Dr. Flex VoiceAI – Öffnungszeiten, Schließzeiten und Notfallhinweise automatisch geregelt

Mit der Automatisierung der Telefonie verschwindet in vielen Praxen ein vertrautes Element: der klassische Anrufbeantworter. Was dabei häufig unterschätzt wird: Auch zentrale Informationen zu Öffnungszeiten, Praxisschließungen, Vertretungen oder dem richtigen Verhalten im Notfall gehen damit verloren.

Genau deshalb wurde die Dr. Flex VoiceAI um ein neues Feature erweitert.
Die VoiceAI berücksichtigt ab sofort automatisch hinterlegte Öffnungs- und Praxisschließzeiten – inklusive integrierter Notfallhinweise.

Das Feature steht allen VoiceAI-Praxen kostenfrei zur Verfügung.

Warum das relevant ist

Übernimmt die VoiceAI die Hotline, ist sie automatisch die erste Informationsquelle für Patienten. Damit gelten klare Anforderungen:

• Patienten müssen zuverlässig informiert werden, wenn die Praxis geschlossen ist
• außerhalb der Öffnungszeiten muss ein Notfallhinweis erfolgen
• Vertretungsinformationen sollten verfügbar sein
• gleichzeitig soll die Praxis auch während Urlaubs- oder Schließzeiten erreichbar bleiben, z. B. für Terminbuchungen nach der Wiedereröffnung

Die neue Sperrzeiten-Funktion stellt sicher, dass all diese Punkte sauber abgedeckt sind – ohne zusätzliche Telefonansagen oder manuelle Lösungen.

Schließzeiten hinterlegen – die VoiceAI übernimmt die Kommunikation

Schließzeiten lassen sich im Praxis-Konfigurator für das gesamte Jahr hinterlegen, etwa für Urlaub, Fortbildungen oder Brückentage. Gesetzliche Feiertage werden je nach Region automatisch übernommen und können bei Bedarf abgewählt werden.

Während dieser Zeit übernimmt die VoiceAI automatisch die Kommunikation am Telefon:

• aktive Information über die aktuelle Schließzeit
• Hinweis, dass Anliegen gegebenenfalls erst nach der Rückkehr bearbeitet werden
• Annahme von Anfragen und Terminbuchungen für die Zeit nach der Schließung
• Sicherstellung, dass Patienten nicht „ins Leere laufen“

So bleibt die Praxis erreichbar, auch wenn sie offiziell geschlossen ist.

Notfallhinweis automatisch integriert

Außerhalb der regulären Öffnungszeiten stellt die VoiceAI zu Beginn des Gesprächs aktiv eine entscheidende Frage:

„Handelt es sich um einen akuten Notfall, der sofort behandelt werden muss?“

Wird diese Frage bejaht, nennt die VoiceAI automatisch die relevanten Anlaufstellen:

• 112 bei lebensbedrohlichen Notfällen
• 116 117 für den ärztlichen Bereitschaftsdienst (durch die Praxis anpassbar)

Zusätzlich kann eine Vertretungspraxis hinterlegt werden, die in diesem Fall ebenfalls genannt wird. So erhalten Patienten auch außerhalb der Sprechzeiten unmittelbar die richtigen Informationen.

Wo wird das eingestellt?

Die Sperrzeiten-Funktion findet sich im Praxiskonfigurator unter:

Buchungsprozess → VoiceAI → Ansage für Schließtage und Vertretung

Dort können Praxen:

• Schließzeiten wie Urlaub, Fortbildungen oder Brückentage eintragen
• optional eine Vertretung hinterlegen
• die Planung ganzjährig und vorausschauend vornehmen

Fazit

Mit diesem Feature stellt Dr. Flex sicher, dass Praxen auch mit VoiceAI:

• rechtssicher informieren
• Notfallhinweise korrekt bereitstellen
• Patienten nicht allein lassen
• und dennoch Termine sowie Anliegen entgegennehmen können

Empfehlung: Die Sperrzeiten-Funktion aktiv nutzen, damit die VoiceAI auch während Urlaubs- und Schließzeiten zuverlässig und verantwortungsvoll arbeitet.