Tickets & Anliegen – jeder Anruf strukturiert dokumentiert

Nicht jeder Anruf ist ein Termin. Rezeptwünsche, Überweisungen, Befundanfragen oder Rückrufbitten nimmt die Dr. Flex VoiceAI strukturiert auf und legt daraus ein bearbeitbares Ticket an.

Sie bearbeiten Tickets an zwei gleichwertigen Stellen: im Booking Manager (Desktop-Ansicht auf den Praxisrechnern) und im Praxiskonfigurator unter „Termine → Zu prüfen“. Welche Anliegen wie behandelt werden, steuern Sie zentral unter VoiceAI → Anrufkategorien. So landet jedes Anliegen nachvollziehbar an einer Stelle – statt auf Zetteln, in Mailboxen oder verteilten E-Mails.

Sie legen pro Anliegen fest, wie die VoiceAI reagiert:

Terminbezogene Anliegen (Termin buchen, absagen, verschieben) – vor allem für Termine, die Sie nicht öffentlich online anbieten: wahlweise dokumentieren (Ticket) oder an die Praxis weiterleiten.

Weitere Anliegen – Folgerezept, Überweisung, Befundanfrage, Krankschreibung, Frage zur Rechnung, Beratungs- bzw. Informationsgespräch, sonstige Anfragen sowie nicht-patientenbezogene Anrufe (z. B. Labore, Dienstleister): wahlweise dokumentieren, abweisen (mit hinterlegtem, vorgelesenem Grund) oder weiterleiten.

So entscheiden Sie selbst, was die KI eigenständig erledigt und was direkt zu Ihnen kommt.

Jedes KI-Ticket ist sofort einsortierbar und enthält:

• ein pinkes Badge „Anruf über KI“
• die Anliegen-Kategorie (z. B. „Beratungs- bzw. Informationsgespräch“)
• eine vollständige Gesprächszusammenfassung und den konkreten Patientenwunsch
• Patientendetails: Name, Geburtsdatum und Telefonnummer (Festnetz oder Mobil)

Bei mobil erreichbaren Tickets ist zusätzlich ein SMS-Versand möglich. Nach der Bearbeitung schließen Sie das Ticket über „Erledigt“ ab; es wandert in die Historie („Termine → Historie“, Bereich „Ticket über KI“) und kann dort jederzeit gesucht, eingesehen und erneut bearbeitet werden.

Zurück zur Übersicht KI-Telefonassistent – oder mehr zur Training Section, die viele Anliegen schon vorab beantwortet, bevor ein Ticket entsteht.

Wo sehe ich neue Tickets? Im Booking Manager auf dem Praxisrechner und im Praxiskonfigurator unter „Termine → Zu prüfen“ – beide Ansichten sind gleichwertig.

Welche Infos enthält ein Ticket? Badge „Anruf über KI“, Kategorie, vollständige Gesprächszusammenfassung, Patientenwunsch und Patientendetails (Name, Geburtsdatum, Telefonnummer); bei Mobilnummern zusätzlich SMS-Versand.

Was passiert nach der Bearbeitung? Sie schließen das Ticket über „Erledigt“ ab; es bleibt in der Historie unter „Ticket über KI“ auffindbar und wieder bearbeitbar.

Kann ich Anliegen auch abweisen oder weiterleiten? Ja – pro Kategorie wählen Sie zwischen Dokumentieren, Abweisen (mit hinterlegtem Grund) und Weiterleiten.