3 Tipps für eine bessere Patientenverwaltung

In einer Zeit, in der die Digitalisierung das Gesundheitswesen revolutioniert, stehen Arztpraxen vor der Herausforderung, nicht nur medizinisch, sondern auch verwaltungstechnisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. Eine effiziente Patientenverwaltung ist dabei mehr als nur eine organisatorische Notwendigkeit – sie ist ein zentraler Faktor für Patientenzufriedenheit und Praxiserfolg.

Wir werfen einen detaillierten Blick auf drei Schlüsselelemente, die jede moderne Praxis berücksichtigen sollte: die Einführung einer umfassenden Arztpraxis-Software, die Integration einer Online-Terminvergabe und die kontinuierliche Schulung des Praxispersonals. Diese Komponenten sind nicht nur Werkzeuge zur Effizienzsteigerung, sondern auch Katalysatoren für eine stärkere Patientenbindung und eine verbesserte Gesundheitsversorgung.

Einführung einer Arztpraxis-Software und einer Online-Terminvergabe

Ein Praxisverwaltungssystem, oft abgekürzt als PVS, ist ein unverzichtbares Instrument im Praxismanagement. Diese Softwarelösung ist speziell darauf ausgerichtet, niedergelassenen Ärzt:innen bei der Organisation und Dokumentation ihrer täglichen Praxisaufgaben zu helfen. Es ermöglicht die Digitalisierung aller Vorgänge.

Für Ärzte bietet dieses System eine Vielzahl an essentiellen Funktionen - es fungiert als zentrale Plattform, die alle kritischen Funktionen wie z.B. die Verwaltung von Patientendaten zusammenführt.

Neben der elektronischen Patientenakte und der Möglichkeit, Abrechnungen online direkt mit der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung (KV) durchzuführen, umfasst das PVS z.B. auch Tools für die Buchhaltung und die elektronische Kommunikation mit Kolleg:innen. Diese Funktionen erleichtern nicht nur den Praxisalltag, sondern tragen auch dazu bei, die Patientenversorgung zu optimieren, indem die Zugänglichkeit und Genauigkeit der Patienteninformationen erheblich verbessert wird.

Wird zudem noch eine Online-Terminvergabe verwendet, sind die Werkzeuge für die Praxis perfekt . Die Online-Terminvergabe ermöglicht es Patient:innen, ihre Termine eigenständig über verschiedene Touchpoints (z.B. Website, Ärzte-Portale, Google Unternehmensprofil und Social Media)zu buchen, zu ändern oder zu stornieren, was die Hürde für die Terminvereinbarung erheblich senkt und eine deutliche Reduzierung der Wartezeiten am Telefon bewirkt.

Diese “Selbstbedienungsoption” ist besonders außerhalb der Praxisöffnungszeiten nützlich und ermöglicht den Patient:innen, Termine zu buchen, wenn es ihnen am besten passt. Echtzeit-Updates durch eine Live-Schnittstelle, wie es sie bei Dr. Flex gibt, minimieren das Risiko von Überbuchungen oder Terminüberschneidungen und tragen zu einer reibungslosen und effizienten Terminplanung bei. Über das System versendete automatisierte Erinnerungen und spezifische Informationen zum Termin helfen zudem, die No-Show-Rate zu reduzieren, indem sie die Patient:innen an ihre bevorstehenden Termine erinnern.

Auch der Sicherheit und dem Schutz der Patientendaten ist die höchste Bedeutung zuzuschreiben - robuste Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen gewährleisten, dass alle sensiblen Patienteninformationen geschützt sind und der Zugriff streng kontrolliert wird. Verschlüsselungstechnologien, sichere Anmeldungsverfahren und regelmäßige Sicherheitsaudits ebenso wie die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -standards wie der DSGVO, gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität von Patienteninformationen.

-> Die Integration von Online-Terminvergabe und Praxis-Verwaltungssoftware ist ein wesentlicher Tipp für effizientere Patientenverwaltung und stärkt zugleich Patientenzufriedenheit und -bindung.

Optimierung der Kommunikation mit Patient:innen

Um die Zufriedenheit und Bindung der Patient:innen zur Praxis zu steigern, spielt die Optimierung der Kommunikation zwischen Arztpraxis und Patient:innen eine entscheidende Rolle.

In unserer vernetzten Welt ist es wichtiger denn je, dass Praxen mit ihren Patient:innen auf eine effiziente und bequeme Weise kommunizieren. Der Einsatz verschiedener Kommunikationskanäle wie SMS, E-Mail, WhatsApp oder spezieller Patient:innen-Apps ist ein effektiver Weg dazu, dass Patient:innen Informationen auf die Art und Weise erhalten, die für sie am bequemsten ist - gibt man ihnen die Möglichkeit, aus verschiedenen Kommunikationsmethoden zu wählen, fühlen sie sich wertgeschätzt und besser mit ihrer Praxis verbunden.

Automatisierte Nachrichten für Terminerinnerungen, digitale Anamnese und Follow-ups sind ein weiteres wesentliches Element einer optimierten Kommunikation. Diese automatisierten Nachrichten spielen eine wichtige Rolle dabei, die No-Show-Rate zu verringern, indem sie die Patient:innen an ihre bevorstehenden Termine erinnern. Darüber hinaus helfen Follow-up-Nachrichten nach dem Termin dabei, eine kontinuierliche Verbindung zwischen Praxis und Patient:innen zu fördern. Sie können Informationen über die nächsten Schritte in der Behandlung, wichtige Gesundheitstipps oder einfach eine Dankesnachricht für den Besuch beinhalten. Dies zeigt den Patient:innen, dass ihre Praxis sich um ihr Wohlbefinden kümmert und auch nach dem Termin für sie da ist.

Auch eine klare und transparente Vermittlung von Praxisrichtlinien und -verfahren ist entscheidend, um Missverständnisse zu minimieren und das Vertrauen der Patient:innen zu stärken. Patient:innen müssen genau verstehen, was sie in Bezug auf Terminstornierungen, Datenschutz, Zahlungsverfahren und anderen Aspekten der Praxisführung erwarten können. Klare, leicht zugängliche und verständliche Infos schaffen eine Basis des Vertrauens und der Sicherheit, die für eine erfolgreiche Patient:innen-Praxis-Beziehung unerlässlich ist.

Auch das regelmäßige Einholen von Feedback ist ein weiterer, wichtiger Aspekt einer effektiven Kommunikationsstrategie. Durch Umfragen oder Bewertungstools können Praxen wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse, Wünsche und Präferenzen ihrer Patient:innen gewinnen. Dieses Feedback ermöglicht es den Praxen, ihre Dienstleistungen und Kommunikationsmethoden zu verbessern und an die sich ändernden Bedürfnisse ihrer Patientenschaft anzupassen. Patient:innen fühlen sich gehört und geschätzt, wenn ihre Meinungen und Rückmeldungen ernst genommen werden und zu sichtbaren Verbesserungen führen.

-> Eine optimierte Kommunikation fördert eine vertrauensvolle Beziehung und verbessert somit nachhaltig die Patientenversorgung und Praxisführung.

Schulung und Fortbildung des Personals

Die Praxis-Mitarbeiter:innen sind das Herzstück einer jeden Praxis und ihre Fähigkeiten und Kenntnisse müssen stets auf dem neuesten Stand sein.

Regelmäßige Schulungen in Bereichen wie Qualitätsmanagement, Patientenservice, Datenschutz und Softwarenutzung stellen sicher, dass das Team effizient und kompetent arbeiten kann.
Patient:innen bei Fragen oder Problemen effektiv zu unterstützen, setzt ein tiefes Verständnis der Praxismitarbeiter:innen für die Praxissoftware und die Online-Terminvergabe voraus, Empathie und Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend für eine positive Patienteninteraktion.

Regelmäßige Teammeetings und Feedback-Schleifen fördern einen stetigen Dialog und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, was letztendlich gleichermaßen zu einer verbesserten Patientenverwaltung und einer stärkeren Patientenbindung führt.

-> Fortlaufende Schulungen des Praxisteams in Patientenservice und digitalen Tools sind ein Schlüsseltipp für eine verbesserte Patientenverwaltung und eine stärkere Patientenbindung.