Was ist eine Online-Rezeption?

Eine Online-Rezeption (auch digitale Rezeption) ist der digitale Empfang auf der Website einer Arzt- oder Zahnarztpraxis: Patienten erledigen dort rund um die Uhr, was sonst am Telefon oder an der Anmeldung anfällt – Termine buchen, verschieben und absagen, Rezeptwünsche, Befund-, Rechnungs- oder Krankschreibungsanfragen – strukturiert, mit allen nötigen Angaben, ohne Warteschleife und ohne App. Eine gute Online-Rezeption schreibt Termine direkt ins Praxisverwaltungssystem (PVS) und übergibt Anliegen an einen Vorgangseingang für das Team, statt neue E-Mails zu erzeugen.

Bei Dr. Flex ist die WebAI diese Online-Rezeption – als KI-Dialog statt Formular, mit demselben Praxiswissen wie die VoiceAI am Telefon. Dr. Flex ist die KI-Rezeption für Arzt- und Zahnarztpraxen: KI-Telefonassistent am Telefon, Online-Rezeption auf der Website, direkt im PVS. Die WebAI befindet sich aktuell in der Beta-Phase; der Rollout der ersten Bundles startet Ende Oktober 2026.

Die Online-Rezeption sitzt als Button oder als Anliegen-Auswahl auf der Praxiswebsite – ohne Portal-Umleitung, ohne App, ohne Registrierung. Klickt ein Patient darauf, läuft ein geführter Ablauf:

1. Anliegen wählen oder frei formulieren – Termin buchen, verschieben oder absagen, Rezeptwunsch, Befund oder Röntgenbild, Rechnung, Bonusheft, Krankschreibung, Kostenübernahme oder Sonstiges.
2. Rückfragen und Angaben – die Online-Rezeption fragt genau die Informationen ab, die das Team für dieses Anliegen braucht; bei Dr. Flex im KI-Dialog der WebAI statt in einem starren Formular.
3. Terminmanagement direkt im PVS – freie Zeiten werden live im Praxiskalender geprüft, Buchungen und Änderungen in Echtzeit zurückgeschrieben; Schließzeiten und Vertretungen sind berücksichtigt.
4. Übergabe an das Team – alles, was die Praxis entscheiden muss, landet als strukturierter Vorgang im Ticket- und Anliegen-System, mit Routing nach Rechnung, Backoffice oder Notfall. Der Patient führt sein Anliegen im gesicherten Patienten-Hub weiter, inklusive Anamnese; Bestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch raus.

Antworten auf Standardfragen – Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen, Kosten, Unterlagen – kommen aus dem hinterlegten Praxiswissen, das die Praxis einmal pflegt und das bei Dr. Flex auf Website und Telefon gleichermaßen gilt. Medizinische Diagnosen stellt eine Online-Rezeption nicht.

Die Begriffe überschneiden sich, meinen aber unterschiedliche Ebenen:

• KI-Rezeption – bei Dr. Flex der Dachbegriff: Die KI übernimmt die Rezeptionsaufgaben der Praxis auf beiden Kanälen, Telefon und Website. Mehr dazu unter KI-Rezeptionist und auf der Produktseite KI-Rezeption.
• KI-Telefonassistent – die Telefon-Hälfte der KI-Rezeption: Er nimmt Patientenanrufe an, bucht, verschiebt und sagt Termine direkt im PVS ab – rund 74 % der Anrufe in einer Praxis sind solche Terminanliegen – und nimmt die übrigen Anliegen strukturiert auf. Bei Dr. Flex die VoiceAI.
• Online-Rezeption – die Website-Hälfte der KI-Rezeption: derselbe Empfang für Patienten, die lieber tippen als anrufen. Bei Dr. Flex die WebAI.
• Online-Terminvergabe – nur Termine, keine Anliegen: der Buchungskalender auf der Praxiswebsite und im Dr. Flex Portal. Sie bleibt der Termin-Kern, den die Online-Rezeption um Anliegen, Rückfragen und Praxiswissen erweitert. Siehe Online-Terminvergabe.
• Chatbot – antwortet, erledigt aber nichts. Eine Online-Rezeption führt Prozesse zu Ende: Termin im PVS, Vorgang beim Team.

• Weniger Telefon: Zusammen mit dem KI-Telefonassistenten sinkt das Telefonaufkommen um bis zu 90 % – das Team hat Zeit für Patienten vor Ort.
• Rund um die Uhr erreichbar: Anliegen kommen auch abends, am Wochenende und in Stoßzeiten an – ohne Warteschleife.
• Vollständige Anliegen statt Rückfragen: Die Online-Rezeption sammelt alle nötigen Angaben, bevor der Vorgang beim Team liegt.
• Alles im PVS: Termine landen in Echtzeit im führenden Kalender; kein Parallelkalender, keine Doppelpflege.
• Weniger Terminausfälle: Mit automatischen Bestätigungen und Erinnerungen sinkt die No-Show-Quote mit Dr. Flex nachweislich um rund 32 %.
• Datenschutz: Dr. Flex ist DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS); Hosting auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland. Über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte vertrauen Dr. Flex.

Verwandte Begriffe und Themen rund um die Online-Rezeption in Arzt- und Zahnarztpraxen:

• WebAI – die Online-Rezeption von Dr. Flex auf der Praxiswebsite
• KI-Rezeptionist – die KI als digitale Empfangskraft; Dachbegriff KI-Rezeption
• KI-Telefonassistent – die Telefon-Hälfte der KI-Rezeption
• Dr. Flex VoiceAI – der KI-Telefonassistent von Dr. Flex
• Online-Terminvergabe – der Termin-Kern, den die Online-Rezeption erweitert
• Patienten-Hub – gesicherter Patientenbereich für Termindetails, Unterlagen und Anamnese
• Reception Manager – der Posteingang, in dem die Anliegen aus Website und Telefon zusammenlaufen
• Praxisverwaltungssystem (PVS) – das führende System, in das die Online-Rezeption schreibt

Produktseiten: Dr. Flex WebAI – die Online-Rezeption auf Deiner Praxiswebsite · KI-Telefonassistent VoiceAI · Tickets & Anliegen · Patienten-Hub

Die Dr. Flex WebAI ist die Online-Rezeption für Deine Praxiswebsite – aktuell in der Beta-Phase, erste Praxen arbeiten bereits damit; der Rollout der ersten Bundles startet Ende Oktober 2026. Jetzt Demo vereinbaren – wir zeigen Dir WebAI und VoiceAI im Zusammenspiel mit Deinem PVS, kostenfrei und in 15 Minuten. Mehr zum Produkt: Dr. Flex WebAI – die Online-Rezeption auf Deiner Praxiswebsite.