3 Tipps für das Zeitmanagement in eurer Praxis

Wie sieht das Zeitmanagement in eurer Praxis aus, haltet ihr alle Termine sowie die dazugehörigen Vorbereitungen ein oder geratet ihr regelmäßig in Stress und Zeitnot?

Wir bei Dr. Flex sind davon überzeugt, dass die langen Wartezeiten in 70% der Fälle an der Organisation des Praxis-Terminbuchs liegen. Die Ärzt:innen, die eine eigene Praxis neu gründen, möchten ihre Leidenschaft ausüben und haben meistens keine Zeit, sich mit dem “Management” ihrer Praxis zu beschäftigen.

Die richtigen Einstellungen z. B. der Terminlängen, der Belegung der Praxisräume, der Verteilung der Termine innerhalb der Woche usw. können allerdings zum echten Gamechanger für die Praxis werden!

Das A&O eines gesunden und nicht zu stressigen Ablaufs in eurer Zahnarztpraxis ist ein gutes Zeitmanagement mit einem vorausschauenden Terminmanagement.

Mit nur wenigen Stunden Planung pro Woche für die Optimierung der Praxisabläufe, das Mitarbeiter- sowie Kalendermanagements, können die Praxismanager:innen mehr Zeit für die Mitarbeiter:innen schaffen und damit gleichzeitig für zufriedenere Patient:innen sorgen!

Einer Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV)¹ zufolge kommt nur jeder elfte Patient in der Praxis ohne Wartezeit an die Reihe. Ein Drittel der Patienten darf innerhalb einer Viertelstunde ins Sprechzimmer, etwa genauso viele warten rund 30 Minuten. 17 Prozent der Befragten saßen bis zu einer Stunde lang im Wartezimmer, sieben Prozent bis zu zwei Stunden. Diese Zahlen klingen verbesserungswürdig!

Wir haben ein paar Tipps für euch, euren täglichen Ablauf so zu optimieren, dass ihr mühelos erledigen könnt, was ihr euch vorgenommen habt. Euer Terminplaner wird es euch danken!

Nach einer Analyse des Ist-Zustandes eurer Praxisorganisation und dem Registrieren eventueller Probleme in eurem Zeitmanagement, kann umstrukturiert werden. Ein Konzept, welches Verbesserungsideen zum Thema macht, muss her.

1. Terminlänge reduzieren

Die erste wichtige Stellschraube ist, die Länge der Termine anzupassen.

Bei den Neupatient:innen können die wichtigsten Informationen bereits im Vorfeld erfragt werden.

Mit der Online-Terminvergabe von Dr. Flex könnt ihr euren Patient:innen bei der Buchung Fragen stellen, welche sie zu den richtigen Terminen führen. Ist die Länge der durchschnittlichen Termine korrekt erfasst und dargestellt, sind die Chancen gut, dass bei der Onlinebuchung kein Fehler passiert und die passenden Termine gebucht werden.

Das Einstellen von Fragen im Booking Widget (die auf der Praxis-Seite von den Patient:innen ausgefüllt werden) können alle Praxen, die mit Dr. Flex arbeiten, jederzeit im Praxis-Konfigurator (ehem. Ärzte Backend) vornehmen.

Ergänzend dazu gibt es auch die Möglichkeit, Patientenaufnahme- bzw. Anamnesebögen zu nutzen, die digital ausgefüllt werden können.

Die Arbeit, die im Vorfeld online von den Patient:innen erledigt werden kann, spart dem Praxisteam Zeit, die sonst in der Arztpraxis vor Ort aufgewandt werden müsste. Der Vorteil: die anstehenden Aufgaben an der Rezeption werden durch diese Entkanalisierung sinnvoll verkürzt. Zeit und Kapazitäten für andere organisatorische Aufgaben des Praxisteams werden frei.

2. Zeitpuffer einplanen

An den Tagen, an denen es laut Statistik die meisten unangemeldeten Patient:innen (Schmerzpatient:innen) oder auch Notfälle gibt, sollten nach Möglichkeit bereits im Vorfeld längere zeitliche Puffer für Behandlungen eingeplant werden. Charakteristischerweise wird es an Tagen wie Montag (nach dem Wochenende) bzw. Donnerstag (lange Sprechzeiten) besonders voll. Um dies zu berücksichtigen, macht es Sinn, in diesen Zeiten evtl. keine festen Termine zu vergeben oder aber zwischen den Terminen längere Pufferzeiten einzuplanen, in denen Patient:innen ohne Termin untersucht werden können.

Bei “jungen” Praxen werden häufig viele Erstuntersuchungs-Termine vergeben, sodass der Praxiskalender mit diesen letztlich komplett gefüllt sein kann. Möchte ein:e Neupatient:in nun einen Folgetermin buchen, muss er/sie 2-4 Wochen warten, da der Kalender der Praxis durch jene Erstuntersuchungs-Terminen ausgebucht ist. Die Lösung ist, bei der Planung die Folgetermine und die spontanen Termine stets miteinzubeziehen.

3. Wirtschaftlichkeit steigern

Es macht Sinn, im Plan der Woche für die umfangreichen Termine, die dem Spezialgebiet der Praxis entsprechen, bestimmte Zeitslots bereitzuhalten. Diese Fachtermine gewährleisten den wichtigsten Umsatz* in der Praxis. Sie sollten exponiert geplant werden und so, dass alle anderen Termine darum herum ranken.

Eine besondere Schulung der Mitarbeiter:innen hinsichtlich des Terminmanagements lohnt sich. Um auf alle Unwägbarkeiten rund um die Terminvergabe reagieren zu können - wie z.B. auf kurzfristige Termin-Umlegungen, verlängerte Wartezeiten, ausgefallene Termine - sollten Mitarbeiter:innen in ihrer Kommunikation rund um die Terminvergabe vorbereitet sein. Terminumbuchungen oder Staus im Praxisablauf können zu großem Unmut führen. Eine geschickte, einfühlsame und individuelle Kommunikation mit den Patientinnen und Patienten kann “Dampf” herausnehmen.

Die Mitarbeiter:innen an der Rezeption sollten auf unangenehme Dinge wie Terminabsagen oder eine höhere No-Show-Rate reagieren können - im besten Fall mit direkten Lösungsangeboten wie z.B. einem umgehenden Alternativtermin.

Ein solides und kluges Termin- und Zeitmanagement zahlt sich aus. In der Praxis und innerhalb des Teams führt es zu mehr Ausgeglichenheit. Weder Gehetzt-Sein, noch Frustration, noch Langeweile kommen auf. Das schlägt sich insgesamt auf eine gute Work-Life-Balance nieder.

Habt ihr Fragen bezüglich eines besseren Zeitmanagements in eurem Terminkalender oder auch eigene Tipps? Was für Ideen habt ihr zum Thema "Praxisorganisation" und "Zeitmanagement"? Immer her damit :)

Eine besonders gut ausgebildete Praxismanagerin kennt bereits viele Tipps für eine gute Praxisorganisation, welche Software die Verwaltung in einer Praxis einfacher machen kann, welche Tätigkeiten hinsichtlich der Verwaltung von Zeiten und Terminen effizienter gestaltet werden können - nicht zuletzt mit dem Ziel einer effektiven Einteilung der Termine und Zeiten in der Arztpraxis.

Findet ihr das Thema Zeitmanagement in der Praxis besonders interessant? Mehr Tipps zur Optimierung der Abläufe und Analyse der Terminlänge könnt ihr in unserem Artikel “Wie reduziere ich Wartezeiten in meiner Praxis?” lesen.

Bleibt dran für weitere Informationen zur optimierten Terminplanung und erfahrt regelmäßig mehr von uns zu allen Themen rund um die Praxisorganisation.

Quellen

• ¹ https://www.praktischarzt.de/magazin/wartezeit-arztpraxis-optimieren/