Dr. Flex

Zukunft einfach machen - mit medikit und Dr. Flex

von Dr. Flex kam ziemlich schnell hinzu. Es ist ein Geschenk! Ich m繹chte es nicht missen...

Wir von Dr. Flex hatten, zusammen mit der Praxis innodentum aus Bochum in Vertretung von Juliane Hoffmann & Johanna Haberl von der Firma medikit aus Salzburg, einen unglaublich spannenden Coffee - Talk zum Thema Alltagstaugliche Digitalisierung

Die Praxis innodentum arbeitet vollst瓣ndig digital und kann aus einem breiten Erfahrungsschatz sch繹pfen. Welche M繹glichkeiten die Digitalisierung auch zu Zeiten der Corona - Pandemie bietet, wurde im Verlauf des Gespr瓣chs zus瓣tzlich deutlich.

Hier ein paar Ausz羹ge aus unserem fast einst羹ndigen Interview.

Haberl: Ich darf euch herzlich begr羹ssen zu unserem Coffee- Talk - wir Drei sprechen heute 羹ber das Thema Digitalisierung. Ich weiss nicht wie es euch geht - ich habe jetzt gerade auch wieder ein bisschen was recherchiert, aber alles was ich so lese zum Thema Digitalisierung, da steht meistens: kostenintensiv, aufwendig, zeitaufwendig, nervenraubend. Ich denke aber - und da geht es euch als Dr. Flex vielleicht 瓣hnlich - dass das nicht immer so sein muss und dass das eben Vorbehalte sind, die viele Leute haben und da ein bisschen Angst und Barriere entsteht, sich 羹berhaupt zu digitalisieren. Und deshalb sprechen wir auch heute so ein bisschen 羹ber alltagstaugliche Digitalisierung und ich w羹rde sagen, dass wir uns erstmal noch kurz vorstellen, bevor wir ans Eingemachte gehen, damit unsere Besucher und Leser erstmal sehen was wir so machen.

Hoffmann: Ich bin 40 Jahre alt, ich bin ausgebildete Praxismanagerin und ausgebildete Dentalbetriebswirtin und bin nun seit knapp zwei Jahren in der Praxis innodentum in Bochum t瓣tig, gemeinsam mit dem Herrn Kiziler haben wir die Praxis letztes Jahr im Januar neu gegr羹ndet bzw. 羹bernommen, es war eine bernahmepraxis. Wir versuchen, alle m繹glichen neuen Strukturen auf die Beine zu stellen, vollst瓣ndig digitalisiert zu arbeiten, ein wertsch瓣tzendes Team miteinander zu haben. Das leben wir auch und wir geniessen nat羹rlich die Vorteile der Digitalisierung und ich f羹hle mich in meiner wirklich Rolle pudelwohl. Mir wird auch die M繹glichkeit gegeben, vieles vieles umzusetzen, viel vom Homeoffice aus zu arbeiten, weil ich das einfach von der Effizienz auch in der Praxis gar nicht leisten k繹nnte. Daf羹r bin ich nat羹rlich sehr sehr dankbar, so einen tollen und wertsch瓣tzenden Job zu haben.

Dr. Flex: Dann mach ich einfach weiter: ich bin Luise Schenderlein, ich arbeite bei Dr. Flex und ich bin dort zust瓣ndig f羹r den Bereich Social Media, vor allem im Bereich des Content Creation. Dr. Flex ist ein Softwaresystem zur professionellen Vergabe von Terminen im medizinischen Sektor. Kurz: eine Online - Terminvergabe f羹r Praxen und Kliniken. Dr. Flex wurde 2014 in Deutschland gegr羹ndet und sitzt in Berlin. Mit Dr. Flex ist es m繹glich, dass die Arztpraxen rund um die Uhr ihre Termine vergeben k繹nnen und dass man v繹llig unabh瓣ngig von Sprechzeiten und Telefon agieren kann. Die Patienten buchen ihre Termine ganz einfach online. Das Besondere an Dr. Flex ist, dass der Dr. Flex Buchungskalender 羹ber eine Live Schnittstelle zum Praxiskalender des Arzt - Informationssystem (der Software, die die Praxis benutzt) schaltet ist, wodurch nur freie Behandlungszeiten angezeigt werden und der Patient nur freie Termine buchen kann.

Haberl: Ich bin Salesmanagerin bei medikit, auch noch nicht so lange, jetzt seit 羹ber einem Jahr. Ich bin dort auch super happy. Ich bin da branchenm瓣ig ein bisschen anders reingerutscht, eigentlich komme ich aus der Hotellerie, aber mir macht es auch super viel Spass. Medikit ist eine Kommunikationssoftware f羹r medizinische Einrichtungen, die eben dabei unterst羹tzt, produktiv zu arbeiten, Prozesse effizient zu gestalten, auch nachhaltig ein Qualit瓣tsmanagement zu erschaffen, stabile Module zur Verf羹gung zu stellen, dass jeder Mitarbeiter up - to - date ist, was in der Praxis vor sich geht, welche Aufgaben m羹ssen erledigt werden - Transparenz hat bei uns auch einen sehr hohen Stellenwert. Wir sind ein Team mit 60 Leuten hier in Salzburg, auch ein paar Jungs drauen in Dresden, die sich um die ganze IT k羹mmern. Die sind auch ganz happy, die sind auch alle jetzt leider im Homeoffice, aber haben das Gl羹ck, dass wir alle normal weiterarbeiten k繹nnen, was uns sehr freut. Deshalb sind eben solche Gespr瓣che wie heute auch m繹glich. Es freut mich, dass wir da einen anregenden Austausch haben werden.

Haberl: Ich fang einfach mal an, die Juliane zu l繹chern. Du hast ja gesagt, ihr habt euch letztes Jahr selbst瓣ndig gemacht. Habt ihr da ein Schl羹sselerlebnis gehabt, dass ihr sagt ihr m羹sst euch unbedingt digitalisieren oder war es f羹r Herrn Kiziler und dich von Anfang an so, dass ihr gesagt habt Wir werden eine digitale Praxis! ?

Hoffmann: Der Hintergrund ist der, dass Herr Kiziler und ich bevor er die Praxis als alleiniger Inhaber in Verbindung mit mir als Praxismanagerin er繹ffnet hat, wir gemeinsam in einem Angestelltenverh瓣ltnis in einer anderen Praxis t瓣tig waren. Dort wurde auch einiges z.B. schon digital getan, z.B. die Anamnese, aber es kamen viele Sachen f羹r unser Empfinden f羹r die Moderne der Zeit nicht richtig zum Laufen. Budgetdeckelungen, Mitarbeiterfluktuation, QM, spielten in der Einbindung neuer Prozesse eine groe Rolle und wir hatten so f羹r uns das Gef羹hl: Mensch, wir wollen viel viel mehr, wir kommen aber hier nicht weiter.. Daraufhin hat Herr Kiziler die Praxis gefunden, wir haben dann miteinander viele Telefonate gef羹hrt - haben schon mit Kooperationspartnern telefoniert etc. -alles noch, als ich meine alte Stelle noch besetzt hatte und die neue Praxis noch nicht er繹ffnet war. Es ist r羹ckblickend eine Zeit, die uns auch in der pers繹nlichen Bindung zueinander ganz ganz wertvoll erscheint. Als die Praxis dann letztlich da war - es war eine alte Praxis mit grauem Industrieteppich auf dem Boden, so der Klassiker von alten Praxen, gepflegt, aber eben veraltet - war f羹r uns v繹llig klar: es f瓣ngt an der Rezeption an. F羹r uns ist es nicht vorstellbar, dass ein Patient auf einem Klemmbrett mit Kugelschreiber seine Anamnese ausf羹llt- das war f羹r uns fernab jeglicher Realit瓣t. Also kam es sofort zum Tragen, dass wir sofort mit ipads und der Firma Infoscope kooperiert haben und dementsprechend: so hat alles begonnen. IT neu, R繹ntgenger瓣te neu etc.pp. - Dr. Flex kam ziemlich schnell hinzu. Es ist ein Geschenk! Ich m繹chte es nicht missen und kann das, was die Luise gesagt hat, wirklich best瓣tigen. Es werden nur freie Termine vergeben - es ist wirklich ein Traum. Da kann ich nachher aber auf ein paar Sachen noch detaillierter eingehen. Dann kam jetzt seit April medikit dazu und nun sind wir vollst瓣ndig digitalisiert. Es fehlt nur noch der Intraoralscanner, ansonsten ist das einzige noch an Zettelwirtschaft der rosa Heil -und Kostenplan.

Haberl: Welche Erwartungen hattet ihr an solche Softwareanbieter wie wir jetzt hier, an Dr. Flex und medikit?

Bei Dr. Flex ging das ja relativ schnell - es gibt ja noch andere Anbieter, die eine Onlineterminvergabe anbieten. Ich bin ein Fan von den sogenannten elevator- pitches und entweder jemand beherrscht es und der Inhalt stimmt, oder eben nicht. Und wenn dann die Beherrschung da ist und der Inhalt stimmt, ist f羹r mich eine Entscheidung relativ z羹gig getroffen. Das Ausschlaggebende bei Dr. Flex war letztendlich auch die Schnittstelle. Ich m繹chte keinen anderen Kalender f羹hren, sodass ich doppelt Kalender f羹hre und letztlich 羹berbucht bin oder 羹berhaupt gar keine Transparenz mehr habe. Wir arbeiten mit der Software charly von unserer Abrechnungssoftware und wenn ich da dich, Johanna, als Patientin habe und sehe da deinen Namen und 10 Uhr, m繹chte ich dich anklicken k繹nnen und da bin ich auch direkt im Behandlungsblatt. Das wird jetzt glaube ich auch neu bei Dr. Flex, dass bekannte Patienten direkt vom System erkannt werden. Da kriege ich so ein Herz (macht mit den H瓣nden ein Herz und lacht) weil es einfach unheimlich entlastet. Sobald 羹ber Dr. Flex bei uns eine Buchung eingeht, beantworten wir servicegerecht per SMS. Wir haben da Vorlagen drin und dass wir uns nat羹rlich f羹r die Buchung bedanken - das schicken wir per SMS an dein Handy und wir haben direkt in dieser Antwortvorlage den Link der offiziellen Homepage der Online - Anamnese f羹r dich mit integriert, so dass du das zuhause ausf羹llen kannst. Du brauchst also kein ipad mehr bei uns in die Hand zu nehmen - zu Zeiten von Corona also auch ein doppelter Mehrwert.

Haberl: Gab es Vorbehalte zum Thema Digitalisierung aus der Belegschaft oder sogar aus h繹heren Positionen die gesagt haben, Wir brauchen nur unsere rosaroten Zettelchen und schreiben da noch drauf und das passt! oder waren da wirklich alle daccord?

Hoffmann: Es gab gar keinen Diskussionsansatz. Wir haben zwei Damen von dem vorangegangenen Inhaber 羹bernommen. Die eine Dame war bereits 25 Jahre im Beruf, die andere Dame 15 oder 18 Jahre und es gab bei beiden 羹berhaupt keine Vorbehalte. Es war nat羹rlich klar: es ist nat羹rlich was neues, pl繹tzlich mit einem elektronischen System zu arbeiten anstatt mit einer einzelnen Dateikarte und es war nat羹rlich auch eine Herausforderung. Wir haben auch vor Praxiser繹ffnung noch alle mit Schulungsvideos zuhause gesessen und haben uns die Videos von charly reingezogen - es haben alle super super mitgemacht. Das hat wirklich gut geklappt. Ja, es gab auch Tage, wo wir alle komplett damit 羹berfordert waren und dann fliet auch mal n Tr瓣nchen, nat羹rlich, aber wir haben es als Team gut durchgestanden. Unser Chef motiviert uns regelm瓣ig und es ist jetzt 羹berhaupt nicht mehr wegzudenken. Genau wie ich und medikit - was war ich ohne medikit? - ich wei es einfach gar nicht.

Haberl: Wir bieten eine cloudbasierte L繹sung, eine cloud - basierte Software, die du ortsunabh瓣ngig nutzen kannst: du kannst sie als App am Smartphone oder am Tablet downloaden oder du gehst normal 羹bern Stand - PC mit deiner URL rein - bei euch ist es immodentum.medikit.net, Juliane. Jeder Nutzer meldet sich dann an und kann tagt瓣glich reinschauen, was denn so passiert. Wir haben verschiedenste Bereiche die wir abdecken. Von der Produktivit瓣t angefangen, wo wir Aufgaben delegieren, Checklisten abarbeiten, t瓣gliche Routineaufgaben 羹berpr羹fen, Belehrungen rausschicken k繹nnen und sichergehen, dass jeder z.B. die Brandschutzbelehrung gelesen hat 羹ber den Bereich Kommunikation, wo wir uns einfach austauschen und wirklich WhatsApp und E-Mail weghaben wollen - das brauchen wir nicht. Medikit ist der tausendmal - bessere Partner f羹r sowas, um sich auf professioneller Ebene auszutauschen. Auch nat羹rlich soziale Tools wie Ideen, in dem die Kollegen Vorschl瓣ge bringen k繹nnen, Innovationen vorangetrieben werden k繹nnen aber auch einfach um zu 羹berpr羹fen, was in meiner Praxis z.B. so an Reparaturen passiert: wo geht denn am meisten kaputt, welcher Gegenstand geht denn am meisten kaputt - da steht man dann auch in einer h繹heren Verhandlungsposition, wenn man dann einfach mal wei: wie oft ist denn jetzt die Kavo- Einheit (Anm. d. Red.: Kavo = Firma f羹r Dentalinstrumente) kaputt etc. Ein Schweizer Taschenmesser, weil wir wirklich f羹r alle operativen Prozesse irgendwie eine L繹sung bieten. Wenn man einmal damit anf瓣ngt zu arbeiten, bist du s羹chtig, weil es geht dann ohne medikit einfach nicht mehr. Bei groen Praxen spielt der Fokus Kommunikation nochmal eine gr繹ere Rolle, weil die Menschen sich ja da wirklich tags羹ber vielleicht gar nicht sehen - die haben auch keine Email Adressen wo man sie erreichen kann, die arbeiten zu unterschiedlichen Dienstzeiten und da ist das Thema Kommunikation wahrscheinlich noch einmal wichtiger. Aber wir haben auch Einbehandlerpraxen mit vier Personen und die finden medikit spitze! Die haben ihren Fokus voll aufs QM und jeder Topf findet seinen Deckel - medikit ist einfach der super Deckel. Egal welche Gr繹e du bist, welche Herausforderungen du hast - irgendeine L繹sung bietet es am Ende des Tages. Wir arbeiten auch selber bei uns im Team mit der gleichen Software und ich denk mir jetzt w瓣hrend Corona, wo wir alle in Kurzarbeit waren - 羹berall verbreitet in ganz sterreich - da h瓣tte ich es mir nicht vorstellen k繹nnen, das mit Email oder mit WhatsApp zu l繹sen; das h瓣tte nicht funktioniert, das w瓣re das absolute Chaos gewesen. Wir haben so strukturiert weiterarbeiten k繹nnen wie wir es vom Office gewohnt waren - einfach genial.

Haberl: Role - Out - ihr habt also einiges ausgelagert mit der Entscheidung f羹r die Tools Dr. Flex und medikit. Welche Rolle haben denn die Experten bei der Einf羹hrungsphase gespielt?

Bei uns war Herr von Saldern vor Ort gewesen und es gab Carmen Jung, die uns begleitet hat - das hat super gut funktioniert und sie war jederzeit erreichbar. Jetzt begleitet uns ein junger Mann aus Berlin, wenn ich eine Frage hab. Ich habe das Gef羹hl, ich wei aber nicht ob ich mich t瓣usche, dass Dr. Flex unheimlich gewachsen ist!? Man kriegt das ja 羹berhaupt nicht mit, denn wir sind Nutzer, wir sind User, wir sind total zufrieden - nat羹rlich gab es mal die ein oder andere Stellschraube, die noch gedreht werden musste, vor allen Dingen als wir unser Terminmanagement komplett nochmal angepasst und umstrukturiert haben, musste ich ein bisschen was 瓣ndern, weil man nat羹rlich nicht alle Terminarten online buchen kann - das geht nicht. Es sind eher die Standard - Terminarten wie die Beratung f羹r die sthetik, die Beratung f羹r die Veneers, die professionelle Zahnreinigung und wenn wir da Fragen hatten - super. Dr. Flex ist unheimlich gewachsen und kooperiert mit charly - was mich unheimlich freut. Ich muss tats瓣chlich sagen: ich hatte auch bei Dr. Flex nochmal ein nachhaltiges Erlebnis. Wir wissen nicht, wie es dazu kam - pl繹tzlich waren all unsere Termine freigeschaltet. Da rief mich mein Chef abends um halb 9 an und sagte : H繹r mal, Patienten k繹nnen wild buchen, alles ist irgendwie offen. Die Schnittstelle ist irgendwie weggeschaltet. Das haben wir nicht aktiv getan, wir wissen nicht, wie es passiert ist - ich - v繹llig 羹berfordert - dachte Hilfe, was mach ich jetzt?. Ich hab dann abends um 9 den Herrn von Saldern auf seinem Handy angerufen und er ging ran und hat mir sofort geholfen. Das war soo toll, diesen Service zu haben. Ich muss jetzt nicht jeden Abend vom Support jemandem am Telefon haben, weil ich zu bl繹d bin, mir die Abl瓣ufe zu merken - um Gottes Willen - aber das war eine Situation, die f羹r mich grad nicht l繹sbar war und ich hatte Sorge, dass da morgens fr羹h 100 Anfragen drin sind aufgrund des Instagrammarketings was wir betreiben und das war ne tolle, ganz kurze L繹sung - ich konnte gut ins Bett gehen und mein Chef nat羹rlich auch. Echt toller Support!

(...)

Haberl: Ich finde das auch wahnsinnig wichtig, dass man da auch einen pers繹nlichen Bezug hat. Ich hatte letztens auch wieder eine Pr瓣sentation mit einer Praxis, die hatten so ein Trauma, weil sie mal eine Software ausprobieren wollten und die sind da ohne Schulung, ohne Vorbereitung mit dem konfrontiert gewesen - nat羹rlich hat das nicht funktioniert! Weil wenn du denen einfach die Sache hinklaschtst und sagst So, und jetzt viel Spass!... - da braucht man ein bisschen F羹hrung durch das Ganze und auch ein paar Tips, wie man das gut macht. Das kann nur scheitern! Ich glaub wir k繹nnen da ganz stolz sein, dass wir da so stark sind und dass uns das auch wirklich sehr wichtig ist, dass wir da die Praxen auch sehr intensiv betreuen.

( )

Haberl: So, und jetzt mal: Karten auf den Tisch! - was hat sich ver瓣ndert, seitdem ihr medikit und Dr. Flex nutzt, wie ist die Stimmung, sind die Mitarbeiter motiviert, zufrieden? Ihr habt wahrscheinlich durch Dr. Flex als auch durch medikit eine irrsinnige Zeitersparnis jetzt, oder?

Da kann ich nicht genau sagen - wir haben auf jeden Fall eine gute Transparenz. Zeitersparnis ist nat羹rlich da, weil wir keine haptischen Checklisten haben - ich w羹sste gar nicht, wie ich das machen sollte - mit dem Edding abhaken, am Ende der Woche wird dann abgewischt? Mit einem Desinfektionstuch und dann wird das wieder hingehangen mit ner Folie? Das w瓣re f羹r mich gar nicht vorstellbar. Wir haben trotzdem nat羹rlich sehr sehr viel zu tun bedingt durch die Lage in unserem Land - die Anforderungen, die Fragen der Patienten, die Hygieneaufbereitung etc.pp., gesetzliche Vorgaben - das sind im Moment nat羹rlich alles Themen, die auf uns einprasseln. Aber ich habe heute noch mit einer Dame telefoniert, die auch QM macht und sie hat mir am Telefon gesagt, dass ihrer Meinung nach auch medikit das einzige Tool ist, was wirklich so transparent alles leistet, wie es das leistet. Das gibt es so in vergleichbarer Form nicht nochmal. Das war auch nochmal eine gute Best瓣tigung und ich habe dann heute, was so die Pandemie- bedingten Hygienemassnahmen anbelangt, da muss man ja sagen, da 瓣ndert sich letztlich nicht ganz so viel. Die Leute f羹r die sich ganz ganz viel 瓣ndert, die pl繹tzlich das komplette Hygienekonzept 羹berarbeiten m繹chten/ m羹ssen, haben sich m繹glicherweise vorher noch nicht an Standards gehalten. Das und das ist Standard, und die paar Sachen, die pandemiebedingt jetzt noch hinzukommen, gibt es im QM, im medikit eingepflegt, und nennt sich Pandemie - bedingte Betriebshygiene. Ist ein Dokument mit ner Checkliste und dann lief die Geschichte. Hab ich heute online gestellt, f羹r alle nochmal aufgearbeitet, jeder sieht es, jeder liest es, da gibts noch ne Unterweisung zu - Thema fertig.

Haberl: So kommunikationstechnisch - hat sich 羹ber Dr. Flex die Kommunikation mit dem Patienten irgendwie ge瓣ndert? Hat man da mehr Zeit f羹r pers繹nliche Fragen oder sp羹rt man da irgendwas, dass da anders umgegangen wird, wenn der Patient kommt? Der Prozess ist ja doch effizienter, die Patienten haben vorab ihren Termin gemacht und bestenfalls die Anamnese auch schon zugeschickt bekommen. Hat man dementsprechend mehr Zeit, sich mit dem Patienten auch privat auszutauschen?

Ja, das ist tats瓣chlich so - wenn jemand kommt, der eine Anamnese schon online ausgef羹llt hat, der Termin kam an, es wird nochmal best瓣tigt - ne Zusatz - Sms gibts ja von uns sowieso nochmal einen Tag vorher. Die Zusatz - SMS haben wir dann bei Dr. Flex ausgeschaltet, weil wir einfach alle Patienten abarbeiten wollen und dann w羹rden die, die 羹ber Dr. Flex gebucht haben, eine Doppeltversorgung bekommen, das ist an der Stelle nicht n繹tig. Und ja, da ist nat羹rlich ein St羹ck weit mehr Zeit. Es sind nat羹rlich viele Patienten bei uns, das Aufkommen ist - bedingt auch durch das Marketing - sehr hoch. Aber gerade wenn man das ipad nicht noch aush瓣ndigen muss, spart das Zeit. Der Patient konnte sich zuhause die Datenschutzerkl瓣rung durchlesen, der Patient konnte sich zuhause das Rechenzentrum schon durchgelesen - das macht ja sonst niemand an der Rezeption, mal eben das komplette Rechenzentrum durchlesen. Das finde ich schon einen ganz ganz groen Vorteil, dass das 羹ber Dr. Flex in der Antwortm繹glichkeit via SMS wirklich m繹glich ist.

Haberl: Ich w羹rde noch abschlieend gerne zwei Fragen stellen: k繹nntest du jetzt auf die Tools verzichten - auf Dr. Flex und medikit?

Nein. Nein! Ich hab das letztens noch zu meinem Chef gesagt: w羹rde ich jetzt, warum auch immer, in einer anderen Praxis beginnen, wo die Buchhaltung nicht digital ist und mir das auch verwehrt wird, wo mir diese Tools in der Effizienz und Strukturschaffung wirklich nicht mit an die Hand gegeben werden oder ich daf羹r kein Budget erhalte - dann k繹nnte ich nicht arbeiten. Das w瓣re f羹r mich ein R羹ckschritt in meiner Effizienz, in meiner eigenen Arbeitsweise. Gleichwohl ich privat das Handy gut weglegen kann, gleichwohl ich privat darauf achte, das meine Kinder mit digitalen Medien auer dem Fernseher gar keinen Umgang haben - keine Handys, keine Onlinespiele, keine ipads f羹r die Kinder, sowas gibt es bei uns nicht. Aber auf der Arbeit, wo die Anforderungen auch seitens der Patienten, seitens der Kooperationspartner, Lieferanten da sind - das ist einfach ein anderer Zahn der Zeit und da m繹chte ich mich nicht zur羹ckentwickeln. Das soll nat羹rlich alles noch im gesunden Mae bleiben, ich m繹chte keine 20 oder 30 Programme bedienen m羹ssen, wo die Mitarbeiter nur noch Hilfe sagen und sagen: das k繹nnen wir nicht leisten! (...)

Haberl: Das ist sicherlich vorteilhaft, wenn alles 羹ber ein Medium l瓣uft. Und ich glaub wenn man sich gezielt die Anbieter aussucht wo man sagt: Die verk繹rpern jetzt viele Prozesse und das passt f羹r uns so. ist das sinnvoll. Ich glaub da kommt man mit 4, 5 St羹ck w羹rde ich sagen ganz gut hin - mehr sollten es dann wirklich nicht sein.

Hoffmann: Richtig, genau - und das merken wir dann eben auch bei Dr. Flex ganz ganz klar. Die Abstimmung auf unser ganz individuelles Terminmanagement das funktioniert wirklich super. Es gibt ja verschiedene M繹glichkeiten auch bei Dr. Flex, z.B. in den Optionen wie ich den Terminkalender gestalten kann. Wenn ich den ganzen Tag wenn selber kein Terminmanagement betreibe, weil ich die Patienten so einbestelle wie sie kommen, weil das eben meine Terminplanung so zul瓣sst, auch in der Wirtschaftlichkeit / Umsatzplanung, dann ist das okay. Dann hat Dr. Flex den ganzen Tag Zugriff und alle k繹nnen einfach das buchen was sie m繹chten. Unser Terminmanagement und in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit l瓣sst es nicht zu, sondern wir mussten uns ganz klar orientieren, damit es eben auch sinnvoll verteilt ist: ne Kontrolle, ne F羹llung, Pr瓣paration, und auch, dass nicht 3 Pr瓣parationen hintereinande sind: das ist f羹r alle anstrengend. Da tut ne Kontrolle und das pers繹nliche Gespr瓣ch und mal n lockerer Spruch auch einfach gut. Und aus diesem Grund mussten wir das verteilen, und da muss ich bei Dr. Flex ein paar Einstellungen vornehmen, damit das gut miteinander l瓣uft. Aber wenn das EINMAL eingestellt ist, und da wurde mir sehr sehr gut geholfen, da wurde mir sehr gut unter die Arme gegriffen, das muss man nicht alleine tun, weil ich mach das nicht t瓣glich - das ist das richtig gut. Egal ob f羹r Bestands- oder auch f羹r Neupatienten. Und wenn jetzt noch die Testphase vorbei ist - wo wir glaube ich auch mit dran teilnehmen, dass die Schnittstelle auch bereits bekannte Patienten im charly erkennt - das ist das alles ein Segen!

Es ist so - und das ist ein Gewinn bei charly muss ich sagen - das man, auch wenn der Patient noch nicht da war, ein sogenanntes Behandlungsblatt, Karteikarte angelegt wird. Das heit der Patient bucht 01 neu 羹ber Dr. Flex, ich schick ihm noch die SMS raus mit der Online - Anamnese, er f羹llt sie vielleicht aus oder auch nicht, und dann, pl繹tzlich, kommt der Patient zum Termin nicht. Er vers瓣umt, obwohl er einen Tag vorher noch die SMS bekommen hat. Ja, sowas kommt vor, das wissen wir alle. Drei Wochen sp瓣ter kriege ich wieder ne Onlinebuchung, bisher suche ich dann den Namen, das ist Standardprozedere bei uns, dass ich nicht denke Ach 01 neu, dann gibts den Namen bei uns noch nicht., ich muss den Namen bei charly suchen, um zu gucken, ob f羹r ihn m繹glicherweise schon ein Behandlungsblatt angelegt wurde und siehe da: f羹r den Patienten ABC, der hatte doch schon zweimal 01 neu online gebucht. Ich hab extra die Terminart 01 neu online geschaffen, und dann ist 羹ber charly dokumentiert, dass er eben zweimal nicht gekommen ist. Und das ist dann der Moment wo wir auch sagen m羹ssen: Schade. - aber dann hab ich die M繹glichkeit, den Termin abzulehnen. Wir lehnen diesen Patienten nat羹rlich nicht grunds瓣tzlich ab, sicherlich gabs Gr羹nde f羹r das Vers瓣umen - aber wir bitten ihn, sich telefonisch bei uns in der Praxis zu melden. Gerne bekommt er einen Termin ohne feste Uhrzeit, damit der Patient sich trotzdem irgendwo verstanden und aufgehoben f羹hlt. Aber wir k繹nnen uns ja nicht wild den kalender zubuchen lassen - das geht nicht. Und das ist eine tolle, transparente Dokumentation, ja.

Haberl: Wenn du dich jetzt mit einer Praxis austauscht, die sich weigert, sich zu digitalisieren - warum auch immer, sei es Geld, Aufwand, Kosten - was w羹rdest du ihnen an dieser Stelle denn jetzt raten?

Die Frage l瓣sst sich letztlich gar nicht so einfach beantworten. F羹r mich m羹sste erstmal der Grund definiert werden, woran es denn tats瓣chlich eigentlich liegt: manchmal kann es auch eine Belastung im Team sein, manchmal kann es sogar eine private Belastung des Inhabers/ der Praxisinhaberin sein, warum sie sich gegen diese Kosten, gegen diese Neuerung str瓣ubt. F羹r mein Empfinden hat dieses Wehren - wir wehren uns gegen was Neues, wir sind in unseren Strukturen gefangen - f羹r mich immer was mit der privaten Struktur zu tun, dass man nicht mehr gelernt hat, 羹ber den Tellerrand hinaus zu blicken. Da ist f羹r mich immer der Ansatz: Wir gehen erstmal ins Team. - da sollte jemand kommen, der sich damit auskennt, um erstmal wieder Freiraum, Luft zu schaffen und Offenheit f羹r neue Dinge. Ansonsten ist das Ganze wirklich f羹r die Katz, weil wenn der Chef sagt Ich find das cool, ich will das haben., wenn das Team das aber echt nicht cool findet, weil die Helferinnen 羹berlastet sind, st瓣ndig nur Druck, Druck, Druck f羹hlen und sagen: Wie soll ich mich jetzt auch noch mit sowas auseinandersetzen? Da hab ich keinen Bock drauf. - Standard - dann bringt das alles nichts. Da w羹rde ich wirklich erstmal an die Basis gehen wollen und die Gr羹nde daf羹r eruieren, sonst ist das f羹r mein Empfinden Perlen vor die S瓣ue.

Haberl: Ja, manchmal gibts ja die F瓣lle, dass einfach die Betriebsblindheit schon so da ist, dass man sich einfach nicht mit was anderem befassen kann und m繹chte. Ja, da gibt es die und die F瓣lle, aber wir sind nat羹rlich froh, dass wir solche tollen und innovativen Praxen wie dich auch betreuen d羹rfen und dass das so super geklappt hat und die Zusammenarbeit noch immer so super klappt zwischen uns - das freut uns sehr.

Luise, hast du noch was zu sagen?

Dr. Flex: Es wurde alles gesagt und ich finde es total interessant und spannend und man merkt einfach die Begeisterung, die da auf Grund der digitalen M繹glichkeiten ist. Sehr sch繹n zu sehen!

Hoffmann: Ja, dankesch繹n, ich finds auch wirklich einfach toll. Wenn man dann nat羹rlich auch Mitarbeiter hat, die das Ganze mittragen und wo man dann auch einfach diese Entwicklung der Mitarbeiter sieht, nach und nach. Der eine braucht was l瓣nger, der andere ist viel viel schneller dabei, aber dem, der was langsamer ist in der Prozessentwicklung was die Digitalisierung betrifft trotzdem die M繹glichkeit zu geben, und kleine Aufgaben zu stellen, wo man gut mit Fotos und Videos arbeiten kann. Da kann ich zum Beispiel einfach sagen: Hey, da ist was kaputt gegangen, film das doch einfach mal ganz kurz, was w瓣re denn deine L繹sung? - da wird das unter Ideen eingebracht, da kann auch die Auszubildende sich ganz gut am Prozess mit beteiligen, so dass sie bei uns ein vollwertiges Mitglied in dieser ganzen Struktur ist. Man muss einfach die M繹glichkeit geben und auch auf die Talente der verschiedenen Mitarbeiter R羹cksicht nehmen. Das ist f羹r mich auch ganz wichtig.

Haberl: Das f繹rdert auch enorm die Motivation, oder? Wenn man den Mitarbeitern auch die M繹glichkeiten gibt, sich zu entfalten und sich einzubringen. Ich glaub das Schlimmste was man unter anderem machen kann, ist die Mitarbeiter klein zu halten und ihnen nicht die M繹glichkeit zu geben, beizutragen.

Hoffmann: Ja. Die intrinsische Motivation, die Eigenmotivation die da entsteht, die halte ich auch f羹r das wichtigste Tool, was man an die Hand gibt. Und nat羹rlich passieren Fehler, wer ist fehlerfrei? Fehler passieren, aus denen lernen wir, da gibt es ein vern羹nftiges Fehlermanagement, es gibt ein Fehlerprotokoll, es wird abgeheftet. Das Fehlerprotokoll f羹llen wir tats瓣chlich h瓣ndisch aus. (Anmerkung Johanna Haberl, dies auch in medikit machen zu k繹nnen. Begeisterung bei Frau Hoffmann.)

Haberl: Wenn du mal irgendeinen Prozess hast und sagst: Das machen wir noch h瓣ndisch. musst du uns sofort kontaktieren und wir zeigen dir, wie es mit medikit funktioniert.

Hoffmann: Also f羹r mich w瓣re es auch wichtig, dass wenn mal jemand kommt, der unsere Praxis kontrolliert - die klassische Begehung, QM, Was macht ihr alles?, stimmen die Abl瓣ufe, Mitarbeiter werden befragt - m繹chte ich einfach auch gut vorbereitet sein und zu allem auch die passende Antwort haben und auch sofort digital zeigen k繹nnen: Hier wird das gemacht, da wird das gemacht, schauen Sie sich das bitte an. - h羹bscher Kaffee dazu und dann

Haberl: Richtig, zum Trinken sind wir hier ja nicht gekommen, weil es einfach so viel zu erz瓣hlen gibt.

Dr.Flex: Was ich gern noch sagen m繹chte: Viele Menschen gehen ja davon aus, dass die Digitalisierung diesen ganzen menschlichen Kontakt aussperrt, aber ich finde jetzt wie anhand unseres Beispiels, dass man eben auch Mitarbeiter einbezieht, die vielleicht sonst gar nicht so zum Zuge kommen k繹nnen. Durch die Digitalisierung bekommen diese ja sogar noch mehr M繹glichkeiten - das finde ich echt ganz sch繹n, denn das f繹rdert die menschliche Zusammenarbeit. Gerade z.B. Auszubildende: die w羹rden vielleicht erst im n瓣chsten Schritt zum Tragen kommen oder ein Sprachrohr bekommen und so k繹nnen sie viel eher schon, entsprechend ihrer M繹glichkeiten, mitwirken. Das ist finde ich eine total nette Sache und ganz entgegen dem Glauben, dass die Digitalisierung entmenschlichend ist.

Hoffmann: Genau! Man muss es einfach nur im gesunden Mae tun! Man muss wissen, wo mans einsetzt. Wenn ich nat羹rlich 24/7 mit meinem Handy besch瓣ftigt bin, hier noch am Rechner sitze, da noch was ausf羹lle und dann am besten noch n Onlinespiel spiele, wenn einfach das ganze nicht mehr gesund f羹r mich selber als Privatperson ist, dann muss ich mir Gedanken machen. Aber auch gerade im Moment mit dem Thema Pandemie und z.B. Weihnachtsfeier der Praxis: wir k繹nnen 羹berhaupt nichts planen, das geht uns grad allen so. Was haben wir gemacht? Uns 羹ber das Ideene - Tool zusammengefunden! Das Weihnachtsessen - wie wollen wir das gestalten? Findest es 羹berhaupt statt, wenn ja, wann? Wollen wir spontan sein, buchen wir ein Restaurant, machen wirs in der Praxis? Jeder kann kurz darunter kommentieren - es ist immer transparent. Das find ich einfach total cool.

Haberl: Ja dann! Das schlieen wir hier ab, es hat mich sehr gefreut! Ich hoffe das kommt wieder mal zu Stande, dass wir das so machen in unserer Dreierkonstellation, das war wirklich sehr nett. Ich bedanke mich bei euch Zweien! Weiter so!

Vielen Dank, Juliane und Johanna, f羹r das tolle Gespr瓣ch!

Zus瓣tzliche Informationen zu medikit erhalten Sie hier: medikit, zu innodentum hier: innodentum.

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