Glossar · Online-Terminvergabe & Buchungsstrecke

Booking-Manager

Was ist der Booking-Manager?

Der Booking-Manager ist das operative Verwaltungstool der Dr. Flex Plattform für eingehende Online-Buchungen. Er läuft typischerweise auf einem PC an der Anmeldung der Praxis und zeigt alle eingehenden Buchungen in Echtzeit – inklusive Pop-up-Benachrichtigungen. Synonyme: Buchungs-Manager, Anmeldungs-Tool, Pop-up-Manager, Buchungs-Übersicht.

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Auf einen Blick

Themenfeld: Online-Terminvergabe & Buchungsstrecke
Produkt bei Dr. Flex: Reception Manager
Im Eintrag: 2 Abschnitte · 5 Fragen und Antworten

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Was ist der Booking-Manager?

Synonyme: Buchungs-Manager, Anmeldungs-Tool, Pop-up-Manager, Buchungs-Übersicht.

Der Booking-Manager arbeitet zusammen mit dem Praxis-Konfigurator: Während der Praxis-Konfigurator die Steuerungs-Ebene ist (welche Termine online buchbar sind), ist der Booking-Manager die operative Ebene – hier siehst Du, was tatsächlich gebucht wurde, und entscheidest, ob die Buchung in das Praxisverwaltungssystem übernommen wird.

Für Praxen mit Reimport-PVS-Schnittstellen (charly, Dampsoft, ivoris, CGM Praxistimer, Quincy by Frey) ist sogar eine automatische Terminübertragung ins PVS möglich. Der Booking-Manager kombiniert so Kontrolle (manuell prüfen) und Effizienz (automatisch übertragen) je nach Praxispräferenz.

Aus dem Booking-Manager geht der Reception Manager hervor – die Inbox der KI-Rezeption mit zentralem Ticketsystem, die Anliegen aus VoiceAI, WebAI und Patienten-Hub auf einer Patientenkarte bündelt und nach frei formulierten Regeln priorisiert. Der Reception Manager ist für alle Praxen mit VoiceAI oder WebAI verfügbar.

Wie funktioniert der Booking-Manager?

Der Booking-Manager ist als Echtzeit-Dashboard konzipiert und kommt in zwei Varianten:

Pop-up-Modus – jede neue Online-Buchung erzeugt eine Benachrichtigung an der Anmeldung. Das Praxisteam kann die Buchung annehmen, ablehnen oder zurückstellen. Bei Ablehnung wird der Patient automatisch per SMS informiert.
Automatische Übertragung – bei Reimport-PVS-Schnittstellen (charly, Dampsoft, ivoris, PraxisTimer, Quincy) werden Termine automatisch und ohne manuelle Bestätigung ins PVS geschrieben.

Zusätzlich erlaubt der Booking-Manager das Versenden individueller Nachrichten zu spezifischen Buchungen – etwa wenn ein Patient besonders informiert werden soll. Auch die Statistik der Buchungen über Zeit (Heute / Diese Woche / Dieser Monat) lässt sich abrufen.

Welche Vorteile bietet der Booking-Manager?

Der Booking-Manager macht die operative Buchungsverwaltung übersichtlich und effizient:

Pop-up-Benachrichtigungen – keine Buchung geht unbemerkt durch
Annahme oder Ablehnung in einem Klick – inklusive automatischer Patienten-Information per SMS
Automatische PVS-Übertragung bei Reimport-Schnittstellen – keine manuelle Arbeit
Individuelle Nachrichten pro Buchung versendbar
Statistik & Verlauf – Buchungen über Zeit sichtbar
Multi-Standort-fähig – Verwaltung mehrerer Praxisstandorte zentral
DSGVO-konform – alle Daten in Deutschland gehostet

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen rund um den Booking-Manager.

Wo läuft der Booking-Manager in der Praxis?

Typischerweise auf einem PC an der Anmeldung – dort sieht das Empfangsteam in Echtzeit alle eingehenden Buchungen. Der Booking-Manager läuft auch parallel auf mehreren Geräten (Multi-User-fähig) und ist über den Browser ohne Installation erreichbar.

Welche PVS unterstützen automatische Übertragung?

Automatische Terminübertragung ohne manuelle Bestätigung ist bei Reimport-Schnittstellen möglich – derzeit für charly by solutio, Dampsoft DS-Win, ivoris, CGM PRAXISTIMER und Quincy by Frey. Bei anderen PVS läuft die Übergabe über den Pop-up-Modus mit manueller Bestätigung.

Was passiert, wenn das Praxisteam eine Buchung ablehnt?

Der Patient erhält automatisch eine Ablehnungs-SMS mit dem von Dir hinterlegten Standardtext – zum Beispiel mit Hinweis auf eine alternative Sprechstunde oder einen anderen Termin. Die SMS-Texte kannst Du individuell anpassen und als Vorlage abspeichern.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig im Booking-Manager arbeiten?

Ja. Der Booking-Manager ist Multi-User-fähig. Mehrere Mitarbeiter können parallel auf eingehende Buchungen reagieren – Konflikte (z. B. doppelte Bearbeitung) werden vermieden.

Was kostet der Booking-Manager?

Der Booking-Manager ist Teil der Dr. Flex Plattform. Aktuelle Preise stehen auf der Preisseite.

Den Booking-Manager in Deiner Praxis sehen?

In einer kurzen Demo zeigen wir Dir, wie eingehende Online-Buchungen an der Anmeldung ankommen, geprüft und ins PVS übernommen werden – zugeschnitten auf Deine Praxis.

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