On Demand: VoiceAI genau dann aktiv, wenn sie wirklich gebraucht wird

Der Praxisalltag ist selten eine Konstante. Mal läuft der Vormittag strukturiert ab, mal sorgen kurzfristige Personalausfälle, Ferienzeiten oder der berüchtigte “Montags-Ansturm” dafür, dass das Telefon nicht mehr stillsteht. Bisher gab es hier eine Lücke: Die VoiceAI war entweder dauerhaft aktiv oder diente lediglich als generelles Backup.

Mit dem neuen On-Demand-Modus innerhalb der Assistenzmodi wird die Dr. Flex VoiceAI jetzt zu einem operativen Werkzeug, das sich situativ, planbar und punktgenau steuern lässt.

Das Problem: Erreichbarkeit ist nicht jeden Tag gleich

Viele Praxen kennen die Situationen, in denen die Kapazitäten am Empfang schwanken:

• Montagmorgen: Das Telefon ist hoffnungslos überlastet.
• Mittwoch: Jemand am Empfang fällt kurzfristig aus.
• Ferienzeit: Die Praxis ist nur eingeschränkt besetzt.
• Unvorhersehbarkeit: Einzelne Tage laufen stabil, andere komplett chaotisch.

Was fehlte, war eine flexible Zwischenlösung, die genau dort einspringt, wo das Team Unterstützung braucht – sich ansonsten aber vollständig im Hintergrund hält.

Die Lösung: On Demand

Mit dem neuen Modus kann die VoiceAI nur zu exakt definierten Zeiten aktiviert werden. Das Prinzip ist denkbar einfach:

• Pro Wochentag lassen sich individuelle Zeitfenster festlegen
• Innerhalb dieser Zeiten ist die VoiceAI aktiv
• Außerhalb dieser Zeiten verhält sich das System wie konfiguriert (z. B. direkte Weiterleitung)

So funktioniert die Konfiguration

Die Steuerung erfolgt direkt im Interface über den Modus-Dropdown im Bereich VoiceAI → Assistenzmodi:

1. Modus auf On Demand stellen
2. Über das Stiftsymbol die aktiven Zeiten bearbeiten
3. Für jeden Wochentag individuelle Zeitfenster definieren

Beispiel:

Mo: 08:00 – 09:00
Di: 08:00 – 10:00
Mi: 08:00 – 09:00
Do: 08:00 – 12:00
Fr: 08:00 – 12:00

Die KI ist ausschließlich in diesen Fenstern aktiv.

Der entscheidende Unterschied: Full Assist vs. Smart Assist

1. On Demand im Full Assist

• Innerhalb der aktiven Zeiten: Die VoiceAI übernimmt sofort alle eingehenden Anrufe
• Außerhalb der Zeiten: Direkte Weiterleitung an die Praxis (keine KI-Interaktion)

Ideal für: Klare, kontrollierte Automatisierung in bekannten Stressphasen

2. On Demand im Smart Assist

• Innerhalb der aktiven Zeiten:
  Die KI nimmt den Anruf an und bietet zunächst eine Weiterleitung an.
  Wenn niemand erreichbar ist, übernimmt die KI das Gespräch.

• Außerhalb der Zeiten:
  Keine KI-Aktivität bzw. Standard-Weiterleitungslogik

Ideal für: Praxen, die persönlichen Kontakt priorisieren, aber eine smarte Absicherung wollen

Typische Anwendungsfälle aus der Praxis

Der On-Demand-Modus löst konkrete Alltagsprobleme:

• Kurzfristiger Mitarbeiterausfall: KI wird gezielt für den betroffenen Zeitraum aktiviert
• Stoßzeiten abfangen: z. B. Montag 8–10 Uhr übernimmt die KI den Peak
• Urlaubsphasen: Unterstützung bei reduziertem Team
• Teilautomatisierung: Schrittweises Testen der KI in definierten Zeitfenstern

Fazit: Mehr Kontrolle, weniger Kompromisse

Der On-Demand-Modus macht aus einer starken KI-Lösung ein flexibles Steuerungsinstrument, das sich an den Praxisalltag anpasst – und nicht umgekehrt.

In Kombination mit den Modi Full Assist, Fallback, After Hours und Smart Assist entsteht ein System, das jede Praxis genau dort unterstützt, wo es notwendig ist.

Die Praxis entscheidet selbst:

• Wann übernimmt die KI?
• Wann bleibt alles wie gewohnt?

Und das Beste: Ihre Patienten erreichen immer jemanden.

Die Funktion wird sukzessive ausgerollt. Praxen werden per E-Mail informiert.

Mehr dazu: KI-Telefonassistent Dr. Flex VoiceAI · Dr. Flex für Praxen