Praxis-Konfigurator: Smartes Terminmanagement für Ihre Praxis

Der Praxis-Konfigurator ist als Web-App oder Windows-Client verfügbar und wird in der Regel auf den Empfangsrechnern sowie im Backoffice installiert. Dies gilt für 95 % unserer Kunden, da der Konfigurator so jederzeit zur Verfügung steht und über das Booking-Manager-Popup automatisch auf neue Ereignisse hinweist. Dadurch wird das Terminmanagement effizienter und die Bearbeitung von Anfragen optimiert.

Neue Behandler lassen sich im Praxis-Konfigurator über Praxis → Team → Behandler/Behandlerinnen hinzufügen anlegen. Nach Eingabe des Namens öffnet sich die Profilmaske. Hier sollten alle relevanten Informationen vollständig ausgefüllt werden, da das Profil als Aushängeschild auf dem Dr. Flex-Portal dient. Ein detailliertes Profil sorgt für eine bessere SEO-Performance und stärkt das Vertrauen potenzieller Patienten.

Für die Verknüpfung Ihres Praxisverwaltungssystems (PVS) mit dem Praxis-Konfigurator wird der PVS-Connector benötigt – unsere Dr. Flex-Schnittstelle. Diese wird im Rahmen eines Installationstermins direkt auf Ihrem Praxiserver eingerichtet und mit Ihrem Praxis-Konfigurator-Account verknüpft. Sobald die Installation abgeschlossen ist, erscheint im Praxis-Konfigurator unter Buchungsablauf → PVS-Integration die entsprechende Schnittstelle.

Hier können Sie:

• Den Dr. Flex-Behandlern ihre jeweiligen Terminbücher aus dem PVS zuordnen.
• Terminarten für die Online-Terminvergabe definieren, z. B. nach Versicherungsart, Bestands- und Neupatienten.
• Das Terminangebot individuell anpassen und einschränken.
• Die Schnittstelle erkennt in der Regel automatisch alle im PVS hinterlegten Sondereinstellungen wie Urlaube, Sperrzeiten, Sonderzeiten und Pausen, sodass meist keine zusätzlichen Anpassungen notwendig sind.

Falls dennoch individuelle Anpassungen gewünscht sind, bietet der Praxis-Konfigurator entsprechende Einstellungsmöglichkeiten. Zusätzlich können Sie die Arbeitszeiten der Behandler und Sperrzeiten flexibel konfigurieren.

Der Buchungsprozess lässt sich im Praxis-Konfigurator unter Buchungsablauf → Patientenfragen ganz einfach anpassen. Hier steht Ihnen eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, mit der Sie individuelle Fragensets für Patienten je nach Terminart, Behandler oder Versicherungstyp konfigurieren können.

Besondere Funktionen:

• Dynamische Fragen: Sie können voneinander abhängige Fragen erstellen, die sich je nach Antwort des Patienten anpassen.
• Verschiedene Antwort- und Fragentypen: Maximale Flexibilität für Ihre individuelle Terminverwaltung.
• Mehrsprachigkeit: Standardmäßig sind Deutsch und Englisch verfügbar, aber Sie können weitere Sprachen aktivieren.
• Automatische Übersetzung: Eine KI-basierte Übersetzung überträgt alle Eingaben im Buchungsprozess in die gewünschte Sprache, wobei Sie die Übersetzung jederzeit manuell anpassen können.

Mit diesen Möglichkeiten wird der Buchungsprozess optimal auf die Anforderungen Ihrer Praxis abgestimmt und sorgt für eine optimierte Patientenkommunikation.

Das Online-Terminangebot wird automatisch aus Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) errechnet. Alle verfügbaren Zeiten, die unter den im PVS hinterlegten Bedingungen erkannt werden, werden über die Dr. Flex-Schnittstelle (PVS-Connector) in Echtzeit angeboten.

Falls gewünscht, können Sie Ihr Terminangebot individuell anpassen:

• Menüpunkt: Buchungsablauf → Terminangebot anpassen
• Hier können Sie pro Tag und Behandler festlegen, welche Online-Termine buchbar sind.
• Das System enthält eine automatische Optimierung, die die Terminangebote so darstellt, dass sie optimal genutzt werden. In den meisten Fällen ist daher keine manuelle Anpassung erforderlich.

Zusätzlich können Sie unter Praxis → Arbeitszeiten:

• Spezifische Online-Terminarbeitszeiten für jeden Behandler definieren.
• Sperrzeiten festlegen, um bestimmte Zeiträume für die Online-Buchung zu blockieren.

So haben Sie volle Kontrolle über Ihr Terminangebot, während das System gleichzeitig eine effiziente und optimierte Buchung sicherstellt.

Das Standortprofil ist das Hauptprofil Ihrer Praxis und wird im Dr. Flex-Portal angezeigt. Es dient als Aushängeschild Ihrer Praxis und sollte daher sorgfältig und vollständig ausgefüllt werden.

Warum ist ein detailliertes Standortprofil wichtig?

• SEO-Optimierung: Je mehr relevante Inhalte Sie hinterlegen, desto besser wird Ihre Praxis in den Suchmaschinen gefunden.
• Vertrauen und Patientenbindung: Ein aussagekräftiges Profil erhöht die Glaubwürdigkeit Ihrer Praxis und kann zu mehr Online-Buchungen sowie neuen Patienten führen.

Tipps für ein optimales Standortprofil:

• Fügen Sie eine detaillierte Praxisbeschreibung hinzu.
• Hinterlegen Sie Öffnungszeiten, Spezialisierungen und Zusatzleistungen.
• Laden Sie hochwertige Bilder Ihrer Praxis und Ihres Teams hoch.
• Ergänzen Sie Ihre Kontaktdaten und Standortinformationen.

Ein vollständig ausgefülltes Standortprofil sorgt für eine stärkere Online-Präsenz und eine höhere Buchungsrate.

Das Terminmanagement im Praxis-Konfigurator ist besonders intuitiv und bietet Ihnen volle Kontrolle über Ihre Online-Buchungen.

1. Neue Ereignisse prüfen Unter Termine → Zu prüfen erscheinen neue Buchungen oder Terminänderungen. Sie können diese:

• Automatisch bestätigen lassen.
• Automatisch verarbeiten lassen.
• Manuell prüfen und freigeben, falls gewünscht.

2. Historie und Nachverfolgung Alle abgeschlossenen oder geprüften Ereignisse landen in der Historie (Termine → Historie).

• Hier können Sie alle Buchungen und Änderungen filtern, durchsuchen und nachvollziehen.
• Jeder Patient hat eine eigene Nachrichten- und Terminhistorie, sodass Sie stets sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden und welche Benachrichtigungen versendet wurden.

3. Individuelle Nachrichten versenden Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, über das Terminmanagement individuelle Nachrichten an Patienten zu senden – zum Beispiel zur Terminbestätigung oder für weitere Informationen. Mit diesen Funktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Termine, können Prozesse automatisieren und gleichzeitig flexibel auf individuelle Patientenbedürfnisse eingehen.

Der Praxis-Konfigurator ist das zentrale Backend, in dem Arzt- und Zahnarztpraxen alle Einstellungen für die digitale Terminvergabe und die KI-gestützte Telefonannahme verwalten: Slot-Logik, Behandler-Setup, Anliegen-Routing, Sprechstunden, Multi-Location und PVS-Mapping. Der Praxis-Konfigurator ist das Plattform-Fundament der KI-Rezeption von Dr. Flex – die Online-Terminvergabe, die WebAI auf der Praxiswebsite und die VoiceAI am Telefon greifen auf denselben Datenstand zu, sodass Slot-Änderungen sofort auf der Website und im Telefonkanal wirksam werden.

Ein klassischer Praxiskalender im PVS bildet nur Termine ab, die bereits feststehen. Der Praxis-Konfigurator hingegen legt die Logik fest, nach der überhaupt buchbare Termine entstehen: Welche Slot-Dauern gelten pro Behandler? Welche Anliegen führen über welche Versicherungsart zu welcher Sprechstunde? Welche Spezial-Slots gibt es für Kombi-Termine oder Schmerzfälle? Dadurch ist der Praxis-Konfigurator die Voraussetzung dafür, dass das Booking Widget und Dr. Flex VoiceAI in Echtzeit valide Termine vorschlagen – ohne dass jemand manuell Slots blocken oder freigeben muss.

Der Praxis-Konfigurator arbeitet zusammen mit dem PVS-Connector und unterstützt aktuell 27+ Praxisverwaltungssysteme, darunter charly by solutio, Dampsoft DS-Win, ivoris (Computer konkret), Evident, CGM Z1 in Kombination mit CGM PRAXISTIMER, Medical Office (INDAMED), Quincy by Frey, Dentport, medatixx und Doc Cirrus inSuite. Die Synchronisation läuft bidirektional in Echtzeit, ist verschlüsselt und vollständig DSGVO-konform – Patientendaten verbleiben in Ihrem PVS, an Dr. Flex werden nur die für die Terminvergabe nötigen Felder übermittelt.