Die neue Training Section der Dr. Flex VoiceAI

Praxiswissen wird Teil der Patientenkommunikation

Telefonate in Arztpraxen folgen meist einem vertrauten Muster. Viele Fragen – etwa zu organisatorischen Abläufen, zu Behandlungen oder zu vorbereitenden Schritten vor einem Termin – wiederholen sich täglich.

Die Dr. Flex VoiceAI nimmt diese Anrufe bereits entgegen, erkennt das jeweilige Anliegen und erstellt daraus strukturierte Tickets im Booking-Manager, damit das Praxisteam gezielt und asynchron reagieren kann.

Mit der neuen Training Section geht dieses Prinzip nun einen entscheidenden Schritt weiter:
Die VoiceAI kann künftig lernen, wie eine Praxis auf typische Fragen antwortet und diese Antworten im Gespräch direkt selbst geben.

Damit entsteht eine zusätzliche Ebene der Automatisierung, die genau dort ansetzt, wo im Praxisalltag bislang besonders viel Zeit gebunden wird: bei wiederkehrenden Telefonfragen.

Wie die Training Section arbeitet

Mit der Training Section wird Ihre VoiceAI vom ersten Tag an praxisrelevant: In der bereits live verfügbaren ersten Ausbaustufe wird die KI automatisch mit den Inhalten aus den Praxisprofilen und Behandlerprofilen bei Dr. Flex trainiert. Je besser diese Profile gepflegt sind, desto präziser kann die VoiceAI auf Kernfragen antworten, zum Beispiel zu Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten, Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, Barrierefreiheit, Standortbesonderheiten oder zu Leistungen und Qualifikationen der Behandler.

Gleichzeitig bleibt Ihre Praxis jederzeit maximal flexibel: Neben den automatisch trainierten Inhalten können auch eigene Fragen und Antworten ergänzt werden, etwa „Wie viel kostet eine Aligner-Behandlung?“, „Wie läuft die Behandlung ab?“, „Bieten Sie Schmerztermine an?“ oder „Was muss ich zum ersten Termin mitbringen?“. So lässt sich die VoiceAI gezielt an die individuellen Schwerpunkte Ihrer Praxis anpassen.

In der nächsten Ausbaustufe wird die Training Section noch intelligenter: Dann analysiert die KI randomisierte Gesprächsprotokolle aus dem realen Praxisbetrieb, erkennt häufig gestellte Fragen automatisch und stellt sie der Praxis übersichtlich und nach Häufigkeit priorisiert zur Verfügung. Ihre Praxis entscheidet anschließend selbst, welche dieser Fragen automatisiert beantwortet werden sollen, und kann die passenden Antworten direkt trainieren. So entwickelt sich die VoiceAI datenbasiert, praxisnah und mit echtem Entlastungspotenzial kontinuierlich weiter.

Wo finde ich meine Training Section und wie kann ich eigene Fragen anlegen?

Unter dem Menüpunkt VoiceAI finden Sie oben neben Ihrer VoiceAI-Nummer den Button „Auf häufige Fragen trainieren“. Dieser führt Sie direkt in die VoiceAI Training Section. Dort sehen Sie bereits Fragen, die mit „P“ markiert sind. Dabei handelt es sich um Profilfragen, also um Fragen, die bereits automatisch auf Basis der Inhalte Ihrer Praxisprofile und Behandlerprofile trainiert wurden. Über den Pfeil ganz rechts gelangen Sie direkt in die jeweiligen Profilseiten und können dort Anpassungen vornehmen.

Wenn Sie eine neue eigene Frage anlegen möchten, klicken Sie oben auf den grünen Button „Fragen hinzufügen“. Dort hinterlegen Sie einfach die gewünschte Frage und die passende Antwort, bestätigen Ihre Eingabe und klicken auf „Fertig“. Die Frage ist damit direkt angelegt und für Ihre VoiceAI trainiert.

Die KI verschickt Nachrichten mit PDFs und Links

Neben der reinen Beantwortung von Fragen kann die VoiceAI auch, in einer zukünftigen Ausbaustufe, aktiv Informationen per Nachricht weitergeben.

Je nach hinterlegtem Inhalt lassen sich beispielsweise:

• Links per SMS versenden (z. B. zur digitalen Anamnese)
• Informationsseiten der Praxis teilen
• Dokumente oder Behandlungsinformationen bereitstellen

Diese Inhalte werden ebenfalls in der Training Section hinterlegt und können individuell pro Frage definiert werden.

Ein zusätzlicher Automatisierungs-Layer vor dem Ticketsystem

Die Training Section wirkt dabei wie ein intelligenter Vorfilter vor dem bestehenden Ticketsystem.

Das bedeutet:

• Kann die VoiceAI eine Frage selbst beantworten, entsteht kein Ticket
• Nur Anliegen mit individuellem Klärungsbedarf werden weitergeleitet

Das etablierte Ticketsystem bleibt damit vollständig erhalten, wird jedoch gezielt entlastet.

Im Ergebnis konzentriert sich das Praxisteam stärker auf Gespräche, bei denen menschliche Unterstützung tatsächlich notwendig ist.

Übersicht und Anpassbarkeit

Alle trainierten Inhalte bleiben jederzeit transparent nachvollziehbar.

Die hinterlegten Fragen und Antworten sind:

• strukturiert dargestellt
• nach Themenbereichen sortierbar
• jederzeit anpassbar oder erweiterbar

Dadurch bleibt klar sichtbar, welche Themen bereits automatisiert beantwortet werden und wo weitere Entlastung möglich ist.

Verfügbarkeit und Abrechnung

Die Training Section steht ab sofort allen Praxen zur Verfügung, die die Dr. Flex VoiceAI nutzen.

• Starter-Tarif: 0,89 € pro beantworteter Frage oder Versand der Infonachricht.
• Flat-Tarif: alle Antworten und Nachrichten inklusive

Fazit: Ein weiterer Schritt zum digitalen Empfang

Mit der Training Section entwickelt sich die Dr. Flex VoiceAI weiter von einer Telefonassistenz hin zu einem System, das das Praxiswissen aktiv nutzt.

Viele wiederkehrende Telefonfragen können damit bereits im Gespräch beantwortet werden – noch bevor ein Ticket entsteht.

Für das Praxisteam bedeutet das vor allem eines: mehr Ruhe im Alltag und mehr Zeit für die Anliegen, bei denen persönliche Unterstützung wirklich gefragt ist.