Telefonsprechzeiten für die Dr. Flex VoiceAI: Wenn Erreichbarkeit nicht für alles dasselbe bedeutet

Wenn Erreichbarkeit nicht für alles dasselbe bedeutet

Eine Praxis ist geöffnet – das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass jederzeit jemand ans Telefon gehen kann.

Zwischen laufenden Behandlungen, einem vollen Empfang und organisatorischen Aufgaben gibt es viele Situationen, in denen persönliche Telefonate nicht sinnvoll in den Arbeitsablauf passen – gleichzeitig sollen Patienten weiterhin Termine buchen, Fragen stellen oder Anliegen platzieren können.

Genau an dieser Stelle setzt eine neue Funktion der Dr. Flex VoiceAI an: die individuellen Telefonsprechzeiten. Damit können Praxen festlegen, wann eine telefonische Weiterleitung an das Team möglich sein soll – unabhängig davon, wann Termine online gebucht werden können.

Öffnungszeiten, Terminvergabe und Telefonie sind nicht dasselbe

Viele Praxen unterscheiden heute bereits zwischen Öffnungszeiten und Terminverfügbarkeit.

Während die Online-Terminvergabe rund um die Uhr zur Verfügung steht, soll die persönliche telefonische Erreichbarkeit häufig auf bestimmte Zeitfenster begrenzt bleiben. Trotzdem orientierte sich die telefonische Logik bislang häufig an den allgemeinen Praxisöffnungszeiten.

Im Alltag führt das nicht immer zu den gewünschten Ergebnissen, denn zwischen „Praxis geöffnet“ und „Team kann einen Anruf übernehmen“ liegt oft ein großer Unterschied.

Während einer stark ausgelasteten Behandlungsphase soll das Team möglicherweise nicht durch Weiterleitungen unterbrochen werden. Einige Praxen arbeiten bewusst mit festen Telefonzeiten, damit Empfang und Behandlung nicht dauerhaft parallel organisiert werden müssen.

Mit den neuen Telefonsprechzeiten können Praxen diese Bereiche nun getrennt voneinander steuern:

• wann die Praxis grundsätzlich geöffnet ist
• wann die Praxis telefonisch erreichbar ist
• wann eine telefonische Weiterleitung durch die VoiceAI sinnvoll ist

Dadurch entsteht mehr Kontrolle über die telefonische Erreichbarkeit, ohne die digitale Terminvergabe einzuschränken.

Was die neuen Telefonsprechzeiten verändern

Die Dr. Flex VoiceAI bleibt weiterhin rund um die Uhr erreichbar.

Sie nimmt Anrufe entgegen, versteht Patientenanliegen, beantwortet Fragen, bucht Termine oder erstellt Tickets.

Wird während eines Gesprächs eine persönliche Weiterleitung erforderlich, prüft die KI automatisch, ob sich der Anruf innerhalb der definierten Telefonsprechzeiten befindet – nur dann wird eine Weiterleitung an die Praxis angeboten.

Liegt der Anruf außerhalb dieser Zeiten, greift stattdessen die hinterlegte Gesprächslogik.

Je nach Konfiguration kann die VoiceAI dann beispielsweise:

• auf die nächste telefonische Erreichbarkeit hinweisen
• ein Anliegen strukturiert als Ticket aufnehmen
• passende Informationen zu Schließzeiten bereitstellen
• hinterlegte Notfallinformationen ausgeben

Patienten erhalten damit weiterhin Unterstützung – auch dann, wenn gerade keine persönliche Weiterleitung vorgesehen ist.

Online-Terminvergabe bleibt vollständig unabhängig

Besonders wichtig ist dabei die Trennung zwischen Telefonie und Terminvergabe.

Die neuen Telefonsprechzeiten beeinflussen nicht die Online-Terminvergabe.

Eine Praxis kann beispielsweise festlegen, dass telefonische Weiterleitungen nur montags bis freitags zwischen 8:00 und 12:00 Uhr angeboten werden. Gleichzeitig können Patienten online weiterhin Termine über deutlich größere Zeitfenster buchen – abhängig von den im PVS freigegebenen Terminangeboten.

Die VoiceAI berücksichtigt beide Regelwerke unabhängig voneinander.

Für Praxen bedeutet das:

• weniger unnötige Weiterleitungen in ungünstigen Momenten
• mehr Kontrolle über die telefonische Erreichbarkeit
• keine Einschränkung der Online-Terminbuchung
• eine präzisere Steuerung der VoiceAI im Praxisalltag
• eine bequeme qualitative und asynchrone Bearbeitung der Anliegen

Typische Einsatzszenarien aus dem Praxisalltag

Die neuen Telefonsprechzeiten eignen sich besonders für Praxen, die ihre telefonische Erreichbarkeit bewusst strukturieren möchten.

Telefonate nur in bestimmten Zeitfenstern persönlich bearbeiten

Viele Teams möchten Anrufe nur vormittags oder zu fest definierten Zeiten persönlich entgegennehmen.

Außerhalb dieser Zeiten übernimmt die VoiceAI die Kommunikation, bucht oder ändert Termine automatisch im PVS oder dokumentiert Anliegen als Ticket.

Behandlungszeiten vor Unterbrechungen schützen

Gerade während intensiver Behandlungsblöcke kann jede Weiterleitung den Arbeitsfluss stören.

Die VoiceAI bleibt erreichbar, direkte Weiterleitungen werden jedoch nur innerhalb der festgelegten Telefonsprechzeiten angeboten – stattdessen werden die Anliegen dokumentiert und als Tickets zur asynchronen Bearbeitung weitergereicht.

Unterschiedliche Erreichbarkeit an mehreren Standorten

Praxisverbünde und MVZs arbeiten häufig mit unterschiedlichen Organisationsstrukturen.

Telefonsprechzeiten ermöglichen es, individuelle Erreichbarkeitsmodelle je Standort abzubilden und sauber voneinander zu trennen.

Mehr Kontrolle bei Smart Assist und Weiterleitungen

Auch Praxen, die mit Smart Assist oder bestehenden Weiterleitungsoptionen arbeiten, profitieren von der neuen Funktion.

Sie können präzise festlegen, wann eine persönliche Verbindung überhaupt angeboten werden soll und wann die VoiceAI das Anliegen eigenständig weiterverarbeitet.

Einrichtung direkt im Praxiskonfigurator

Die Konfiguration erfolgt direkt in den VoiceAI-Basiseinstellungen im Praxiskonfigurator.

Im Abschnitt „Abweichende Telefonsprechzeiten“ können Praxen für jeden Wochentag festlegen, wann telefonische Weiterleitungen durch die VoiceAI möglich sein sollen.

Die Einrichtung umfasst nur wenige Schritte:

1. Telefonsprechzeiten aktivieren
2. gewünschte Zeitfenster pro Wochentag definieren
3. speichern

Anschließend berücksichtigt die VoiceAI die hinterlegten Zeiten automatisch im Gespräch.

Sobald eine Weiterleitung oder persönliche Erreichbarkeit relevant wird, greift die KI auf die definierten Telefonsprechzeiten zurück und setzt die passende Gesprächslogik um.

Telefonische Erreichbarkeit näher an der Realität des Praxisalltags

Die neuen Telefonsprechzeiten schaffen vor allem eines: mehr Präzision.

Statt sich ausschließlich an Öffnungszeiten zu orientieren, bildet die VoiceAI nun die tatsächliche Verfügbarkeit des Teams ab.

Das ist ein wichtiger Unterschied, denn moderne Praxisorganisation bedeutet nicht zwangsläufig, jederzeit persönlich erreichbar zu sein. Entscheidend ist vielmehr, dass Patienten zuverlässig durch ihr Anliegen geführt werden – durch eine direkte Terminbuchung, eine strukturierte Antwort, ein Ticket oder eine persönliche Weiterleitung zur passenden Zeit.

Fazit

Mit den neuen Telefonsprechzeiten erhält die Dr. Flex VoiceAI eine zusätzliche Steuerungsebene für die telefonische Erreichbarkeit.

Praxen können nun selbst festlegen, wann eine Weiterleitung an das Team sinnvoll ist, ohne die Online-Terminvergabe einzuschränken.

Das Ergebnis:

• klare Trennung von Telefonlogik und Online-Terminvergabe
• weniger Unterbrechungen im Praxisalltag
• mehr Kontrolle über die persönliche Erreichbarkeit
• bessere Patientenführung durch die VoiceAI

Auf den ersten Blick ein „kleines“ Feature – im täglichen Praxisbetrieb sorgt es jedoch dafür, dass Erreichbarkeit dort stattfindet, wo sie sinnvoll ist, und Unterbrechungen dort vermieden werden, wo sie nicht weiterhelfen.

Mehr dazu: Dr. Flex VoiceAI · Praxiskonfigurator · Online-Terminvergabe · VoiceAI-Liveticker