portale im Test 01/2021) ausgezeichnet – wir sind unter den kommerziellen Anbietern Testsieger.

Ausführliche, fachliche Erklärung mit Aufschlüsselung des BSI C5-Testats, der ISO 27001-Verknüpfung und der konkreten DSGVO-Mechanismen: Datenschutz bei Dr. Flex – BSI C5, ISO 27001-Hosting.

Eine Übersicht der übermittelten Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Grundsätzlich werden ausschließlich die für die Terminbuchung erforderlichen Patientendaten verarbeitet (Name, Kontaktdaten, gewünschte Terminart, optional Versichertenstatus). Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland.

Fachliche Aufschlüsselung der Sicherheits-Standards (BSI C5-Domains, ISMS-Integration, ISO 27001-Mapping): Datenschutz bei Dr. Flex.

Ja! Die Online-Terminvergabe von Dr. Flex gewährleistet einen Rund-um-die-Uhr-Service für Ihre Patienten - egal, ob Sie im Wochenende oder im Urlaub sind.

Dr. Flex speichert immer den letzten Stand der Termin-Slots aus Ihren freigegebenen Terminübüchern, bevor Sie die Rechner/Server abschalten und verwaltet diese über die Zeit Ihrer Abwesenheit. Werden die Rechner/Server wieder angeschaltet, gleicht Dr. Flex sofort den Terminstand mit Ihrer Praxismanagement-Software ab und überträgt die online-gebuchten Termine in Ihren Praxiskalender.

Sie benötigen als Praxis ein Profil und können dort alle Behandler verwalten und mit ihrem Praxiskalender verknüpfen.

Ja – jede Online-Buchung wird in Echtzeit über den PVS-Connector in den Praxiskalender Ihres Praxisverwaltungssystems eingetragen (Dampsoft DS-Win, charly by solutio, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, Quincy by Frey, Doc Cirrus inSuite u. v. m. – insgesamt 27+ Schnittstellen). Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle: Sie entscheiden, welche Terminarten online buchbar sind, welche Behandler freigegeben werden und ob ein Termin bestätigt oder zurückgewiesen wird.

Dies bestimmen Sie - Ihr Terminangebot lässt sich je Terminart und Tag auf einen gewünschten Zeitraum eingrenzen. Generell raten wir jedoch von einer Einschränkung des Terminangebotes ab.

Die Einrichtung dauert inklusive Einweisung je nach Komplexität der Terminstrukturen im Praxiskalender zwischen 15 und 90 Minuten. Eine zusätzliche Personalschulung ist nicht notwendig.

Jeder Patient kann seine Termine selbstständig ändern, indem er auf den Link in der SMS oder E-Mail klickt, den er über die Buchungsbestätigung erhalten hat. Dieser Link führt zum persönlichen Termin-Infobereich. Um sich dort einzuloggen, muss das korrekte Geburtsdatum angegeben werden. Im Termin-Infobereich kann der Termin dann abgesagt oder verschoben werden. Der Patient erhält eine Bestätigungsnachricht über den Vorgang, und der Termin wird automatisch im Praxisverwaltungssystem (PVS) Ihrer Praxis aktualisiert.

Wie kann ich darauf Einfluss nehmen?

1. Benachrichtigungen: Die Praxis erhält – sofern gewünscht – eine zusätzliche Benachrichtigung über jede Terminänderung. Sie können die Änderung bestätigen oder ablehnen, falls sie nicht passend ist. Der Patient wird dann automatisch über die Entscheidung informiert.
2. Einschränkungen bei kurzfristigen Änderungen: Terminänderungen können, sofern von der Praxis gewünscht, ab einer gewissen Zeit vor dem Termin nicht mehr online durchgeführt werden. In diesem Fall melden sich Patienten persönlich bei der Praxis, um den Grund für die kurzfristige Änderung zu besprechen.

Durch diese Steuerungs-Mechanismen bleibt die Kontrolle über die Terminverwaltung stets bei der Praxis, während Patienten eine einfache und flexible Selbstverwaltung erhalten.

Dr. Flex unterstützt alle aktuellen charly-Versionen von solutio – inklusive charly-VM (Container-Update) und der charly Cloud. Ältere On-Premises-Versionen sind in der Regel ebenfalls anbindbar; im Beratungsgespräch prüfen wir Ihre konkrete Version. Die Anbindung erfolgt über den Dr. Flex PVS-Connector ohne zusätzliche charly-Lizenz.

Die Reimport-Schnittstelle läuft bidirektional in Echtzeit: Dr. Flex liest freie Termin-Slots direkt aus dem charly-Terminbuch, zeigt sie patientenseitig im Booking-Widget an und schreibt online gebuchte Termine automatisch zurück in den charly-Terminplaner. Bestandspatienten werden automatisch erkannt und mit ihrer Patientenakte verknüpft – ohne manuelles Copy-Paste.

Nein. Die Dr. Flex Schnittstelle nutzt die Standard-charly-Lizenz. Es ist kein zusätzliches Online-Modul, keine erweiterte Schnittstellen-Lizenz und keine Container-VM-Erweiterung nötig. Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit unserem Support-Team in 60–90 Minuten.

Dr. Flex läuft auf Ihrer eigenen Praxiswebsite statt auf einem Drittportal – Patienten verlassen Ihre Domain nicht. Zusätzlich enthält die Plattform den KI-Telefonassistenten Dr. Flex VoiceAI, der das Telefonaufkommen um bis zu 90 % senkt, die digitale Nachrückerliste und Smart-Messaging – alles in einem System.

Ab 39 €/Monat als Teil der Dr. Flex Plattform, ohne Vertragslaufzeit, monatlich kündbar. Keine Setup-Gebühren für die Schnittstelle, keine zusätzlichen charly-Lizenzkosten durch Dr. Flex. Für ein konkretes Angebot: Jetzt kostenlose Beratung anfordern.

Die Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent für charly-Praxen. Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr automatisch entgegen, löst rund 74 % der Patientenanrufe (Termine buchen, verschieben, absagen) vollautomatisch und trägt Buchungen über die Echtzeit-Schnittstelle direkt in das charly-Terminbuch ein – ohne Medienbruch, ohne Zweitkalender. Praxisteams werden um bis zu 90 % beim Telefonaufkommen entlastet. VoiceAI ist eine eigene, in Deutschland gehostete Lokal-AI – keine Cloud-Drittlösung.

Ja. Smart-Messaging erweitert die Dr. Flex Termin-Kommunikation auf alle Termine im charly-Terminbuch – also auch auf solche, die das Praxisteam direkt am Empfang oder telefonisch in charly anlegt. SMS- und E-Mail-Erinnerungen werden mit dem Praxisnamen als Absender versendet, der Patient gelangt über einen Einmal-Link in den Termin-Infobereich und kann dort verschieben, absagen oder die digitale Anamnese ausfüllen. Smart-Messaging ist ein kostenpflichtiges Add-on (0,12 € je Benachrichtigung).

Ja. Die digitale Nachrückerliste (auch: Wartepatienten-Liste) füllt frei werdende charly-Termine automatisch wieder auf: Sobald ein Patient einen Termin absagt, werden passende Wartepatienten ermittelt (Behandler-Match, Terminart, zeitliche Verfügbarkeit) und automatisch über SMS oder E-Mail zur Nachrückung eingeladen. Der erste Patient, der den Slot bestätigt, bekommt den Termin – inkl. Rück-Synchronisation in charly. Aus einer Absage am Vormittag wird häufig ein neuer Termin am Nachmittag.

Der Recall-Service automatisiert Folgetermine für PZR, Bleaching-Auffrischung, Implantatkontrolle, KFO-Folgetermine und andere wiederkehrende Behandlungen. Die Praxis legt im Praxis-Konfigurator einmal die Recall-Regeln pro Terminart fest – anschließend verschickt das System zum richtigen Zeitpunkt automatisch personalisierte Erinnerungen mit Buchungslink. Der Patient wählt direkt einen Slot, der Termin landet via Echtzeit-Schnittstelle in charly, kein manueller Aufwand für das Praxisteam.

Ja. Praxen mit mehreren Standorten und einer gemeinsamen oder mehreren charly-Installationen können Dr. Flex zentral betreiben – jede Filiale hält ihre eigene Online-Terminvergabe über das Booking-Widget und ein eigenes Profil im Dr. Flex Portal. Patienten finden den richtigen Standort über die Standortauswahl im Booking-Widget. Behandler, Terminarten, Sprechstundenzeiten und Recall-Regeln können pro Standort individuell konfiguriert werden.

Ja. Die Dr. Flex Schnittstelle zu charly by solutio ist vollständig DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Hosting erfolgt ausschließlich auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland; übermittelt werden nur die für die Terminvergabe benötigten Daten (verschlüsselte Übertragung). VoiceAI verarbeitet Audio-Daten lokal und löscht sie automatisch nach Transkription. Für die Praxis bedeutet das: keine Cloud-Drittanbieter, keine Datenweitergabe in Drittländer.