Dr. Flex WebAI: Die digitale KI-Rezeption für Deine Website

Für viele Patienten beginnt der Kontakt mit einer Arzt- oder Zahnarztpraxis heute auf der Website – dort informieren sie sich über Leistungen, Öffnungszeiten oder die Anfahrt und buchen – sofern angeboten – direkt einen Termin.

Mit dem Dr. Flex Booking Widget konnten Praxen ihre Online-Terminvergabe bereits nahtlos in die eigene Website integrieren: Patienten mussten dafür kein externes Portal aufrufen, sondern konnten ihren Termin direkt im gewohnten Umfeld der Praxis vereinbaren.

Doch die Online-Terminbuchung bildet nur einen kleinen Teil der täglichen Kommunikation ab.

Im Praxisalltag entstehen zahlreiche weitere Anliegen: Ein Termin soll verschoben oder abgesagt werden, ein Rezept wird benötigt, ein Befund angefragt oder eine Rückrufbitte hinterlassen. Hinzu kommen organisatorische Fragen – etwa zu Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten, der Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Behandlungsmethoden, Kosten, der Anamnese oder anderen Praxisabläufen.

Die Folge: Das Telefon klingelt, E-Mails müssen beantwortet werden und immer wieder werden dieselben Informationen vermittelt. Diese Vielzahl kleiner Anfragen unterbricht die Arbeit am Empfang und bindet wertvolle Zeit. An dieser Stelle setzt die Dr. Flex WebAI an.

Sie erweitert die Praxiswebsite um eine digitale KI-Rezeption, die Patienten bei organisatorischen Anliegen unterstützt und sie Schritt für Schritt durch den passenden Prozess führt. Dadurch können viele wiederkehrende Aufgaben digital erledigt werden, während das Praxisteam spürbar entlastet wird.

Aus der klassischen Online-Terminvergabe wird damit die digitale KI-Rezeption auf der Praxiswebsite.

Aktueller Stand: Die WebAI ist in der Beta-Phase, der schrittweise Rollout startet im Oktober – für Dr.-Flex-Kunden, die bereits die VoiceAI nutzen, ist sie grundsätzlich bereits erhältlich.

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Was steckt hinter der Dr. Flex WebAI?

Die Dr. Flex WebAI ist eine KI-basierte Rezeption für Praxiswebsites.

Technologisch basiert sie auf derselben Infrastruktur wie die Dr. Flex VoiceAI. Während die VoiceAI Patientenanliegen telefonisch bearbeitet, übernimmt die WebAI diese Aufgabe direkt auf der Website der Praxis.

Patienten können ihr Anliegen entweder über übersichtliche Auswahlfelder starten oder frei in ein Textfeld eingeben. Anschließend werden sie automatisch durch den passenden Ablauf geführt.

Dabei handelt es sich bewusst nicht um einen klassischen Chatbot. Die WebAI beantwortet nicht nur Fragen, sondern begleitet Patienten aktiv durch digitale Prozesse. Welche Rolle dabei das sogenannte Interactive Panel spielt, zeigt sich im nächsten Schritt.

Mehr als ein Chat: Das Interactive Panel

Viele KI-Chatbots funktionieren nach einem einfachen Prinzip: Der Nutzer stellt eine Frage, die KI antwortet mit einem Text.

Für Arzt- und Zahnarztpraxen reicht das jedoch häufig nicht aus.

Patienten möchten ihr Anliegen möglichst schnell erledigen und nicht jedes Detail selbst formulieren. Gleichzeitig benötigt die Praxis bestimmte Informationen, damit Anfragen vollständig bearbeitet werden können.

Deshalb arbeitet die Dr. Flex WebAI mit einem Interactive Panel.

Je nach Anliegen erscheinen automatisch passende Auswahlmöglichkeiten, Buttons und Eingabefelder. Die Oberfläche passt sich dynamisch an den jeweiligen Prozess an und führt Patienten Schritt für Schritt durch die notwendigen Eingaben.

Möchte ein Patient beispielsweise ein Rezept anfragen, muss er keine freie Nachricht verfassen. Stattdessen wird er strukturiert durch den Prozess geführt, wählt das gewünschte Medikament, ergänzt Dosierung und Packungsgröße und übermittelt die Anfrage vollständig an die Praxis.

Nach demselben Prinzip unterstützt die WebAI auch das Terminmanagement, Dokumentenanfragen, Rückrufbitten, häufige Fragen und viele weitere organisatorische Anliegen.

Die WebAI ist damit kein einfaches Textfeld auf der Website, sondern eine interaktive digitale Rezeption.

Antworten auf häufige Fragen – direkt auf der Praxiswebsite

Ein zentraler Bestandteil der WebAI ist die Dr. Flex Training Section.

Hier hinterlegen Praxen ihr eigenes Wissen und entscheiden selbst, welche Informationen die WebAI Patienten zur Verfügung stellen soll. Dadurch beantwortet sie Fragen nicht allgemein, sondern auf Basis der Inhalte, die von der jeweiligen Praxis gepflegt wurden.

Typische Fragen betreffen beispielsweise:

• Öffnungszeiten,
• Parkmöglichkeiten,
• die Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln,
• benötigte Unterlagen für den ersten Termin,
• angebotene Behandlungen,
• Behandler und deren Schwerpunkte,
• Kosten einzelner Leistungen,
• den Ablauf der Anamnese,
• Rechnungs- oder Erstattungsfragen,
• Rezeptanfragen sowie
• Befunde oder Dokumente.

Alles, was im Praxisalltag regelmäßig nachgefragt wird, kann in der Training Section hinterlegt und von der WebAI direkt beantwortet werden.

Viele organisatorische Rückfragen lassen sich dadurch sofort klären – ohne Telefonat, ohne E-Mail und ohne zusätzliche Arbeit am Empfang.

Die WebAI löst das Booking Widget schrittweise ab

Die WebAI löst das Booking Widget schrittweise ab – Rollout der ersten Bundles ab Ende Oktober 2026.

Damit erhalten Praxen nicht nur eine optische Weiterentwicklung des bisherigen Booking Widgets, sondern einen deutlich erweiterten Funktionsumfang. Welche Funktionen zum Einsatz kommen, entscheidet jede Praxis selbst: Der Funktionsumfang lässt sich individuell einrichten – passend zu den eigenen Abläufen und dazu, welche Anliegen die Praxis digital abbilden möchte.

Die WebAI unterstützt unter anderem:

• die Online-Terminbuchung,
• das Verschieben bestehender Termine,
• Terminabsagen,
• die digitale Begleitung des Terminmanagements,
• die Beantwortung häufig gestellter Fragen über die Training Section sowie
• die Bereitstellung von Praxiswissen direkt auf der Website.

Wichtig zu wissen: Der hier beschriebene Funktionsumfang ist eine Bestandsaufnahme aus der laufenden Beta-Phase – und damit noch nicht final. Bis zum Release werden voraussichtlich weitere Funktionen hinzukommen, die sich aus den Erfahrungen der Beta-Praxen und den Anforderungen aus dem Markt ergeben – damit die erste Version der digitalen KI-Rezeption von Anfang an richtig gut ist. Du darfst also gespannt sein.

Der entscheidende Unterschied zum bisherigen Booking Widget besteht darin, dass sich die WebAI nicht mehr ausschließlich auf neue Terminbuchungen beschränkt. Sie entwickelt sich zur zentralen digitalen Anlaufstelle für das gesamte Terminmanagement.

Perspektivisch sollen dabei nicht nur Patienten unterstützt werden, die ihren Termin ursprünglich über Dr. Flex gebucht haben. Auch Patienten mit anderweitig vereinbarten Terminen können künftig in diese digitalen Prozesse eingebunden werden.

Dadurch entsteht ein deutlich größerer Entlastungseffekt für den Praxisempfang.

Weitere Praxisanliegen digital bearbeiten

Neben dem Terminmanagement kann die WebAI eine Vielzahl weiterer organisatorischer Anliegen digital abbilden.

Welche Anliegen genutzt werden sollen, entscheidet jede Praxis selbst. Sie können im Praxiskonfigurator unter Praxis → Abonnements individuell aktiviert werden. So entsteht eine digitale Rezeption, die sich an den tatsächlichen Abläufen der Praxis orientiert.

Je nach Konfiguration können Patienten beispielsweise:

• Rezepte anfragen,
• Befunde oder Dokumente anfordern,
• Rückrufbitten hinterlassen,
• Fragen zu Rechnungen stellen,
• Krankmeldungen übermitteln oder
• weitere organisatorische Anliegen an die Praxis senden.

Dabei werden Anfragen nicht einfach als freie Nachricht übermittelt. Die WebAI führt Patienten Schritt für Schritt durch den passenden Prozess, sammelt alle notwendigen Informationen und bereitet das Anliegen strukturiert auf.

Anschließend werden die Anfragen als Tickets im Praxiskonfigurator beziehungsweise im Reception Manager bereitgestellt. Das Praxisteam kann sie dort bearbeiten, sobald es der Praxisalltag zulässt. So entstehen keine ungeplanten Unterbrechungen durch Telefonate, gleichzeitig gehen keine Anliegen verloren.

Die digitale Rezeption individuell zusammenstellen

Nicht jede Praxis hat dieselben Anforderungen.

Während in einer Zahnarztpraxis häufig Rezept-, PZR- oder Rückrufanfragen eingehen, stehen in größeren Praxen mit mehreren Behandlern möglicherweise Terminmanagement, Befundanfragen oder die Kommunikation mit externen Partnern stärker im Fokus.

Deshalb ist die WebAI modular aufgebaut.

Jede Praxis entscheidet selbst, welche Anliegen sie aktivieren möchte. Dadurch entsteht keine starre Standardlösung, sondern eine digitale Rezeption, die sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert und genau dort unterstützt, wo im Alltag der größte Entlastungseffekt entsteht.

Das Prinzip ist einfach: Die WebAI übernimmt die strukturierte Aufnahme der ausgewählten Anliegen, führt Patienten sicher durch den jeweiligen Prozess und stellt dem Praxisteam alle Informationen vollständig und übersichtlich zur Verfügung.

Praxiswissen und individuelle Abläufe intelligent kombiniert

Jede Praxis arbeitet nach eigenen Abläufen. Deshalb passt sich die Dr. Flex WebAI den bestehenden Prozessen an – nicht umgekehrt.

Über den Konfigurator legen Praxen selbst fest, wie einzelne Anliegen bearbeitet werden sollen. Je nach Kategorie kann die WebAI Fragen direkt beantworten, einen geführten Workflow starten, eine Anfrage als Ticket erfassen, eine Rückrufbitte aufnehmen oder an die zuständige Stelle weiterleiten. Auch individuelle Regeln oder Einschränkungen lassen sich hinterlegen.

So bleibt die Kontrolle jederzeit bei der Praxis, während wiederkehrende Prozesse automatisiert im Hintergrund ablaufen.

Moderne Patientenkommunikation über mehrere Kanäle

Neben der Praxiswebsite erweitert die WebAI die digitale Kommunikation künftig auch um WhatsApp.

Patienten können ihre Zustimmung zur Kommunikation während des Buchungs- oder Anliegenprozesses direkt erteilen. Die Einwilligung wird transparent eingeholt und dokumentiert.

Dadurch kann WhatsApp – sofern von der Praxis genutzt – beispielsweise für Terminbestätigungen, Erinnerungen oder weitere Kommunikationsfunktionen eingesetzt werden.

Auch für zusätzliche Services wie Recall oder spezielle Angebotsnachrichten kann die entsprechende Zustimmung strukturiert eingeholt werden.

So erreichen Praxen ihre Patienten künftig über den Kommunikationskanal, den viele Menschen ohnehin täglich nutzen – selbstverständlich unter Berücksichtigung der notwendigen Einwilligungen und datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Eine digitale Anlaufstelle für alle Kontakte

Von einer digitalen Rezeption profitieren nicht nur Patienten.

Auch Dentallabore, Steuerberater, Bewerber oder andere Dienstleister suchen regelmäßig den direkten Kontakt zur Praxis. Häufig erfolgt dies telefonisch oder über allgemeine Kontaktformulare. Die Folge: Anfragen müssen zunächst gesichtet, sortiert und an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Auch diese Anliegen kann die WebAI strukturiert aufnehmen und dem passenden Bearbeitungsprozess zuordnen. Dadurch entsteht eine zentrale digitale Anlaufstelle für sämtliche organisatorischen Kontakte rund um die Praxis.

Nahtlos in die Praxiswebsite integriert

Wie bereits das Dr. Flex Booking Widget wird auch die WebAI direkt in die bestehende Praxiswebsite eingebunden.

Patienten bleiben während des gesamten Prozesses auf der Website der Praxis und müssen nicht auf ein externes Portal wechseln. Gleichzeitig lässt sich die Oberfläche optisch an das Erscheinungsbild der Praxis anpassen, sodass die WebAI als natürlicher Bestandteil des digitalen Praxisservices wahrgenommen wird.

Besonders auf mobilen Endgeräten spielt dieses Konzept seine Stärken aus. Große Schaltflächen, übersichtliche Kategorien und eine intuitive Benutzerführung sorgen dafür, dass Patienten ihre Anliegen schnell und unkompliziert erledigen können.

Gemeinsam mit der VoiceAI zur digitalen Rezeption

Mit der WebAI erweitert Dr. Flex seine KI-Strategie um einen weiteren zentralen Baustein.

Während die Dr. Flex VoiceAI telefonische Patientenanliegen automatisiert bearbeitet, übernimmt die WebAI dieselben Aufgaben direkt auf der Praxiswebsite. Beide Lösungen basieren auf derselben technologischen Infrastruktur und verfolgen ein gemeinsames Ziel: wiederkehrende organisatorische Prozesse automatisieren, Patientenanliegen strukturiert erfassen und Praxisteams nachhaltig entlasten.

Für Praxen entsteht dadurch ein durchgängiger digitaler Service – unabhängig davon, ob Patienten telefonisch oder über die Website Kontakt aufnehmen.

Die VoiceAI übernimmt den Telefonkanal, die WebAI den Website-Kanal. Gemeinsam bilden beide Lösungen eine kanalübergreifende digitale Rezeption.

Rollout und Umstellung

Die Einführung der WebAI erfolgt schrittweise: Aktuell läuft die Beta-Phase, der schrittweise Rollout startet im Oktober dieses Jahres.

Erste Praxen arbeiten bereits erfolgreich mit der WebAI-Beta. Die Teilnahme an der Beta ist derzeit exklusiv für Dr.-Flex-Kunden möglich, die bereits die VoiceAI im Einsatz haben.

Nach der Beta kostet die WebAI 99 €/Monat zusätzlich zum Booking-Tarif, 250 Nachrichten pro Monat inklusive. Alle Praxen, die die neue WebAI erhalten, werden vorab ausführlich informiert und bekommen rechtzeitig alle Informationen zum neuen Tool.

Auch der Funktionsumfang selbst wächst noch: Der in diesem Artikel beschriebene Stand ist eine Momentaufnahme aus der Beta-Phase. Bis zum Release kommen voraussichtlich weitere Funktionen hinzu, die sich aus dem Feedback der Beta-Praxen und den Anforderungen aus dem Markt ergeben.

Perspektivisch ersetzt die WebAI das bisherige Booking Widget vollständig – mit deutlich mehr Funktionen. Welche davon zum Einsatz kommen, richtet jede Praxis individuell über den Praxiskonfigurator ein.

Der konkrete Nutzen für den Praxisalltag

Im Praxisalltag sind es oft nicht die großen Aufgaben, sondern die vielen kleinen Unterbrechungen, die Zeit kosten. Telefonate, E-Mails, Kontaktformulare und wiederkehrende Rückfragen begleiten den gesamten Tag und reißen Mitarbeitende immer wieder aus ihrer eigentlichen Arbeit.

Die Dr. Flex WebAI übernimmt viele dieser wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben direkt auf der Praxiswebsite. Patienten erhalten Antworten auf häufige Fragen, können Termine selbstständig verwalten und weitere Anliegen strukturiert an die Praxis übermitteln. Gleichzeitig werden alle Informationen vollständig erfasst und übersichtlich für die Bearbeitung vorbereitet.

Dadurch entstehen weniger Unterbrechungen am Empfang, klar strukturierte Abläufe und mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Patienten.

Die Vorteile für Praxen auf einen Blick:

• weniger Telefonate und organisatorische Unterbrechungen,
• digitales Terminmanagement direkt auf der Praxiswebsite,
• strukturierte Bearbeitung wiederkehrender Patientenanliegen,
• direkte Beantwortung häufig gestellter Fragen auf Basis des hinterlegten Praxiswissens,
• modular erweiterbare Workflows für unterschiedliche Praxisanforderungen,
• nahtlose Ergänzung zur Dr. Flex VoiceAI.

Fazit

Mit der Dr. Flex WebAI entwickelt sich die Praxiswebsite vom Informationskanal zur digitalen Rezeption.

Patienten können nicht nur Termine online buchen, sondern diese künftig auch verschieben oder absagen, häufige Fragen direkt klären und – je nach Konfiguration der Praxis – weitere organisatorische Anliegen digital übermitteln. Die WebAI führt sie Schritt für Schritt durch den passenden Prozess und stellt der Praxis alle Informationen strukturiert zur Verfügung.

Für Praxen bedeutet das weniger organisatorischen Aufwand, klar definierte Abläufe und eine spürbare Entlastung des Teams. Gleichzeitig profitieren Patienten von einem modernen digitalen Service, der direkt auf der Praxiswebsite verfügbar ist und sie jederzeit bei ihren Anliegen unterstützt.

Gemeinsam mit der Dr. Flex VoiceAI entsteht so eine kanalübergreifende Lösung für die digitale Patientenkommunikation – auf der Praxiswebsite ebenso wie am Telefon.

Die WebAI ist damit weit mehr als eine Weiterentwicklung der Online-Terminbuchung – sie ist der nächste Schritt hin zu einer vollständig digitalen Rezeption. Sie befindet sich aktuell in der Beta-Phase – der schrittweise Rollout für alle Praxen startet im Oktober.

Patienten erledigen ihre Anliegen dort, wo sie ihren Kontakt zur Praxis heute meist beginnen – direkt auf der Praxiswebsite.

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