Juliane Hoffmann: Online-Terminvergabe - ein absolutes Muss in Praxen

Im Rahmen meiner Tätigkeit als Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis “innodentum”, blicke ich nun auf knapp vier Jahre Zusammenarbeit mit dem Unternehmen “Dr. Flex” zurück. Bei uns war es keine Herausforderung, Dr. Flex in die Praxis zu bringen, denn wir hatten von Beginn an verstanden, dass unsere Gründung mit dem Implementieren diverser digitaler Prozesse einhergehen wird.

Analoge Prozesse kamen für uns langfristig und weitestgehend nicht in Betracht, da die Zukunft digital ist.

Wenn aber die Führungskräfte einer Praxis oder auch Mitarbeiter des Teams Impulse und Ideen setzen, heißt das nicht zwingend, dass alle anderen vor Begeisterung platzen und alle sofort mit im Boot sind.
Zum Implementieren digitaler Neuerungen und Abläufe gehört es in meiner Welt zur Selbstverständlichkeit, dass sich alle betreffenden Mitarbeiter gemeinsam in Richtung Startlinie bewegen, um bei der Gestaltung dieser Entwicklung einen maximalen Erfolg herbeizuführen.

Hinzu kommt, dass die Verknüpfung mehrerer digitaler Themen heutzutage gängige Praxis ist. So arbeiten wir beispielsweise auch seit Beginn der Praxisgründung mit “infoskop” von synMedico zusammen. Hierbei liegt ein ganz klarer Vorteil im Zusammenhang mit Dr. Flex und unserer PVS. Bucht ein Patient bei uns online einen Termin, ist es für mich ein enormer Gewinn, diesen Patienten per Onlinelink in einer SMS über Dr. Flex direkt auf unsere Homepage zu lenken, um den Patienten in einem Zuge den entsprechenden Gesundheitsfragebogen, sprich die Anamnese, zur Verfügung zu stellen.

Das Ausfüllen der Anamnese ist sofort gewährleistet, da sich der Patient nicht erst an einen PC begeben muss, sondern - je nach Wunsch und Bedürfnis - diese bequem mit dem Smartphone ausfüllen und datenschutzkonform übermitteln kann.

Zeit beim Empfang der Patienten zu sparen ist der Schlüssel

Bevor wir Dr. Flex einführten, verwiesen wir bei telefonischer Terminvereinbarung auf unsere Homepage und den Link zur Anamnese, welche über infoskop zur Verfügung gestellt wird. Dies ist für die Patienten viel zu viel Aufwand und wurde nur selten genutzt. Kurz nach infoskop wurde nun also Dr. Flex mit unserer PVS verbunden. Hierbei ist es essentiell, die entsprechenden Mitarbeiter gut zu schulen und einzuweisen, damit diese auch Freude am Umgang mit den digitalen Tools entwickeln.

Natürlich sind bei uns Telefonate von Patienten, welche beispielsweise eine Zahnreinigung vereinbaren wollen, herzlich willkommen. Dennoch erlaube ich mir den freundlichen und höflichen Hinweis, dass bei der nächsten Terminvereinbarung gerne und bequem unsere Online-Terminvergabe genutzt werden kann. Ich hatte mehrfach den Fall, dass Patienten sagten, dass sie dies noch gar nicht wussten. Somit ist die Neuerung eines digitalen Prozesses, welcher in unmittelbarer Verbindung zum Patienten steht, ein Marketing-Muss und ein Thema für eine Kommunikationsschulung der Mitarbeiter am Empfang und am Telefon.

Die Statistik zeigt, dass die Implementierung von Dr. Flex eine wunderbare Entscheidung gewesen ist. Dr. Flex nimmt uns quasi Telefonate ab, welche der gängigen Terminvereinbarung zugeschrieben sind.
Das sind in der Regel Beratungen, Vorsorgeuntersuchungen und Zahnreinigungen etc. Besonders toll finde ich die Echtzeit-Verknüpfung und die Möglichkeit, Dr. Flex mit den Terminvorgaben unserer PVS zu verknüpfen.
Jede Praxis hat nicht nur Bedürfnisse in den Abläufen, jede Praxis hat auch aufgrund ihrer Kostenstruktur betriebswirtschaftliche Bedürfnisse. Auch hat jeder Behandler zudem individuelle Wünsche, wann er bestimmte Termine anbietet und durchführt. Dies kann je nach Praxissituation wechseln und kann, dank des unkomplizierten Handlings, in den meisten Fällen selbst angepasst werden. Somit stimmen die Terminzeiten, welche online angeboten werden, in Echtzeit mit den Terminen innerhalb der PVS überein.

Um die Abläufe regelmäßig zu checken, nutzen wir “medikit” - um Aufgaben mit Fristen und Checklisten auf einfache Art und Weise zu erledigen und um routinierte Handhabungen für das gesamte Team zu gestalten.

Sollte es im Hinblick auf Veränderungen der Terminzeiten einmal dazu kommen, dass man ein Thema nicht selbst bedienen kann, weil man nicht unbedingt der IT-Spezialist ist, sind die Mitarbeiter von Dr. Flex stets zuverlässig erreichbar und es wird schnell Abhilfe geschaffen.

Der Service ist ausgezeichnet und zeitgemäß. Für mich ist der Service hinter den digitalen Tools einer der elementaren Punkte, langjährig als zufriedener Kunde zu gelten. Wir können uns nichts anderes mehr vorstellen, als unseren Patienten diese bequeme Art der Online-Terminvergabe mit Dr. Flex anzubieten.

Ich selbst bin seit zwei Jahren neben der Tätigkeit als Praxismanagerin auch als Coach bzw. Beraterin für andere Praxen unterwegs. Ich helfe Praxen dabei, digitales Praxismanagement step by step umzusetzen. Hierbei ist es ein klarer Vorteil, die einzelnen Tools wirklich zu kennen und mit dem dahinterstehenden Service auch von Herzen weiter empfehlen zu können.

Mehr dazu: Dr. Flex für Praxen · Online-Terminvergabe