Personal für meine Zahnarztpraxis gewinnen

Der Alltag in vielen Zahnarztpraxen ist Stress pur - für alle Beteiligten.

Immer mehr niedergelassene Zahnärzte beklagen einen erheblichen Personalmangel. Die Gründe sind vielfältig: Fachkräfte bekommen zu wenig Gehalt für eine eher mangelnde Work-Life-Balance, der Job ist nicht besonders anerkannt. Doch der Mangel an Fachpersonal zieht deutliche Folgen für die Praxis nach sich: die anderen Mitarbeiter werden zusätzlich belastet, wodurch die Unerfülltheit zunimmt und die Unzufriedenheit steigt. Inhaber:innen von Praxen müssen hohe Kosten und enorm viel Zeit aufbringen, um geeignete Mitarbeiter:innen zu finden. Von einem Schaden des Images bei einem häufigen Wechsel ganz abgesehen… Doch was muss sich ändern? Wie kann die Personalgewinnung geschickt angegangen werden?

Unser Interviewpartner Daniel Docter hilft mit dafür optimierten Websites dabei, das Problem zu lösen und das richtige Praxis-Personal zu finden. Er schafft auf diesem Weg eine große Entlastung - die Zahnärzt:innen können sich wieder auf ihre Arbeit konzentrieren und dort ihr volles Potential entwickeln.

Im Interview mit unserem Geschäftsführer Dr. Felix Wohlgemuth erklärt er uns, worauf es dabei im Wesentlichen ankommt und wie es gelingt, die richtigen Menschen für die Praxen anzuziehen.

Los geht's mit den Fragen:

Felix von Dr. Flex: Daniel, vielleicht könntest du dich einmal kurz vorstellen und ein wenig über dich erzählen, über “digital.anders" und warum wir dich heute zum Thema “Personalmangel” als Experten dazu geholt haben.

Daniel Docter: Mein Name ist Daniel Docter und ich bin Experte für die Gewinnung von Patient:innen und dem passenden Praxispersonal. Das ganze mache ich zusammen mit meinem Geschäftspartner Martin Grimm mit der Agentur “digitalanders – Praxis Websites”. Das verrät im Grunde schon, dass bei all' den Herausforderungen des dentalen Fachkräftemangels, die es da in der heutigen Zeit zu lösen gilt, für uns die eigene Website eine ganz ganz zentrale Rolle einnimmt.

Anders gesagt: die Praxis-Website ist für uns DIE Marketing-Zentrale! Und darum geht es: “digitalanders” ist eine Marketingagentur mit einer Spezialisierung auf Zahnarztpraxen. Wir unterstützen im ganzen deutschsprachigen Raum bei der Gewinnung der richtigen Patient:innen und auch dabei, Fachpersonal für die Praxis zu bekommen.

Dr. Flex: Hört sich auf jeden Fall interessant an. Was ist deiner Meinung nach die für eine Zahnarztpraxis effektivste Methode, neue Mitarbeiter zu finden?

Daniel Docter: Das ist eine typische Frage! Was mache ich, wenn ich ganz dolle Schmerzen habe? Der Mensch bewegt sich ja immer nur zum Arzt, wenn er Schmerzen hat. Vorher macht er jahrelang nix - sogar tut er häufig wider besseren Wissens das Gegenteil von dem, was eigentlich vernünftig wäre. Dabei ist im Grunde eigentlich Vorsorge - und das werden alle Ärzte unterschreiben - immer besser als Nachsorge. Als Zahnarzt z.B. wird jeder unterschreiben, dass eine vernünftige Pflege zum Erhalt des natürlichen Zahns das Allerbeste ist, dass der natürliche Zahn das Überlegene ist.

Genauso ist es im Grunde auch beim Personal: an der Stelle geht es darum, erstmal zu schauen und zu analysieren, wie man den Fachkräftemangel und Personalbedarf der immer wieder passiert, vorbeugt, indem ich in meiner eigenen Praxis intern ansetze und schaue, wie es dem Personal geht und was ihm wichtig ist. Wo sehen sie selbst Möglichkeiten, sich selbst weiterzuentwickeln? Haben sie Ideen, die Praxis voranzubringen?

Das würde ich im Ongoing-Process immer vorziehen, um die “Schmerzen” der Personalsuche einfach zu umgehen und dem vorzubeugen. Aber das sollte natürlich tiefer gehen und das Personal wirklich einbezogen sowie die Prozesse so gebaut werden, dass es beiden Seiten nützt. Dem/der Arbeitgeber:in/Praxisinhaber:in und dem gesamten Personal.

Diejenigen, die clever sind, sorgen vor - lösen das Problem JETZT mit kurzfristigen Mitteln, die dann auch ein bisschen teurer sind. Sie beugen damit vor und ändern im Idealfall dann schon einiges umfassend, um gewappnet zu sein. Nur wer sich nicht bewegt, wird in der dentalen Fachkräfte-Krise dauerhaft Probleme haben. Wer jetzt die Zeichen der Zeit erkennt und umbaut und das Personal als das Zentrum der Praxis begreift, als wichtigstes Kapital der Praxis, der muss keine Angst haben vor der immer größer werdenden dentalen Fachkräfte-Krise.

Wenn sich Patient:innen gut bei dir aufgehoben fühlen, könntest du sie darum bitten, dich weiterzuempfehlen. Ist dir das zu eng oder zu direkt, kannst du es in der Praxis ausschreiben mit einem schönen Bild von dir und einer glasklaren Aufforderung im Sinne von “Hilfe, wir brauchen dringend Personal - kannst du uns helfen?” Bitte wirklich darum und sage genau, was du brauchst, welche Stellen offen sind und wo sie dich kontaktieren können, so dass die Leute, die wirklich eine Idee haben, das wahrnehmen und dir auch helfen können.

Das sind meine Top-Tipps. Kostet beides relativ wenig, ist schnell umsetzbar. Das kannst du selbst in deiner Praxis tun, um kurzfristig den personellen Engpass zu lösen.

Dr. Flex: Nehmen wir an, ich bin ein Praxisbesitzer und brauche dringend neue Zahnmedizinangestellte. Was würdest du mir als “first Step” empfehlen?

Daniel Docter: Gehen wir einmal von einer ZFA aus - im Marketing versuchen wir immer, uns in die Perspektive des Zielpublikums hineinzuversetzen - wie denkt der-/diejenige, wie sucht der-/diejenige, was ist bis zur Unterschrift im Arbeitsvertrag notwendig? Dann muss man erstmal wissen, dass wir in der dentalen Fachkräfte-Krise beinahe Vollbeschäftigung haben, d.h. es gibt da draußen gar nicht so viele Menschen, die nach einem neuen Job auf der Suche sind.

Wenn wir einmal das Eisbergmodell bemühen: Aus der Wasseroberfläche ragen etwa 20% des Eisbergs heraus. Das entspricht den Arbeitnehmern, die gerade aktiv einen neuen Job suchen. Unter der Wasseroberfläche befinden sich 80 % oder mehr des Eisbergs. Davon sind etwa die untersten 20 % (oder weniger), die Mitarbeitenden, die absolute Fans Ihrer Praxis sind und niemals wechseln würden. Eben weil sie sich da so gut aufgehoben und wertgeschätzt fühlen, sich so gut weiterentwickeln können und so ein tolles Praxisklima haben und da deshalb gar nicht weg wollen - sie sind wirkliche “Fans” ihres Arbeitgebers und Kollegiums. Die 60% oder mehr darüber sind zwar momentan in einer Praxis – aber vielleicht wechselwillig - da muss man aber herausbekommen, was ihnen wichtig ist.

Und ich kann es verraten: Geld ist natürlich ein Thema, aber es wird nicht primär dazu führen, dass jemand des Geldes wegen wechselt. Was ich häufig zu Ohren bekomme ist, dass es manchmal ein toxisches Praxisklima gibt. Dass das Team nicht funktioniert, dass persönliche Weiterentwicklung nicht erwünscht ist bzw. sogar verhindert wird. Bei den 60 %, die keine Fans ihres Arbeitgebers und auch nicht frei am Markt sind, ist Praxispersonal dabei, denn sie sind schon an einer Stelle und haben ihre Erfahrung und die gilt es, neben den oberen Fünftel zu erreichen. An die unteren 20%, die sehr happy mit ihrer Praxisfamilie sind, kommst du gar nicht ran.

Wie macht man das und wie passiert es, dass es in die Aufmerksamkeit kommt?

Daniel Docter: Wie erreicht man die 20 %, die aktiven Bedarf haben und sich auf die Suche begeben?

Diejenigen gehen heutzutage online suchen. Da wird nicht mehr in Zeitschriften geschaut, die ganze Printbranche können wir im Prinzip ausklammern. Die neuesten Statistiken sagen, die Menschen suchen nach Inhalten bevorzugt in Google - Google hat in Deutschland eine Marktabdeckung von 93 %. Dem Zielpublikum wird es genauso gehen - die Statistiken sprechen da eine klare Sprache. 8 von 10 Jobsuchen starten mittlerweile in Google. Hier muss die Landingpage Deiner Praxis gut platziert sein.

Der reine Bewerbungsvorgang sollte heutzutage möglichst schnell funktionieren, denn im Grunde hat sich der ganze Markt gedreht. Früher gab es einen “Arbeitgebermarkt”, da musste man als Suchender, als Bewerber, vortanzen und sich verkaufen. Heute ist gerade im Dentalbereich der Arbeitnehmer der König/ die Königin - wir reden heute von einem "Arbeitnehmermarkt". Du musst dich bei den Menschen, die du suchst und gerne einstellen möchtest, verkaufen.

Da kann ich dir nur raten, die Website als zentrales Element deiner Kommunikation zu sehen. Was passiert, wenn jemand Interesse hat und sich nicht ganz sicher ist? Die Menschen gehen zu allererst immer auf die Website und screenen diese von vorne bis hinten - wie sehen die Menschen aus, gibt es Videos, was finde ich für Infos. Der erste Eindruck zählt und wird nicht vergessen. Wer hat schon Lust sich in einer Praxis zu bewerben, die eine völlig veraltete Website hat und im Grunde auch nichts über das Team verrät, mit dem man später zusammenarbeiten soll? Und natürlich auch Social Media - Facebook, Instagram,... - hier wird genauso gestalkt.

Dr. Flex: Es gibt mittlerweile viele Firmen, die anbieten, zahnmedizinisches Personal innerhalb von wenigen Tagen nur mit Hilfe von Social Media zu finden. Was hältst du davon?

Daniel Docter: Tatsächlich: es funktioniert. Hier werden gezielt die mittleren 60% durch Werbung in den sozialen Kanälen angesprochen. Es kostet natürlich sein Geld, ist im Grunde aber eine Möglichkeit, kurzfristig Praxispersonal zu erhalten. (...) Das hat eine andere Wirkweise, denn bei der Gruppe, die über Social Media zu erreichen ist, versucht man mit einem gezielten Targeting und passenden Anzeigeninhalten, die Aufmerksamkeit der mittleren 60% zu wecken. Diese sind möglicherweise noch nicht in ihrer Traumpraxis gelangt und ggf. offen für eine Verbesserung..

Bei Google kann bei einer Suche sehr zielgerichtet eine entsprechende Antwort als Anzeige ausgespielt werden. Die Menschen, die in Anstellung sind, diese 60 %, die wissen das vielleicht noch gar nicht, die haben vielleicht so ein bisschen ein ungutes Gefühl, dies, das.

Wenn diese Menschen aber sogar unzufrieden sind und so ein bisschen durch die Timelines scrollen, dann kann das in die Aufmerksamkeit kommen. Das wird beim ersten Mal vielleicht gar nicht wahrgenommen, sondern vielleicht erst beim zweiten oder dritten Mal: irgendwann wird so eine Anzeige auf Social Media dann wahrgenommen und wenn dies gut gemacht und sympathisch ist und es gerade auch den Nerv in der Ansprache trifft, dann gehen die Leute mit Interesse auf die Social Media-Anzeigen ein und gelangen im Idealfall von dort auf eine perfekte Landingpage. Da sind wir wieder beim Kern eines Praxismarketings: bei einer perfekt optimierten Website.

Häufig wird von den Agenturen, die Social Media Anzeigen machen, auch eine eigene Landingpage mit dazu verkauft. Dann ist das Problem für den Moment gelöst. Für den nächsten Mitarbeiter, den du suchst, musst du die Kampagne allerdings wieder anwerfen und hast neue Kosten. Deswegen mein Rat: immer von der Website als Marketing-Zentrale aus zu denken und von dort aus das Praxis- und Personalmarketing aufzubauen. Eine Landingpage als Teil der eigenen Website zu betrachten und nicht jedes Mal neu eine Kampagne dazukaufen zu müssen.

Bei Google kann bei einer Suche sehr zielgerichtet eine entsprechende Antwort als Anzeige ausgespielt werden. 8 von 10 Jobsuchen starten heute auf Google: Die Menschen, die aktiv auf Jobsuche sind, also die oberen 20%, können so sehr zielgerichtet bei Ihrer Suche in Google erreicht und auf die eigene Jobseite geführt werden.

Um es kurz zu machen: grundsätzlich funktionieren Social Media Kampagnen und Anzeigen, um Menschen im Dentalmarkt zu erreichen, die in einer Anstellung sind und bereit wären, evtl., wenn die richtigen Argumente kommen, zu wechseln. Je nachdem, was man vorhat und in welchem Alter man welches Praxispersonal gewinnen möchte, kommen dann entsprechende Kanäle in die Auswahl:

• Facebook - für erfahrene Personen gedacht, Zielpublikum ü40;
• 25-40 Jahre eher Instagram;
• noch weiter darunter, Menschen in der Ausbildung, 16- 25 Jahre, TikTok, Snapchat.

Dr. Flex: Findet man neues Personal schneller, wenn die Mitarbeiterzufriedenheit hoch ist?

Daniel Docter: Ja, das beste Marketing ist im Grunde immer das “Empfehlungsmarketing”. Diese Disziplin kann von keiner anderen Marketing-Disziplin getoppt werden.

Es geht zuerst um das eigene Personal, die eigenen Mitarbeiter:innen. Wenn du als Praxisinhaber ein guter Chef bist und du deinen Angestellten mit Wertschätzung gegenüber trittst, sie mit einbeziehst und sie gerne bei dir arbeiten, dann werden sie dich immer, wenn du auf der Suche bist, unterstützen. Sie werden für dich Werbung machen!

Meine erste Empfehlung: Schau, wie du deine eigenen Kontakte/Mitarbeiter:innen mobilisieren kannst. Viele Mitarbeiterinnen sind in ihren Städten extrem vernetzt, haben z.B. gemeinsam die Ausbildung absolviert, Fortbildungen besucht und wechseln mitunter auch die Praxen. Wenn du diese Verbindungen anzapfen kannst und deine Mitarbeitenden bittest, sich für dich umzuhören, dann wird das immer eine Resonanz bewirken.

Wenn du das dann noch verknüpfst mit kleinen Boni (z.B. ½ Gehalt der Angestellten, wenn diese neu anfängt und dann nochmal ½ Gehalt, wenn die Probezeit bestanden ist), dann läuft das. Und vielleicht kannst du nach 18 Monaten noch einmal ein ½ Gehalt zahlen, wenn die Angestellte dann immer noch da ist. Lass dir das ruhig was kosten und überlege einmal, was es dich kostet, wenn du es nicht schaffst, dein Personal aufzustocken. Wie viel Geld verlierst du jedes Mal, wenn du z.B. die Prophylaxen nicht verkaufen kannst? Wo auch immer das Personal fehlt - sei nicht knausrig.

Dr. Flex: Könntest du den Praxen einen Leitfaden an die Hand geben und die Frage “Wie finde ich Personal für meine Zahnarztpraxis” endgültig beantworten?

Daniel Docter: Der ideale Weg, eine Praxis aufzubauen, sowohl für die Patientengewinnung als auch für die Personalgewinnung im Dentalbereich, ist es eigentlich, die Website in die Mitte zu nehmen. Mache dir Gedanken über deine Qualifikation und wie du dich mit dieser positionieren möchtest.

Deine Positionierung kann auf deinen Fachbereich gerichtet sein und/oder auf das, was du persönlich magst und wer du bist. Je mehr du dich traust, von dir als Zahnarzt/Zahnärztin persönlich zu zeigen, desto mehr wirst du als Mensch gesehen.

Wir alle wollen Geschichten erzählt bekommen, wir alle wollen Vertrauen, wir alle finden die Abbildung von Menschen in Fotos und Videos viel sympathischer und docken schneller emotional dort an, als wenn mich als Patient:in Fachtexte auf einer Website erschlagen oder leere Behandlungsräume abgebildet werden. Entscheidend ist eine Positionierung und wie viel man von sich auch persönlich preisgeben möchte.

Such dir einen professionellen Partner, um deine Praxiswebsite inhaltlich, grafisch und technisch perfekt aufzubereiten. Lass sie für Mobilgeräte optimieren, für die Bedürfnisse deiner Patient:innen und schau dir deshalb auch Terminbuchungstools an... . Die Messdaten zeigen, dass gute Terminbuchung-Tools eine Vielzahl mehr Patient:innen-Kontakte bringen!

Gehe in die Suchmaschinenoptimierung rein, in die Anzeigenschaltung bei Google. Wenn du in deiner Region/Stadt als Expert:in z.B. für Prothetik oder Implantate wahrgenommen werden möchtest, musst du erstmal in die Sichtbarkeit innerhalb von Google kommen!

Social Media kommt erst später, zuerst die Basis, die Website. Hier kannst du mit deiner Positionierung spielen, Texte aus Patient:innen-Sicht schreiben, die möglichst hilfreich sind und gehst dann in die Suchmaschinenoptimierung, damit du in Google immer weiter hochkommst. Idealerweise wählst du die lokale Suchmaschinenoptimierung, um in Google Maps auch mit reinzukommen und am Ende kannst du auch Stück für Stück in die Anzeigenschaltung/Google Ads investieren.

Das ist die Grundstrategie, die wir allen Praxen anbieten. Gleichzeitig kümmern wir uns nach der Erstellung der Website um die Pflege, Wartung und Begleitung - sowohl von technischer Seite, als auch aus werberischer Sicht um die Seite. Wir sorgen dafür, dass du von den richtigen Patient:innen gefunden wirst - du kannst besser atmen, hast mehr Spielraum und hast mehr Zeit, “Arzt” zu sein.

Der Pro-Tipp: Um das richtige Personal zu finden, nutzt nicht das Arbeitsamt, sondern macht es online, digital, baut die eigene Website und macht euch nicht dauerhaft von anderen Plattformen (Social Media) abhängig!

Damit schließen wir. Vielen Dank für das Interview und die interessanten Informationen, Daniel.

Wir hoffen, unser Interview hat euch gefallen!

Nun seid ihr informiert darüber, wie wichtig eine gute Website und ein optimales Arbeitsklima für den Erfolg bei der Personalsuche sind.

Willst auch Du dem Fachkräftemangel endlich entgegenwirken und passendes Praxispersonal für Dich gewinnen, dann trete gerne mit Daniel Docter direkt in Verbindung:

Daniel Docter

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