No-Shows in Zahnarztpraxen: Ursachen, Folgen und Strategien zur Vermeidung

In Zahnarztpraxen stellt die Vermeidung von sogenannten "No-Shows" – also das Nichterscheinen von Patient:innen ohne vorherige Absage – eine der größten Herausforderungen dar. Diese unvorhergesehenen Ausfälle führen nicht nur zu organisatorischen Problemen, sondern auch zu wirtschaftlichen Verlusten. Die Gründe für No-Shows sind vielfältig, und ihre Vermeidung erfordert eine gezielte Strategie. In diesem Text werden wir die Hauptursachen für No-Shows untersuchen und effektive Strategien vorstellen, um diese zu reduzieren.

Gründe und Häufigkeiten von No-Shows

Ein erheblicher Anteil der No-Shows in Zahnarztpraxen ist auf verschiedene Faktoren zurückzuführen. Statistiken zeigen, dass etwa 30-40% der Patient:innen ihre Termine entweder vergessen oder zu spät absagen. Dieser hohe Prozentsatz weist auf ein grundlegendes Problem hin: Die Patient:innen erinnern sich schlichtweg nicht an ihren Termin oder fühlen sich nicht ausreichend verpflichtet, rechtzeitig abzusagen. Dies kann durch ein stressiges Leben, eine übervolle Terminplanung oder mangelnde organisatorische Fähigkeiten der Patienten bedingt sein.

Rund 20% der No-Shows resultieren aus unvorhergesehenen familiären Verpflichtungen oder plötzlich auftretenden Krankheiten. Diese Gründe sind in der Regel schwer zu vermeiden, da sie außerhalb der Kontrolle der Praxis und des Patienten/der Patientin liegen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, auch in solchen Situationen die Kommunikation und den Umgang mit Terminänderungen zu optimieren.

Ein weiteres 10% der No-Shows entstehen durch einfache Kalendermissverständnisse, wie das falsche Eintragen des Termins in den Kalender. Diese Art von Fehlern zeigt, dass es oftmals nicht an der Bereitschaft der Patient:innen mangelt, sondern an der richtigen Organisation und Erinnerung.

Zusätzlich zu den oben genannten Gründen spielen auch längere Wartezeiten, ungünstige Wochentage oder das Alter der Patient:innen eine Rolle. Ältere Patient:innen haben möglicherweise Schwierigkeiten, sich an Termine zu erinnern oder diese in ihren Alltag zu integrieren, während jüngere Patient:innen sich eher von langen Wartezeiten abschrecken lassen.

Strategien zur Vermeidung von No-Shows

Angesichts der vielfältigen Ursachen für No-Shows ist es wichtig, eine umfassende Strategie zu entwickeln, die verschiedene Ansätze kombiniert. Nachfolgend werden fünf effektive Strategien vorgestellt, die Zahnarztpraxen helfen können, die Anzahl der No-Shows zu reduzieren.

Trick 1: Einrichten einer Online-Terminvergabe

Eine der effektivsten Maßnahmen zur Vermeidung von No-Shows ist die Implementierung einer Online-Terminvergabe (OTV). Diese digitale Lösung bietet nicht nur eine einfache Möglichkeit für Patient:innen, ihre Termine selbstständig und nahe am persönlichen Optimum zu buchen, sondern auch eine automatisierte Erinnerungsfunktion. Erinnerungen können über verschiedene Kanäle wie E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigungen in digitalen Kalendern versendet werden. Diese Benachrichtung über multiple Plattformen reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Patient:innen ihren Termin vergessen.

Darüber hinaus ermöglicht die OTV die Interaktion mit dem Termin, beispielsweise durch das Ausfüllen einer digitalen Anamnese oder vorbereitende Nachrichten zum Termin im Vorfeld des Besuchs. Diese Interaktion führt dazu, dass sich der Patient/die Patientin aktiv mit dem Termin auseinandersetzt, was die Verbindlichkeit erhöht und das Risiko eines No-Shows verringert.

Trick 2: Patient:innen informieren

Neben der Online-Terminvergabe ist es wichtig, dass Patient:innen bei der manuellen Terminvergabe in der Praxis, per E-Mail oder Telefon, konsequent und eindringlich auf die Wichtigkeit des Termins hingewiesen werden. Patient:innen sollten darüber informiert werden, wie wichtig es ist, den Termin wahrzunehmen und wie dieser verschoben oder abgesagt werden kann, falls dies notwendig wird.

Ein weiterer Punkt, der hierbei zur Sprache kommen kann, ist das Ausfallhonorar. Praxen sollten Patient:innen klar machen, dass ein Nichterscheinen ohne rechtzeitige Absage zu einem finanziellen Ausgleich führen kann, was in vielen Fällen die Verbindlichkeit des Termins erhöht.

Trick 3: Ausfallhonorar als Anreiz

Ein Ausfallhonorar kann eine wirksame Methode sein, um Patient:innen dazu zu motivieren, ihre Termine ernst zu nehmen. Die Idee dahinter ist einfach: Wenn Patient:innen wissen, dass ihnen im Falle eines unentschuldigten Nichterscheinens Kosten entstehen, sind sie eher geneigt, den Termin wahrzunehmen oder rechtzeitig abzusagen.

Voraussetzung für die Anwendung eines Ausfallhonorars ist, dass der/die Patient:in vorab darüber informiert wird und tatsächlich ein wirtschaftlicher Schaden in der Praxis entstanden ist. Allerdings sollte ein Ausfallhonorar mit Bedacht eingesetzt werden. Oftmals wird eine Ausfallrechnung nur in Härtefällen gestellt und dient primär als Anreiz, um die Verbindlichkeit zu erhöhen.

Trick 4: Digitale Anamnese

Die Implementierung einer digitalen Anamnese ist eine weitere effektive Methode, um No-Shows zu reduzieren. Durch das Ausfüllen der Anamnese vor dem Termin wird der Patient/die Patientin dazu angeregt, sich aktiv mit dem bevorstehenden Besuch auseinanderzusetzen. Dieser Prozess führt dazu, dass der Termin als wichtiger wahrgenommen wird und somit weniger wahrscheinlich vergessen wird.

Ein praktisches Beispiel für die Integration der digitalen Anamnese bietet der Dienst von Dr. Flex. Hier kann ein Link zur Anamnese direkt mit dem Termin verknüpft werden, sodass die Patient:innen optimal vorbereitet und automatisiert in die Praxis kommen.

Trick 5: Einfache Möglichkeit, Termine zu ändern

Oftmals liegt die Ursache für No-Shows darin, dass Patient:innen keine einfache Möglichkeit haben, ihre Termine zu ändern oder abzusagen. Hohe Barrieren, wie lange Warteschleifen am Telefon, umständlicher E-Mail-Verkehr oder begrenzte Sprechzeiten, können dazu führen, dass Patient:innen ihre Absage nicht rechtzeitig mitteilen und stattdessen einfach nicht erscheinen.

Hier kann eine Online-Terminvergabe ebenfalls Abhilfe schaffen. Durch die einfache Möglichkeit, Termine selbstständig und flexibel zu ändern, sinkt die Wahrscheinlichkeit von No-Shows. Auch für kurzfristige Änderungen bietet Dr. Flex Lösungen, indem beispielsweise die Möglichkeit zur kurzfristigen Terminänderung deaktiviert werden kann, um mit dem jeweiligen Patienten/Patientin persönlich in Kontakt zu treten, um Planungssicherheit für die Praxis zu gewährleisten.

Fazit

Die Reduzierung von No-Shows in Zahnarztpraxen erfordert ein ganzheitliches Konzept, das sowohl die technischen Möglichkeiten moderner Praxisverwaltung als auch die klare Kommunikation mit den Patient:innen einbezieht. Durch die Implementierung einer Online-Terminvergabe, das konsequente Informieren der Patient:innen, die Einführung eines Ausfallhonorars, die Nutzung digitaler Anamnesen und die Schaffung einfacher Möglichkeiten zur Terminänderung, können Praxen die Verbindlichkeit der Termine erhöhen und No-Shows effektiv reduzieren. Dies führt nicht nur zu einer besseren Auslastung und wirtschaftlichen Stabilität der Praxis, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit bei den Patient:innen, die ihre Termine ernst nehmen und den Wert einer gut organisierten Praxis zu schätzen wissen.