Patient:innen zum richtigen Termin führen

Wie unsere Software zum richtigen Termin führt

Unter dem Begriff "Online-Terminvergabe" wird fälschlicherweise oft verstanden, dass z.B. eine Zahnarztpraxis, die diese Leistung online stellt, ihren Nutzer:innen alle ihre verfügbaren Sprechstunden anbietet.

Ärzte und Ärztinnen befürchten, dass durch die Online-Terminbuchung auf der Praxis-Website die No-Show-Rate extrem steigen, die Patient:innen die falschen Termine buchen oder dass es zu Doppelbuchungen kommen wird.

Bei der Entwicklung der Dr. Flex Terminvergabe und, insbesondere des Terminkalenders für die Praxis-Homepage, haben wir sehr bewusst darauf geachtet, dass solche Fehler nicht mehr passieren können.

Wie genau, erfahrt ihr in diesem Artikel.

So werden die Patient:innen durch Fragen & Fehlermeldungen zum richtigen Termin geführt

Bei Dr. Flex können mit Hilfe unseres Fragesystems gezielt Fragen gestellt werden, die stets zur richtigen Terminauswahl durch die Patient:innen führen.

Beispiel: (Hier für eine Arztpraxis des Zahnarztes oder der Zahnärztin)

1. Ein:e Patient:in benutzt den Online-Kalender auf der Homepage ihrer Zahnarztpraxis, um einen Termin zur Kontrolle zu buchen.

2. Die Praxis bietet 2 verschiedene Termin-Möglichkeiten zur Kontrolle durch ihre Online-Terminvergabe - "Kontrolle Neupatient:in" (oder "Erstuntersuchung") oder "Kontrolle Bestandspatient:in" an.

3. Soll der/die Patient:in eine Erstuntersuchung buchen, danach aber auf die folgende Frage “Sind Sie bereits Patient:in in unserer Praxis?” mit “Ja” antworten, greift in diesem Fall auf Wunsch die hinterlegte Systematik des Buchungsabbruchs und es wird ein Text* gesandt.

*Die “Abbruchtexte” sind ganz individuell gestaltbar.

Der Text könnte in diesem Fall z.B. lauten: “Sie geben an, dass Sie bereits als Patient:in bei uns waren - bitte wählen Sie deshalb oben die Sprechstunde "Kontrolltermin" aus."

4. Erkannt wird also, dass der/die Patient:in keine Neupatient:in mehr ist und folglich zu den Terminen für "Bestands"-Patient:innen “gelotst” wird.

Da die Terminlängen für Neu-und Bestandspatient:innen mitunter differieren können, ist dieses System ein wertvolles Planungstool für die Praxis.

SMS TAN & Nachrichten - Lösung für die No-Shows

Für die Reduzierung der No-Show-Rate ist unser SMS-System perfekt geeignet.

Bucht der/die Patient:in einen Termin, bekommt er/sie via SMS eine Tan, mit der der Termin bestätigt werden muss. Wurde die Tan eingegeben, ist der Termin bestätigt und geht zurück an die Praxis. Bestätigt die Praxis den gebuchten Termin in ihrer Praxissoftware, wird eine SMS an den/die Patient:in herausgesandt - die “Terminbestätigungs-SMS”.

Der Vorteil: die Patient:innen müssen selbst aktiv werden - der Umgang mit der Buchung des Termins ist bewusster und die Praxis kann sicher stellen, dass der/die Patient:in unter der angegebenen Nummer erreichbar ist.

Außerdem wird der/die Patient:in mit einer zweiten SMS an die Behandlung erinnert - dieser zusätzliche Termin-Erinnerungsservice per SMS ist das praktisch umgesetzte Tool zur Minimierung von Terminausfällen.

Die zusätzliche Erinnerung trägt dazu bei, einem Nichterscheinen (“No Show”) vorzubeugen.

Doppelbuchungen sind ausgeschlossen

Unsere Software ist darauf ausgelegt, dass jeder online angebotene Termin nur einmal gebucht werden kann.

Dr. Flex verfügt über 27 selbst-entwickelte Schnittstellen zu marktführenden Praxissoftware-Programmen, 4 davon zu Partner-Anbieter von Dental-Software. Diese sorgen für eine sichere Terminübertragung in Echtzeit zwischen der Praxissoftware und dem Kalender auf Ihrer Homepage.

Diese Funktion stellt sicher, dass alle manuell in der Praxis bestätigte Termine nicht mehr zur Online-Terminvereinbarung verfügbar sind. Doppelt-gebuchte Termine sind somit ausgeschlossen.

Unsere Terminvergabe synchronisiert sich fortwährend, DSGVO-konform und rund um die Uhr automatisch mit dem Praxiskalender und freie Termine können auf einen Blick von den potenziellen Patient:innen erkannt werden.

Wir hoffen, mit diesem Artikel einige Mythen, die sich über die Online-Terminvergabe gebildet haben, entlarven zu können. Fordert ein kostenloses Beratungsgespräch an, um mehr über unseren Online-Terminkalender für eure Praxis-Website, Partner-Schnittstellen mit Dentalsoftware-Anbietern wie dampsoft, solutio, ivoris und anderen oder über unsere flexiblen Preismodelle zu erfahren!

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