Die No-Show-Rate in Arztpraxen

Eine "No-Show-Rate" bezeichnet den Anteil der Patienten, die vereinbarte Termine in Arztpraxen nicht wahrnehmen, ohne diese abzusagen bzw. nur kurzfristig absagen.

Warum ist die No-Show-Rate ein Problem?

Die No-Show-Rate führt nicht nur zu entgangenen Einnahmen für die Praxis, sondern verlängert auch die Wartezeiten für andere Patienten, führt zu Leerlauf sowie einer ineffizienten Ressourcennutzung und stellt damit in Arztpraxen ein echtes Problem dar.

Eine detaillierte Untersuchung von ZWP Online (ZWP= Zahnarzt Wirtschaft Praxis, ein dentales Nachrichtenportal) zeigt die wirtschaftlichen Auswirkungen der Terminausfälle auf. Summieren sich diese "Einzelfälle" , kann dies zu erheblichen Umsatz- und Ertragsausfällen führen.

Statistiken und Fakten:

• Für Zahnarztpraxen lagen die Ausfallquoten, abhängig vom Standort und Schwerpunkt, bei bis zu 18%.

Wirtschaftliche Konsequenzen:

• Ein paar Zahlen: Bei einer Ausfallquote von 10% sind es 19.778 EUR und bei 15% sind es alarmierende 31.412 EUR Verlust pro Jahr.

Ursachen für nicht wahrgenommene Termine:

• 30-40% vergessen ihren Termin oder sagen zu spät ab.
• 20% können wegen familiärer Verpflichtungen oder Krankheit nicht kommen
• 10% haben den Termin falsch im Kalender eingetragen.
• Andere Faktoren sind die Wartezeit, der Wochentag des Termins oder das Alter des Patienten.

"Die Termine sind geblockt und stehen dann für andere Patienten nicht zur Verfügung," sagt KBV-Chef Andreas Gassen. Anhand dieser Worte wird das Ausmaß des Problems deutlich: Geblockte Termine bedeuten nicht nur entgangene Einnahmen für die Praxis, sondern auch verlängerte Wartezeiten für andere Patienten.

Ein proaktives Patienten- und Terminmanagement kann diese Ausfälle erheblich reduzieren. Eine Umsetzung zeigte, dass durch die Einführung von digitalen Terminerinnerungen die Ausfallrate um bis zu 82% reduziert werden konnte.

Lösungsansätze wie das Online-Terminvergabesystem "Dr. Flex" bieten zusätzliche Möglichkeiten:

Optimales Terminangebot:

Ein zentraler Aspekt ist das Anbieten von passenden Terminen, die den Wünschen und Bedürfnissen der Patienten entsprechen. Mithilfe von effizienten Schnittstellen zum jeweiligen Praxisverwaltungssystem bietet "Dr. Flex" eine automatisierte Terminfindung, die auf den Patienten abgestimmt ist.

Verbindlichkeiten und Ausfallhonorare:

Die Einführung finanzieller “Trigger” (z.B. Ausfallhonorare) kann eine wirksame Methode sein, um Patienten davon abzuhalten, ihre Termine kurzfristig abzusagen. Mit "Dr. Flex" können Praxen während des Buchungsprozesses ein Ausfallhonorar integrieren, das Patienten bei Nichterscheinen zahlen müssen.

Individuelles Messaging:

Erinnerungsnachrichten können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Patienten ihren Termin wahrnehmen. "Dr. Flex" ermöglicht den Praxen nicht nur das Versenden von automatischen Erinnerungsnachrichten, sondern auch das Übermitteln individueller Nachrichten. Dies beinhaltet allgemeine Hinweise, Anamnese-Informationen, Details zu den Behandlungskosten, wichtige Dokumente und Links sowie Anweisungen, was der/die Patient zum Termin mitbringen sollte.

Abschließend zeigt sich, dass durch gezielte Maßnahmen und die Nutzung moderner Technologien, die No-Show-Rate erheblich gesenkt und somit sowohl den Patienten als auch den Praxen geholfen werden kann.

Quellen: ZEIT, ZWP Online

Mehr dazu: Online-Terminvergabe · Dr. Flex für Praxen