Die Top 5 Tipps im Praxisalltag - von Dr. Flex Praxis des Monats Juli 2022

Die Praxis des Monats aus dem Juli 2022 “Dres. Schumacher + Schön-Adendorff” haben wir für ihre übersichtliche Praxiswebsite und die tolle Kommunikation mit ihren Patient:innen ausgezeichnet. Sie glänzen mit Erfahrung und Wissen auf einigen Gebieten, weshalb wir sie auch nach weiteren Tipps für euch gefragt haben.

Diesmal gibt uns die in Essen geborene und in eigener Praxis niedergelassene Zahnärztin Dr. Michaela Schön-Adendorff ein paar Hinweise für einen reibungslosen Ablauf im Praxisalltag.

“Über allem steht aus meiner Sicht der gemeinsame Beginn des Tages mit dem Team bei einer Tasse Kaffee”

…sagt Frau Dr. Schön-Adendorff und wir finden, sie hat damit recht. Um ein starkes Praxisteam zu schaffen, das zusammenhält und sich vertraut, ist der gegenseitige Bezug und Kontakt zueinander unersetzlich.

Eine gute Kommunikation innerhalb des Teams und eine kontinuierliche Weitergabe der Infos über alle aktuellen Dinge in der Praxis ist vertrauensstiftend gegenüber den Mitarbeiter:innen. Darüber hinaus sorgt es für eine Offenheit und Klarheit, die Missverständnisse vermeiden kann.

Ideal sind wöchentliche Team-Meetings, in denen alle Mitarbeiter:innen ohne Zweifel ihre Gedanken und Meinungen mitteilen können.

Wie wichtig eine gute Teamführung ist, haben wir bereits in unserem Interview mit der “Klimaexpertin für die Praxis” Hanka Schiebold erfahren. Sie berät Arztpraxen zu den Themen Teammanagement und Praxisführung und sagt dazu:

“Ich (ein:e Praxismitarbeiter:in) brauche eine Art “Feedbackkultur”, in der Vertrauen herrscht und wo ein gesunder und offener Austausch miteinander stattfindet. In jedem Team, in jeder Organisation müssen die Mitarbeiter:innen sich sicher fühlen und Wünsche, Bedürfnisse und Vorschläge frei äußern können.”

Auch gemeinsame Events bringen Praxisteams zueinander und sind - wie spezielle "Teambuildings"-Veranstaltungen, die ein Zusammenwachsen zu einem gut funktionierenden und gemeinschaftlich arbeitenden Team unterstützen.

Gut organisierte Arbeitsabläufe, um Verzögerungen zu minimieren

Insgesamt sind gut organisierte Arbeitsabläufe in einer Praxis essenziell, um Verzögerungen zu minimieren, der Faktor “Zeit” ist immer Mangelware und eine Stellschraube für die Effizienz in einer Praxis.

Die täglichen Arbeitsabläufe im Praxisalltag sind komplex, was zum einen an den steigenden gesetzlichen Anforderungen liegt, die erfüllt werden müssen, aber auch an den zunehmenden Erwartungen von Patient:innen. Nicht zuletzt werden die Praxen immer größer, was selbstverständlich auch mehr Mitarbeiter:innen und einen höheren betriebswirtschaftlichen Aufwand bedeutet.

Je differenzierter die Organisation und je vielschichtiger die Abläufe sind, desto anfälliger ist das ganze Konstrukt für Störungen.

In der Regel beinhaltet die Organisation einer zahnärztlichen Praxis eine Reihe festgelegter Standards, die für bestimmte Abläufe vorgeschrieben sind. Um die bestehenden Prozesse in der Praxis zu optimieren, werden diese im Rahmen des Prozessmanagements in ihre Einzelteile zerlegt. Dieses Zerlegen in Einzelteile führt zu einer gründlichen Analyse der Prozesse in der Praxis - Schwachstellen können aufgedeckt werden und es bietet sich dadurch die Möglichkeit, den Workflow zu verbessern.

Um diese Arbeitsabläufe zu erfassen und zu verbessern, neu zu organisieren und durchdacht zu planen, ist die Bereitschaft zur Mit- und Zusammenarbeit des Teams unerlässlich. Eine gute Kommunikation innerhalb der Mitarbeiter:innen und ein gegenseitiger Austausch spielen auch hier wieder eine der mit- wichtigsten Rollen.

Ausrüstung und Technologie. Die Nutzung einer modernen und zuverlässigen Ausrüstung und Technologie, um die Behandlungen präzise und effektiv durchführen zu können

Eine moderne Zahnmedizin erfordert moderne Technik - und der technologische Fortschritt ist in der Zahnmedizin groß.

Immer neue Innovationen verhelfen zu einer präziseren Diagnostik, wodurch die zahnmedizinischen Behandlungen akkurater und effektiver durchgeführt werden können. Sie sind darüber hinaus für die Patient:innen wesentlich angenehmer und auch schonender.

Die neuesten Geräte und Ausstattungen unterstützen Zahnärzt:innen in ihrem Bestreben, ihre Therapiemethoden zu erweitern und die Behandlungen sicherer und erfolgreicher zu machen.

Eingriffe, die vor wenigen Jahren noch schwer umzusetzen oder sogar undenkbar waren, sind dank moderner Verfahren heute in einer Zahnarztpraxis möglich.

Frau Dr. Schön-Adendorff ist ein großer Fan von neuen Technologien und hält sie für einen wesentlichen Bestandteil einer modernen und effizienten Zahnarztpraxis.

Eine effiziente Terminplanung, um lange Wartezeiten zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen

Dazu gehört natürlich auch die Möglichkeit eines Online-Terminbuchungssystems!

Die Praxis “Dres. Schumacher + Schön-Adendorff” arbeitet seit April 2018 mit der Online-Terminvergabe von Dr. Flex und spart damit wertvolle Zeit.

Indem die Patient:innen online einen Termin auf der Homepage der Praxis vereinbaren, wird das Praxisteam erheblich entlastet. Telefonanrufe aufgrund von Terminanfragen werden deutlich minimiert, indem über Live-Schnittstellen zum Praxiskalender freie Termine automatisch von Dr. Flex erkannt werden.

Dr. Flex optimiert auf diese Weise das Termin-Management und den Workflow!

Durch die passgenaue Planung durch die Online-Terminvergabe wird auch langen Wartezeiten für die Patient:innen vorgebeugt.

Ein geschultes und freundliches Praxisteam, damit ein angenehmer und professioneller Umgang mit den Patient:innen gewährleistet ist

Patient:innen in Arztpraxen wünschen sich dieser Tage nicht nur die sehr gute medizinische Behandlung, sondern erwarten auch ein freundliches und untereinander harmonisches Praxisteam, Einfühlungsvermögen, ein service-orientiertes Arbeiten und ein individuelles Verständnis für die jeweiligen Patient:innen.

Daneben haben auch Mitarbeiter:innen Vorstellungen, um diese Anforderungen umsetzen zu können: sie streben eine Weiterentwicklung im Bereich Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung an.

Um den Anforderungen und Wünschen der Patientinnen und Patienten sowie der Mitarbeiter:innen gerecht zu werden, können regelmäßige Schulungen genutzt werden - sie vermitteln fachliche Kompetenzen und eröffnen neue Tätigkeitsbereiche.

Schulungen bieten auch die Möglichkeit, innovative Konzepte für die gesamte Praxis zu finden, denn selbst wenn eine Praxis top-ausgestattet ist, werden Patient:innen nicht zu 100% überzeugt sein, wenn die Kommunikation und der professionelle Umgang im Team und mit den Patient:innen nicht stimmig sind, was besonders in angespannten und stressigen Situationen sichtbar wird.

Die spürbare Effizienz dieser Schulungen schlägt sich letztlich darin nieder, dass in den Praxen auch mehr Termine gebucht werden.

Wie Dr. Flex bei der Terminplanung unterstützt

Bei der Entwicklung unserer Tools haben wir bei Dr. Flex besonders darauf geachtet, dass die Einstellungen möglichst an jedes Praxiskonzept anpassbar sind.

Auch Termine zu ganz bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen können in der für die Praxis optimalen Anzahl vergeben werden, so kann z.B. eine Notfall-Sprechstunde am Vormittag und nur eine am Nachmittag eingeplant werden, damit auch unvorhersehbare Dinge gelenkt und gemanagt werden können.

Liebe Frau Dr. Schön-Adendorff, wir danken euch für eure wertvollen Tipps und damit für die Anregung weiterer Verbesserungen im Praxisalltag.