Dr. Flex

Zukunft einfach machen - mit medikit und Dr. Flex

Dr. Flex kam ziemlich schnell hinzu. Es ist ein Geschenk! Ich möchte es nicht missen...

Wir von Dr. Flex hatten, zusammen mit der Praxis innodentum aus Bochum in Vertretung von Juliane Hoffmann & Johanna Haberl von der Firma medikit aus Salzburg, einen unglaublich spannenden Coffee - Talk zum Thema “Alltagstaugliche Digitalisierung”

Die Praxis innodentum arbeitet vollständig digital und kann aus einem breiten Erfahrungsschatz schöpfen. Welche Möglichkeiten die Digitalisierung auch zu Zeiten der Corona - Pandemie bietet, wurde im Verlauf des Gesprächs zusätzlich deutlich.

Hier ein paar Auszüge aus unserem fast einstündigen Interview.

Haberl: Ich darf euch herzlich begrüssen zu unserem “Coffee- Talk” - wir Drei sprechen heute über das Thema “Digitalisierung”. Ich weiss nicht wie es euch geht - ich habe jetzt gerade auch wieder ein bisschen was recherchiert, aber alles was ich so lese zum Thema “Digitalisierung”, da steht meistens: kostenintensiv, aufwendig, zeitaufwendig, nervenraubend. Ich denke aber - und da geht es euch als Dr. Flex vielleicht ähnlich - dass das nicht immer so sein muss und dass das eben Vorbehalte sind, die viele Leute haben und da ein bisschen Angst und Barriere entsteht, sich überhaupt zu digitalisieren. Und deshalb sprechen wir auch heute so ein bisschen über “alltagstaugliche Digitalisierung” und ich würde sagen, dass wir uns erstmal noch kurz vorstellen, bevor wir ans Eingemachte gehen, damit unsere Besucher und Leser erstmal sehen was wir so machen.

Hoffmann: Ich bin 40 Jahre alt, ich bin ausgebildete Praxismanagerin und ausgebildete Dentalbetriebswirtin und bin nun seit knapp zwei Jahren in der Praxis innodentum in Bochum tätig, gemeinsam mit dem Herrn Kiziler haben wir die Praxis letztes Jahr im Januar neu gegründet bzw. übernommen, es war eine Übernahmepraxis. Wir versuchen, alle möglichen neuen Strukturen auf die Beine zu stellen, vollständig digitalisiert zu arbeiten, ein wertschätzendes Team miteinander zu haben. Das leben wir auch und wir geniessen natürlich die Vorteile der Digitalisierung und ich fühle mich in meiner wirklich Rolle pudelwohl. Mir wird auch die Möglichkeit gegeben, vieles vieles umzusetzen, viel vom Homeoffice aus zu arbeiten, weil ich das einfach von der Effizienz auch in der Praxis gar nicht leisten könnte. Dafür bin ich natürlich sehr sehr dankbar, so einen tollen und wertschätzenden Job zu haben.

Dr. Flex: Dann mach ich einfach weiter: ich bin Luise Schenderlein, ich arbeite bei Dr. Flex und ich bin dort zuständig für den Bereich Social Media, vor allem im Bereich des Content Creation. Dr. Flex ist ein Softwaresystem zur professionellen Vergabe von Terminen im medizinischen Sektor. Kurz: eine Online - Terminvergabe für Praxen und Kliniken. Dr. Flex wurde 2014 in Deutschland gegründet und sitzt in Berlin. Mit Dr. Flex ist es möglich, dass die Arztpraxen rund um die Uhr ihre Termine vergeben können und dass man völlig unabhängig von Sprechzeiten und Telefon agieren kann. Die Patienten buchen ihre Termine ganz einfach online. Das Besondere an Dr. Flex ist, dass der Dr. Flex Buchungskalender über eine Live Schnittstelle zum Praxiskalender des Arzt - Informationssystem (der Software, die die Praxis benutzt) schaltet ist, wodurch nur freie Behandlungszeiten angezeigt werden und der Patient nur freie Termine buchen kann.

Haberl: Ich bin Salesmanagerin bei medikit, auch noch nicht so lange, jetzt seit über einem Jahr. Ich bin dort auch super happy. Ich bin da branchenmäßig ein bisschen anders reingerutscht, eigentlich komme ich aus der Hotellerie, aber mir macht es auch super viel Spass. Medikit ist eine Kommunikationssoftware für medizinische Einrichtungen, die eben dabei unterstützt, produktiv zu arbeiten, Prozesse effizient zu gestalten, auch nachhaltig ein Qualitätsmanagement zu erschaffen, stabile Module zur Verfügung zu stellen, dass jeder Mitarbeiter up - to - date ist, was in der Praxis vor sich geht, welche Aufgaben müssen erledigt werden - Transparenz hat bei uns auch einen sehr hohen Stellenwert. Wir sind ein Team mit 60 Leuten hier in Salzburg, auch ein paar Jungs draußen in Dresden, die sich um die ganze IT kümmern. Die sind auch ganz happy, die sind auch alle jetzt leider im Homeoffice, aber haben das Glück, dass wir alle normal weiterarbeiten können, was uns sehr freut. Deshalb sind eben solche Gespräche wie heute auch möglich. Es freut mich, dass wir da einen anregenden Austausch haben werden.

Haberl: Ich fang einfach mal an, die Juliane zu löchern. Du hast ja gesagt, ihr habt euch letztes Jahr selbständig gemacht. Habt ihr da ein Schlüsselerlebnis gehabt, dass ihr sagt ihr müsst euch unbedingt digitalisieren oder war es für Herrn Kiziler und dich von Anfang an so, dass ihr gesagt habt “Wir werden eine digitale Praxis!” ?

Hoffmann: Der Hintergrund ist der, dass Herr Kiziler und ich bevor er die Praxis als alleiniger Inhaber in Verbindung mit mir als Praxismanagerin eröffnet hat, wir gemeinsam in einem Angestelltenverhältnis in einer anderen Praxis tätig waren. Dort wurde auch einiges z.B. schon digital getan, z.B. die Anamnese, aber es kamen viele Sachen für unser Empfinden für die Moderne der Zeit nicht richtig zum Laufen. Budgetdeckelungen, Mitarbeiterfluktuation, QM, spielten in der Einbindung neuer Prozesse eine große Rolle und wir hatten so für uns das Gefühl: “Mensch, wir wollen viel viel mehr, wir kommen aber hier nicht weiter.”. Daraufhin hat Herr Kiziler die Praxis gefunden, wir haben dann miteinander viele Telefonate geführt - haben schon mit Kooperationspartnern telefoniert etc. -alles noch, als ich meine alte Stelle noch besetzt hatte und die neue Praxis noch nicht eröffnet war. Es ist rückblickend eine Zeit, die uns auch in der persönlichen Bindung zueinander ganz ganz wertvoll erscheint. Als die Praxis dann letztlich da war - es war eine alte Praxis mit grauem Industrieteppich auf dem Boden, so der Klassiker von alten Praxen, gepflegt, aber eben veraltet - war für uns völlig klar: es fängt an der Rezeption an. Für uns ist es nicht vorstellbar, dass ein Patient auf einem Klemmbrett mit Kugelschreiber seine Anamnese ausfüllt- das war für uns fernab jeglicher Realität. Also kam es sofort zum Tragen, dass wir sofort mit ipads und der Firma “Infoscope” kooperiert haben und dementsprechend: so hat alles begonnen. IT neu, Röntgengeräte neu etc.pp. - Dr. Flex kam ziemlich schnell hinzu. Es ist ein Geschenk! Ich möchte es nicht missen und kann das, was die Luise gesagt hat, wirklich bestätigen. Es werden nur freie Termine vergeben - es ist wirklich ein Traum. Da kann ich nachher aber auf ein paar Sachen noch detaillierter eingehen. Dann kam jetzt seit April medikit dazu und nun sind wir vollständig digitalisiert. Es fehlt nur noch der Intraoralscanner, ansonsten ist das einzige noch an Zettelwirtschaft der rosa Heil -und Kostenplan.

Haberl: Welche Erwartungen hattet ihr an solche Softwareanbieter wie wir jetzt hier, an Dr. Flex und medikit?

Bei Dr. Flex ging das ja relativ schnell - es gibt ja noch andere Anbieter, die eine Onlineterminvergabe anbieten. Ich bin ein Fan von den sogenannten “elevator- pitches” und entweder jemand beherrscht es und der Inhalt stimmt, oder eben nicht. Und wenn dann die Beherrschung da ist und der Inhalt stimmt, ist für mich eine Entscheidung relativ zügig getroffen. Das Ausschlaggebende bei Dr. Flex war letztendlich auch die Schnittstelle. Ich möchte keinen anderen Kalender führen, sodass ich doppelt Kalender führe und letztlich überbucht bin oder überhaupt gar keine Transparenz mehr habe. Wir arbeiten mit der Software charly von unserer Abrechnungssoftware und wenn ich da dich, Johanna, als Patientin habe und sehe da deinen Namen und “10 Uhr”, möchte ich dich anklicken können und da bin ich auch direkt im Behandlungsblatt. Das wird jetzt glaube ich auch neu bei Dr. Flex, dass bekannte Patienten direkt vom System erkannt werden. Da kriege ich so ein Herz (macht mit den Händen ein Herz und lacht) weil es einfach unheimlich entlastet. Sobald über Dr. Flex bei uns eine Buchung eingeht, beantworten wir servicegerecht per SMS. Wir haben da Vorlagen drin und dass wir uns natürlich für die Buchung bedanken - das schicken wir per SMS an dein Handy und wir haben direkt in dieser Antwortvorlage den Link der offiziellen Homepage der Online - Anamnese für dich mit integriert, so dass du das zuhause ausfüllen kannst. Du brauchst also kein ipad mehr bei uns in die Hand zu nehmen - zu Zeiten von Corona also auch ein doppelter Mehrwert.

Haberl: Gab es Vorbehalte zum Thema “Digitalisierung” aus der Belegschaft oder sogar aus höheren Positionen die gesagt haben, “Wir brauchen nur unsere rosaroten Zettelchen und schreiben da noch drauf und das passt!” oder waren da wirklich alle d’accord?

Hoffmann: Es gab gar keinen Diskussionsansatz. Wir haben zwei Damen von dem vorangegangenen Inhaber übernommen. Die eine Dame war bereits 25 Jahre im Beruf, die andere Dame 15 oder 18 Jahre und es gab bei beiden überhaupt keine Vorbehalte. Es war natürlich klar: es ist natürlich was neues, plötzlich mit einem elektronischen System zu arbeiten anstatt mit einer einzelnen Dateikarte und es war natürlich auch eine Herausforderung. Wir haben auch vor Praxiseröffnung noch alle mit Schulungsvideos zuhause gesessen und haben uns die Videos von charly reingezogen - es haben alle super super mitgemacht. Das hat wirklich gut geklappt. Ja, es gab auch Tage, wo wir alle komplett damit überfordert waren und dann fließt auch mal n Tränchen, natürlich, aber wir haben es als Team gut durchgestanden. Unser Chef motiviert uns regelmäßig und es ist jetzt überhaupt nicht mehr wegzudenken. Genau wie ich und medikit - was war ich ohne medikit? - ich weiß es einfach gar nicht.

Haberl: Wir bieten eine cloudbasierte Lösung, eine cloud - basierte Software, die du ortsunabhängig nutzen kannst: du kannst sie als App am Smartphone oder am Tablet downloaden oder du gehst normal übern Stand - PC mit deiner URL rein - bei euch ist es immodentum.medikit.net, Juliane. Jeder Nutzer meldet sich dann an und kann tagtäglich reinschauen, was denn so passiert. Wir haben verschiedenste Bereiche die wir abdecken. Von der Produktivität angefangen, wo wir Aufgaben delegieren, Checklisten abarbeiten, tägliche Routineaufgaben überprüfen, Belehrungen rausschicken können und sichergehen, dass jeder z.B. die Brandschutzbelehrung gelesen hat über den Bereich Kommunikation, wo wir uns einfach austauschen und wirklich WhatsApp und E-Mail weghaben wollen - das brauchen wir nicht. Medikit ist der tausendmal - bessere Partner für sowas, um sich auf professioneller Ebene auszutauschen. Auch natürlich soziale Tools wie “Ideen”, in dem die Kollegen Vorschläge bringen können, Innovationen vorangetrieben werden können aber auch einfach um zu überprüfen, was in meiner Praxis z.B. so an Reparaturen passiert: wo geht denn am meisten kaputt, welcher Gegenstand geht denn am meisten kaputt - da steht man dann auch in einer höheren Verhandlungsposition, wenn man dann einfach mal weiß: wie oft ist denn jetzt die Kavo- Einheit (Anm. d. Red.: Kavo = Firma für Dentalinstrumente) kaputt etc. Ein Schweizer Taschenmesser, weil wir wirklich für alle operativen Prozesse irgendwie eine Lösung bieten. Wenn man einmal damit anfängt zu arbeiten, bist du süchtig, weil es geht dann ohne medikit einfach nicht mehr. Bei großen Praxen spielt der Fokus “Kommunikation” nochmal eine größere Rolle, weil die Menschen sich ja da wirklich tagsüber vielleicht gar nicht sehen - die haben auch keine Email Adressen wo man sie erreichen kann, die arbeiten zu unterschiedlichen Dienstzeiten und da ist das Thema “Kommunikation” wahrscheinlich noch einmal wichtiger. Aber wir haben auch Einbehandlerpraxen mit vier Personen und die finden medikit spitze! Die haben ihren Fokus voll aufs QM und jeder Topf findet seinen Deckel - medikit ist einfach der super Deckel. Egal welche Größe du bist, welche Herausforderungen du hast - irgendeine Lösung bietet es am Ende des Tages. Wir arbeiten auch selber bei uns im Team mit der gleichen Software und ich denk mir jetzt während Corona, wo wir alle in Kurzarbeit waren - überall verbreitet in ganz Österreich - da hätte ich es mir nicht vorstellen können, das mit Email oder mit WhatsApp zu lösen; das hätte nicht funktioniert, das wäre das absolute Chaos gewesen. Wir haben so strukturiert weiterarbeiten können wie wir es vom Office gewohnt waren - einfach genial.

Haberl: Role - Out - ihr habt also einiges ausgelagert mit der Entscheidung für die Tools Dr. Flex und medikit. Welche Rolle haben denn die Experten bei der Einführungsphase gespielt?

Bei uns war Herr von Saldern vor Ort gewesen und es gab Carmen Jung, die uns begleitet hat - das hat super gut funktioniert und sie war jederzeit erreichbar. Jetzt begleitet uns ein junger Mann aus Berlin, wenn ich eine Frage hab. Ich habe das Gefühl, ich weiß aber nicht ob ich mich täusche, dass Dr. Flex unheimlich gewachsen ist!? Man kriegt das ja überhaupt nicht mit, denn wir sind Nutzer, wir sind User, wir sind total zufrieden - natürlich gab es mal die ein oder andere Stellschraube, die noch gedreht werden musste, vor allen Dingen als wir unser Terminmanagement komplett nochmal angepasst und umstrukturiert haben, musste ich ein bisschen was ändern, weil man natürlich nicht alle Terminarten online buchen kann - das geht nicht. Es sind eher die Standard - Terminarten wie die Beratung für die Ästhetik, die Beratung für die Veneers, die professionelle Zahnreinigung und wenn wir da Fragen hatten - super. Dr. Flex ist unheimlich gewachsen und kooperiert mit charly - was mich unheimlich freut. Ich muss tatsächlich sagen: ich hatte auch bei Dr. Flex nochmal ein nachhaltiges Erlebnis. Wir wissen nicht, wie es dazu kam - plötzlich waren all unsere Termine freigeschaltet. Da rief mich mein Chef abends um halb 9 an und sagte : “Hör mal, Patienten können wild buchen, alles ist irgendwie offen. Die Schnittstelle ist irgendwie weggeschaltet.” Das haben wir nicht aktiv getan, wir wissen nicht, wie es passiert ist - ich - völlig überfordert - dachte “Hilfe, was mach ich jetzt?”. Ich hab dann abends um 9 den Herrn von Saldern auf seinem Handy angerufen und er ging ran und hat mir sofort geholfen. Das war soo toll, diesen Service zu haben. Ich muss jetzt nicht jeden Abend vom Support jemandem am Telefon haben, weil ich zu blöd bin, mir die Abläufe zu merken - um Gottes Willen - aber das war eine Situation, die für mich grad nicht lösbar war und ich hatte Sorge, dass da morgens früh 100 Anfragen drin sind aufgrund des Instagrammarketings was wir betreiben und das war ne tolle, ganz kurze Lösung - ich konnte gut ins Bett gehen und mein Chef natürlich auch. Echt toller Support!

(...)

Haberl: Ich finde das auch wahnsinnig wichtig, dass man da auch einen persönlichen Bezug hat. Ich hatte letztens auch wieder eine Präsentation mit einer Praxis, die hatten so ein Trauma, weil sie mal eine Software ausprobieren wollten und die sind da ohne Schulung, ohne Vorbereitung mit dem konfrontiert gewesen - natürlich hat das nicht funktioniert! Weil wenn du denen einfach die Sache hinklaschtst und sagst “So, und jetzt viel Spass!”... - da braucht man ein bisschen Führung durch das Ganze und auch ein paar Tips, wie man das gut macht. Das kann nur scheitern! Ich glaub wir können da ganz stolz sein, dass wir da so stark sind und dass uns das auch wirklich sehr wichtig ist, dass wir da die Praxen auch sehr intensiv betreuen.

(… )

Haberl: So, und jetzt mal: “Karten auf den Tisch!” - was hat sich verändert, seitdem ihr medikit und Dr. Flex nutzt, wie ist die Stimmung, sind die Mitarbeiter motiviert, zufrieden? Ihr habt wahrscheinlich durch Dr. Flex als auch durch medikit eine irrsinnige Zeitersparnis jetzt, oder?

Da kann ich nicht genau sagen - wir haben auf jeden Fall eine gute Transparenz. Zeitersparnis ist natürlich da, weil wir keine haptischen Checklisten haben - ich wüsste gar nicht, wie ich das machen sollte - mit dem Edding abhaken, am Ende der Woche wird dann abgewischt? Mit einem Desinfektionstuch und dann wird das wieder hingehangen mit ner Folie? Das wäre für mich gar nicht vorstellbar. Wir haben trotzdem natürlich sehr sehr viel zu tun bedingt durch die Lage in unserem Land - die Anforderungen, die Fragen der Patienten, die Hygieneaufbereitung etc.pp., gesetzliche Vorgaben - das sind im Moment natürlich alles Themen, die auf uns einprasseln. Aber ich habe heute noch mit einer Dame telefoniert, die auch QM macht und sie hat mir am Telefon gesagt, dass ihrer Meinung nach auch medikit das einzige Tool ist, was wirklich so transparent alles leistet, wie es das leistet. Das gibt es so in vergleichbarer Form nicht nochmal. Das war auch nochmal eine gute Bestätigung und ich habe dann heute, was so die Pandemie- bedingten Hygienemassnahmen anbelangt, da muss man ja sagen, da ändert sich letztlich nicht ganz so viel. Die Leute für die sich ganz ganz viel ändert, die plötzlich das komplette Hygienekonzept überarbeiten möchten/ müssen, haben sich möglicherweise vorher noch nicht an Standards gehalten. Das und das ist Standard, und die paar Sachen, die pandemiebedingt jetzt noch hinzukommen, gibt es im QM, im medikit eingepflegt, und nennt sich “Pandemie - bedingte Betriebshygiene”. Ist ein Dokument mit ner Checkliste und dann lief die Geschichte. Hab ich heute online gestellt, für alle nochmal aufgearbeitet, jeder sieht es, jeder liest es, da gibts noch ne Unterweisung zu - Thema fertig.

Haberl: So kommunikationstechnisch - hat sich über Dr. Flex die Kommunikation mit dem Patienten irgendwie geändert? Hat man da mehr Zeit für persönliche Fragen oder spürt man da irgendwas, dass da anders umgegangen wird, wenn der Patient kommt? Der Prozess ist ja doch effizienter, die Patienten haben vorab ihren Termin gemacht und bestenfalls die Anamnese auch schon zugeschickt bekommen. Hat man dementsprechend mehr Zeit, sich mit dem Patienten auch privat auszutauschen?

Ja, das ist tatsächlich so - wenn jemand kommt, der eine Anamnese schon online ausgefüllt hat, der Termin kam an, es wird nochmal bestätigt - ne Zusatz - Sms gibts ja von uns sowieso nochmal einen Tag vorher. Die Zusatz - SMS haben wir dann bei Dr. Flex ausgeschaltet, weil wir einfach alle Patienten abarbeiten wollen und dann würden die, die über Dr. Flex gebucht haben, eine Doppeltversorgung bekommen, das ist an der Stelle nicht nötig. Und ja, da ist natürlich ein Stück weit mehr Zeit. Es sind natürlich viele Patienten bei uns, das Aufkommen ist - bedingt auch durch das Marketing - sehr hoch. Aber gerade wenn man das ipad nicht noch aushändigen muss, spart das Zeit. Der Patient konnte sich zuhause die Datenschutzerklärung durchlesen, der Patient konnte sich zuhause das Rechenzentrum schon durchgelesen - das macht ja sonst niemand an der Rezeption, mal eben das komplette Rechenzentrum durchlesen. Das finde ich schon einen ganz ganz großen Vorteil, dass das über Dr. Flex in der Antwortmöglichkeit via SMS wirklich möglich ist.

Haberl: Ich würde noch abschließend gerne zwei Fragen stellen: könntest du jetzt auf die Tools verzichten - auf Dr. Flex und medikit?

Nein. Nein! Ich hab das letztens noch zu meinem Chef gesagt: würde ich jetzt, warum auch immer, in einer anderen Praxis beginnen, wo die Buchhaltung nicht digital ist und mir das auch verwehrt wird, wo mir diese Tools in der Effizienz und Strukturschaffung wirklich nicht mit an die Hand gegeben werden oder ich dafür kein Budget erhalte - dann könnte ich nicht arbeiten. Das wäre für mich ein Rückschritt in meiner Effizienz, in meiner eigenen Arbeitsweise. Gleichwohl ich privat das Handy gut weglegen kann, gleichwohl ich privat darauf achte, das meine Kinder mit digitalen Medien außer dem Fernseher gar keinen Umgang haben - keine Handys, keine Onlinespiele, keine ipads für die Kinder, sowas gibt es bei uns nicht. Aber auf der Arbeit, wo die Anforderungen auch seitens der Patienten, seitens der Kooperationspartner, Lieferanten da sind - das ist einfach ein anderer Zahn der Zeit und da möchte ich mich nicht zurückentwickeln. Das soll natürlich alles noch im gesunden Maße bleiben, ich möchte keine 20 oder 30 Programme bedienen müssen, wo die Mitarbeiter nur noch Hilfe sagen und sagen: das können wir nicht leisten! (...)

Haberl: Das ist sicherlich vorteilhaft, wenn alles über ein Medium läuft. Und ich glaub wenn man sich gezielt die Anbieter aussucht wo man sagt: “Die verkörpern jetzt viele Prozesse und das passt für uns so.” ist das sinnvoll. Ich glaub da kommt man mit 4, 5 Stück würde ich sagen ganz gut hin - mehr sollten es dann wirklich nicht sein.

Hoffmann: Richtig, genau - und das merken wir dann eben auch bei Dr. Flex ganz ganz klar. Die Abstimmung auf unser ganz individuelles Terminmanagement das funktioniert wirklich super. Es gibt ja verschiedene Möglichkeiten auch bei Dr. Flex, z.B. in den Optionen wie ich den Terminkalender gestalten kann. Wenn ich den ganzen Tag wenn selber kein Terminmanagement betreibe, weil ich die Patienten so einbestelle wie sie kommen, weil das eben meine Terminplanung so zulässt, auch in der Wirtschaftlichkeit / Umsatzplanung, dann ist das okay. Dann hat Dr. Flex den ganzen Tag Zugriff und alle können einfach das buchen was sie möchten. Unser Terminmanagement und in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit lässt es nicht zu, sondern wir mussten uns ganz klar orientieren, damit es eben auch sinnvoll verteilt ist: ne Kontrolle, ne Füllung, Präparation, und auch, dass nicht 3 Präparationen hintereinande sind: das ist für alle anstrengend. Da tut ne Kontrolle und das persönliche Gespräch und mal n lockerer Spruch auch einfach gut. Und aus diesem Grund mussten wir das verteilen, und da muss ich bei Dr. Flex ein paar Einstellungen vornehmen, damit das gut miteinander läuft. Aber wenn das EINMAL eingestellt ist, und da wurde mir sehr sehr gut geholfen, da wurde mir sehr gut unter die Arme gegriffen, das muss man nicht alleine tun, weil ich mach das nicht täglich - das ist das richtig gut. Egal ob für Bestands- oder auch für Neupatienten. Und wenn jetzt noch die Testphase vorbei ist - wo wir glaube ich auch mit dran teilnehmen, dass die Schnittstelle auch bereits bekannte Patienten im charly erkennt - das ist das alles ein Segen!

Es ist so - und das ist ein Gewinn bei charly muss ich sagen - das man, auch wenn der Patient noch nicht da war, ein sogenanntes Behandlungsblatt, Karteikarte angelegt wird. Das heißt der Patient bucht “01 neu” über Dr. Flex, ich schick ihm noch die SMS raus mit der Online - Anamnese, er füllt sie vielleicht aus oder auch nicht, und dann, plötzlich, kommt der Patient zum Termin nicht. Er versäumt, obwohl er einen Tag vorher noch die SMS bekommen hat. Ja, sowas kommt vor, das wissen wir alle. Drei Wochen später kriege ich wieder ne Onlinebuchung, bisher suche ich dann den Namen, das ist Standardprozedere bei uns, dass ich nicht denke “Ach “01 neu”, dann gibts den Namen bei uns noch nicht.”, ich muss den Namen bei charly suchen, um zu gucken, ob für ihn möglicherweise schon ein Behandlungsblatt angelegt wurde und siehe da: für den Patienten “ABC”, der hatte doch schon zweimal “01 neu” online gebucht. Ich hab extra die Terminart “01 neu online” geschaffen, und dann ist über charly dokumentiert, dass er eben zweimal nicht gekommen ist. Und das ist dann der Moment wo wir auch sagen müssen: “Schade.” - aber dann hab ich die Möglichkeit, den Termin abzulehnen. Wir lehnen diesen Patienten natürlich nicht grundsätzlich ab, sicherlich gabs Gründe für das Versäumen - aber wir bitten ihn, sich telefonisch bei uns in der Praxis zu melden. Gerne bekommt er einen Termin ohne feste Uhrzeit, damit der Patient sich trotzdem irgendwo verstanden und aufgehoben fühlt. Aber wir können uns ja nicht wild den kalender zubuchen lassen - das geht nicht. Und das ist eine tolle, transparente Dokumentation, ja.

Haberl: Wenn du dich jetzt mit einer Praxis austauscht, die sich weigert, sich zu digitalisieren - warum auch immer, sei es Geld, Aufwand, Kosten - was würdest du ihnen an dieser Stelle denn jetzt raten?

Die Frage lässt sich letztlich gar nicht so einfach beantworten. Für mich müsste erstmal der Grund definiert werden, woran es denn tatsächlich eigentlich liegt: manchmal kann es auch eine Belastung im Team sein, manchmal kann es sogar eine private Belastung des Inhabers/ der Praxisinhaberin sein, warum sie sich gegen diese Kosten, gegen diese Neuerung sträubt. Für mein Empfinden hat dieses Wehren - wir wehren uns gegen was Neues, wir sind in unseren Strukturen gefangen - für mich immer was mit der privaten Struktur zu tun, dass man nicht mehr gelernt hat, über den Tellerrand hinaus zu blicken. Da ist für mich immer der Ansatz: “Wir gehen erstmal ins Team.” - da sollte jemand kommen, der sich damit auskennt, um erstmal wieder Freiraum, Luft zu schaffen und Offenheit für neue Dinge. Ansonsten ist das Ganze wirklich für die Katz, weil wenn der Chef sagt “Ich find das cool, ich will das haben.”, wenn das Team das aber echt nicht cool findet, weil die Helferinnen überlastet sind, ständig nur “Druck, Druck, Druck” fühlen und sagen: “Wie soll ich mich jetzt auch noch mit sowas auseinandersetzen? Da hab ich keinen Bock drauf.” - Standard - dann bringt das alles nichts. Da würde ich wirklich erstmal an die Basis gehen wollen und die Gründe dafür eruieren, sonst ist das für mein Empfinden “Perlen vor die Säue”.

Haberl: Ja, manchmal gibts ja die Fälle, dass einfach die Betriebsblindheit schon so da ist, dass man sich einfach nicht mit was anderem befassen kann und möchte. Ja, da gibt es die und die Fälle, aber wir sind natürlich froh, dass wir solche tollen und innovativen Praxen wie dich auch betreuen dürfen und dass das so super geklappt hat und die Zusammenarbeit noch immer so super klappt zwischen uns - das freut uns sehr.

Luise, hast du noch was zu sagen?

Dr. Flex: Es wurde alles gesagt und ich finde es total interessant und spannend und man merkt einfach die Begeisterung, die da auf Grund der digitalen Möglichkeiten ist. Sehr schön zu sehen!

Hoffmann: Ja, dankeschön, ich finds auch wirklich einfach toll. Wenn man dann natürlich auch Mitarbeiter hat, die das Ganze mittragen und wo man dann auch einfach diese Entwicklung der Mitarbeiter sieht, nach und nach. Der eine braucht was länger, der andere ist viel viel schneller dabei, aber dem, der was langsamer ist in der Prozessentwicklung was die Digitalisierung betrifft trotzdem die Möglichkeit zu geben, und kleine Aufgaben zu stellen, wo man gut mit Fotos und Videos arbeiten kann. Da kann ich zum Beispiel einfach sagen: “Hey, da ist was kaputt gegangen, film’ das doch einfach mal ganz kurz, was wäre denn deine Lösung?” - da wird das unter “Ideen” eingebracht, da kann auch die Auszubildende sich ganz gut am Prozess mit beteiligen, so dass sie bei uns ein vollwertiges Mitglied in dieser ganzen Struktur ist. Man muss einfach die Möglichkeit geben und auch auf die Talente der verschiedenen Mitarbeiter Rücksicht nehmen. Das ist für mich auch ganz wichtig.

Haberl: Das fördert auch enorm die Motivation, oder? Wenn man den Mitarbeitern auch die Möglichkeiten gibt, sich zu entfalten und sich einzubringen. Ich glaub das Schlimmste was man unter anderem machen kann, ist die Mitarbeiter klein zu halten und ihnen nicht die Möglichkeit zu geben, beizutragen.

Hoffmann: Ja. Die intrinsische Motivation, die Eigenmotivation die da entsteht, die halte ich auch für das wichtigste Tool, was man an die Hand gibt. Und natürlich passieren Fehler, wer ist fehlerfrei? Fehler passieren, aus denen lernen wir, da gibt es ein vernünftiges Fehlermanagement, es gibt ein Fehlerprotokoll, es wird abgeheftet. Das Fehlerprotokoll füllen wir tatsächlich händisch aus. (Anmerkung Johanna Haberl, dies auch in medikit machen zu können. Begeisterung bei Frau Hoffmann.)

Haberl: Wenn du mal irgendeinen Prozess hast und sagst: “Das machen wir noch händisch.” musst du uns sofort kontaktieren und wir zeigen dir, wie es mit medikit funktioniert.

Hoffmann: Also für mich wäre es auch wichtig, dass wenn mal jemand kommt, der unsere Praxis kontrolliert - die klassische Begehung, QM, “Was macht ihr alles?”, stimmen die Abläufe, Mitarbeiter werden befragt… - möchte ich einfach auch gut vorbereitet sein und zu allem auch die passende Antwort haben und auch sofort digital zeigen können: “Hier wird das gemacht, da wird das gemacht, schauen Sie sich das bitte an.” - hübscher Kaffee dazu und dann…

Haberl: Richtig, zum Trinken sind wir hier ja nicht gekommen, weil es einfach so viel zu erzählen gibt.

Dr.Flex: Was ich gern noch sagen möchte: Viele Menschen gehen ja davon aus, dass die Digitalisierung diesen ganzen menschlichen Kontakt aussperrt, aber ich finde jetzt wie anhand unseres Beispiels, dass man eben auch Mitarbeiter einbezieht, die vielleicht sonst gar nicht so zum Zuge kommen können. Durch die Digitalisierung bekommen diese ja sogar noch mehr Möglichkeiten - das finde ich echt ganz schön, denn das fördert die menschliche Zusammenarbeit. Gerade z.B. Auszubildende: die würden vielleicht erst im nächsten “Schritt” zum Tragen kommen oder ein Sprachrohr bekommen und so können sie viel eher schon, entsprechend ihrer Möglichkeiten, mitwirken. Das ist finde ich eine total nette Sache und ganz entgegen dem Glauben, dass die Digitalisierung “entmenschlichend” ist.

Hoffmann: Genau! Man muss es einfach nur im gesunden Maße tun! Man muss wissen, wo mans einsetzt. Wenn ich natürlich 24/7 mit meinem Handy beschäftigt bin, hier noch am Rechner sitze, da noch was ausfülle und dann am besten noch n Onlinespiel spiele, wenn einfach das ganze nicht mehr gesund für mich selber als Privatperson ist, dann muss ich mir Gedanken machen. Aber auch gerade im Moment mit dem Thema Pandemie und z.B. “Weihnachtsfeier der Praxis”: wir können überhaupt nichts planen, das geht uns grad allen so. Was haben wir gemacht? Uns über das “Ideene” - Tool zusammengefunden! Das Weihnachtsessen - wie wollen wir das gestalten? Findest es überhaupt statt, wenn ja, wann? Wollen wir spontan sein, buchen wir ein Restaurant, machen wirs in der Praxis? Jeder kann kurz darunter kommentieren - es ist immer transparent. Das find’ ich einfach total cool.

Haberl: Ja dann! Das schließen wir hier ab, es hat mich sehr gefreut! Ich hoffe das kommt wieder mal zu Stande, dass wir das so machen in unserer Dreierkonstellation, das war wirklich sehr nett. Ich bedanke mich bei euch Zweien! Weiter so!

Vielen Dank, Juliane und Johanna, für das tolle Gespräch!

Zusätzliche Informationen zu medikit erhalten Sie hier: medikit, zu innodentum hier: innodentum.

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