Neue Funktion: Eigene Buchungsstrecke für die telefonische Terminvergabe mit der Dr. Flex VoiceAI

Telefonbuchungen erhalten eine eigene Logik

In vielen Praxen zeigt sich im Alltag ein vertrautes Bild:
Online-Terminbuchungen verlaufen meist schnell und geradlinig. Ein Termin wird ausgewählt, wenige Angaben werden gemacht und der Prozess ist abgeschlossen.

Telefonische Anfragen folgen dagegen oft einer anderen Dynamik.

Während Patienten online Inhalte visuell erfassen und längere Hinweise problemlos überfliegen können, müssen Informationen am Telefon vollständig angehört werden. Was im Buchungsformular gut funktioniert, kann als gesprochene Ansage schnell zu lang oder unübersichtlich wirken.

Mit einem neuen Update trägt die Dr. Flex VoiceAI dieser Realität nun gezielt Rechnung.
Die VoiceAI erhält eine eigene, vollständig konfigurierbare Buchungsstrecke, getrennt von der klassischen Online-Terminvergabe.

Damit können Praxen erstmals unterschiedliche Terminlogiken für Online- und Telefonbuchungen definieren.

Warum telefonische Terminbuchungen andere Abläufe brauchen

Viele Praxen nutzten bisher für alle Buchungskanäle denselben Fragenkatalog.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass sich die Anforderungen deutlich unterscheiden.

Während Online-Buchungen auch längere Texte oder zusätzliche Hinweise enthalten können, müssen telefonische Abläufe deutlich prägnanter gestaltet werden.

Ansagen sollten kurz, verständlich und auf das Wesentliche reduziert sein, damit Patienten am Telefon schnell durch den Prozess geführt werden.

Mit der neuen Funktion lassen sich diese Unterschiede nun gezielt berücksichtigen.
Praxen können ihre Terminlogik kanalspezifisch aufbauen – abhängig davon, ob ein Termin online oder über die VoiceAI am Telefon gebucht wird.

Das Ergebnis:

• klarere Gesprächsführung durch die VoiceAI
• besser strukturierte Entscheidungslogiken
• hohe Buchungsqualität
• ein spürbar entlasteter Telefonservice

VoiceAI erhält eine eigene Konfiguration

Die neue Steuerung erfolgt direkt im Praxiskonfigurator unter:
Buchungsablauf → Patientenfragen

Dort lässt sich nun für jede einzelne Frage festlegen, über welchen Kanal sie gestellt wird.

Zur Auswahl stehen drei Varianten:

• nur Online-Terminvergabe
• nur VoiceAI
• beide Kanäle

Dadurch können Praxen zwei unterschiedliche Buchungsstrecken parallel aufbauen.

Ein typisches Szenario:

Online-Buchung
Hier können Informationen ausführlicher dargestellt werden. Patienten lesen Hinweise, überfliegen längere Texte und treffen ihre Auswahl in ihrem eigenen Tempo.

Telefonische Buchung über VoiceAI
Der Ablauf bleibt bewusst kompakter. Fragen und Ansagetexte sind kürzer formuliert, manche Informationen entfallen vollständig, damit der Gesprächsfluss klar und zügig bleibt.

Buchungsprozesse realistisch simulieren

Damit Praxen ihre Konfiguration zuverlässig überprüfen können, bietet Dr. Flex eine integrierte Simulationsfunktion.

Über eine Filterleiste lässt sich der komplette Buchungsprozess exakt nachstellen.

Dabei können verschiedene Parameter kombiniert werden:

• Behandler
• Terminart
• Versicherungsstatus
• Patientenstatus (Neu- oder Bestandspatient)
• Buchungskanal (Online oder VoiceAI)

So wird sofort sichtbar, welche Fragen ein Patient im jeweiligen Szenario tatsächlich erhält.

Die Praxis kann den Ablauf damit präzise testen und optimieren, bevor der Prozess im Livebetrieb genutzt wird.

Intelligente Entscheidungslogik mit Folgefragen

Ein weiteres zentrales Element sind logische Folgefragen.

Abhängig von der Antwort eines Patienten können automatisch weitere Fragen erscheinen.
Bis zu fünf aufeinander aufbauende Logikebenen sind möglich.

Ein einfaches Beispiel:

Sind Sie bereits Patient in unserer Praxis?

• Antwort: Nein
  → zusätzliche Informationen für Neupatienten werden abgefragt

• Antwort: Ja
  → direkter Übergang zur Terminwahl

Auch diese Logiken lassen sich gezielt auf bestimmte Buchungskanäle beschränken – etwa ausschließlich für telefonische Buchungen über die VoiceAI.

Präzise Steuerung für unterschiedliche Situationen

Zusätzlich können Fragen sehr gezielt eingegrenzt werden.

Sie lassen sich beispielsweise nur anzeigen bei:

• bestimmten Behandlern
• bestimmten Terminarten
• bestimmten Versicherungsarten
• ausschließlich Neu- oder Bestandspatienten

Dadurch entsteht ein hochgradig flexibler Buchungsprozess, der sich exakt an die Anforderungen einer Praxis anpassen lässt.

Fazit: Telefonische Terminvergabe wird erstmals vollständig konfigurierbar

Mit der neuen kanalspezifischen Buchungsstrecke für die VoiceAI erhält die telefonische Terminvergabe erstmals eine ebenso flexible Struktur wie die Online-Buchung.

Praxen können ihre Abläufe nun exakt an die Realität des Praxisalltags anpassen und gleichzeitig einen großen Teil der Terminorganisation automatisieren.

Ein weiterer Schritt hin zu einer intelligenten, digital unterstützten Terminsteuerung in Arzt- und Zahnarztpraxen!