RealTalk: 3 Denkfehler rund um Digitalisierung und Effizienz

„Das machen wir schon immer so.“ Ein Satz, der erst einmal ziemlich harmlos klingt – für die Weiterentwicklung einer Praxis kann er allerdings zum echten Problem werden.

Viele Abläufe werden irgendwann zur Gewohnheit. Sie funktionieren, also gibt es zunächst keinen Grund, etwas daran zu ändern. Gleichzeitig verändern sich die Bedingungen: Es fehlen Fachkräfte, Patienten kommunizieren anders als noch vor einigen Jahren und digitale Lösungen können heute Aufgaben übernehmen, für die früher selbstverständlich jemand aus dem Team zuständig war.

Trotzdem halten sich einige Vorstellungen darüber, wie eine Praxis organisiert sein sollte, erstaunlich hartnäckig.

Zeit für drei dieser Denkmuster!

Denkfehler 1: „So haben wir das schon immer gemacht.“

Der Satz fällt wahrscheinlich in fast jedem Unternehmen irgendwann. Und er ist ja auch nachvollziehbar: Warum etwas ändern, das funktioniert?

Weil „funktioniert“ nicht automatisch bedeutet, dass ein Ablauf noch sinnvoll ist.

Das betrifft oft gerade die kleinen Dinge. Terminwünsche werden telefonisch aufgenommen, Rückrufe weitergegeben, Absagen manuell bearbeitet, Patienten an Termine erinnert oder immer wieder die gleichen Fragen beantwortet. Jede einzelne Aufgabe kostet vielleicht nur ein paar Minuten. In der Summe beschäftigen sie das Team jeden Tag über Stunden.

Vieles davon war lange alternativlos, heute ist es das nicht mehr.

Deshalb lohnt sich hin und wieder eine ziemlich einfache Frage: Würden wir diesen Ablauf heute noch genauso einführen?

Wenn die Antwort „Nein“ lautet, ist es wahrscheinlich Zeit, ihn sich genauer anzusehen.

Denkfehler 2: „Digitalisierung lohnt sich für kleine Praxen nicht.“

Digitalisierung klingt schnell nach großem Projekt: neue Software, neue Prozesse, Schulungen, Kosten – und am Ende möglicherweise noch mehr Arbeit.

Dabei muss eine Praxis nicht groß sein, damit sich digitale Unterstützung rechnet, eher im Gegenteil. Wenn ein kleines Team viele unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig abdecken muss, fällt jede Aufgabe ins Gewicht, die nicht mehr manuell erledigt werden muss.

Ein einfaches Beispiel ist die Terminvergabe. Patienten können Termine online selbst buchen, während die gebuchten Termine durch eine direkte Schnittstelle im PVS landen. Erinnerungen können automatisch verschickt werden – etwa mit Smart Messaging. Auch wiederkehrende Anliegen am Telefon oder über die Website lassen sich inzwischen digital bearbeiten, zum Beispiel mit der VoiceAI oder der WebAI.

Das sind keine riesigen Veränderungen, aber Aufgaben, die jeden Tag anfallen.

Entscheidend ist deshalb weniger die Größe einer Praxis. Interessanter ist die Frage: Wie viel Arbeitszeit steckt aktuell in Tätigkeiten, die eigentlich automatisiert werden könnten?

Gerade bei einem kleinen Team kann die Antwort überraschend sein.

Denkfehler 3: „Effizienz geht auf Kosten der Qualität.“

Beim Wort Effizienz entsteht schnell das Bild von kürzeren Gesprächen, weniger persönlichem Kontakt und möglichst vielen Patienten in möglichst wenig Zeit.

Doch gute Praxisorganisation sollte genau das verhindern!

Nicht jede Aufgabe braucht die gleiche Aufmerksamkeit. Für eine Terminbestätigung, eine Absage oder die Buchung eines Kontrolltermins muss nicht zwingend ein Mitarbeiter persönlich zur Verfügung stehen. Bei Schmerzen, Unsicherheit oder einer individuellen Frage sieht das ganz anders aus.

Wenn Standardaufgaben digital erledigt werden, muss das Team seine Zeit nicht mehr gleichmäßig auf alles verteilen. Es kann sie dort einsetzen, wo sie tatsächlich gebraucht wird.

Und genau daran sollte sich „Effizienz“ in einer Praxis messen lassen: Wie viel Zeit bleibt für die Aufgaben und Menschen, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen?

Fazit: Nicht alles muss digital werden

Digitalisierung ist kein Wettbewerb darum, möglichst viele Abläufe zu automatisieren. Und ein Prozess ist auch nicht automatisch schlecht, nur weil er schon seit 10 Jahren genauso funktioniert.

Es lohnt sich aber, Gewohnheiten gelegentlich auf den Prüfstand zu stellen.

Was funktioniert gut, was kostet unnötig Zeit, was nervt das Team jeden Tag? Und was könnte heute längst einfacher laufen?

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