Jedes Anliegen an die richtige Stelle

Die KI-Rezeption hat drei Zugänge, und ein Ort, an dem Ihr Team arbeitet.

VoiceAI nimmt das Gespräch am Telefon an. WebAI nimmt es auf der Praxiswebsite an. Der Patienten-Hub ist der Ort, an dem Patientinnen und Patienten danach weiterarbeiten: Termine, Dokumente, Rückfragen und neue Anliegen in einem geschützten Chat.

Was daraus wird, liegt im Ticket-Management. Dort sehen Sie, woher ein Vorgang kommt, was die KI schon geklärt hat, und führen den Fall zu Ende.

Das Routing ist da. Unter KI-Rezeption → Anliegen hinterlegen Sie je Anliegen die Weiterleitungsnummer. Rechnung an die Abrechnung, Backoffice an die Verwaltung, Notfall an die bereite Leitung. Die VoiceAI verbindet dorthin. Dieselbe Nummer gilt für dieses Anliegen in der WebAI. Ohne eigene Nummer gilt die Nummer der Praxis. Neue Nummern werden geprüft und bestätigt, bevor sie gelten. Das haben sich Praxen gewünscht. Es ist umgesetzt.

Patienten-Hub und Ticket-Management schalten wir ab Oktober für Praxen mit KI-Rezeption frei, Schritt für Schritt. Beides gehört zusammen und ist für die ersten Praxen der nächste Stand im Alltag.

Je Anliegen und je Kanal entscheiden Sie, was passiert.

Als Vorgang erfassen. Die KI fragt die nötigen Angaben ab. Der Fall liegt im Ticket-Management, mit Herkunft VoiceAI, WebAI oder Patienten-Hub.

Mit Hinweis abschließen. Es entsteht kein Vorgang. Am Telefon gibt die VoiceAI Ihren Text wieder, im Chat zeigt die WebAI Ihren Text. Zum Beispiel: „Rechnungen bitte per E-Mail an abrechnung@praxis.de.“

VoiceAI und WebAI stellen Sie getrennt ein.

Wohin verbunden wird, ist live:

• Rechnungen an die Abrechnung
• Backoffice an Verwaltung und Schriftverkehr
• Notfall an die Notfall- oder Bereitschaftsleitung
• Folgerezept an die Anmeldung, die Rezepte vorbereitet

Steht die Antwort im Praxiswissen, antwortet die KI direkt. Ein Vorgang entsteht nur, wenn das Wissen nicht reicht und der Patient der Aufnahme zustimmt.

Im Patienten-Hub sieht der Patient seine Termine und Anliegen als Karten. Rechts läuft der Chat: Vorbereitung, Mitbringliste, Dokumente, Rückfragen. Aufklärung und Anamnese lassen sich ausfüllen, unterschreiben und an die Praxis zurücksenden. Einen neuen Faden startet er für Folgerezept, Befund, Rechnung, Krankschreibung oder etwas, das an keinem Termin hängt. Termine verschiebt oder sagt er ab, soweit Sie das erlauben.

Im Ticket-Management arbeitet Ihr Team denselben Fall. Sie sehen, was die KI schon beantwortet hat, schreiben im Verlauf weiter oder markieren das Anliegen als erledigt. Dokumente gehen an den Patienten, auch unabhängig vom einzelnen Vorgang. In der Historie bleibt nachvollziehbar, wann etwas abgerufen wurde.

Die KI geht so weit, wie sie sicher kann. Ihr Team steigt ein, sobald es nötig ist. Der Patient sucht dafür keine Durchwahl.

Zurück zur Übersicht KI-Telefonassistent. Was die KI schon vor dem Vorgang beantwortet, steht in der Training Section.

Ist die Weiterleitung schon nutzbar? Ja. Unter KI-Rezeption → Anliegen hinterlegen Sie je Anliegen die Nummer. VoiceAI verbindet dorthin, WebAI nutzt dasselbe Ziel.

Wann kommen Patienten-Hub und Ticket-Management? Ab Oktober, für Praxen mit KI-Rezeption, Schritt für Schritt. Beides wird zusammen freigeschaltet. Für die ersten Praxen ist das der nächste Stand.

Wo arbeitet das Team? Im Ticket-Management: Herkunft des Vorgangs, was die KI schon geklärt hat, Chat mit dem Patienten, Dokumente, Erledigt.

Was sieht der Patient? Im Hub seine Termine, den Chat, Dokumente und neue Anliegen. Die Antwort der Praxis erscheint im selben Verlauf.