Dr. Flex lanciert Patienten-Infoportal mit Terminverschiebung und -absagefunktion

Dr. Flex führt ein lang ersehntes Feature ein, das sowohl Praxen als auch Patient:innen erheblich entlasten wird: die Option, Termine für Patient:innen selbständig absagen und verschieben zu können.

Was genau verbirgt sich hinter diesem Feature?

Dr. Flex führt dies gemeinsam mit einem Messaging-Dienst ein, um eine nahtlose Kommunikation zwischen den Praxen und den Patient:innen sicherzustellen. Patient:innen erhalten einen gesicherten Bereich, in dem es ihnen möglich ist, jederzeit auf ihre Termininformationen zuzugreifen. Der Zugang zu diesem geschützten Bereich erfolgt über einen einzigartigen, verschlüsselten Link, den jede:r Patient:in bei der Buchung erhält. Dieser Link gewährleistet die Sicherheit und den Datenschutz ihrer persönlichen Informationen. Zusätzlich wird der Link durch eine zweite persönliche Abfrage gesichert. Aufgrund der Datensparsamkeit an Patient:innen stellt dies ein sehr effizientes Tool dar. Innerhalb dieses gesicherten Bereichs haben die Patient:innen die Möglichkeit, ihre Termine zu verwalten - so können sie mühelos über einen speziellen Button verschoben oder abgesagt werden. Diese neue Funktion bietet eine super-flexible Terminverwaltung und erhöht die Benutzerfreundlichkeit. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Link automatisch nach dem Termin abläuft, was die Sicherheit um ein weiteres erhöht.

Warum wird dieses Feature erst jetzt eingeführt?

Das Feature stellte uns vor technologische Herausforderungen. Dr. Flex verfolgt den Ansatz, keinen separaten digitalen Kalender zu führen, um die doppelte Terminverwaltung und Probleme bei der Abrechnung zu vermeiden. Stattdessen soll der jeweilige Kalender im Praxisverwaltungssystem (PVS) zum Online-Terminplaner erweitert werden. Dies erfordert besonders leistungsfähige Schnittstellen, die sich in Echtzeit und unter Berücksichtigung aller Kalendereinstellungen mit dem PVS synchronisieren. Um zu ermöglichen, dass Termine von Patient:innen verschoben oder abgesagt werden können und sich gleichzeitig live im PVS-Kalender ändern, mussten wir für jedes PVS die technologischen Voraussetzungen größtenteils neu und in enger Zusammenarbeit mit den PVS-Herstellern schaffen. Da die Softwareentwicklung komplex und zeitaufwendig ist, haben wir erst jetzt diesen Punkt erreicht. Wir können nun mit Freude verkünden, dass wir dieses Ziel erfolgreich umgesetzt haben.

Was die neue Möglichkeit noch können wird

In einer zweiten Ausbaustufe im laufe 2024 wird es innerhalb des gesicherten Bereiches nicht nur möglich sein, seine Termine zu verwalten - sondern auch gleichzeitig die Option einer effizienten Kommunikation mit ihren Patient:innen. So steht den Praxen hiermit ein Benachrichtigungssystem zur Verfügung, in dem sie ihre Patient:innen kontaktieren können. Diese Nachrichten gliedern sich auf 5 Hauptthemen auf: allgemeine Informationen, Anamnese, Behandlungskosten, Anforderungen und individuelle Nachrichten. Dieses Benachrichtigungssystem wird nach dem erfolgreichen Rollouts des “Verschieben und Absagen”-Tools schrittweise aktiviert werden.

Zusätzlich zur SMS-Kommunikation können auch E-Mails mit direkten Handlungsanweisungen, wie dem Verschieben oder Absagen eines Termins, versendet werden. Dies bietet den Patient:innen mehr Flexibilität und eine bequeme Möglichkeit, Termine zu verwalten. Darüber hinaus können in den Nachrichten PDFs, Links, Videos und Bilder hinterlegt werden.

Um sicherzustellen, dass Nachrichten gelesen werden, besteht eine weitere Funktion: nicht-gelesene Nachrichten werden automatisch eskaliert und als SMS an die Patient:innen gesendet - dies garantiert den detaillierten Informationen eine hohe Lesesicherheit und eine sparsame sowie effektive Handhabung der Benachrichtigungen.

Die Einführung des Features hat bereits begonnen und erfolgt schrittweise mit vorheriger, rechtzeitiger Benachrichtigung der betroffenen Praxen bis Ende Q1/24. Es verspricht eine tolle Verbesserung der Kommunikation und Terminverwaltung zwischen den Praxen und ihren Patient:innen.

Dr. Flex setzt somit einen weiteren Meilenstein in der digitalen Unterstützung von medizinischen Praxen!