Smart Messaging: Digitale Terminerinnerungen für alle Patienten

In vielen Praxen läuft die Patientenkommunikation noch zweigleisig. Während online gebuchte Termine automatisch bestätigt werden, fallen telefonisch oder direkt am Empfang vereinbarte Termine häufig aus der digitalen Kommunikation heraus. Für diese manuell eingetragenen Termine gab es bislang selten eine lückenlose, automatisierte Begleitung.

Das ändert sich mit unserem Smart Messaging.

Dr. Flex erweitert die digitale Patientenkommunikation um eine zentrale Funktion: automatische Terminbestätigungen und Terminerinnerungen, die direkt an das Praxisverwaltungssystem (PVS) angebunden sind. Dadurch werden alle Patienten erreicht – unabhängig davon, ob der Termin online, telefonisch oder direkt in der Praxis vereinbart wurde.

Mit einer kommenden Erweiterung wird Smart Messaging zusätzlich um WhatsApp als Kommunikationskanal ergänzt. So können Patienten – nach entsprechender Einwilligung – künftig auch über WhatsApp erreicht werden.

Was steckt hinter Smart Messaging?

Sobald das Praxisteam einen Termin im PVS-Kalender einträgt, startet Smart Messaging automatisch den digitalen Kommunikationsprozess. Der Patient erhält eine Terminbestätigung per SMS und E-Mail – vorausgesetzt, die entsprechende Einwilligung liegt vor.

Die Nachricht enthält einen gesicherten Link zum persönlichen Patienten-Hub. Dort sieht der Patient alle relevanten Informationen auf einen Blick und kann den Termin – je nach den individuellen Vorgaben der Praxis – selbstständig verschieben oder absagen.

Zusätzlich können dort weitere terminbezogene Informationen bereitgestellt werden, beispielsweise Links zu digitalen Anamnesebögen, Hinweise zu benötigten Unterlagen oder Informationen zur Vorbereitung auf den Termin.

Kurz vor dem Behandlungstermin folgt automatisch eine weitere Erinnerung. So entsteht eine durchgängige digitale Kommunikationskette – von der Terminvergabe bis zum Behandlungstag.

Das Besondere dabei: Smart Messaging funktioniert nicht nur für online gebuchte Termine, sondern auch für Termine, die direkt im Praxisverwaltungssystem angelegt wurden.

Neu: WhatsApp als zusätzlicher Kommunikationskanal

Mit der nächsten Ausbaustufe kann Smart Messaging neben SMS und E-Mail auch WhatsApp als Versandkanal nutzen.

Hat ein Patient der Kommunikation über WhatsApp zugestimmt, können Terminbestätigungen, Erinnerungen und weitere Informationen alternativ per WhatsApp versendet werden. Praxen erreichen ihre Patienten damit über einen Kommunikationskanal, den viele ohnehin täglich nutzen.

Die Einwilligung bleibt dabei ein zentraler Bestandteil. Patienten werden transparent über die Nutzung informiert und müssen der Kommunikation aktiv zustimmen. Die Zustimmung wird dokumentiert und bildet die Grundlage für die weitere Kommunikation über WhatsApp.

Versand über den Praxisnamen oder über Dr. Flex

Praxen können WhatsApp je nach technischer Einrichtung unterschiedlich einsetzen.

Verfügt eine Praxis bereits über einen eigenen WhatsApp Business Account, kann die Kommunikation direkt über den Namen der Praxis erfolgen. Patienten erkennen dadurch sofort, von wem die Nachricht stammt.

Alternativ kann der Versand auch über Dr. Flex erfolgen. So können Praxen Smart Messaging nutzen, ohne zunächst einen eigenen WhatsApp Business Account einzurichten.

Dr. Flex begleitet Praxen bei der Einrichtung und unterstützt bei der Verknüpfung der gewünschten Lösung. Alle notwendigen Informationen erhalten Praxen während des Onboardings beziehungsweise bei der Aktivierung des entsprechenden Pakets.

Premium-Erweiterung: Der KI-Chat direkt in WhatsApp

Über den Versand von Terminbestätigungen und Erinnerungen hinaus eröffnet die Premium-Erweiterung zusätzliche Möglichkeiten.

WhatsApp wird damit nicht nur zum Kommunikationskanal, sondern zu einem weiteren digitalen Empfang der Praxis.

Patienten können direkt im WhatsApp-Chat mit der digitalen KI-Rezeption interagieren. Die zugrunde liegende Logik entspricht der Dr. Flex WebAI und ermöglicht zahlreiche organisatorische Prozesse direkt innerhalb des Chats.

Je nach aktivierten Funktionen können Patienten beispielsweise:

• einen Termin buchen,
• einen bestehenden Termin verschieben,
• einen Termin absagen,
• Termininformationen abrufen,
• häufige Fragen stellen,
• Informationen zu Öffnungszeiten, Anfahrt oder Parkmöglichkeiten erhalten oder
• weitere organisatorische Anliegen an die Praxis übermitteln.

Bevor der KI-Chat genutzt werden kann, wird eine gesonderte Einwilligung eingeholt. Patienten erhalten alle relevanten Informationen zur Datenverarbeitung und stimmen der Verarbeitung ihrer Angaben aktiv zu. Erst anschließend startet die Kommunikation mit der KI-Rezeption.

WebAI als Grundlage für den WhatsApp-Chat

Der KI-Chat in WhatsApp ist keine isolierte Einzelfunktion. Er basiert auf derselben Technologie wie die Dr. Flex WebAI auf der Praxiswebsite.

Für Praxen bedeutet das einen entscheidenden Vorteil: Bereits eingerichtete Workflows, Anliegenarten und hinterlegte Informationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden. Die KI greift auf dieselben Konfigurationen zurück, die bereits für die WebAI eingerichtet wurden.

Was Patienten auf der Praxiswebsite nutzen können, steht damit künftig auch über WhatsApp zur Verfügung.

So entsteht eine kanalübergreifende digitale Kommunikation:

• Website über die Dr. Flex WebAI,
• Telefon über die Dr. Flex VoiceAI,
• WhatsApp über Smart Messaging und den KI-Chat.

Patienten wählen einfach den Kommunikationskanal, der für sie am bequemsten ist. Für Praxen entsteht gleichzeitig eine einheitliche digitale Struktur, die wiederkehrende Anliegen automatisiert und das Team spürbar entlastet.

Der konkrete Nutzen für den Praxisalltag

Unzuverlässige Patienten, kurzfristige Absagen und zahlreiche telefonische Rückfragen kosten Praxen täglich Zeit. Besonders Termine, die telefonisch oder direkt vor Ort vereinbart werden, konnten bisher häufig nicht automatisch begleitet werden.

Genau diese Lücke schließt Smart Messaging.

Patienten erhalten alle wichtigen Informationen direkt in ihrem persönlichen Patienten-Hub und können – sofern von der Praxis freigegeben – Termine selbstständig verwalten. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für das Praxisteam, da viele organisatorische Rückfragen gar nicht erst entstehen.

Mit den neuen WhatsApp-Funktionen wird die digitale Kommunikation zusätzlich erweitert. Patienten können Informationen künftig über ihren bevorzugten Kommunikationskanal erhalten und – mit der Premium-Erweiterung – sogar direkt mit der digitalen KI-Rezeption interagieren.

Dadurch entwickelt sich Smart Messaging von einer reinen Terminerinnerung zu einem wichtigen Bestandteil der digitalen Praxisrezeption.

Effektive Reduzierung von Terminausfällen

Automatisierte Erinnerungen gehören zu den wirksamsten Maßnahmen, um die No-Show-Rate zu reduzieren. Die Kombination aus Terminbestätigung, persönlichem Patienten-Hub und rechtzeitiger Erinnerung sorgt dafür, dass Termine deutlich seltener in Vergessenheit geraten.

Zusätzlich beschäftigen sich Patienten bewusster mit ihrem bevorstehenden Termin. Wer Unterlagen aufruft, Hinweise liest oder Vorbereitungen trifft, nimmt den Termin verbindlicher wahr. Dadurch lässt sich die Zahl versäumter Termine weiter reduzieren.

Ein Beispiel:

Eine Praxis mit 1.000 vereinbarten Terminen pro Monat und einem durchschnittlichen Honorarwert von 80 € pro Termin verliert bei einer No-Show-Quote von 9 % rund 90 Termine pro Monat. Das entspricht einem Honorarausfall von 7.200 € monatlich.

Reduziert sich die No-Show-Quote durch automatisierte Erinnerungen, den Patienten-Hub, Smart Messaging und die Digitale Nachrückerliste um rund 32 %, sinkt sie rechnerisch auf etwa 6,1 %. Der monatliche Honorarausfall reduziert sich dadurch auf rund 4.880 €.

Das entspricht einer Einsparung von rund 2.320 € pro Monat beziehungsweise 27.840 € pro Jahr.

Schon dieses vereinfachte Rechenbeispiel zeigt, welchen wirtschaftlichen Einfluss eine konsequente digitale Patientenkommunikation haben kann.

Einfache Aktivierung im Praxiskonfigurator

Für die Nutzung von Smart Messaging ist keine zusätzliche IT-Infrastruktur oder doppelte Datenpflege erforderlich. Die Funktion greift direkt auf die bestehende PVS-Schnittstelle von Dr. Flex zu.

Die Aktivierung erfolgt mit wenigen Klicks im Praxiskonfigurator:

Hauptmenü → Praxis → Abonnements → Smart Messaging aktivieren

Sobald Smart Messaging für die jeweilige PVS-Schnittstelle verfügbar ist, erscheint die Funktion automatisch im Menü. Berechtigte Praxen werden vorab per E-Mail informiert.

Zusätzliche Funktionen wie der WhatsApp-Versand oder der KI-Chat sind direkt mit inkludiert und werden ebenfalls direkt freigeschaltet. Alle Informationen zur Einrichtung und zur Verknüpfung eines WhatsApp Business Accounts erhalten Praxen im Rahmen des Onboardings.

Transparente Kostenstruktur

Das Abrechnungsmodell bleibt einfach und transparent.

Für Smart Messaging gilt:

• 39 € monatliche Grundgebühr,
• 0,12 € pro Nachricht, die bei uns Kosten verursacht (SMS und Eröffnungs-Nachricht im WhatsApp-Chat),
• KI-Chat über WhatsApp ist kostenfrei,
• E-Mail-Benachrichtigungen bleiben kostenfrei.

Die Vorteile für das Praxisteam auf einen Blick

Durch die Verlagerung wiederkehrender Routineaufgaben in die digitale Patientenkommunikation profitiert das gesamte Team:

• weniger telefonische Rückfragen und Erinnerungsanrufe,
• geringere No-Show-Quote,
• strukturierte digitale Patientenkommunikation,
• WhatsApp als zusätzlicher Kommunikationskanal nach Einwilligung,
• optionaler KI-Chat direkt in WhatsApp,
• bessere Erreichbarkeit ohne zusätzliche Belastung des Empfangs.

In Kombination mit der Dr. Flex WebAI und der Dr. Flex VoiceAI entsteht so eine kanalübergreifende digitale Rezeption, die Patienten über Website, Telefon und WhatsApp begleitet.

Die Basis für weitere Automatisierungen

Smart Messaging bildet gleichzeitig die Grundlage für die nächste Ausbaustufe der digitalen Praxisorganisation.

Da sämtliche Termine direkt über das Praxisverwaltungssystem erkannt und begleitet werden, können künftig weitere intelligente Prozesse darauf aufbauen. Dazu gehören unter anderem:

• automatisierte Recall-Systeme,
• digitale Nachverfolgung von Heil- und Kostenplänen,
• integriertes Bewertungsmanagement,
• erweiterte Kommunikationsketten zur Patientenbindung,
• Informations- und Angebotsnachrichten – selbstverständlich nur nach entsprechender Einwilligung.

Welche Funktionen genutzt werden, entscheidet weiterhin jede Praxis selbst.

Fazit

Mit Smart Messaging schließt Dr. Flex die Lücke zwischen Online-Terminvergabe und klassischer Terminplanung im Praxisverwaltungssystem.

Patienten profitieren von automatischen Terminbestätigungen, rechtzeitigen Erinnerungen und einem persönlichen Patienten-Hub. Gleichzeitig erweitert WhatsApp die digitale Kommunikation um einen zusätzlichen Kanal, über den Patienten – nach entsprechender Einwilligung – noch einfacher erreicht werden können.

Mit der Premium-Erweiterung entwickelt sich WhatsApp darüber hinaus zu einem interaktiven Zugang zur digitalen KI-Rezeption. Patienten können Termine verwalten, Fragen stellen oder weitere organisatorische Anliegen direkt im Chat erledigen – auf Basis derselben WebAI-Technologie, die auch auf der Praxiswebsite eingesetzt wird.

So entsteht eine durchgängige digitale Kommunikation über Website, Telefon und WhatsApp. Patienten erhalten Unterstützung über den Kanal, den sie im Alltag ohnehin nutzen, während Praxisteams von weniger Unterbrechungen, klar strukturierten Prozessen und einer spürbaren Entlastung profitieren.

Das Feature wird schrittweise für berechtigte Praxen freigeschaltet. Vor der Aktivierung informiert Dr. Flex per E-Mail. Nach der Freischaltung steht Smart Messaging im Praxiskonfigurator unter Praxis → Abonnements zur Verfügung.

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