Exklusives Dr. Flex Interview mit Hanka Schiebold

Die Klimaexpertin f羹r die Praxis verr瓣t Dr. Flex Ihre Top Tipps f羹r eine erfolgreiche Praxiskultur

Am Anfang, wenn Sie Ihre eigene Praxis er繹ffnen, sind es nur Sie und ein paar vertraute Mitarbeiter. Mit der Zeit w瓣chst Ihre Praxis, Sie bekommen mehr Patienten, mehr Aufgaben, und schon bald kommen Ihre Kollegen an ihre Belastungsgrenzen. H瓣lt dieser Zustand l瓣nger an, kommt Frust auf. Wie verhindern Sie also, dass das Betriebsklima kippt und dabei alle Aufgaben mit hoher Motivation erledigt werden, die Patienten zufrieden sind und jeder sein volles Potenzial aussch繹pft? Wir von Dr. Flex wollten diese Frage ein f羹r alle Mal kl瓣ren.

Deshalb haben wir eine Expertin im Interview nach Tipps gefragt, um dieses wichtige Thema zu beantworten und Arztpraxen dabei zu helfen, das f羹r sie passende Arbeitsklima zu finden. Hanka Schiebold verf羹gt 羹ber mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Beratung von Arztpraxen in den Bereichen Teammanagement und Praxisf羹hrung. Nachdem sie zuvor selbst 14 Jahre in verschiedenen Praxen arbeitete und so den Praxisalltag hautnah miterleben durfte, sind ihr die Probleme in einer Praxis bekannt. Hiebei lieen sich immer wiederkehrende Muster erkennen. Um nach funktionieren L繹sungen zu suchen und f羹r Praxismitarbeiter ein gutes Arbeitsklima zu schaffen, hat Sie sich mit Ihrer Idee 2006 selbst瓣ndig gemacht. Hanka Schiebold studiert mittlerweile Psychologie und hat sich umfangreich im Bereich Coaching und Praxismanagement fortgebildet, um mit Ihren L繹sungen f羹r die optimale Organisation das Leben des Praxis-Teams zu erleichtern.

Wir haben Hanka Schiebold gebeten, unsere 5 Fragen zu beantworten, die Ihnen dabei unterst羹tzen, Ihr Arbeitsklima gesund zu halten, Ihr Team so zu f羹hren, dass alle rundum zufrieden sind und Ihre Praxis zum "Place to be" f羹r junge Talente zu machen. Los geht's mit den Fragen:

Was sind die 3 wichtigsten Bestandteile eines gesunden Arbeitsklimas in einer Praxis und wie kann das erreicht werden?

Zu dieser Frage hat die Expertin eine ganz deutliche Antwort: Selbstf羹hrung des Inhabers, klare Definition der Ziele des Unternehmens und offene Kommunikation.

1. Selbstf羹hrung des Inhabers

Um die Ziele f羹r eine eigene Praxis zu definieren, muss man erstmal sich selbst gut kennen. "Wer andere f羹hren m繹chte, muss sich selbst f羹hren k繹nnen" verr瓣t die Coach. In welchen Situationen finde ich mich wohl? Wie reagiere ich in Konfliktsituationen? Wie "ticke" ich? All diesen Fragen muss der/die Inhaber:in f羹r sich selbst kl瓣ren, um danach ein gutes Betriebsklima schaffen zu k繹nnen.

2. Klar definierte Ziele

Zu diesem Thema nennt Hanka ein gutes Beispiel: "Jeder kennt das von dem Navi. Wir fahren auch nicht einfach los, setzen uns ins Auto und gucken, wo wir ankommen..." Auf jeder Reise sollte man f羹r sich ganz klar ein Ziel setzen. Dementsprechend kann man danach auch effiziente Wege finden, um dieses Ziel erreichen zu k繹nnen.

3. Kommunikation

Hier wird von der Expertin ein sehr wichtiges Wort - "Feedbackkultur". In jedem Team, in jeder Organization m羹ssen die Mitarbeiter sich sicher f羹hlen und W羹nsche, Bed羹rfnisse und Vorschl瓣ge frei 瓣uern k繹nnen.

Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zu mehr Eigenverantwortung?

Hanka: "Wenn es darum geht, Mitarbeiter zu mehr Eigenverantwortung zu motivieren, dann fange ich bei anderen Themen an und zwar kann ich niemanden von auen motivieren, sondern die Motivation steckt in mir drin. Nennt sich intrinsische Motivation. Und wenn die geweckt ist, dann mache ich das als Mitarbeiterin von alleine. Dann setze ich mich f羹r meine Praxis ein und ich identifiziere mich auch mit der Praxis. Und diese Identifikation und Motivation geht aus meiner Erfahrung gr繹tenteils verloren, wenn Regeln, wenn Absprachen nicht eingehalten werden und wenn das, was man nach auen hin kommuniziert, nach innen nicht gelebt wird.

Insofern ist auch da wieder mein Ansatz, zu schauen, was f羹r eine Wertekultur wird in der Praxis gelebt? Inwieweit werden eben die Ansagen, die Regeln, die Absprachen, die man in der Praxis getroffen hat, inwieweit werden diese eingehalten und gelebt? Und dann erst kommt die Mitarbeiterin ins Spiel. Welche St瓣rken hat sie, was macht die gerne, wo kommt sie in den Flow?

Und ich schaue, dass ich die Mitarbeiter und MitarbeiterInnen st瓣rkeorientiert einsetze, dass sie so viel wie m繹glich auch in ihrer Wohlf羹hlzone sind, wo sie wirklich ihre Qualit瓣ten auf die Strae bringen k繹nnen. Und f羹r mich als Inhaberin ist dann wichtig, letztendlich auch klare Ansagen zu machen, wie ich die Arbeit erledigt haben m繹chte, klare Vorgaben, den Rahmen abzustecken und dann im Vertrauen in die MitarbeiterInnen loslassen zu k繹nnen.

Da hakt es aus meiner Sicht des fteren eben, dass man zu doll kontrolliert oder zu eng diesen Rahmen steckt. Und jeder kennt das von sich sicherlich. Auch wenn ich selber bestimmen kann, wie ich Dinge erledige, wann ich Dinge vielleicht auch erledige, zu welcher Zeit ich das tue, in meinem Tempo, in meinem Umfeld. Dass das Umfeld auch mich insofern dabei unterst羹tzt, dann bringe ich H繹chstleistung und dann habe ich da Freude dran. Und dann komme ich auch in so einen Flow und ich muss nat羹rlich als Mitarbeiterin den Entscheidungsrahmen wissen. Wann darf ich Entscheidungen treffen?

Wann darf ich Konsequenzen setzen? In welchem Rahmen bewege ich mich da? Und was ich aber trotzdem wichtig finde ist, dass der Inhaber, die Inhaberin genau wei, was tut der Mitarbeiter da? Denn nur wenn ich wei und auch die Arbeit letztendlich begutachte, die am Ende dabei rauskommt, das Ergebnis, kann ich die Mitarbeiterin auch loben, weil ich wei, was sie eben gemacht hat.

Und Loben ist eben auch ein Teil von Wertsch瓣tzung. Wertsch瓣tzung ist f羹r mich auch, dass ich **Vertrauen die MitarbeiterInnen delegieren kann und Arbeitsabl瓣ufe loslassen kann, aber eben auch eine gewisse Form von Kontrolle oder berblickbehalten. So, das sind so ganz gut die Punkte, wo ich sage Ja, wenn ich die anspreche, dann ist ein Mitarbeiter auch motiviert, sich f羹r die Praxis einzusetzen und Verantwortung zu 羹bernehmen.

Das Regelwerk w羹rde ich eben so beschreiben, dass das Regelwerk gemeinsam auch mit den MitarbeiterInnen erarbeitet wird. Und auch da kommt wieder Lego Serious Play ins Spiel. Wenn ich eben so ein Modell zum Beispiel habe, dann kann ich mich, kann ich die Praxis sozusagen mit den Werten auch bauen. Und jeder bringt sich mit seinem Modell ein. Jeder wird geh繹rt und jedes Teammitglied bekommt auch ein Bild davon, was der andere unter dem Wort Patienten Orientierung zum Beispiel versteht. So Worte sind ja unterschiedlich belegt mit unterschiedlichen Bedeutungen. Da hat jeder seine eigene Begrifflichkeit f羹r und sein eigenes Verst瓣ndnis daf羹r. Und da finde ich, gilt es, diese unterschiedlichen Sichtweisen, die unterschiedlichen Perspektiven eben auch zusammenzubringen und gemeinsam sich auf ein Regelwerk, auf eine Praxis, Knigge sozusagen zu verst瓣ndigen. Und wenn ich das habe, dann ist f羹r jeden ja auch klar, in welchem Rahmen er sich bewegt. Und ich als Inhaberin kommen nicht drum rum, auch gewisse Dinge festzulegen und zu sagen das m繹chte ich in meiner Praxis so haben."

Wie kann ich als Praxisinhaber das individuelle Potenzial meinen Mitarbeiter:innen entdecken und Entwicklung f繹rdern?

Hanka: "Das ist manchmal gar nicht so einfach. In erster Linie, glaube ich, geh繹rt Zeit dazu, dass sich eine Inhaberin, ein Inhaber, Zeit nimmt, sich mit dem Mitarbeiter besch瓣ftigt und gemeinsam mit dem Mitarbeiter, mit der Mitarbeiterin eben guckt, wo individuell deine St瓣rken liegen, wo f羹hlst du dich wohl? Und mir begegnet oftmals, dass MitarbeiterInnen auf Pl瓣tzen sitzen, wo sie sozusagen diese Aufgabe gewonnen haben, weil irgendeiner muss es ja machen. Und Qualit瓣tsmanagement ist ein Thema. So nicht jeder mag Zahlen, Daten, Fakten, Papiere, Formulare. Ich pers繹nlich f羹hle mich da ganz wohl drin. Ich wei aber auch, dass es MitarbeiterInnen gibt, die da nicht so affin sind. Und da gilt es eben mit Fingerspitzengef羹hl und mit Kommunikation, mit miteinander reden, um rauszufinden, was magst du gerne? Und die der Mitarbeiterin. Aber auch Feedback zu geben, was man von auen eben sieht. Denn oftmals sind so die Qualit瓣ten, die f羹r jemanden allt瓣glich sind. Die sind normal. Ein Auenstehender sieht diese Qualit瓣ten aber und empfindet das auch als Qualit瓣t und insofern durch Feedback geben zum Beispiel wird mir als Mitarbeiterin diese Qualit瓣t eben auch bewusst und ich kann sie eben noch bewusster im Alltag f羹r die Praxis einsetzen. Was auf der einen Seite f羹r Zufriedenheit bei mir als Mitarbeiterin sorgt, aber auf der anderen Seite eben auch den Erfolg der Praxis mit unterst羹tzt. Und insofern kann ich als kleinen Tipp geben, dass sich die Inhaberin mit den Mitarbeitern zusammensetzen sollen. Nehmt euch Zeit f羹r Feedback und als Inhaberin fordert von euren MitarbeiterInnen eben auch ganz klar zu benennen, wo f羹hlt ihr euch wohl? Was braucht ihr als Umfeld, um gute Arbeit zu leisten? Und damit habe ich schon einen ganz guten Punkt, eben Ansatzpunkte gefunden, wo ich im Alltag immer wieder mal Schleifen drehen kann und sagen kann Oh, ist, sind wir auf dem richtigen Weg. F羹hlst du dich wohl mit der Arbeit, die du da tust, oder? Wir m繹chten die Praxis noch mal entwickeln. Kannst du dir vorstellen. Wir erkennen zum Beispiel, dass du super gut mit Patienten oder mit Kindern umgehen kannst. M繹chtest du in die Prophylaxe die Kinder Prophylaxe 羹bernehmen?

Und da ist dieses Miteinander eben sehr, sehr gut. Und ja, jetzt muss ich wieder auf Lego Serious Play kommen. Wenn ich zum Beispiel so ein Teambuilding-Workshop mache, bauen die anderen Mitarbeiter f羹r mich ein Modell, wo sie meine Qualit瓣ten sehen und dadurch wird mir als Mitarbeiterin das deutlich. Und f羹r alle anderen wird dann in diesem komplexen Modell eben auch deutlich, der kann hat den Rundumblick, der hat aber auch die n繹tigen Gedanken und kann diese Gedanken in eine Form gieen. So wird die Komplexit瓣t einer Pers繹nlichkeit f羹r alle sichtbar. Ich kann auf dem Modell feststellen, wo passt dieser Mitarbeiter auch supergut in die Praxis. Und so findet eben jeder einzelne Mitarbeiter seinen Platz, im Commitment mit den anderen.

Wir unterhalten uns ja 羹ber Menschen und nicht nur 羹ber positive Eigenschaften. Ja, manchmal tauchen eben auch negative Eigenschaften auf den ersten Blick auf, wo ich denke, da komme ich mit dem Mitarbeiter nicht so gut klar. Es gibt aber in jeder negativen Eigenschaft auch etwas Unterst羹tzendes f羹r die Praxis. Zum Beispiel, wenn jemand sehr konzentriert arbeitet und dadurch sehr abweisend wirkt, sichert er doch aber mit dieser Konzentriertheit zum Beispiel, dass die Praxis vern羹nftig abrechnen kann, weil man eben sich auf diese Abrechnung konzentriert. Ich kann anhand des Modells eben vermeintlich negative Eigenschaften so filtern, so deklarieren und den Sinn daf羹r f羹r die Praxis erkennen, so dass ein andere Miteinander entsteht und ich die vermeintlichen negativen Eigenschaften eben auch als sinnvoll f羹r die Praxis einsetzten und als wertvoll f羹r die Praxis erkennen kann. Und damit bekomme ich schon ein ganz anderen Miteinander hin. Da erkennt man eben auch, wo im Miteinander die Stolpersteine liegen, aber eben auch die die Qualit瓣t, um Prozesse anders zu gestalten und Verbesserungspotenzial zu erkennen."

Was sind die wichtigsten Prozesse, die eine moderne Praxis ihrer Meinung nach anschauen, ggf. optimieren sollte?

Hanka: "Ich finde Verbesserung geht, geht immer irgendwie. Leben ist ja auch eine Entwicklung und so entwickelt sich ja auch eine Praxis immer ein St羹ck weiter. Schon allein durch Digitalisierung und durch die Menschen, die sich eben auch ver瓣ndern und den Generationswechsel. Und insofern ist das f羹r mich kann ich, glaube ich, gar nicht so pauschal sagen, welche, welche Prozesse im Einzelnen. F羹r mich ist das, wie gesagt, so ein Dreiklang aus Strategie. Wo will die Praxis hin der entsprechenden Kultur? Also was tr瓣gt uns als Unternehmen und eben dann die untergeordneten Strukturen, die ich diesem, diesen anderen beiden Dingen so ein bisschen anpasse? Und ja, wenn du mich nach Struktur auch fragst, dann ganz klar Qualit瓣tsmanagement. Ich m繹chte sagen mit diesem vermeintlich manchmal ungeliebten Qualit瓣tsmanagement meine ich Qualit瓣t managen. Und gerade in dem ich Regelungen, Absprachen treffe, kann ich eben auch einen verbindlichen Rahmen schaffen f羹r die Mitarbeiterinnen, wo die Arbeit eben auch optimal erledigt werden kann. Und wenn ich eben jemanden von der Buchhaltung dann in eine Atmosph瓣re setze mit sehr viel Publikumsverkehr, da wird er nicht zu H繹chstleistungen gelangen k繹nnen, weil immer Ablenkung ist und immer ein Reagieren auch erforderlich ist. Durch Rahmenbedingungen gebe ich Verhaltenssicherheit, was eine gewisse Lockerheit auch im im Alltag mit sich bringt. Und dieses 羹ber den Tellerrand gucken, das sorgt daf羹r.

F羹r mich ist letztendlich ja Qualit瓣tsmanagement auch immer eine Form von Konfliktpr瓣vention. Konfliktpr瓣vention im Sinne auch davon, dass ich eine Feedback Kultur geschaffen habe, wo jeder wei, bei uns d羹rfen Fehler gemacht werden. Fehler sind nicht per se schlecht, sondern aus Fehlern lernt man. Und Fehler geben uns letztendlich die R羹ckmeldung, dass irgendwas noch nicht so optimal l瓣uft und insofern ja konstruktiv mit Fehlern umzugehen. Das ist auch ein Part des Qualit瓣tsmanagement. Und wenn ich wei, wie ich mit den Fehlern umgehen kann, wie wir dar羹ber sprechen, dann vermeide ich im Vorfeld auch die Konflikte."

Was wollen Sie den Praxen noch zum Schluss mit an die Hand geben?

Hanka: "Als Fazit m繹chte ich den Praxis Inhaberin gerne mitgeben traut euch Pers繹nlichkeit zu zeigen, traut euch menschlich zu sein, traut euch konsequent zu sein und traut euch f羹r die Punkte, die ihr verbessern m繹chtet, euch Unterst羹tzung zu holen, einen Begleiter auf den Weg mitzunehmen, der euch pers繹nlich unterst羹tzen kann, der aber auch das Team unterst羹tzen kann und der euch von auen Feedback geben kann 羹ber Dinge, die vielleicht zu optimieren sind, aber auch Dinge, die schon super laufen.

Denn das kommt eben auch oft zu kurz, dass man die Erfolge, die man schon hat, dass man die auch feiert. Und insofern freue ich mich 羹ber jeden Praxisinhaber, jede Praxis Inhaberin, die f羹r Ver瓣nderungen offen sind und sich auf den Weg machen."

Wollen Sie ein paar " Hinter-den-Kulissen"-Videos von dem Interview sehen? Schauen Sie es sich auf unserem Instagram an.

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