Effizientes Onboarding von Patient:innen in Arztpraxen – 3 Schlüsseltipps

Im Zuge der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung im Gesundheitswesen rückt auch das Thema "Onboarding" von Patient:innen (= die digital unterstützte Patientenaufnahme) in Praxen zunehmend in den Fokus. In einem Umfeld, das von hoher Wettbewerbsdichte und steigenden Patientenerwartungen geprägt ist, wird ein effizientes und patientenfreundliches Onboarding immer mehr zum Schlüsselelement einer erfolgreichen Praxisführung.

Unsere 3 Tipps helfen dabei, das Onboarding zu vereinfachen. Von der ersten Online-Terminbuchung über digitale Anamnese-Tools bis hin zur personalisierten Patientenkommunikation – wir informieren kurz und knapp darüber, wie diese digitalen Lösungen nicht nur den administrativen Aufwand reduzieren, sondern auch eine höhere Behandlungsqualität und Patientenzufriedenheit ermöglichen, denn: Das Onboarding von Patient:innen ist weit mehr als nur ein administrativer Prozess. Es ist eine Chance, Vertrauen auf- und Unsicherheiten abzubauen und eine langfristige Patientenbindung zu fördern.

Unsere Top-Tipps:

1. Integration einer Online-Terminvergabe mit digitalem Anamnese-Tool:

Die Integration einer Online-Terminvergabe in Kombination mit einem digitalen Anamnese-Tool, wie z.B. Athena, einem Tool speziell für Zahnarztpraxen von Dampsoft, bietet in Arztpraxen zahlreiche Vorteile. Dieser Prozess beginnt oft mit der Online-Terminbuchung, die einen einfachen Zugang für neue Patient:innen ermöglicht. Über benutzerfreundliche Schnittstellen können Termine bequem gebucht werden, ohne dass ein Anruf oder persönlicher Besuch erforderlich ist. Diese einfache Erstkontakt-Möglichkeit schafft eine positive erste Erfahrung und baut Hemmschwellen ab.

Sobald ein Termin gebucht ist, ermöglichen digitale Anamnese-Tools den Patient:innen, ihre medizinische Vorgeschichte und andere relevante Informationen bequem von zu Hause aus vorab mitzuteilen. Dies erleichtert die Planung und Personalisierung des ersten Praxisbesuchs und gibt dem Praxispersonal einen detaillierten Überblick über den Gesundheitszustand des Patienten/der Patient:in vor dem Termin. Die digitale Anamnese vereinfacht zudem den Dokumentationsprozess. Statt zahlreiche Formulare manuell auszufüllen, werden diese Prozesse automatisiert, was Zeit spart und die administrative Last für Patient:innen und Personal reduziert.

Darüber hinaus ist zu bedenken, dass es bei Patient:innen, die ihre Anamnese in der Praxis manuell ausfüllen, individuelle Ausfüll-Geschwindigkeiten sowie ein gewisses Potential an Rückfragen gibt, die zusätzlich durch das Praxisteam beantwortet werden müssen. Die Daten müssen manuell ins PVS transferiert werden, wobei auch wieder weitere Fehler auftreten können und auch individuelle Geschwindigkeiten der Mitarbeiter:innen eine Rolle spielen - die Datenqualität und -sicherheit wird also durch die Minimierung von Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, verbessert.

Zusätzlich unterstützen die digitalen Lösungen eine bessere Vorbereitung auf den ersten Termin, indem sie beispielsweise Checklisten oder Informationen über notwendige Unterlagen bereitstellen - dies ist darüber hinaus auch über Dr. Flex selbst möglich.

Die Kommunikation zwischen Patient:innen und Praxis wird durch automatisierte Erinnerungen und Follow-up-Nachrichten verbessert. Dies hält den Kontakt aufrecht und stärkt das Gefühl der Fürsorge und Aufmerksamkeit, was besonders für neue Patient:innen wichtig ist, da sie sich dadurch besser betreut und verstanden fühlen.

2. Call-to-Action-Buttons an zentralen Stellen platzieren:

Um die Online-Buchung effektiv zu nutzen, ist es entscheidend, dass Patient:innen unkompliziert und ohne große Barrieren zur Online-Terminvergabe gelangen. Dies wird am besten durch das Platzieren von Call-to-Action (CTA) Buttons wie "Online Termin buchen" an allen zentralen Stellen der Website erreicht. Diese Buttons sollten auffällig und leicht zu finden sein, um die Patient:innen intuitiv durch den Buchungsprozess zu leiten. Durch die Reduzierung von Klicks und Navigationsaufwand wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Patient:innen den Buchungsvorgang auch tatsächlich abschließen.

Im Klartext: Je offensichtlicher der Button positioniert ist, desto besser wird der Service von Patient:innen angenommen. Dr. Flex-Nutzeranalysen für das optimale Serviceerlebnis haben gezeigt, dass die Nutzung des Dr. Flex-Online-Terminbuchungs-Services durch eine bestimmte Kombination der Call-to-Action-Buttons (CTA) auf der Website um 87 % gesteigert werden kann. Ein CTA- Button sollte deswegen im Header, auf der Startseite & im Kontakt sowie im Footer vorhanden sein.

Schlussendlich sind aber nicht nur die Call-to-Action-Buttons auf der Website, sondern auch die Kontaktmöglichkeit über alle anderen Medien wie Social Media, Landing Pages, Blogbeiträge, Fachartikel und das Google Unternehmensprofil für ein gelungenes Onboarding neuer Patient:innen relevant.

3. Begleitung und Aufklärung des Patienten von der Buchung bis zum Termin:

Eine effektive Verringerung der No-Show-Rate in Arztpraxen kann durch eine kontinuierliche Begleitung und umfassende Information der Patient:innen von der Terminbuchung bis zum eigentlichen Termin erreicht werden.

Wichtig hierbei ist eine klare Kommunikation über den Ablauf des Termins, das Senden von Erinnerungen per E-Mail oder SMS sowie das Bereitstellen von Informationen wie Texten, Videos oder Links zu Landingpages über erforderliche Vorbereitungen oder notwendige Dokumente. Diese proaktive Kommunikationsstrategie trägt dazu bei, dass sich Patient:innen gut informiert und betreut fühlen, was wiederum die Wahrscheinlichkeit eines Nichterscheinens zum Termin deutlich reduziert.

Ein Beispiel für ein Tool, das diesen Bedarf abdeckt, ist der Termin-Infobereich von Dr. Flex. Dieser Ansatz ermöglicht es Patient:innen, sich intensiver mit ihrem Termin auseinanderzusetzen, was die gefühlte Wichtigkeit dessens erhöht. Die Interaktion mit dem Tool trägt ebenfalls zur weiteren Reduktion der Ausfallrate von Terminen bei.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass eine erfolgreiche Online-Terminvergabe in Arztpraxen sowohl benutzerfreundliche Technologie als auch eine durchdachte Patient:innen-Kommunikation erfordert.

Die Umsetzung dieser drei Tipps - kontinuierliche Begleitung, umfassende Information und die Nutzung von Tools wie Dr. Flex - kann positive Patientenerfahrungen gewährleisten und gleichzeitig die Effizienz der Praxis steigern.