Die No-Show-Rate in Arztpraxen

Eine "No-Show-Rate" bezeichnet den Anteil der Patient:innen, die vereinbarte Termine in Arztpraxen nicht wahrnehmen, ohne diese abzusagen bzw. nur kurzfristig absagen.

Warum ist die No-Show-Rate ein Problem?

Die No-Show-Rate führt nicht nur zu entgangenen Einnahmen für die Praxis, sondern verlängert auch die Wartezeiten für andere Patient:innen, führt zu Leerlauf sowie einer ineffizienten Ressourcennutzung und stellt damit in Arztpraxen ein echtes Problem dar.

Eine detaillierte Untersuchung von ZWP Online (ZWP= Zahnarzt Wirtschaft Praxis, ein dentales Nachrichtenportal) zeigt die wirtschaftlichen Auswirkungen der Terminausfälle auf. Summieren sich diese "Einzelfälle" , kann dies zu erheblichen Umsatz- und Ertragsausfällen führen.

Statistiken und Fakten:

• Für Zahnarztpraxen lagen die Ausfallquoten, abhängig vom Standort und Schwerpunkt, bei bis zu 18%.

Wirtschaftliche Konsequenzen:

• Ein paar Zahlen: Bei einer Ausfallquote von 10% sind es 19.778 EUR und bei 15% sind es alarmierende 31.412 EUR Verlust pro Jahr.

Ursachen für nicht wahrgenommene Termine:

• 30-40% vergessen ihren Termin oder sagen zu spät ab.
• 20% können wegen familiärer Verpflichtungen oder Krankheit nicht kommen
• 10% haben den Termin falsch im Kalender eingetragen.
• Andere Faktoren sind die Wartezeit, der Wochentag des Termins oder das Alter des Patient:innen.

"Die Termine sind geblockt und stehen dann für andere Patienten nicht zur Verfügung," sagt KBV-Chef Andreas Gassen. Anhand dieser Worte wird das Ausmaß des Problems deutlich: Geblockte Termine bedeuten nicht nur entgangene Einnahmen für die Praxis, sondern auch verlängerte Wartezeiten für andere Patient:innen.

Ein proaktives Patient:innen- und Terminmanagement kann diese Ausfälle erheblich reduzieren. Eine Umsetzung zeigte, dass durch die Einführung von digitalen Terminerinnerungen die Ausfallrate um bis zu 82% reduziert werden konnte.

Lösungsansätze wie das Online-Terminvergabesystem "Dr. Flex" bieten zusätzliche Möglichkeiten:

Optimales Terminangebot:

Ein zentraler Aspekt ist das Anbieten von passenden Terminen, die den Wünschen und Bedürfnissen der Patient:innen entsprechen. Mithilfe von effizienten Schnittstellen zum jeweiligen Praxisverwaltungssystem bietet "Dr. Flex" eine automatisierte Terminfindung, die auf den Patienten abgestimmt ist.

Verbindlichkeiten und Ausfallhonorare:

Die Einführung finanzieller “Trigger” (z.B. Ausfallhonorare) kann eine wirksame Methode sein, um Patient:innen davon abzuhalten, ihre Termine kurzfristig abzusagen. Mit "Dr. Flex" können Praxen während des Buchungsprozesses ein Ausfallhonorar integrieren, das Patient:innen bei Nichterscheinen zahlen müssen.

Individuelles Messaging:

Erinnerungsnachrichten können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Patient:innen ihren Termin wahrnehmen. "Dr. Flex" ermöglicht den Praxen nicht nur das Versenden von automatischen Erinnerungsnachrichten, sondern auch das Übermitteln individueller Nachrichten. Dies beinhaltet allgemeine Hinweise, Anamnese-Informationen, Details zu den Behandlungskosten, wichtige Dokumente und Links sowie Anweisungen, was der/die Patient:in zum Termin mitbringen sollte.

Abschließend zeigt sich, dass durch gezielte Maßnahmen und die Nutzung moderner Technologien, die No-Show-Rate erheblich gesenkt und somit sowohl den Patient:innen als auch den Praxen geholfen werden kann.

Quellen: ZEIT, ZWP Online